Bieler Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in einem KMU Betrieb

Ein Leitfaden
1. Auflage 2008
ISBN: 978-3-8366-0703-2
Verlag: Diplomica Verlag
Format: PDF
Kopierschutz: Adobe DRM (»Systemvoraussetzungen)

E-Book, Deutsch, 127 Seiten

Reihe: Diplomica

Es wird im vorliegenden Buch beschrieben, wie ein Internes Kontrollsystem in einem KMU Betrieb eingeführt wurde.
Eine grosse Motivation, diese Projektarbeit durchzuführen, war einerseits die neue Aktienrechtsreform in der Schweiz, die die Existenz eines IKS in der Schweiz in Zukunft zwingend vorschreiben wird. Natürlich entsteht dem Unternehmen bei der Einführung eines IKS auch ein grosser Nutzen bezüglich Sicherheit und wirtschaftlicheren Abläufen, was natürlich auch eine zusätzlich Motivation und Herausforderung zur Durchführung einer solchen Projektarbeit war.
Damit es möglich war, ein IKS praktisch einzuführen, das die erforderlichen Anforderungen auch erfüllen kann, war es für der Autor vorgängig notwendig, sich ein theoretisches Fachwissen anzueignen, damit genügend Basiswissen vorhanden war, um eine solche Projektarbeit überhaupt erfolgreich umzusetzen. Im ersten Teil der Arbeit wird deshalb auch auf die wichtigsten Begriffe und Ziele eines Internen Kontrollsystems eingegangen und es wird auch das COSO Framework beschrieben, weil dieses Rahmenwerk für eine Einführung eines IKS eine wertvolle Unterstützung bietet.
Der wichtige Teil der vorliegenden Arbeit war die praktische Arbeit, bei der es vorwiegend darum ging, die Risikozonen und Schwachstellen im Betrieb aufzudecken, denen mittels wirtschaftlicheren und wirksameren Abläufen begegnet werden sollte.
Der Projektleiter, der gleichzeitig der Verfasser dieser Arbeit ist, lehnte sich bei seinen Tätigkeiten an das COSO Framework. Es ging vorerst darum, sich ein Bild über das Kontrollumfeld im Unternehmen zu machen, bei dem Fragen wie Ethik und Unternehmenskultur im Vordergrund stehen. Eine gesunde Ethik und Unternehmenskultur sind wichtig, damit eine IKS im Unternehmen gut abgestützt ist. Die Einführung eines IKS darf bei der Belegschaft nicht auf Ablehnung stossen, sonst wird das Projekt kaum von Erfolg gekrönt sein.
Anschliessend wurden im Unternehmen die wichtigsten Risiken ermittelt, die wirtschaftliche und wirksame Betriebsabläufe behindern könnten. Nach der Ermittlung der Risiken wurde versucht, die Schwachstellen innerhalb dieser Risiken zu ermitteln. Die ermittelten Schwachstellen sind mittels geeigneten Vorkehrungen in Form von Arbeitsanweisungen, Organisationsrichtlinien und Kontrollautomatismen zu beheben, was ein ständiger Prozess ist. Die verbesserten Betriebsabläufe müssen nach der Einführung von der Belegschaft auch gelebt werden, erst dann kann von einem wirksamen und effizienten IKS gesprochen werden.

Autoren/Hrsg.

Bieler, Thomas

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Unternehmensorganisation, Corporate Responsibility Kleine und Mittlere Unternehmen
• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Unternehmensfinanzen Controlling, Wirtschaftsprüfung, Revision

Inhaltsverzeichnis

1;Einführung eines internen Kontrollsystems (IKS) in einem KMU Betrieb;1
2;Inhalt;3
3;1. Management Summary;5
4;2. Einleitung;7
4.1;2.1. Ausgangslage;7
4.2;2.2. Zielsetzung;7
4.3;2.3. Vorgehensweise;8
5;3. Begriff des internen Kontrollsystems;10
6;4. Bedeutung des internen Kontrollsystems;10
7;5. Ziel des internen Kontrollsystems;11
7.1;5.1. Sicherheit;11
7.2;5.2. Ordnungsmässigkeit;12
7.3;5.3. Wirtschaftlichkeit;12
8;6. Einordnung – Abgrenzung – Umfeld;13
8.1;6.1. Interne Revision;15
8.2;6.2. Risikomanagementsystem (RMS);15
8.3;6.3. Unternehmensinternes Umfeld des IKS;16
8.3.1;6.3.1. Unternehmenskultur;16
8.3.2;6.3.2. Management;17
8.3.3;6.3.3. IT – Landschaft als Grundlage zur Unterstützung;18
8.3.4;6.3.4. Beauftragte im Betrieb;18
9;7. Gesetzliche Bestimmungen;19
10;8. Gliederung des Internen Kontrollsystems;21
10.1;8.1. Organisationsgrundsätze;21
10.1.1;8.1.1. Funktionstrennung;21
10.1.2;8.1.2. Kontrollspanne;21
10.1.3;8.1.3. Übereinstimmung Aufgabe – Kompetenz – Verantwortung;22
10.2;8.2. Regelung der Arbeitsabläufe;22
10.3;8.3. Systematisch eingebaute Kontrollen (Kontrollautomatik);23
11;9. COSO - Framework als Referenz bei der Einführungeines IKS;24
11.1;9.1. COSO Framework, weltweit akzeptiertes Rahmenwerk;24
11.2;9.2. Dimensionen des COSO Frameworks;24
11.3;9.3. Komponenten des COSO Frameworks;25
11.3.1;9.3.1. Kontrollumfeld;25
11.3.2;9.3.2. Risikobeurteilung;27
11.3.3;9.3.3. Kontrollaktivitäten;30
11.3.4;9.3.4. Information und Kommunikation;32
11.3.5;9.3.5. Ueberwachung;32
11.3.6;9.3.6. Qualitätsmanagement innerhalb des IKS;34
12;10. Dokumentation des internen Kontrollsystems;36
13;11. Einsatz von Projektmanagement bei der Implementierung eines IKS;37
13.1;11.1. Begriff Projekt;37
13.2;11.2. Projektplanung;37
13.2.1;11.2.1. Bestimmung der Projektorganisation;38
13.2.2;11.2.2. Die Projektstartsitzung;40
13.2.3;11.2.3. Erstellen eines Projektstrukturplanes;41
13.3;11.3. Die Projektdurchführung;42
13.3.1;11.3.1. Arbeitspakete an Teammitglieder vergeben;42
13.3.2;11.3.2. Projektsitzungen durchführen;43
14;12. Einführung eines Internen Kontrollsystems in einem KMU Betrieb;44
14.1;12.1. Bestimmung der Projektorganisation;44
14.2;12.2. Planung und Terminierung des Projektes;45
14.2.1;12.2.1. Projektstartsitzung mit Grobplan;45
14.2.2;12.2.2. Erstellen eines Projektstrukturplanes;47
14.3;12.3. Aufnahme des Kontrollumfeldes;52
14.3.1;12.3.1. IST – Aufnahme des Kontrollumfeldes;52
14.3.2;12.3.2. Ueberprüfung des Leitbildes, sowie der Strategie der Firma und der Unternehmensziele;53
14.3.3;12.3.3. Massnahmen zur Integrität und ethischem Verhalten der Belegschaft;54
14.3.4;12.3.4. Sicherung der fachlichen und persönlichen Kompetenz der Belegschaft;54
14.3.5;12.3.5. Regelung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten;55
14.4;12.4. Risikobeurteilung;55
14.4.1;12.4.1. Welche Unternehmensziele sollen mit welchen Strategienumgesetzt werden?;55
14.4.2;12.4.2. Identifikation und Bewertung der strategischen Risiken;55
14.4.3;12.4.3. Ableitung der Prozessrisiken aufgrund der durchgeführten SWOT Analyse, sowie Bewertung dieser Risiken;58
14.5;12.5. Kontrollaktivitäten;68
14.5.1;12.5.1. IST - Bestandesaufnahme der Geschäftsprozesse unter Einbezug des bestehenden FLOH. Ermitteln von Schwachstellen;68
15;13. Umzusetzende Massnahmen;86
15.1;13.1. Kontrollumfeld;86
15.1.1;13.1.1. Leitbild;86
15.1.2;13.1.2. Unternehmensstrategie;88
15.1.3;13.1.3. Zusätzliche Richtlinien zur Stärkung der ethischen Werte;89
15.2;13.2. Materialwirtschaft;89
15.3;13.3. Organisation Rechnungswesen;90
15.4;13.4. Verkauf;92
15.5;13.5. Organisation Kundendienst;93
15.6;13.6. Investitionen und Anlageverwaltung;95
15.7;13.7. Personalwesen und Personaladministration;95
15.8;13.8. Versicherungswesen;96
15.9;13.9. Information und Kommunikation;97
15.10;13.10. Bestimmung eines Verantwortlichen für die Betreuung des IKS;97
15.11;13.11. Ueberwachung;98
15.12;13.12. Qualitätsmanagement;99
16;14. Schlussfolgerung, Erkenntnisse;101
17;15. Literaturverzeichnis;104
18;16. Verzeichnis der Darstellungen;106
19;17. Abkürzungsverzeichnis;107
20;18. Anhang;108

Über Autor(innen)

Thomas Bieler, dipl. Controller NDS HF und Betriebsökonom HWV, Studium an der berufsbegleitenden HWV in Zürich von 1988 - 1992, sowie Nachdiplomstudium in Controlling an der WKS in Bern von 2005 – 2007. Derzeit tätig als Controller in einem Industriebetrieb.