Enders Microsoft Teams

Die verständliche Anleitung
3. Auflage 2025
ISBN: 978-3-8421-1147-9
Verlag: Vierfarben
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 484 Seiten

Microsoft Teams in vollem Umfang und sicher einsetzen

Teamwork, Collaboration, hybrides Arbeiten? Mit diesem verständlichen und umfassenden Einstieg setzen Sie Microsoft Teams gekonnt in vollem Umfang ein. Schritt für Schritt lernen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Software kennen – damit Sie sicher mit Ihren Kollegen in Kontakt treten. Vom einfachen Chat über interaktive Videokonferenzen mit KI-Funktionen und effektives Aufgabenmanagement bis hin zur gemeinsamen Echtzeit-Bearbeitung von Dateien. Erfahren Sie, wie Sie Ihr hybrides Arbeitsumfeld professionell und effizient gestalten. Nicole Enders gibt Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für die tägliche Arbeit mit Microsoft Teams an die Hand und zeigt, wie Sie von den neuesten Integrationen mit Microsoft 365 profitieren.

Aus dem Inhalt:

• Richtig starten: Was ist und was kann Microsoft Teams in der hybriden Arbeitswelt?
• Teams einrichten und personalisieren
• Mit Kollegen chatten, telefonieren und KI-gestützte Kommunikation nutzen
• Dokumente teilen und verwalten
• Gemeinsam an Dokumenten in Echtzeit arbeiten
• Hybrides Arbeiten effizient gestalten
• Ein gemeinsames Aufgabenboard mit automatisierten Workflows für die Teamarbeit
• Teamarbeit mit Kanälen und Registern übersichtlich gestalten
• Produktive Besprechungen mit interaktiven Tools durchführen
• Aufbau und Integration eines Intranets mit SharePoint für die Teamarbeit
• Governance – den Überblick über die Teamarbeit mit Analysetools behalten
• Microsoft Teams im Bildungssektor und für digitales Lernen
• Microsoft Teams im privaten Umfeld und für Community-Gruppen
• Das Zusammenspiel mit anderen Microsoft-365-Diensten und Power Platform

Autoren/Hrsg.

Enders, Nicole

Inhaltsverzeichnis

  1.  Einstieg in Microsoft Teams ... 13

       1.1 ... Sinn und Zweck -- was ist Microsoft Teams? ... 13

       1.2 ... Was muss ich tun, um Microsoft Teams nutzen zu können? ... 18

       1.3 ... Collaboration und Teamwork im Unternehmensalltag erleben ... 41

       1.4 ... Letzte Informationen, bevor wir richtig starten ... 49

  2.  Beginnen wir mit Chat und Telefonie ... 51

       2.1 ... Mit Kolleginnen und Kollegen chatten ... 51

       2.2 ... Chats verwalten ... 84

       2.3 ... Mit Kollegen telefonieren ... 96

       2.4 ... Dokumente miteinander teilen ... 104

       2.5 ... Microsoft 365 Copilot für Chats nutzen ... 107

  3.  Vom Gruppenchat zum virtuellen Teamraum ... 111

       3.1 ... Meinen ersten Teamraum anlegen ... 112

       3.2 ... Gemeinsam an Dokumenten arbeiten ... 137

       3.3 ... Informationen dokumentieren ... 170

       3.4 ... Welche wichtigen Konfigurationsmöglichkeiten sollten Sie kennen? ... 180

       3.5 ... Wie finde ich ein Team? ... 193

       3.6 ... Wie kann ich unternehmensexterne Personen in ein Team einbinden? ... 196

       3.7 ... Netiquette für eine harmonische Zusammenarbeit am modernen Arbeitsplatz ... 205

  4.  Wie kann ich die Teamarbeit mit einem gemeinsamen Aufgabenboard unterstützen? ... 211

       4.1 ... Persönliche Aufgaben vs. Teamaufgaben ... 211

       4.2 ... Ein gemeinsames Aufgabenboard zu einem Team hinzufügen ... 214

       4.3 ... Aufgaben erstellen und einem Bearbeiter zuweisen ... 219

       4.4 ... Aufgaben mit weiteren Informationen versehen ... 221

       4.5 ... Übersicht über die Aufgaben eines Teams ... 225

       4.6 ... Kann ich meine Aufgaben auch teamübergreifend einsehen? ... 228

  5.  Mit Kanälen und Tags einen Teamraum organisieren ... 231

       5.1 ... Was ist ein Kanal? ... 231

       5.2 ... Welche Kanaltypen gibt es? ... 232

       5.3 ... Einsatzszenarien aus der Praxis ... 233

       5.4 ... Einen neuen Kanal anlegen ... 236

       5.5 ... In mehreren Kanälen posten ... 243

       5.6 ... Mit Kanälen arbeiten ... 247

       5.7 ... Kanäle im Teamraum verwalten ... 269

       5.8 ... Tags als weitere Möglichkeit zur Strukturierung (virtuelle Teams) ... 273

  6.  Erfolgreiche Online-Besprechungen zur Förderung der Zusammenarbeit ... 281

       6.1 ... Grundlagen einer Besprechung anhand eines spontanen Anwendungsfalls ... 281

       6.2 ... Eine Besprechung planen, durchführen und nachbereiten ... 305

       6.3 ... Besondere Anwendungsfälle mit Teams Premium ... 321

       6.4 ... Checkliste für produktive Online-Besprechungen ... 346

  7.  Ein paar Tipps und Tricks aus der Praxis ... 349

       7.1 ... Mit vielen parallelen Unterhaltungen entspannt umgehen ... 349

       7.2 ... Loop-Komponenten für Interaktion im Chat ... 361

       7.3 ... Geben Sie sich gegenseitig Feedback ... 363

       7.4 ... Bessere Lesbarkeit mithilfe des plastischen Readers ... 367

       7.5 ... Teamräume als Vorlagen nutzen ... 369

  8.  Geschäftsprozesse aus den Teamräumen heraus erreichen ... 373

       8.1 ... Kontextwechsel und Medienbrüche als Zeitfresser verstehen ... 373

       8.2 ... Einsatzplanung und Urlaubsanträge ... 374

       8.3 ... Geschäftsanwendungen auf Basis von Dynamics 365 sowie der Power Platform integrieren ... 391

       8.4 ... Genehmigungsprozesse zentral steuern ... 396

  9.  Mitarbeitende im Mittelpunkt des modernen Arbeitsplatzes ... 401

       9.1 ... Aufbau oder Integration eines Intranets in die tägliche Teamarbeit mit Connections ... 401

       9.2 ... Communitys aus Engage einbinden ... 405

       9.3 ... Lernen als fester Bestandteil des Arbeitsalltags mit Viva Learning ... 410

       9.4 ... Achtsamkeit üben mit Viva Insights ... 417

10.  Governance: den Überblick behalten ... 423

       10.1 ... Inaktive Teams ermitteln und archivieren bzw. löschen ... 423

       10.2 ... Richtlinien konfigurieren ... 426

       10.3 ... Apps verwalten ... 428

       10.4 ... Übersicht über externe Freigaben ... 430

       10.5 ... Besitzer eines Teamraums verwalten ... 431

       10.6 ... Zusätzliche Möglichkeiten mit Teams Premium ... 432

11.  Exkurs: Microsoft Teams im Bildungssektor ... 435

       11.1 ... Die Herausforderungen beim Homeschooling ... 435

       11.2 ... Ein wichtiger Unterschied in der Bedienung ... 437

       11.3 ... Informationsaustausch für alle Lehrkräfte ... 439

       11.4 ... Organisation in Fachschaften oder Dozentengruppen ... 447

       11.5 ... Das virtuelle Klassenzimmer ... 448

12.  Exkurs: Microsoft Teams im privaten Umfeld ... 465

       12.1 ... Eine Community erstellen ... 466

       12.2 ... Begrüßen Sie die Mitglieder Ihrer Community ... 467

       12.3 ... Kanäle in Ihrer Community nutzen ... 469

       12.4 ... Community-Ereignisse planen ... 470

  Starten Sie durch mit Microsoft Teams! ... 475

  Stichwortverzeichnis ... 477

Leseproben

1    Einstieg in Microsoft Teams

Möchten Sie lernen, wie Microsoft Teams Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen kann und wie Sie die verschiedenen Funktionen am sinnvollsten einsetzen können? Dann ist dieses Buch genau das richtige für Sie. In diesem Kapitel gehe ich auf die gängigsten Einsatzszenarien und die ersten Schritte bei der Einrichtung Ihrer persönlichen Einstellungen ein. In späteren Kapiteln lernen Sie dann unter anderem, wie Sie chatten, Teamräume nutzen oder Online-Besprechungen effektiv gestalten können.

»Nichts ist so beständig wie der Wandel.« (Heraklit von Ephesos, 535–475 v. Chr.)

Die Anforderungen an Ihre Arbeit verändern sich stetig. Und so ändern sich auch die Anforderungen an die von Ihnen im Arbeitsalltag verwendeten Tools. Microsoft ist bestrebt, möglichst zeitnah auf neue oder geänderte Wünsche einzugehen, und somit ist Microsoft Teams ein Tool, das sich stetig verändert. Daher kann es sein (je nachdem, wann Sie dieses Buch lesen), dass Sie weitere Funktionen entdecken, die in der Zwischenzeit hinzugekommen sind. Auch könnten sich manche Menüpunkte eines Tages an einer anderen Stelle befinden als hier beschrieben.

Die Grundfunktionen und der primäre Einsatzzweck von Microsoft Teams werden sich allerdings nicht verändern, sodass Sie auch viele Monate nach dem Erscheinungsdatum mit diesem Buch den perfekten Einstieg in die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen finden werden.

1.1    Sinn und Zweck – was ist Microsoft Teams?

Könnte Microsoft Teams die Lösung sein, die Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Partnern unterstützt? Können Sie mit Microsoft Teams aus dem Homeoffice heraus bzw. über mehrere Standorte hinweg in Kontakt mit anderen Menschen bleiben? Und gibt es eine Unterstützung für die sogenannten First Line Worker?

Ich lehne mich mal aus dem Fenster und antworte mit »Ja«. Microsoft Teams ist eine App, die von Microsoft im Rahmen eines Microsoft-365-Abonnements angeboten wird und für verschiedene Zwecke eingesetzt werden kann, z. B. für:

• Instant-Messaging/Chat

• (Video-)Telefonie

• Projektarbeit (Besprechungen, Dokumente und Aufgaben)

• Informationsaustausch innerhalb einer Organisationseinheit

• Communitys/Arbeitsgruppen

• Zusammenarbeit mit externen Personen

• Firmenveranstaltungen

• digitales Lernen

Ich gehe in den folgenden Abschnitten auf einige der Möglichkeiten detaillierter ein, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, was Sie in diesem Buch erwartet.

1.1.1    Mit einem Kollegen chatten

Alles beginnt mit einem Gespräch. Im privaten Umfeld haben sich verschiedene Instant-Messaging- bzw. Chat-Apps ja längst etabliert. Im beruflichen Umfeld kann Microsoft Teams zum Chatten verwendet werden. Anstelle einer E-Mail können Sie der betreffenden Person nun eine Nachricht über den Chat senden und sich mit ihr austauschen. Einen Chat nutzen Sie in der Regel, wenn Sie auch einige Zeit auf die Antwort warten können. Denn bei einem Chat handelt es sich um ein asynchrones Kommunikationsmittel. Das bedeutet, Ihr Gesprächspartner liest die Nachricht vielleicht erst wesentlich später. Diese Art der Kommunikation eignet sich gut, wenn Sie nur begrenzte gemeinsame freie Zeitabschnitte haben und in der Zwischenzeit dennoch eine Unterhaltung führen möchten. So kann jeder von Ihnen dann antworten, wenn gerade Zeit dazu ist. In Abschnitt 2.1 ff. finden Sie weitere Informationen zu diesem Einsatzszenario.

1.1.2    Weitere Personen in den Chat holen

Sollten Sie in einer Unterhaltung das Gefühl haben, dass Ihnen eine weitere Person oder auch mehrere weiterhelfen könnten, so können Sie diese einfach zu Ihrem Chat einladen und nun gemeinsam das Gespräch fortführen. Sie können entscheiden, ob die neu eingeladenen Personen Zugriff auf den bisher geführten Chat haben dürfen oder nicht; im zweiten Fall müssen Sie die neuen Gesprächspartner dafür eventuell erst über den Stand der Dinge informieren. Dafür können Sie und Ihr bisher alleiniger Gesprächspartner sich jedoch sicher sein, dass keine explizit nur zwischen Ihnen beiden vertraulich ausgetauschten Informationen anderen Personen zugänglich gemacht werden. In Abschnitt 2.1.8 gehe ich im Detail auf die Möglichkeiten ein.

1.1.3    Mit Kollegen telefonieren (mit/ohne Kamera)

Während eine Unterhaltung mittels eines Chats asynchron und somit zeitversetzt erfolgen kann, ist es in vielen Fällen einfacher, direkt mit einer anderen Person zu sprechen. Sie können aus einem Chat heraus die gewünschte Person oder bei einem Gruppenchat auch die gesamte Gruppe anrufen und so ein Telefonat mit ihnen führen (siehe Abschnitt 2.3). Dabei können Sie entscheiden, ob es sich um einen Audioanruf oder einen Videoanruf handeln soll. Die Entscheidung, ob die Kamera aktiviert wird oder nicht, trifft dabei jeder einzelne Teilnehmer selbst. Bei aktivierter Kamera lassen sich Besprechungen fast so durchführen, als würde man gemeinsam in einem Raum sitzen.

1.1.4    Remote unterstützen mittels Bildschirmfreigabe

Wenn Sie Hilfe benötigen und eine Kollegin sich beispielsweise ein Verhalten Ihres Rechners anschauen soll oder wenn Sie der Kollegin ein Arbeitsergebnis präsentieren möchten, können Sie ihr, wie in Abschnitt 2.3.2 beschrieben, Ihren Bildschirm freigeben. Sie können eine Bildschirmfreigabe jederzeit aus einem Chat heraus oder innerhalb eines Telefonats oder einer Besprechung beginnen. Während der Bildschirmfreigabe können Sie sogar die Steuerung der Maus und der Tastatur an einen Ihrer Gesprächspartner übergeben und sich somit noch besser helfen lassen.

1.1.5    Im Team gemeinsam Dokumente bearbeiten, Aufgaben verwalten und Informationen austauschen

Zu Beginn einer Zusammenarbeit werden Sie vielleicht einen Chat bzw. einen Gruppenchat nutzen. Wenn Sie im Laufe der Zeit allerdings feststellen, dass diese Art der Zusammenarbeit langfristig angelegt ist, sollten Sie ein Team anlegen und sich dort organisieren. Sie können einen solchen virtuellen Arbeitsraum nutzen, um

• Dokumente zentral abzulegen,

• gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten (gleichzeitig),

• über ein zentrales Aufgabenboard Ihre Aufgaben innerhalb des Teams abzustimmen sowie

• verschiedenste Informationen innerhalb des Teams auszutauschen.

Ein solcher Teamraum ist schnell angelegt und kann von Ihnen sowie den weiteren Teammitgliedern an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Jeder Teamraum kann somit etwas anders aussehen, wobei der generelle Aufbau und die angebotenen Funktionen überall dieselben sind. In Kapitel 3, Kapitel 4 und Kapitel 5 gehe ich auf die vielfältigen Möglichkeiten näher ein.

1.1.6    Besprechungen planen, durchführen und aufzeichnen

Sie können mit Microsoft Teams außerdem Online-Besprechungen durchführen (siehe dazu Kapitel 6). Dabei wird zwischen spontan angesetzten Besprechungen und geplanten Besprechungen unterschieden. Eine spontane Besprechung wird auch als Sofortbesprechung bezeichnet. Sie kann aus einem privaten Chat oder aus der Unterhaltung innerhalb eines Teams gestartet werden. Wenn sich beispielsweise im Rahmen eines Chats der Bedarf an einem direkten Austausch...

Über Autor(innen)

Enders, Nicole
Nicole Enders ist Modern-Workplace-Expertin und arbeitet bei der CONET Solutions GmbH als Teamleiterin im Bereich Cloud Workplace Solutions. Als MVP für Office Apps & Services teilt Sie ihr Wissen auf zahlreichen Events, ihrem persönlichen Blog sowie in ihren Büchern.Seit 2007 setzt sie sich als Beraterin und Entwicklerin mit den Anforderungen an effiziente Zusammenarbeit in Unternehmen auseinander. Von den Vorteilen, die Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Teams und die Power Platform) für die gemeinsame Arbeit bietet, ist sie überzeugt. Gemeinsam mit ihren Kunden kombiniert sie bewährte Standardprodukte aus dieser Produktpalette und passt sie mithilfe von diversen Entwicklungswerkzeugen an. So entstehen individuell auf die Kunden zugeschnittene Arbeitsumgebungen für Social Intranet, Modern Workplace und Collaboration. Sie ist eine absolute Teams-Expertin.