Finauer / Hößler / Lehmann Workflow-Management in SAP S/4HANA

2. Auflage 2026
ISBN: 978-3-367-11404-7
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 628 Seiten

Reihe: SAP Press

Alles zu Workflows in SAP-Systemen

Ob Sie SAP S/4HANA on-premise, in der Public Cloud oder in der Private Cloud einsetzen – nutzen Sie die Möglichkeiten der Workflow-Technologien optimal! Dieses Handbuch zeigt Ihnen, wie Sie klassische und flexible Workflows verwalten. Sie erfahren, wie Sie Standard-Workflows konfigurieren, Workflows erweitern oder mit ABAP neu entwickeln. Zudem lernen Sie die Möglichkeiten flexibler Workflows und von SAP Build Process Automation kennen.

• Klassische, flexible und automatisierte Workflows
• Workflows verwalten, konfigurieren und erweitern
• Von SAP Business Workflow bis SAP Build Process Automation

Aus dem Inhalt:

• Workflow-Technologien in SAP S/4HANA
• SAP Business Workflow
• Standard-Workflows finden und konfigurieren
• Bearbeiterzuordnung
• Bedingungen
• Workflow-Erweiterung und -Entwicklung
• Flexible Workflows
• SAP Build Process Automation
• Automatisierung durch Robotic Process Automation

Autoren/Hrsg.

Finauer, Florian

Hößler, Steve

Lehmann, Marc

Schwab, Lukas

Zinn, Wladimir

Inhaltsverzeichnis

  Einleitung ... 17

TEIL I.  Einführung ... 23

  1.  Workflows im digitalen Zeitalter ... 25

       1.1 ... Digitalisierung und IT-Innovationen ... 26

       1.2 ... Business-Analyse eines Beispielunternehmens ... 29

       1.3 ... Überführung neuer Prozesse in Workflows ... 41

  2.  Workflows mit SAP ... 43

       2.1 ... Grundlagen von SAP-Workflows ... 43

       2.2 ... SAP-Tools für die Erstellung von Workflows ... 45

       2.3 ... Standard-Workflows ... 64

       2.4 ... Workflow-Management ... 67

       2.5 ... Workflows in SAP S/4HANA -- On-Premise, Private und Public Cloud ... 71

TEIL II.  Klassischer SAP Business Workflow ... 73

  3.  Klassische Standard-Workflows konfigurieren ... 75

       3.1 ... Standard-Workflow-Szenario finden ... 76

       3.2 ... Automatisches Workflow-Customizing ... 96

       3.3 ... Workflow-Eingang ... 98

       3.4 ... Workflow-Aktivierung ... 104

       3.5 ... Workflow-Szenarios und Standardaufgaben verwenden ... 110

       3.6 ... Bearbeiterfindung konfigurieren ... 120

       3.7 ... Workflow-Benachrichtigungen per E-Mail einstellen ... 125

       3.8 ... Workflow-Benachrichtigungen in SAP Fiori einstellen ... 134

  4.  Workflows einsetzen und verwalten ... 149

       4.1 ... Systemvoraussetzungen ... 149

       4.2 ... Betrieb von Workflows ... 151

       4.3 ... Eingesetzte Workflows analysieren ... 156

  5.  Elemente von Workflow-Definitionen ... 177

       5.1 ... Grundarchitektur eines Workflows ... 178

       5.2 ... Workflow-Definition im Workflow Builder ... 179

       5.3 ... Schritttypen ... 189

       5.4 ... Standardaufgaben ... 217

       5.5 ... BOR-Objekte ... 220

       5.6 ... Klassen ... 224

       5.7 ... Container ... 226

       5.8 ... Datenflüsse ... 228

  6.  Klassische Standard-Workflows erweitern ... 235

       6.1 ... Startbedingungen definieren ... 236

       6.2 ... Bearbeiterfindung anpassen ... 243

       6.3 ... Workflow-Texte anpassen ... 250

       6.4 ... Workflow-Konfiguration ... 270

       6.5 ... Workflow-Szenarios um eigene Schritte erweitern ... 272

       6.6 ... Makros für Container und Datenflüsse ... 294

  7.  Einen eigenen Workflow auf Basis von Standardobjekten entwickeln ... 299

       7.1 ... Workflow-Klassen anlegen ... 300

       7.2 ... Eigenes Workflow-Szenario auf Basis der Workflow-Klasse anlegen ... 306

       7.3 ... Ereignisse erzeugen und auslösen ... 319

       7.4 ... BOR-Objekte in ABAP-Klassen integrieren ... 335

  8.  Einen eigenen Workflow auf Basis kundeneigener Objekte entwickeln ... 345

       8.1 ... Attribute für die Nutzung in Workflows implementieren ... 345

       8.2 ... Neues Workflow-Szenario auf Basis einer eigenen Workflow-Klasse anlegen ... 352

  9.  Fehlerbehandlung und -analyse im Rahmen der Workflow-Entwicklung ... 367

       9.1 ... Fehlerbehandlung und eigene Ausnahmeklassen ... 367

       9.2 ... Fehlersuche und Debugging ... 376

TEIL III.  Flexible Workflows ... 389

10.  Einführung in flexible Workflows ... 391

       10.1 ... Vom klassischen zum flexiblen Workflow ... 392

       10.2 ... Flexible Workflows On-Premise, in der Private Cloud und in der Public Cloud ... 396

       10.3 ... Das Grund-Customizing für flexible Workflows ... 397

11.  Flexible Workflows einsetzen ... 411

       11.1 ... Geschäftspartnerzuordnung einrichten ... 411

       11.2 ... Rollen zuweisen ... 424

       11.3 ... Einen flexiblen Freigabe-Workflow für Bestellungen erstellen ... 428

       11.4 ... Weitere Konfigurationsoptionen ... 438

12.  Flexible Workflows verwalten ... 453

       12.1 ... Die App »Teams und Zuständigkeiten verwalten« ... 453

       12.2 ... Die App »Meine Inbox« ... 467

       12.3 ... Die App »Meine Outbox« ... 471

       12.4 ... Die App »Workflow-Administration« ... 472

       12.5 ... Workflow-Administration im Backend ... 474

13.  Eigene flexible Workflows entwickeln ... 477

       13.1 ... Flexibles Workflow-Szenario anlegen ... 478

       13.2 ... Flexiblen Workflow einrichten ... 489

TEIL IV.  SAP Build Process Automation ... 497

14.  Workflows in SAP S/4HANA Cloud Public Edition ... 499

       14.1 ... Einschränkungen und Möglichkeiten in der Public Cloud ... 499

       14.2 ... Key-User- und Side-by-Side-Erweiterbarkeit ... 501

15.  Workflow-Management mit SAP Build Process Automation ... 503

       15.1 ... Einführung in SAP Build Process Automation ... 504

       15.2 ... Architektur und Komponenten von SAP Build Process Automation ... 511

       15.3 ... Entwicklung von Workflows ... 513

       15.4 ... Monitoring und Fehlerbehebung von Workflows ... 550

       15.5 ... Systemübergreifende Integration von Workflows ... 556

       15.6 ... Erweiterbarkeit von SAP Build Process Automation ... 560

       15.7 ... Best Practices und Praxisbeispiele ... 562

       15.8 ... Ausblick und Zukunftstrends ... 564

16.  Robotic Process Automation mit SAP Build Process Automation ... 567

       16.1 ... Einführung in Robotic Process Automation ... 568

       16.2 ... Technologische Grundlagen von Robotic Process Automation ... 573

       16.3 ... Integration von SAP-Workflows und Robotic Process Automation ... 586

       16.4 ... Kombination von Robotic Process Automation mit Machine Learning und künstlicher Intelligenz ... 588

       16.5 ... Ausblick und Zukunftstrends ... 600

  Anhang ... 603

       A ... Wichtige Transaktionen und SAP-Fiori-Apps ... 603

       B ... Literaturverzeichnis ... 611

  Die Autoren ... 613

  Index ... 617

Leseproben

Einleitung

Der Einsatz von Workflows in ERP- und somit in SAP-Systemen wird immer wichtiger. Durch die zunehmende Digitalisierung, Automatisierung und Simplifizierung in Unternehmen, aber auch durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) sind Workflows in SAP S/4HANA in den vergangenen Jahren immer mehr in den Fokus von SAP-Anwenderunternehmen gerückt. In Zukunft werden sie das noch stärker tun. Die Anzahl der im SAP-Standard angebotenen Workflows steigt permanent. Mit SAP S/4HANA werden in vielen Bereichen neue flexible Workflows neben den klassischen Workflows ausgeliefert. Produkte zur Prozessoptimierung, wie SAP Signavio, die Workflows als wichtigen Baustein erachten, beschleunigen diesen Trend zusätzlich.

Durch künstliche Intelligenz können Routinetätigkeiten automatisiert und Standardentscheidungen maschinell übernommen werden. Prüf- oder Genehmigungsschritte können zum Teil automatisiert erfolgen. Workflows sind in diesem Kontext notwendig, um Ausnahmen zu steuern. Ihr Push-Prinzip ist unerlässlich, um den Menschen als finalen Entscheider in bestimmten Situationen aktiv zu informieren und den weiteren Ablauf zu steuern. Man spricht in diesem Kontext auch von Human-in-the-Loop-Automatisierung, bei der in kritischen Fällen ein Eingriff des Menschen notwendig ist. Workflows werden damit zur Orchestrierungsebene für Prozesse, die mit KI gesteuert werden.

SAP bietet historisch bedingt drei Workflow-Lösungen an:

• Klassischer SAP Business Workflow
  Diese SAP-Workflows können ausschließlich im SAP GUI modelliert werden. Es handelt sich hier um ein gut etabliertes und häufig genutztes Framework für die Optimierung von Arbeitsabläufen in Unternehmen. Die Technologie wurde im Laufe der Jahre stetig weiterentwickelt.

• Flexibler Workflow
  Basierend auf einigen der klassischen Bausteine von SAP Business Workflow bietet der flexible Workflow die Möglichkeit, Workflows direkt im SAP Fiori Launchpad zu definieren. Flexible Workflows wurden mit SAP S/4HANA eingeführt. Es handelt sich um Workflows, die nicht nur von IT-Expert*innen, sondern auch von den Prozessexpert*innen aus den Fachbereichen konfiguriert werden können.

• SAP Build Process Automation
  Die Workflow-Lösung von SAP, die auf der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) ausgeführt wird. Mit SAP Build Process Automation bietet SAP eine neue, cloudbasierte Entwicklungsumgebung, die einen Low-Code-Ansatz verfolgt und die Modellierung und Ausführung von Workflows und Entscheidungen ermöglicht. Darüber hinaus ist Robotic Process Automation (RPA) integraler Bestandteil der Lösung und erweitert die klassische Workflow-Funktionalität um eine robotergesteuerte Automatisierung.

In diesem Buch werden alle drei Workflow-Lösungen beschrieben und deren jeweilige Einsetzbarkeit erläutert. Wir haben die Kapitel so aufgebaut, dass wir unterschiedliche Zielgruppen erreichen können. Je nach Kapitel ist der Inhalt für Prozessverantwortliche, Fachanwender*innen, IT-Mitarbeitende, Entwickler*innen und Prozessberater*innen relevant.

Das Buch ist in vier Teile gegliedert:

In Teil I, »Einführung«, bringen wir Ihnen die Grundlagen zur Nutzung und Konzeption von Workflows näher und erläutern die Vorgehensweise für die Einführung neuer Prozesse. Diese können mit den im Buch beschriebenen Technologien im SAP-System abgebildet werden.

Kapitel 1, »Workflows im digitalen Zeitalter«, führt in das Thema Workflows im aktuellen Kontext der Digitalisierung ein. Es erläutert die durch IT-Innovationen getriebene Transformation von Geschäftsabläufen und zeigt, wie sich mithilfe einer Business-Analyse nach der Methode des Business Model Canvas Chancen für das eigene Unternehmen identifizieren und konkrete Geschäftsprozesse ableiten lassen.

Kapitel 2, »Workflows mit SAP«, führt in die Tools ein, die SAP für die Erstellung und Verwaltung von Workflows bereitstellt – von SAP Business Workflows bis hin zu neuen SAP-Fiori-Apps und SAP Build Process Automation.

Für SAP-Spezialist*innen erläutern wir in Teil II, »Klassischer SAP Business Workflow«, wie Standard-Workflows konfiguriert, eingesetzt und verwaltet werden können. Wir gehen auch darauf ein, wie Sie diese Standard-Workflows erweitern und eigene Workflows mit modernen Mitteln entwickeln können.

In Kapitel 3, »Klassische Standard-Workflows konfigurieren«, erläutern wir zunächst, wie Sie vorhandene Standard-Workflows finden und aktivieren können. Dazu benötigten Sie keine Entwicklungskenntnisse. Wir zeigen Ihnen das Grund-Customizing sowie die wesentlichen Workflow-Funktionen und starten einen ersten Test-Workflow. Sie erfahren, wie Sie die Bearbeiterfindung konfigurieren und Workflow-Benachrichtigungen via E-Mail oder im SAP Fiori Launchpad einstellen können.

In Kapitel 4, »Workflows einsetzen und verwalten«, stellen wir die Systemvoraussetzungen für den produktiven Einsatz von Workflows dar. Wir erläutern den Umgang mit Workitems und stellen Ihnen Auswertungen und Transaktionen vor, mit denen Sie alle Fragen im laufenden Betrieb eines Workflows beantworten und die eingesetzten Workflows administrieren können.

In den folgenden Kapiteln erhalten Sie detaillierte Erläuterungen zu den Entwicklungsobjekten im Workflow-Umfeld. Anhand praktischer Beispiele lernen Sie die Methodik für die Erweiterung von Standard-Workflows und die Entwicklung eigener Workflows kennen.

Dazu benötigen Sie tiefergehendes Wissen zu den Workflow-Objekten, das wir in Kapitel 5, »Elemente von Workflow-Definitionen«, vermitteln. Wir erläutern die technische Grundarchitektur klassischer Workflows und das Zusammenspiel der Komponenten für den Workflow-Eingang (Business Workplace, Meine Inbox), die Workflow-Definition und die Aufgaben, Klassen und Geschäftsobjekte. Sie lernen den Workflow Builder als Entwicklungsumgebung kennen.

Kapitel 6, »Klassische Standard-Workflows erweitern«, zeigt Ihnen die Erweiterungsmöglichkeiten der von SAP ausgelieferten Standard-Workflows. Sie können eigene Startbedingungen definieren oder die Bearbeiterfindung anpassen. Es ist außerdem ohne Weiteres möglich, die Workitem-Texte kundenspezifisch zu definieren. Anhand eines Beispiels zeigen wir Ihnen, wie Sie Erweiterungen am Standard-Workflow vornehmen können. Sie erfahren außerdem, wie Sie die App Teams und Zuständigkeiten verwalten und eine BRFplus-Regel für die Bearbeiterfindung nutzen können.

Workflow-Entwicklungen sollten möglichst auf Workflow-Klassen basieren. Wir stellen Ihnen in Kapitel 7, »Einen eigenen Workflow auf Basis von Standardobjekten entwickeln«, das hierfür notwendige Interface IF_WORKFLOW vor. Wir bauen ein Beispielszenario auf, das auf einem Standardobjekt basiert. Sie erfahren, welche Möglichkeiten Sie für die Ereignisauslösung haben und wo die Unterschiede zwischen Workflow-Klassen und BOR-Objekten als Basis für den Workflow liegen.

In Kapitel 8, »Einen eigenen Workflow auf Basis kundeneigener Objekte entwickeln«, entwickeln wir exemplarisch einen eigenen Workflow mit einer Entscheidungsaufgabe. Sie erhalten Informationen zu Attributen von Workflow-Klassen und zur Nutzung funktionaler Methoden im Workflow.

In Kapitel 9, »Fehlerbehandlung und -analyse im Rahmen der Workflow-Entwicklung«, widmen wir uns den Ausnahmeklassen, Fehlertypen und dem entsprechenden Systemverhalten. Beispielhaft zeigen wir Ihnen, wie Sie Ausnahmen auslösen und im Workflow über Folgeschritte darauf reagieren können. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie bei Fehlersuche und Debugging vorgehen können.

In Teil III, »Flexible Workflows«, führen wir Sie anhand von konkreten Beispielen an die Möglichkeiten der neuen flexiblen Workflows heran.

In Kapitel 10, »Einführung in flexible Workflows«, führen wir Sie in die flexiblen Workflows im Kontext von SAP S/4HANA ein und stellen Ihnen die grundlegenden Funktionen vor. Außerdem erfahren Sie, welche Workflow-Szenarios von SAP standardmäßig ausgeliefert werden.

In Kapitel 11, »Flexible Workflows einsetzen«, erfahren Sie, welche Einstellungen im System vorzunehmen sind, damit Sie die flexiblen Workflows nutzen können. Anschließend richten wir einen einfachen, flexiblen Freigabe-Workflow für Bestellungen ein und erklären anhand dieses Beispiels die Möglichkeiten, die Ihnen standardmäßig zur Verfügung stehen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie bestimmte Funktionen erweitert werden können.

In Kapitel 12, »Flexible Workflows...

Über Autor(innen)

Schwab, Lukas
Lukas Schwab ist SAP-Entwickler bei der abat AG und beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit der ABAP- und RPA-Entwicklung (Robotic Process Automation) mit UiPath und SAP Build Process Automation. In Kundenprojekten unterstützt er die Automatisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere im logistischen Umfeld. Daneben engagiert er sich auch in der Wissensvermittlung, unter anderem durch Vorträge und Schulungen zu Themen wie ABAP und Datenmodellierung mit CDS-Views. Lukas Schwab hat an der Ludwig-Maximilians-Universität München Informatik und Statistik studiert.

Finauer, Florian
Florian Finauer ist Senior-Berater und Teamleiter bei der abat AG. Seit 1999 arbeitet er in der SAP-Entwicklung und -Beratung in zahlreichen Projekten sowohl für Großunternehmen als auch für mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen. In dieser Zeit konzipierte und realisierte er viele unterschiedliche Workflow-Projekte, weshalb sich SAP Workflow zu einem seiner Steckenpferde entwickelte. Reviews bestehender Workflows in Produktivumgebungen sowie deren Optimierung gehören ebenso zu seinen Aufgaben wie Workflow-Schulungen. Dabei liegt ihm viel daran, Workflows schlank, schnell und für die Anwender*innen transparent zu konzipieren, zu entwickeln und erfolgreich produktiv zu setzen. Florian Finauer hat Wirtschaftsinformatik an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg studiert und ein Studiensemester in Finnland absolviert.

Hößler, Steve
Steve Hößler arbeitet seit 2007 für verschiedene Unternehmensberatungen und hat sich vorwiegend mit dem Thema SAP-Workflow beschäftigt. Seine Erfahrung sammelte er in vielen unterschiedlichen Projekten und Unternehmen. Seit 2018 arbeitet er bei der abat AG und schult dort neben der täglichen Projektarbeit seine Kolleg*innen rund um das Thema SAP Business Workflow. Aufgrund seiner Expertise in diesem Bereich ist er zentraler Ansprechpartner für Anfragen aller Art.

Lehmann, Marc
Marc Lehmann ist seit 2025 Business Unit Manager für den Bereich Business Consulting und Enterprise Architecture Management bei Bechtle Stuttgart/Rottenburg. In dieser Rolle verantwortet er den strategischen Ausbau des Beratungsportfolios mit Fokus auf die fünf zentralen Kompetenzfelder IT-Strategie, Enterprise Architecture Management, Business Continuity Management und Informationssicherheit, Change Management und User Adoption sowie Smart City und IoT. Er steuert darüber hinaus aktiv den Vertrieb und die Führung des Beratungsteams sowie die strategische Beratung auf Kundenseite. Er bringt umfassende methodische Expertise sowie fundierte Erfahrung aus einer Vielzahl erfolgreicher Transformations- und IT-Strategieberatungsprojekte ein und agiert sicher und überzeugend auf C-Level-Ebene. Zuvor leitete Marc Lehmann Kundenprojekte im Bereich Digitalisierung, IT-Business-Architektur und Service-Management und trieb den Aufbau des Beratungsbereichs Business Consulting Services bereits maßgeblich voran.

Zinn, Wladimir
Wladimir Zinn ist Diplom-Informatiker mit abgeschlossener Ausbildung zum Industriekaufmann. Seit nahezu 20 Jahren begleitet er SAP-Projekte als Entwickler, Berater und Projektleiter – mit dem Fokus auf die Digitalisierung und Automatisierung kaufmännischer Geschäftsprozesse. Seine berufliche Laufbahn führte ihn vom Softwareentwickler über die SAP-Workflow-Beratung bis hin zu leitenden Rollen im IT-Management. Heute ist er als freiberuflicher und unabhängiger IT-Consultant tätig und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung workflowbasierter Lösungen – sowohl im SAP-On-Premise-Umfeld als auch mit modernen Cloud-Technologien wie SAP Build Process Automation. Ein inhaltlicher Schwerpunkt seiner Arbeit liegt in der Eingangsrechnungsverarbeitung sowie in der Integration von SAP Ariba mit SAP-Systemlandschaften. Darüber hinaus bringt er Erfahrung als Dozent in produkt- und kundenspezifischen Schulungen mit. Seine Projekte reichen vom ersten Kunden-Workshop über die technische Realisierung bis hin zur erfolgreichen Produktivsetzung.