Fink Enterprise Content Management mit SAP

1. Auflage 2019
ISBN: 978-3-8362-8208-6
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 574 Seiten

Reihe: SAP Press

Über dieses Buch

Schluss mit der Zettelwirtschaft! Lesen Sie, wie Sie Dokumente und unstrukturierte Inhalte mit SAP verwalten und ein passgenaues Enterprise Content Management einrichten . Sie erfahren, welche Werkzeuge SAP dazu im Standard bereitstellt und wie Sie diese verwenden . Darüber hinaus lernen Sie die Premiumwerkzeuge von OpenText kennen und finden heraus, wie diese die Standardfunktionen ergänzen.

Aus dem Inhalt:

• Gesetzliche Anforderungen und Konzepte
• Knowledge Provider
• Dokumentenverwaltungssystem
• Generische Objektdienste
• SAP ArchiveLink
• SAP Content Server
• SAP Invoice Management und SAP Digital Content Processing by OpenText
• SAP Extended ECM und SAP Document Access by OpenText
• SAP Archiving und SAP Document Presentment by OpenText
• Enterprise Content Management in SAP S/4HANA und SAP-Cloud-Lösungen

Autoren/Hrsg.

Fink, Christian

Inhaltsverzeichnis

  Vorwort ... 13


  Einleitung ... 15




TEIL I  Grundlagen ... 21



  1.  Einführung in Enterprise Content Management ... 23


       1.1 ... Warum benötigen Sie ein Enterprise Content Management? ... 23

       1.2 ... Abgrenzung und Begriffsklärung ... 26

       1.3 ... Komponenten von Enterprise Content Management ... 29

       1.4 ... Enterprise Content Management als Strategie ... 32

       1.5 ... Lösungen für Dokumentenverwaltung, Enterprise Content Management und Enterprise Resource Planning ... 36

       1.6 ... Standards, Richtlinien und rechtliche Aspekte ... 39



  2.  Enterprise Content Management und SAP ... 47


       2.1 ... Content in SAP-Geschäftsprozessen ... 48

       2.2 ... Die ECM-Strategie von SAP ... 53

       2.3 ... Anforderungen an ECM im SAP-Umfeld ... 60

       2.4 ... Referenzprozess für dieses Buch: Von der Bestellanforderung bis zum Zahlungseingang ... 62




TEIL II  Enterprise Content Management mit SAPStandardwerkzeugen ... 65



  3.  Die ECM-Standardwerkzeuge von SAP im Überblick ... 67


       3.1 ... Werkzeuge für das Input Management ... 69

       3.2 ... Werkzeuge für das Content Management ... 73

       3.3 ... Werkzeuge zur Ablage und Archivierung ... 81

       3.4 ... Werkzeuge für das Output Management ... 86



  4.  Ablage und Archivierung mit SAP-Standardwerkzeugen ... 93


       4.1 ... SAP ArchiveLink ... 94

       4.2 ... SAP Content Server ... 138



  5.  Content Management mit SAP-Standardwerkzeugen ... 149


       5.1 ... Generische Objektdienste ... 149

       5.2 ... Document Viewer ... 165

       5.3 ... Dokumentenverwaltungssystem ... 167

       5.4 ... SAP Easy Document Management ... 202




TEIL III  Enterprise Content Management mit OpenText-Werkzeugen ... 207



  6.  Die SAP-zertifizierten ECM-Werkzeuge von OpenText im Überblick ... 209


       6.1 ... Die ECM-Suite von OpenText ... 209

       6.2 ... OpenText-Werkzeuge für das Input Management ... 214

       6.3 ... OpenText-Werkzeuge für das Content Management ... 216

       6.4 ... OpenText-Werkzeuge für die Ablage und Archivierung ... 219

       6.5 ... OpenText-Werkzeuge für das Output Management ... 223



  7.  Input Management mit OpenText-Werkzeugen ... 227


       7.1 ... ECM-Strategie und rechtliche Rahmenbedingungen für das Input Management ... 227

       7.2 ... SAP Invoice Management by OpenText ... 231

       7.3 ... SAP Digital Content Processing by OpenText ... 274



  8.  Content Management mit OpenText-Werkzeugen ... 303


       8.1 ... SAP Document Access by OpenText ... 307

       8.2 ... SAP Extended ECM by OpenText ... 344



  9.  Ablage und Archivierung mit OpenText-Werkzeugen ... 397


       9.1 ... Archivierungsinfrastruktur ... 398

       9.2 ... SAP Archiving by OpenText ... 399

       9.3 ... SAP Content Server und SAP Archiving by OpenText im Vergleich ... 419



10.  Output Management mit SAP Document Presentment by OpenText ... 421


       10.1 ... Einführung in die Funktionsweise von SAP Document Presentment ... 422

       10.2 ... Anwendungsszenarien für SAP Document Presentment ... 429

       10.3 ... Einrichtung und Customizing von SAP Document Presentment ... 437




TEIL IV  Erweitertes Enterprise Content Management und neue Lösungen ... 455



11.  Enterprise Content Management in SAP S/4HANA ... 457


       11.1 ... ECM-Strategie für SAP S/4HANA ... 457

       11.2 ... Ablage und Archivierung in SAP S/4HANA ... 462

       11.3 ... Content Management in SAP S/4HANA ... 469

       11.4 ... Output Management in SAP S/4HANA ... 480

       11.5 ... OpenText-Werkzeuge für SAP S/4HANA ... 501



12.  Enterprise Content Management in SAP-Cloud-Lösungen ... 505


       12.1 ... SAP Cloud Platform ... 506

       12.2 ... SAP C/4HANA und OpenText ... 540

       12.3 ... SAP SuccessFactors und OpenText ... 549



  Anhang ... 553


       A ... Wichtige Transaktionen ... 555

       B ... Bezeichnungen für die OpenText-ECM-Werkzeuge ... 558

       C ... Weiterführende Literatur und Quellen ... 559

       D ... Der Autor ... 560



  Index ... 561

Leseproben

Einleitung

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist in aller Munde. Auslöser von Prozessen sind häufig Dokumente, beispielsweise beim Eingang eines Rechnungsdokuments. In vielen Geschäftsprozessen entstehen zudem Dokumente und anderer unstrukturierter Content im laufenden Prozess. Diese müssen verwaltet werden. Kurzum, bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist nicht allein auf die Daten zu achten, sondern auch auf den unstrukturierten Content. Dieser umfasst elektronische und papierbasierte Dokumente, E-Mails, Bilder etc.

Leider erleben meine Mitarbeiter bei Fink IT-Solutions und ich es sehr häufig, dass die Prozessdefinitionen für die Verwaltung des unstrukturierten Contents in Projekten vernachlässigt wird. Das hat zur Folge, dass die Prozesse nicht optimal aufgesetzt werden und Prozesslücken bzw. Medienbrüche vorweisen, die durch Workarounds ausgemerzt werden. Dieses Vorgehen wirkt sich negativ auf die Benutzerfreundlichkeit aus und ist nicht wirklich effizient. Man spricht hier auch von »Drehstuhlprozessen«.

SAP selbst bietet in seinen Lösungen einige Werkzeuge für die Verwaltung und Verarbeitung des eingehenden und entstehenden Contents an. Durch die Transformation der klassischen SAP Business Suite hin zu SAP S/4HANA ändert sich auch das Lösungs-Portfolio im Bereich Enterprise Content Management (ECM). Unternehmen, die SAP einsetzen, müssen daher die eigene ECM-Strategie an neue Gegebenheiten anpassen. Auch bietet SAP nicht auf alle Fragen im ECM-Umfeld Antworten in Form von SAP-eigenen ECM-Werkzeugen. Diese Lücken werden durch die ECM-Werkzeuge von OpenText gefüllt.

OpenText ist einer der marktführenden Hersteller für Lösungen im Bereich Enterprise Information Management (EIM) und ECM. Als strategischer Partner von SAP stellt OpenText verschiedene ECM-Werkzeuge als Erweiterungen, sogenannte SAP Solution Extensions, zur Verfügung. Diese Werkzeuge ermöglichen es Unternehmen, die Prozesslücken zu schließen und die Geschäftsprozesse komplett zu digitalisieren.

Auch die Cloud-First-Strategie von SAP hat Einfluss auf die ECM-Strategie eines Unternehmens. Es stellt sich hier die Frage, wie der unstrukturierte Content, der in den verschiedenen Cloud-Lösungen verwendet wird, verwaltet werden kann. On-Premise- und Cloud-Lösungen müssen miteinander agieren können, ohne dass abgeschottete Content-Silos für die neu in die Systemlandschaften integrierten Cloud-Lösungen entstehen.

Dieses Buch richtet sich prinzipiell an alle, die sich einen Überblick über die Möglichkeiten und Funktionen der SAP-eigenen ECM-Werkzeuge und der ECM-Werkzeuge von OpenText verschaffen möchten.

Insbesondere können Projektleiter, Berater, Manager, Entscheider und Key-User mit diesen Informationen absehen, welche Funktionen die Werkzeuge bieten und wie das notwendige Customizing aussieht. Das Buch bietet sowohl technische als auch fachliche Inhalte, wodurch der Spagat zwischen den verschiedenen Interessen der Zielgruppen gelingen sollte.

Entwickler, die auf der Suche nach Hinweisen für die Programmierung sind, werden in diesem Buch nicht fündig. Auch reine Endanwender, die eine Anleitung zur Verwendung der ECM-Werkzeuge suchen, können mit diesem Buch nur bedingt arbeiten. Sie finden auch keine umfangreichen Installationsanleitungen für die in diesem Buch vorgestellten Lösungen. Hierzu verweise ich auf die entsprechende Dokumentation der Hersteller SAP und OpenText.

Dieses Buch setzt sich folgende Ziele:

• Es vermittelt einen Überblick über die ECM-Werkzeuge von SAP und OpenText.

• Es zeigt für jedes dieser Werkzeuge den wesentlichen Einsatzbereich auf.

• Es zeigt anhand einiger typischer Szenarien und praktischer Beispiele, wie die ECM-Werkzeuge eingesetzt werden können.

• Es ordnet die ECM-Werkzeuge in ein strategisches ECM-Modell ein und verschafft Ihnen so einen Überblick über die Möglichkeiten. Es kann Ihnen auch als Entscheidungshilfe dienen, welche Werkzeuge Sie für welche Zwecke verwenden sollten.

• Es zeigt, wie die ECM-Lösungen eingerichtet werden. Für einige der OpenText-Lösungen kann hier nur die Einrichtung der wichtigsten Bereiche erläutert werden.

Dieses Buch ist in vier Teile gegliedert. Zuerst lernen Sie die Grundlagen von ECM kennen, und ich sortiere die SAP- und OpenText-Werkzeuge in das ECM-Modell ein. In den folgenden beiden Teilen betrachten wir die SAP-eigenen und die von OpenText gelieferten ECM-Werkzeuge genauer. Im letzten Teil widmen wir uns den Neuerungen im ECM-Umfeld im Zusammenhang mit SAP S/4HANA und den SAP-Cloud-Lösungen wie der SAP Cloud Platform, SAP C/4HANA und SAP SuccessFactors.

Teil I: Grundlagen

Im ersten Teil dieses Buches stelle ich Ihnen den Umfang des Fachgebiets ECM, die im ECM-Umfeld verwendeten Begriffe und die ECM-Rahmenarchitektur vor. Außerdem gebe ich Ihnen in diesem Teil einen ersten Überblick über die SAP-eigenen und die von OpenText ausgelieferten ECM-Werkzeuge. Kapitel 1, »Einführung in Enterprise Content Management«, führt Sie in das Themengebiet ECM ein. Die wichtigsten Begriffe werden erläutert und voneinander abgegrenzt. Ich stelle eine ECM-Rahmenarchitektur und deren Hauptkomponenten vor. Abschließend gehe ich auf einige rechtliche Rahmenbedingungen ein. Eine ECM-Strategie und die dabei eingesetzten Werkzeuge können Sie auch dabei unterstützen, diese gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. In Kapitel 2, »Enterprise Content Management und SAP«, gehe ich auf die Integration von SAP und der ECM-Werkzeuge ein. Ich gebe Ihnen einen Überblick über die verschiedenen ECM-Werkzeuge, die das SAP-System standardmäßig enthält, sowie über die ECM-Werkzeuge von OpenText, die SAP zusätzlich als SAP Solution Extensions anbietet.

Teil II: Enterprise Content Management mit SAP-Standardwerkzeugen

Im zweiten Teil dieses Buches stelle ich Ihnen SAP-eigene ECM-Werkzeuge vor, erläutere deren Einsatzgebiete und gebe einen Einblick in das Customizing. Die ECM-Werkzeuge von SAP ordne ich in Kapitel 3, »Die ECM-Standardwerkzeuge von SAP im Überblick«, in das ECM-Modell ein und gehe kurz auf deren Einsatzmöglichkeiten ein. In Kapitel 4, »Ablage und Archivierung mit SAP-Standardwerkzeugen«, stelle ich die Standardwerkzeuge von SAP für den Bereich Archivierung des ECM-Modells umfassender vor. Hierzu betrachte ich die Funktionen des Protokolls SAP ArchiveLink und des SAP-eigenen Ablagesystems SAP Content Server. Zudem gehe ich auf das Customizing dieser beiden Werkzeuge ein. Welche Standardwerkzeuge SAP für das Content Management bereithält, zeige ich Ihnen in Kapitel 5, »Content Management mit SAP-Standardwerkzeugen«. Im ersten Abschnitt erläutere ich die Funktionen und das Customizing der generischen Objektdienste. Danach gehe ich auf den SAP-eigenen Document Viewer ein. Abschließend zeige ich die Funktionen und das Customizing des SAP-Dokumentenverwaltungssystems (DVS) und wie SAP Easy Document Management eingesetzt werden kann.

Teil III: Enterprise Content Management mit OpenText-Werkzeugen

Im dritten Teil dieses Buches geht es um die ECM-Werkzeuge von OpenText. Ich erläutere deren Einsatzgebiete und gebe einen Einblick in das Customizing. In Kapitel 6, »Die SAP-zertifizierten ECM-Werkzeuge von OpenText im Überblick«, vermittle ich Ihnen zunächst einen Überblick über die SAP Solution Extensions von OpenText. Ich ordne die Werkzeuge in das ECM-Modell ein und gehe kurz auf deren Einsatzmöglichkeiten ein.

Die Funktionen der Werkzeuge von OpenText für das Input Management in SAP-Systemen erläutere ich in Kapitel 7, »Input Management mit OpenText-Werkzeugen«. Neben den Funktionen zeige ich grundlegende Schritte für das Customizing auf. Die beiden Werkzeuge, die in diesem Kapitel behandelt werden, sind SAP Invoice Management by OpenText für die Verarbeitung von Rechnungen und SAP Digital Content Processing für die digitale Verarbeitung anderer eingehender Dokumente.

Kapitel 8, »Content Management mit OpenText-Werkzeugen«, befasst sich mit den grundlegenden Funktionen der Werkzeuge SAP Document Access by OpenText und SAP Extended ECM by OpenText. In den jeweiligen Abschnitten gehe ich auch auf das Customizing dieser Werkzeuge ein. Für den Bereich Archivierung des ECM-Modells ist das OpenText-Werkzeug SAP Archiving by OpenText verfügbar. Ich erläutere in Kapitel 9, »Ablage und Archivierung mit OpenText-Werkzeugen«, die grundlegende Infrastruktur der Archivumgebung und gebe einen Einblick in die Funktionsweise des OpenText Archive Servers. Abschließend gehe ich auf die Unterschiede zwischen SAP Content Server und OpenText Archive Server ein.

Wie ausgehende Dokumente mit SAP Document Presentment by OpenText verarbeitet werden können und wie dieses Werkzeug für die hier aufgezeigten Szenarien eingerichtet wird, zeige ich in...

Über Autor(innen)

Fink, Christian
Christian Fink ist Gründer und Inhaber des global tätigen IT-Beratungshauses Fink IT-Solutions GmbH & Co. KG (Fink IT) mit den Schwerpunkten SAP- und OpenText-Lösungen. Als Geschäftsführer leitet er die Geschicke des Unternehmens mit Standort in Würzburg und aktuell über 40 festangestellten Mitarbeitern. Bereits seit 2004 profitieren seine Kunden von seinem breiten Fachwissen: OpenText- und SAP-Beratung, SAP Fiori und Neptune DXP sowie SAP Cloud Platform und Internet der Dinge.Davor war er u.a. als SAP-Berater, IT-Leiter, Projektleiter und Solution Architekt für dokumentenbasierte Prozesse im SAP-Umfeld tätig. Seine Leidenschaft ist die Digitalisierungsstrategie von Unternehmen. In über 30 Projekten in nahezu allen Branchen – von mittelständischen Unternehmen bis zu Konzernen im In- und Ausland – konnte er sein profundes Wissen zu den DMS- und ECM-Funktionen des SAP-Systems sowie zu den SAP Solution Extensions von OpenText einfließen lassen. Seit einigen Jahren beschäftigt er sich auch mit den neuen Themenfeldern SAP S/4HANA und SAP Cloud Platform. Durch die langjährige und enge Zusammenarbeit mit seinen Kunden kennt er die Bedürfnisse und Anforderungen der Unternehmen und Anwender sehr gut. Als Lehrbeauftragter der Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt lässt er die Studenten an seinem Wissen zu ECM und SAP teilhaben.