Fitznar SAP für Anwender – Tipps & Tricks

2. Auflage 2020
ISBN: 978-3-8362-7465-4
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 461 Seiten

Reihe: SAP Press

Über dieses Buch

Leichter arbeiten mit SAP ERP! Ob in Controlling, Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb, Disposition oder Personalwesen: Wenn Sie regelmäßig mit einem SAP-System arbeiten, ist dieses Buch wie für Sie gemacht. Aus eigener Erfahrung wissen Wolfgang und Dennis Fitznar, wo sich SAP-Anwender*innen schwer tun, und greifen tief in ihre Trickkisten. Tipp für Tipp erfahren Sie, wie Sie komfortabler im System navigieren, blitzschnell Daten pflegen und das SAP-System für sich arbeiten lassen .

Aus dem Inhalt:

• Komfortabel am System anmelden
• Anzeigeeinstellungen optimieren
• Schneller im System navigieren
• Vorschlagswerte einsetzen
• Daten erfassen
• Daten pflegen
• Mit F4-Hilfen Daten schnell finden
• Daten gezielt selektieren
• ALV-Auswertungen optimieren
• Druck und Download
• Abläufe mithilfe von Jobs automatisieren
• Makros für wiederkehrende Aufgaben

Autoren/Hrsg.

Fitznar, Wolfgang

Fitznar, Dennis

Inhaltsverzeichnis

  Vorwort zur zweiten Auflage ... 13


  Einleitung ... 15


TEIL 1.  Komfortabel am System anmelden ... 19


       Tipp 1 ... Checkliste: Die wichtigsten Einstellungen nach der Erstanmeldung ... 20

       Tipp 2 ... Schneller anmelden mit Desktopverknüpfungen ... 23

       Tipp 3 ... Felder im Einstiegsbild mithilfe einer Desktopverknüpfung vorbelegen ... 28

       Tipp 4 ... Desktopverknüpfung bearbeiten ... 34

       Tipp 5 ... SAP-Anmeldung direkt mit Windows starten ... 36

       Tipp 6 ... Zweiten Modus nach der Anmeldung sparen ... 38



TEIL 2.  Anzeigeeinstellungen optimieren ... 41


       Tipp 7 ... Welches Theme ist besser für mich: Belize oder Signature? ... 42

       Tipp 8 ... Systeme und Mandanten mit Farben leichter unterscheiden ... 46

       Tipp 9 ... Eigene Bildschirmfarben für SAP GUI definieren ... 49

       Tipp 10 ... Aktives Feld durch Fokus schneller erkennen ... 51

       Tipp 11 ... Quickinfo beschleunigen ... 54

       Tipp 12 ... Weg mit überflüssigen Meldungsfenstern! ... 56



TEIL 3.  Surfin' SAP -- schneller im System navigieren ... 61


       Tipp 13 ... Transaktionen im SAP-Menü schneller finden ... 62

       Tipp 14 ... In Baumstrukturen schneller navigieren ... 65

       Tipp 15 ... Favoritenmenü optimal anlegen ... 67

       Tipp 16 ... Favoritenmenüs teilen ... 72

       Trick17 ... Mit Befehlsfeld navigieren ... 76

       Tipp 18 ... Mit /* das Einstiegsbild überspringen ... 79

       Tipp 19 ... Befehlsfeld als multiple Zwischenablage nutzen ... 82

       Tipp 20 ... Mit Doppelklicks schneller navigieren ... 85

       Tipp 21 ... Mit den Menüs »Umfeld« und »Springen« navigieren ... 89

       Tipp 22 ... Mit Kontextmenüs und Standard-Funktionstasten navigieren ... 93

       Tipp 23 ... Transaktionen mit eigenen Tastenkombinationen starten ... 96

       Tipp 24 ... SAP-Verknüpfungssymbole auf dem Desktop optimieren ... 101



TEIL 4.  Vorschlagswerte einsetzen ... 105


       Tipp 25 ... Vorschlagswerte aus der Historie nutzen ... 106

       Tipp 26 ... Zentrale Vorschlagswerte in Benutzerparametern definieren ... 109

       Tipp 27 ... Parameter-IDs mit der technischen Info finden ... 115

       Tipp 28 ... Transaktionsspezifische Vorschlagswerte definieren ... 119

       Tipp 29 ... Temporäre Vorschlagswerte für einzelne Masken definieren ... 125

       Tipp 30 ... Vorschlagswert für ein Feld mit mehreren möglichen Werten setzen ... 129



TEIL 5.  Daten erfassen ... 131


       Tipp 31 ... Stammdaten mit Vorlagen erfassen ... 132

       Tipp 32 ... Belege mit Vorlagen erfassen ... 136

       Tipp 33 ... Zeilen in Erfassungstabellen kopieren ... 140

       Tipp 34 ... Tabellenteile kopieren ... 143

       Tipp 35 ... Feldinhalte schneller kopieren ... 147

       Tipp 36 ... Tastatureinstellungen für die Datenerfassung optimieren ... 152

       Tipp 37 ... Spaltenreihenfolge in Erfassungstabellen ändern (Table Control) ... 155

       Tipp 38 ... Mehrere Table Controls verwenden ... 159

       Tipp 39 ... Datumswerte schneller erfassen ... 161



TEIL 6.  Daten pflegen ... 165


       Tipp 40 ... Schnelländerungen in Belegen und Beleglisten durchführen ... 166

       Tipp 41 ... Persönliche Notizen ergänzen ... 171

       Tipp 42 ... Öffentliche Notizen ergänzen ... 175

       Tipp 43 ... PC-Dateien als Anlagen speichern ... 178

       Tipp 44 ... Upload-Ordner einstellen ... 183

       Tipp 45 ... Klarnamen aus Benutzernamen ermitteln ... 186

       Tipp 46 ... Expressmail wegen Datensperrung verschicken ... 190

       Tipp 47 ... Mit der Objekthistorie letzte Änderungen finden ... 193

       Tipp 48 ... Änderungslisten für Stammsätze und Belege anzeigen ... 196



TEIL 7.  Mit F4-Hilfen Daten schnell finden ... 201


       Tipp 49 ... »Magisches Dreieck« für Suchhilfen nutzen ... 202

       Tipp 50 ... Nummern für Stammdaten und Belege schneller finden ... 206

       Tipp 51 ... Persönliche Wertelisten erstellen ... 211

       Tipp 52 ... Persönliche Wertelisten bearbeiten ... 216

       Tipp 53 ... Persönliche Wertelisten standardmäßig anzeigen ... 219

       Tipp 54 ... Maximale Trefferanzahl dauerhaft ändern ... 221

       Tipp 55 ... Volltreffer direkt in das Eingabefeld übernehmen ... 223

       Tipp 56 ... Voreinstellungen für einzelne Wertelisten durchführen ... 226



TEIL 8.  Daten gezielt selektieren ... 231


       Tipp 57 ... Daten mit Kopfparametern schneller selektieren ... 232

       Tipp 58 ... Langläufer abbrechen ... 235

       Tipp 59 ... Mit Jokern flexibler selektieren ... 237

       Tipp 60 ... Mit dem Joker * Mussfelder austricksen ... 239

       Tipp 61 ... Selektionsoptionen nutzen ... 241

       Tipp 62 ... Leere Felder selektieren ... 244

       Tipp 63 ... Mehrfachselektionen mit Upload vereinfachen ... 247

       Tipp 64 ... Zusätzliche Selektionsfelder aus freien Abgrenzungen nutzen ... 252

       Tipp 65 ... Vorschlagswerte in Reportvarianten speichern ... 256

       Tipp 66 ... Reportvarianten ändern und löschen ... 262

       Tipp 67 ... Felder in Reportvarianten ausblenden und schützen ... 265

       Tipp 68 ... Datumsangaben in Reportvarianten dynamisch vorbelegen ... 268



TEIL 9.  Layouts mit dem SAP List Viewer erstellen und verwalten ... 275


       Tipp 69 ... ALV-Darstellungen kennenlernen ... 276

       Tipp 70 ... In die optimale ALVDarstellung wechseln ... 280

       Tipp 71 ... Vorgefertigte Layouts verwenden ... 285

       Tipp 72 ... Nützliche Funktionen für ALVListen finden ... 289

       Tipp 73 ... Markierungen in ALV-Listen durchführen ... 293

       Tipp 74 ... Spalten kombinieren (ALV Grid) ... 296

       Tipp 75 ... Spalten kombinieren (ALV Classic) ... 300

       Tipp 76 ... Schatzsuche im ALV: Verborgene Spalten sichtbar machen ... 304

       Tipp 77 ... Layout speichern und voreinstellen ... 307

       Tipp 78 ... Layout nachträglich ändern ... 311

       Tipp 79 ... Layoutvoreinstellung wechseln ... 315

       Tipp 80 ... Layout löschen ... 318



TEIL 10.  Layouts optimieren ... 321


       Tipp 81 ... Spalten am linken Rand fixieren ... 322

       Tipp 82 ... Spaltenbreiten optimieren ... 326

       Tipp 83 ... Schnelle Berechnungen erstellen ... 329

       Tipp 84 ... Mehrstufige Zwischensummen erstellen (ALV Grid) ... 334

       Tipp 85 ... Summenauswertungen erstellen ... 338

       Tipp 86 ... Tabellenlöcher nach Mehrfachsortierung stopfen ... 343

       Tipp 87 ... Die zweite Chance: Mit Filtern nachselektieren ... 348

       Tipp 88 ... Layouts in Reportvarianten voreinstellen ... 351

       Tipp 89 ... Eigene ALV-Reports mit dem QuickViewer anlegen ... 354

       Tipp 90 ... ALV-Reports mit dem QuickViewer ausführen ... 360

       Tipp 91 ... Tabellen für ALV-Auswertungen finden ... 363



TEIL 11.  Druck und Download ... 369


       Tipp 92 ... Schnelle Hardcopy erstellen ... 370

       Tipp 93 ... Zentrale Voreinstellungen in den Benutzervorgaben vornehmen ... 372

       Tipp 94 ... Probleme beim Ausdruck vermeiden ... 375

       Tipp 95 ... Spool-Aufträge zur schnellen Recherche nutzen ... 381

       Tipp 96 ... Download-Funktionen finden ... 386

       Tipp 97 ... Frei wählbare Tabellenteile downloaden ... 388



TEIL 12.  Abläufe mithilfe von Jobs automatisieren ... 391


       Tipp 98 ... Langläufer mit Job durchführen ... 392

       Tipp 99 ... Periodische Reports mit Jobs automatisch durchführen ... 397

       Tipp 100 ... Reportliste aus Jobübersicht anzeigen ... 401

       Tipp 101 ... Eigene Jobs überprüfen und abbrechen ... 403

       Tipp 102 ... Eigene Jobs löschen ... 406

       Tipp 103 ... Reportnamen finden ... 408

       Tipp 104 ... Periodische Reports automatisch per E-Mail versenden ... 411

       Tipp 105 ... Verteilerlisten anlegen ... 420

       Tipp 106 ... Gemailten Report öffnen und bearbeiten ... 423



TEIL 13.  Abläufe mithilfe von Skripting automatisieren ... 427


       Tipp 107 ... Vorbereitung zum Erstellen von Skripten ... 428

       Tipp 108 ... Kamera läuft! Ein Skript aufnehmen ... 430

       Tipp 109 ... Film ab! Ein Skript abspielen ... 435

       Tipp 110 ... Ein Skript als Favoriten speichern ... 438

       Tipp 111 ... Ein Skript pflegen ... 440

       Tipp 112 ... Und Tschüs ... schneller abmelden ... 442



  Anhang ... 445


       A ... Unsere Lieblings-Shortcuts ... 445

       B ... Die Autoren ... 449



  Index ... 453

Leseproben

Tipp 3    Felder im Einstiegsbild mithilfe einer Desktopverknüpfung vorbelegen

Starten Sie mit Desktopverknüpfungen Transaktionen, in deren Einstiegsbildern Sie immer die gleichen Eingaben in den gleichen Feldern vornehmen? Diese Eingaben können Sie sich sparen, denn dies kann auch die Desktopverknüpfung für Sie erledigen.

Mit Desktopverknüpfungen können Sie Transaktionen nicht nur schnell und einfach starten, sondern auch gleich Eingabefelder vorbelegen, die Sie ohnehin immer mit den gleichen Werten füllen. Sie setzen noch keine Desktopverknüpfungen ein? Dann lesen Sie zunächst Tipp 2, »Schneller anmelden mit Desktopverknüpfungen«.

In diesem Tipp zeigen wir Ihnen anhand der Transaktion VA05 (Liste Aufträge) aus der Komponente Vertrieb, wie Sie Eingabefelder mithilfe von Desktopverknüpfungen vorbelegen. Sie dürfen gerne aus Ihrem Arbeitsbereich eine andere Transaktion nutzen. Diese sollte jedoch ein Einstiegsbild mit eingabebereiten Feldern haben.

Und so geht’s

Für unser Beispiel nehmen wir an, dass Sie jeden Morgen erst einmal die offenen Verkaufsaufträge für Ihr wichtigstes Material sehen möchten. Damit Sie nicht jedes Mal die Materialnummer von Hand eingeben müssen, soll diese automatisch in das Einstiegsbild eingefügt werden. Die Desktopverknüpfung soll folgende Felder vorbelegen (siehe Abbildung):

• Das Feld Material erhält automatisch die Materialnummer DPC1005.

• In der unteren Feldgruppe Selektionsumfang soll das Optionsfeld Offene Aufträge automatisch markiert sein. Standardmäßig ist das Feld Alle Aufträge markiert.

Einstiegsbild der Transaktion VA05 (Liste Aufträge) mit vorbelegter Materialnummer

Kennen Sie die Benutzerparameter, die in Tipp 26, »Zentrale Vorschlagswerte in Benutzerparametern definieren«, beschrieben werden? Damit lassen sich ebenfalls Eingabefelder vorbelegen. Sie werden sich vielleicht fragen, warum wir nicht die Benutzerparameter verwenden. Dies hat folgende Gründe:

• Besonders in Einstiegsbildern von Reports bzw. Selektionsbildern ignoriert das SAP-System häufig Benutzerparameter. In der Transaktion VA05 (Liste Aufträge) wird zum Beispiel der Benutzerparameter MAT für das Feld Material ignoriert.

• Ankreuz- und Optionsfelder lassen sich leider nur selten mit Benutzerparametern vorbelegen.

Das Schöne an der folgenden Methode ist, dass Sie damit im Gegensatz zu den Benutzerparametern grundsätzlich jedes Feld vorbelegen können:

1. Starten Sie die Transaktion, die später mit der Verknüpfung automatisch aufgerufen werden soll. In unserem Beispiel wird die Transaktion VA05 (Liste Aufträge) gestartet.

   Einstiegsbild der Transaktion VA05 (Liste Aufträge)

2. Um ein Feld über eine Desktopverknüpfung vorzubelegen, benötigen Sie dessen technischen Feldnamen. Klicken Sie dazu in das entsprechende Feld. In unserem Beispiel setzen wir den Cursor in das Feld Material.

3. Drücken Sie die (F1)-Taste, oder klicken Sie auf das Symbol (Hilfe). Daraufhin erscheint die Feldhilfe im Fenster Performance Assistant mit einer Erläuterung zu dem Feld.

   Feldhilfe im Fenster »Performance Assistant« in der Transaktion VA05 (Liste Aufträge) für das Feld »Material«

   » Tipp zum Tipp: Erscheint bei Ihnen statt des Fensters Performance Assistant ein Hilfefenster ohne Symbole? Dann haben Sie eine veraltete Darstellung voreingestellt. In dieser befindet sich rechts unten eine Schaltfläche Technische Info, die die gleiche Wirkung wie das Symbol aus dem nächsten Schritt hat. Die moderne Darstellung des Hilfefensters erhalten Sie, indem Sie über die Menüleiste den Befehl Hilfe • Einstellungen auswählen und dort im Register F1-Hilfe die Option im Performance Assistant wählen.

4. Klicken Sie auf das Symbol , um die technische Info aufzurufen.

   Technische Info mit dem Feld »Dynprofeld« für das Feld »Material« in der Transaktion VA05 (Liste Aufträge)

5. Markieren Sie den Inhalt des untersten Feldes Dynprofeld, und kopieren Sie diesen mit der Tastenkombination (Strg) + (C) in die Zwischenablage und danach in eine Textdatei.

6. Möchten Sie mehrere Felder vorbelegen, schließen Sie die Fenster mit der technischen Info und der Feldhilfe. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für die weiteren Felder, die Sie vorbelegen möchten. Kopieren Sie dazu die entsprechenden Feldnamen in eine Textdatei.

   Für unser Beispiel klicken Sie auf das Feld Offene Aufträge. Dieses Feld soll mit einer Markierung vorbelegt werden. Danach drücken Sie die (F1)-Taste und klicken im Hilfefenster auf das Symbol . Im Fenster Technische Info kopieren Sie den Inhalt VBCOM-VBOFF des untersten Feldes Dynprofeld ebenfalls in eine Textdatei.

Nun haben Sie die Vorbereitungen abgeschlossen. Jetzt geht es zur eigentlichen Realisierung der neuen Verknüpfung.

1. Starten Sie die Transaktion, die später mit der Verknüpfung automatisch aufgerufen werden soll. In unserem Beispiel verwenden wir weiterhin die Transaktion VA05 (Liste Aufträge).

2. Klicken Sie im Einstiegsbild der gewünschten Transaktion auf das Symbol (Erstellt eine Verknüpfung).

   Fenster »Neue SAP-Verknüpfung anlegen«

3. Im Fenster Neue SAP-Verknüpfung anlegen beachten Sie folgende Felder:

   • In das Feld Titel tragen Sie Ihre Beschreibung für die Desktopverknüpfung ein.

   • Im Feld Typ wählen Sie den Eintrag Systembefehl aus. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass Sie Felder vorbelegen können.

   • Im Feld Befehl geben Sie nun den Transaktionscode und die Vorbelegung für die Felder ein, in unserem Beispiel /nVA05 VBCOM-MATNR=DPC1005;VBCOM-VBOFF=X. Die Feldnamen kopieren Sie aus der Zwischenablage bzw. aus der Textdatei.

   • Das Voranstellen von /n im Feld Befehl ist notwendig, damit der Transaktionsaufruf nachher klappt. Mehrere Felder werden durch den Strichpunkt (;) voneinander getrennt. Mit =X bestimmen Sie, dass ein Options- oder Ankreuzfeld wie das Feld Offene Aufträge markiert wird, und mit ='"" (zwei Anführungszeichen), dass es nicht markiert ist. Falls es zu einem Feld gleichzeitig einen Benutzerparameter gibt, verwendet das SAP-System den Wert aus dem Systembefehl.

   • Im Feld Systembeschreibung wählen Sie Ihr System.

   • Im Feld Ort wählen Sie den Eintrag Desktop.

4. Mit einem Klick unten rechts auf die Schaltfläche Fertig stellen erstellen Sie die Desktopverknüpfung.

Prima, das war’s! Sie dürfen nun gemäß der Anleitung in Tipp 2, »Schneller anmelden mit Desktopverknüpfungen«, die neue Desktopverknüpfung testen. Hat’s geklappt? Gratulation! Wenn eine Feldvorbelegung nicht funktioniert hat und Sie die Befehlszeile überprüfen wollen, lesen Sie den nächsten Tipp 4, »Desktopverknüpfung bearbeiten«. Dort lernen Sie, wie Sie am schnellsten Destopverknüpfungen ändern.

» Tipp zum Tipp: Möchten Sie das Einstiegsbild komplett überspringen, damit Ihnen sofort nach der Anmeldung eine bestimmte Liste angezeigt wird? Selbst das funktioniert mit einem kleinen Kniff. Verwenden Sie einfach am Beginn des Systembefehls /* statt /n. Weitere...

Über Autor(innen)

Fitznar, Dennis
Dennis Fitznar hat seinen Abschluss als Bachelor of Arts der Betriebswirtschaft gemacht und arbeitet seitdem als freiberuflicher SAP-Berater und Autor. Praktische Erfahrungen zur Implementierung und zum Betrieb von SAP Fiori und SAP-Fiori-Anwendungen konnte er bei einem großen Automobilhersteller sammeln. Er zeichnet sich durch eine starke Anwenderorientiertheit, kreative Lösungsansätze und großes Interesse an neuen Technologien aus. Als Autor hat er u. a. multimediale SAP-Trainingsmedien zu den Themen Reporting mit SAP Query, Customizing, LSMW, Scripting und Administration erstellt.

Fitznar, Wolfgang
Wolfgang Fitznar ist SAP-Tipp-Sammler und Diplom-Betriebswirt (FH). Seit 1992 beschäftigt er sich mit SAP-Software, zuerst als Produktmanager für SAP-Qualifizierungen und später als Projektleiter für SAP-Trainingsprojekte. Heute ist er als freiberuflicher Trainer und Anwendungsberater in nationalen und internationalen SAP-Trainingsprojekten in den Bereichen Logistik und Rechnungswesen tätig. Er ist sowohl als SAP Solution Consultant als auch als SAP-Trainer zertifiziert.Seine Trainings zeichnen sich durch fachliche Kompetenz und Praxisnähe aus. Darüber hinaus vermittelt er nicht nur fachliche Inhalte, sondern auch Freude im Umgang mit SAP. Dazu sammelt er systematisch Tipps und Tricks, die Anwendern bei der täglichen Arbeit helfen. In speziellen Effizienz-Workshops gibt er sein umfangreiches Know-how zielgenau an fortgeschrittene Anwender und Key-User weiter, damit Fachabteilungen schneller und bessere Ergebnisse mithilfe der SAP-Software erreichen.