Kohmann / Pelmer FI-CA in SAP S/4HANA

Prozesse und Customizing des Vertragskontokorrents
1. Auflage 2019
ISBN: 978-3-8362-8205-5
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 502 Seiten

Reihe: SAP Press

Über dieses Buch

Damit der Zahlungsprozess mit hohem Belegvolumen kein mühseliges Geschäft wird: Dieses Implementierungsbuch zeigt Ihnen, wie Sie die Fachprozesse im Customizing des Vertragskontokorrents (FI-CA) effektiv umsetzen. Sie folgen dabei dem Beleglebenszyklus und führen die einzelnen Konfigurationsschritte anhand konkreter Beispiele durch. Zudem lernen Sie, wie Sie häufig auftretende Probleme schnell lösen und ein automatisiertes Jobmanagement zur Massenverarbeitung einrichten.

Aus dem Inhalt:

• Neuerungen gegenüber SAP FI-AR
• Einstieg in SAP FI-CA
• Einstellungen in SAP FI-GL
• SAP-Geschäftspartner
• Vertragskonto
• Vertragspartner
• Geschäftsvorfälle und Prozesse
• SAP-Branchenlösungen
• Fakturaschnittstellen und externe Billingsysteme
• Migration und Erweiterungen
• Archivierung und Jobsteuerung
• Optimierungen mit SAP S/4HANA

Autoren/Hrsg.

Kohmann, Simona

Pelmer, Sebastian

Inhaltsverzeichnis

  Einleitung ... 15

  1.  Grundlagen ... 23

       1.1 ... Einführung in das SAP-Vertragskontokorrent ... 24

       1.2 ... Das SAP-Vertragskontokorrent im Vergleich zu FI-AR ... 34

       1.3 ... Das Vertragskontokorrent unter SAP S/4HANA ... 39

       1.4 ... Das SAP-Vertragskontokorrent aktivieren ... 41

       1.5 ... Fazit ... 44

  2.  Der Beleglebenszyklus in FI-CA ... 45

       2.1 ... Beleglebenszyklus ... 46

       2.2 ... Forderungsmanagement ... 52

       2.3 ... Vorgehensmodell zur Implementierung ... 54

       2.4 ... Fazit ... 55

  3.  Organisationseinheiten ... 57

       3.1 ... Übergreifende Einstellungen ... 57

       3.2 ... Buchungskreise und Buchungskreisgruppen in FI-CA ... 58

       3.3 ... Fazit ... 64

  4.  Stammdaten ... 65

       4.1 ... Kundenstammdaten - Funktion und Aufbau ... 66

       4.2 ... Geschäftspartner ... 69

       4.3 ... Vertragskonto ... 89

       4.4 ... Vertragspartner ... 106

       4.5 ... Fazit ... 112

  5.  Grundfunktionen ... 113

       5.1 ... Buchungen und Belege ... 114

       5.2 ... Kontenfindung ... 133

       5.3 ... Offene-Posten-Verwaltung ... 157

       5.4 ... Korrespondenzen ... 173

       5.5 ... Fazit ... 188

  6.  Zahlwesen ... 191

       6.1 ... Einführung ... 192

       6.2 ... Zahlungsmerkmale im Buchhaltungsbeleg von FI-CA ... 193

       6.3 ... Erstellung von Ein- und Ausgangszahlungen ... 217

       6.4 ... Verarbeitung von Eingangszahlungen ... 232

       6.5 ... Fazit ... 243

  7.  Rückläuferverarbeitung ... 245

       7.1 ... Überblick über den Rückläuferprozess ... 246

       7.2 ... Buchungen bei der Rückläuferverarbeitung ... 253

       7.3 ... Rückläufergründe ... 254

       7.4 ... Rückläuferaktivitäten ... 258

       7.5 ... Unternehmensspezifische Rückläufergebühren ... 263

       7.6 ... Automatische Gebührenermittlung ... 263

       7.7 ... Rückläufergründe den Hausbanken zuordnen ... 264

       7.8 ... Bankverrechnungskonto ... 265

       7.9 ... Klärungskonto ... 265

       7.10 ... Gebührenkonto ... 266

       7.11 ... Haupt- und Teilvorgänge für neu erzeugte Rückläuferbelege ... 267

       7.12 ... Kontierungsinformationen für Rückläuferbelege ... 268

       7.13 ... Vorgänge für die Übernahme elektronischer Kontoauszüge definieren ... 269

       7.14 ... Fazit ... 270

  8.  Mahnungen und Inkasso ... 271

       8.1 ... Mahnungen ... 271

       8.2 ... Inkassoabgabe ... 288

       8.3 ... Fazit ... 303

  9.  Stundung und Ratenplan ... 305

       9.1 ... Ratenplanaufbau ... 305

       9.2 ... Ratenplantabellen ... 308

       9.3 ... Customizing des Ratenplans ... 311

       9.4 ... Stundung ... 320

       9.5 ... Fazit ... 321

10.  Verrechnungssteuerung ... 323

       10.1 ... Überblick über die Verrechnungssteuerung ... 323

       10.2 ... Grund-Customizing zur Ausprägung der Verrechnungsvarianten ... 326

       10.3 ... Verrechnungsvarianten definieren ... 333

       10.4 ... Vorgaben für die Verrechnungsarten definieren ... 345

       10.5 ... Fazit ... 352

11.  Sonstige Geschäftsvorfälle ... 355

       11.1 ... Zweifelhaftstellung und Einzelwertberichtigung ... 356

       11.2 ... Ausbuchen ... 371

       11.3 ... Verzinsung ... 378

       11.4 ... Fazit ... 387

12.  Integration ... 389

       12.1 ... Customer Relationship Management ... 391

       12.2 ... Vertriebskomponenten und Abrechnungsdaten ... 397

       12.3 ... Fakturaschnittstellen und externe Systeme ... 405

       12.4 ... Hauptbuch und Controlling ... 416

       12.5 ... Abstimmarbeiten und Abschluss ... 425

       12.6 ... Fazit ... 444

13.  Erweiterungen ... 445

       13.1 ... Kundenspezifische Erweiterungen ... 445

       13.2 ... Fazit ... 451

14.  Jobkonzept und Automatisierung ... 453

       14.1 ... Reportaufbau ... 454

       14.2 ... Jobverarbeitung ... 459

       14.3 ... Fazit ... 466

15.  Migration ... 467

       15.1 ... Vorbereitungen des Produktivstarts ... 467

       15.2 ... Zeitpunkte ... 468

       15.3 ... Stammdaten ... 468

       15.4 ... Bewegungsdaten ... 470

       15.5 ... Daten übernehmen ... 471

       15.6 ... Datenübernahme zurücksetzen ... 471

       15.7 ... Fazit ... 472

16.  Archivierung ... 475

       16.1 ... Vertragskonto archivieren ... 476

       16.2 ... Archivobjekte ... 477

       16.3 ... Verweildauer für Belegarten festlegen ... 478

       16.4 ... Verweildauer für Musterbelege hinterlegen ... 478

       16.5 ... Archivinfostruktur für Belegarchiv aktivieren ... 478

       16.6 ... Verweildauer für Abstimmschlüssel hinterlegen ... 480

       16.7 ... Archivinfostruktur für Abstimmschlüssel aktivieren ... 480

       16.8 ... Weitere Datenobjekte ... 480

       16.9 ... Formulare archivieren ... 481

       16.10 ... Archive für Schriftstücke hinterlegen ... 481

       16.11 ... Fazit ... 482

  Anhang ... 483

       A ... Wichtige Tabellen ... 485

       B ... Funktionsbausteine ... 487

       C ... Die Autoren ... 491

  Index ... 493

Leseproben

Einleitung

Stellen Sie sich ein Telekommunikationsunternehmen oder einen Energielieferanten vor: Diese versorgen ihre gigantische Kundenzahl mit ähnlichen oder gleichartigen Leistungen, die sich häufig nur durch den Preis von der Konkurrenz abheben. Hier können Sie nur durch Gruppierungen von Vorgängen und gleichartige Prozesse für die Abarbeitung von debitorischen Aufgaben und somit für Kosteneinsparungen sorgen, um sich von den Mitbewerbern zu unterscheiden.

Eines wird schnell klar: Die effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen ist ein wesentlicher Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Dabei stoßen jedoch IT-Systeme bei hohem Belegvolumen und der Verarbeitung von Massendaten oftmals an ihre Grenzen. Die Folge ist, dass die angestrebte effiziente Abwicklung der Geschäftsprozesse durch Performanceschwierigkeiten ausgebremst wird.

Gerade Branchen, die auf das Business-to-Customer-Geschäft (B2C) ausgerichtet sind und in denen, auf Verträgen basierend, wiederkehrende Abrechnungen erfolgen, haben ein hohes Belegvolumen in der Debitorenbuchhaltung zu verarbeiten. Um auf diese speziellen Bedürfnisse der Massenverarbeitung im B2C-Geschäft zu antworten, hat SAP das Vertragskontokorrent (FI-CA) entwickelt. FI-CA reagiert auf die verschiedenen Anforderungen der Debitorenbuchhaltung im Hinblick auf eine übersichtliche und flexible Verarbeitung der Geschäftsprozesse mit einer Vielzahl an Automatisierungsmöglichkeiten.

Ziel von FI-CA ist es daher, die Massenverarbeitung zu unterstützen, und das weitestgehend automatisiert. Dabei sollen manuelle Eingriffe nur erforderlich sein, wenn eine Entscheidung des Sachbearbeiters notwendig ist. Um dieses Ziel zu erreichen, hat SAP mit dem Vertragskontokorrent zwei wesentliche Neuerungen gegenüber der klassischen Lösung von FI-AR (Accounts Receivable, Debitorenbuchhaltung) eingeführt:

Im Gegensatz zu FI-AR ist FI-CA zum einen ein separates Nebenbuch, das nicht direkt in das Hauptbuch (FI-GL) integriert ist. Somit kann abseits des Hauptbuches und der klassischen Tabellen der Finanzbuchhaltung eine eigene technische Struktur geschaffen werden, die die Massenverarbeitung hoher Belegvolumen technisch ermöglicht. Anstelle einzelner Belege werden in das Hauptbuch nur aggregierte Summen überwiesen.

Neben eigenen Tabellen unterscheidet sich FI-CA zum anderen durch eine Zeitpunktsteuerung, die innerhalb der verschiedenen Anwendungen eigene Kundenerweiterungen anbietet. SAP stellt auf diesem Weg sicher, dass FI-CA flexibel auf die verschiedenen branchenspezifischen Anforderungen reagiert und darüber den gewünschten hohen Automatisierungsgrad gewährleisten kann.

Unternehmen, die vorwiegend im B2C-Geschäft tätig sind, erhalten so eine neue Flexibilität in der Abbildung ihrer debitorischen Geschäftsprozesse.

Gleichzeitig kann die Performance des Systems verbessert werden. Mit der Einführung von FI-CA können Sie den Fokus der Debitorenbuchhaltung neu ausrichten und die Zufriedenheit der Kunden als Teil des Kundenmanagements durch einen reibungslosen und schnellen Ablauf der Prozesse gewährleisten. Mit Blick auf das ausnahmenbasierte Eingreifen der Sachbearbeiter werden Freiräume für die Klärung offener Posten geschaffen. Die Performancesteigerung trägt zudem wesentlich zur Liquidität bei.

Das vorliegende Buch stellt die Implementierung von FI-CA in den Vordergrund. Sie werden bei der Einführung des SAP-Vertragskontokorrents unterstützt und begleitet. Wir möchten sicherstellen, dass Sie die richtigen Fragen im Implementierungsprojekt stellen können, um FI-CA gewinnbringend einzusetzen.

[»]  Releasestand SAP S/4HANA 1709

Der vorliegende Implementierungsleitfaden wurde auf der Basis von Release SAP S/4HANA 1709 geschrieben. Wie Sie in Abschnitt 1.3, »Das Vertragskontokorrent unter SAP S/4HANA«, noch im Detail lesen können, wurde das SAP-Vertragskontokorrent mit der Einführung von SAP S/4HANA nicht wesentlich geändert. Die grundsätzlichen Einstellungen der einzelnen Funktionen können somit auch in den kleineren Releaseständen von SAP S/4HANA sowie in SAP ERP 6.0 durchgeführt werden. Auch für die höheren Releasestände kann dieses Buch als Grundlage verwendet werden. Änderungen im Vergleich zu SAP S/4HANA 1709 werden dabei von SAP in der Simplification List beschrieben. So finden Sie die Änderungen in Release SAP S/4HANA 1809 unter https://help.sap.com/doc/f45c88b65643403d976824- 84273216d0/1809.000/en-US/SIMPL_OP1809.pdf (http://s-prs.de/simplification_list).

Zielgruppe des Buches

Das Buch richtet sich an alle, die sich für die Implementierung der debitorischen Prozesse im SAP-System interessieren, wobei der Fokus auf die Implementierung und Abbildung dieser Prozesse im Customizing mit dem SAP-Vertragskontokorrent ausgerichtet ist.

Als Implementierungsleitfaden richtet sich das Buch zunächst an die Fachabteilungen der IT und die funktionalen Berater, die aus technischer und fachlicher Sicht die Implementierung betreuen und umsetzen. Hinweise in den Infoboxen geben dabei immer wieder Ratschläge, die bei einer Implementierung wichtig zu beachten sind. Diese Infoboxen sind mit den folgenden Icons gekennzeichnet:

• Tipp [+]
  Kästen mit diesem Icon geben Ihnen Empfehlungen zu Einstellungen oder Tipps aus der Berufspraxis.

• Hinweis [»]
  Dieses Icon weist Sie auf zusätzliche Informationen hin.

• Beispiel [zB]
  Mit diesem Icon haben wir ausführlichere Beispiele gekennzeichnet.

Auch werden wir versuchen die Implementierung in den fachlichen Zusammenhang zu stellen, sodass sichergestellt wird, dass die richtigen Fragen in Bezug auf die Prozesse gestellt werden. Nur wenn der fachliche und technische Gesamtzusammenhang verständlich ist, können die richtigen Entscheidungen während der Implementierung getroffen werden, um die eigenen Prozesse optimal innerhalb von FI-CA zu integrieren.

Als Implementierungsleitfaden richtet sich das Buch auch an die Key-User der Fachabteilungen, die aktiv am Design und der Implementierung der debitorischen Prozesse teilnehmen und somit das Zusammenspiel zwischen betriebswirtschaftlich-organisatorischen Anforderungen und der technischen Umsetzung in der Software sicherstellen. Nur mit der Grundkenntnis der Vorteile aber auch mit den technischen Limitationen von FI-CA können die Key-User die Gestaltungsmöglichkeiten ausnutzen und somit die bestmögliche Lösung implementieren. Auch müssen die Key-User aktiv dazu beitragen, einen Unternehmenswandel einzuführen, der den Fokus auf das Kundenmanagement und das ausnahmenbasierte Arbeiten richtet. Die Einführung von FI-CA ist somit nicht nur eine technische Gestaltung, sondern muss aktiv durch den Fachbereich gestaltet werden – und nur durch das Zusammenspiel zwischen Prozessvereinheitlichung und Ausnutzung der technischen Gestaltungsmöglichkeiten können die Vorteile von FI-CA optimal greifen.

Ziel des Buches

Mit dem vorliegenden Buch möchten wir ein Standardwerk schaffen, das die buchhalterischen Begrifflichkeiten mit der SAP-Terminologie verknüpft, um Ihnen die grundlegenden Kenntnisse im Customizing von FI-CA zu vermitteln. Wir möchten Ihnen somit die Gestaltungsmöglichkeiten aufzeigen, die sich Ihnen bei der Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse mit dem SAP-Vertragskontokorrent bieten. Dabei stellen wir den Zusammenhang zwischen den Einstellungen im Customizing und im Ablauf der Funktionen und Prozesse der Debitorenbuchhaltung anhand des Beleglebenszyklus dar. Explizit werden anhand des Belegzyklus die Schritte von der Belegherkunft, mit der Übernahme von internen und externen Fakturen, über die Verarbeitung dieser Belege im SAP-Vertragskontokorrent bis zur Hauptbuchüberleitung durchlaufen.

Neben der Vermittlung des Customizing-Know-hows hat das Buch in diesem Rahmen auch zum Ziel, häufige Problemstellungen im SAP-Vertragskontokorrent zu diskutieren und Lösungsansätze darzustellen. Mit der Herausstellung der fachlichen Aspekte soll der Leser zudem befähigt werden, die Buchungslogik des SAP-Vertragskontokorrents mit seinen Haupt- und Teilvorgängen im Unterschied zum klassischen FI-AR zu verstehen und somit die Transformation vom Buchhalter zum Sachbearbeiter zu vollziehen.

Darüber hinaus ist es uns auch wichtig, die vielfältigen Automatisierungsprozesse des SAP-Vertragskontokorrents mit den Möglichkeiten der Massenverarbeitung darzustellen. Diese Automatisierungsmöglichkeiten beziehen wir auf die Aufgabenfelder der Debitorenbuchhaltung. Hierzu gehört auch die technische Erweiterbarkeit des SAP-Vertragskontokorrents mit Zeitpunktbausteinen im Bereich des Eventkonzepts, die eine Individualisierung über den Eingriff auf die verschiedenen Programmzeitpunkte ermöglicht. Somit soll Ihnen das Buch eine Hilfestellung zum Vorgehensmodell im SAP-Vertragskontokorrent liefern und anhand der...

Über Autor(innen)

Kohmann, Simona
Simona Kohmann ist zertifizierte Senior-SAP-Beraterin Finance bei der Capgemini Deutschland GmbH. Mit Schwerpunkt auf den Prozessen des Hauptbuchs sowie der Nebenbücher Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung hat sie in den letzten drei Jahren zwei Neuimplementierungen von SAP S/4HANA (Greenfield-Ansatz) von der Designphase bis zur Implementierung begleitet. Zusammen mit Sebastian Pelmer hat sie dabei auch in der Medienbranche die Implementierung der debitorischen Finanzprozesse auf Basis des Vertragskontokorrents (FI-CA) mitgestaltet und umgesetzt. Neben den Einstellungen zur Implementierung der Zahlprozesse liegt ihr Fokus insbesondere auf der Umsetzung der Werteflüsse des externen und internen Rechnungswesens über die Kontenfindung sowie auf der Integration und Überleitung des FI-CA in das Hauptbuch. Frau Kohmann hat an den Universitäten Freiburg und Straßburg Internationales Management studiert und mit einem Master abgeschlossen.

Pelmer, Sebastian
Sebastian Pelmer ist seit mehr als 10 Jahren in der IT- und Beratungsbranche tätig. Seit 2015 arbeitet er als Managing Consultant für die Capgemini Deutschland GmbH in den Schwerpunktthemen Finanzwesen und Billing-Integration. In den letzten Jahren war er an mehreren FI-CA-Implementierungen und -Erweiterungen in den Branchen Medien, Telekommunikation sowie Energie beteiligt. Hier hat er die verschiedenen Phasen der Implementierungsprojekte vom Beginn bis zur fertigen Umsetzung mitgestaltet und gesteuert.