Krasser / Rehkopf SAP SuccessFactors Employee Central

Prozesse, Best Practices, Implementierung
1. Auflage 2023
ISBN: 978-3-8362-9161-3
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 578 Seiten

Reihe: SAP Press

Moderne HR-Prozesse in der Cloud

• Funktionen und Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central
• Mitarbeiterdaten, Planstellen, Gehalt und Arbeitszeit verwalten
• Integration mit SAP- und Nicht-SAP-Systemen
• Inkl. Überblick über Employee Central Payroll

Straffe Prozesse und zufriedene Mitarbeitende: Lernen Sie, wie Sie Ihre Personalarbeit mit Employee Central auf ein neues Level heben. Schritt für Schritt wird erklärt, wie Sie mit modernster Cloud-Software Mitarbeiter- und Organisationsdaten verwalten , Arbeitszeiten erfassen sowie Gehalt und Zusatzleistungen im Griff behalten. Arbeiten Sie effektiv mit Massenänderungen, nutzen Sie die EC-Standardprozesse, Geschäftsregeln und Workflows, um das Beste aus Ihrem HR-System herauszuholen !

Aus dem Inhalt:

• Grundlagenobjekte (Foundation Objects)
• Planstellenmanagement
• Mitarbeiterdaten
• Organisationsmanagement
• Gehalt und Zusatzleistungen
• Zeitwirtschaft
• Integration mit SAP Fieldglass
• Massenänderungen
• Dokumentenerzeugung
• Reporting
• Rollenbasierte Berechtigungen
• Erweiterbarkeit
• Daten und Schnittstellen
• Überblick über Employee Central Payroll

Autoren/Hrsg.

Krasser, Nikolaus

Rehkopf, Melanie

Inhaltsverzeichnis

  Vorwort des Autorenteams ... 17

  Einleitung ... 19

  1.  Employee Central -- Überblick und Implementierung ... 25

       1.1 ... Employee Central auf einen Blick ... 26

       1.2 ... Employee Central in die Systemlandschaft einbinden ... 34

       1.3 ... Implementierung vorbereiten ... 37

  2.  Grundlagen der Arbeit in Employee Central ... 51

       2.1 ... Mitarbeiterstatus ... 51

       2.2 ... Ereignisse und Ereignisgründe ... 54

       2.3 ... Workflows nutzen ... 66

       2.4 ... Geschäftsregeln ... 101

  3.  Grundlagenobjekte ... 115

       3.1 ... Was sind Grundlagenobjekte? ... 115

       3.2 ... Kategorien von Grundlagenobjekten ... 117

       3.3 ... Verknüpfungen und Vererbung bei Grundlagenobjekten ... 123

       3.4 ... Grundlagenobjekte konfigurieren ... 125

       3.5 ... Daten für Grundlagenobjekte erstellen ... 134

  4.  Planstellenmanagement ... 141

       4.1 ... Mit Planstellen arbeiten ... 142

       4.2 ... Planstellenmanagement einrichten ... 155

       4.3 ... Planstellenmanagement im Zusammenspiel mit weiteren SAP-SuccessFactors-Modulen ... 164

       4.4 ... Übersicht über die Firmenstruktur ... 166

  5.  Mitarbeiterdaten ... 171

       5.1 ... Zeitscheiben und Historie nutzen ... 172

       5.2 ... Ansichten auf Mitarbeiterdaten ... 174

       5.3 ... Self-Services für Mitarbeitende und Vorgesetzte ... 198

       5.4 ... Transaktionen zur Pflege des Mitarbeiterlebenszyklus ... 203

       5.5 ... Konfiguration ... 209

  6.  Zusatzleistungen ... 213

       6.1 ... Globale Zusatzleistungen ... 213

       6.2 ... Grundlagen der Konfiguration ... 214

       6.3 ... Globale Zusatzleistungen in ESS ... 218

       6.4 ... Länderspezifische Zusatzleistungen ... 222

       6.5 ... US-spezifische Zusatzleistungen ... 224

  7.  Zeitmanagement ... 227

       7.1 ... Übersicht über das Zeitmanagement ... 227

       7.2 ... Abwesenheit ... 238

       7.3 ... Arbeitszeiterfassungsbogen ... 259

       7.4 ... Employee Central Time Tracking ... 261

  8.  Weitere Beschäftigungsarten abbilden ... 271

       8.1 ... Grundlegende Konzepte ... 272

       8.2 ... Auslandseinsatz ... 272

       8.3 ... Mehrfachbeschäftigung ... 285

       8.4 ... Auswirkungen von mehreren Beschäftigungsverhältnissen auf andere Module und Prozesse ... 290

       8.5 ... Kontingentarbeitende ... 296

  9.  Dokumentgenerierung ... 301

       9.1 ... Dokumentgenerierungsvorlage erstellen ... 302

       9.2 ... E-Mail-Einstellungen für eine Dokumentgenerierungsvorlage erstellen ... 305

       9.3 ... Inhalte von Feldern in der Dokumentvorlage zuordnen ... 306

       9.4 ... Ein Dokument generieren ... 309

10.  Reporting ... 317

       10.1 ... Bericht-Center ... 318

       10.2 ... Überblick verfügbarer Reporttypen im Bericht-Center ... 319

11.  Rollenbasierte Berechtigungen ... 355

       11.1 ... Einführung in rollenbasierte Berechtigungen ... 356

       11.2 ... Berechtigungsgruppen verwalten ... 362

       11.3 ... Berechtigungsrollen verwalten ... 366

       11.4 ... Berechtigungspflege für MDF-Objekte ... 374

       11.5 ... Berechtigungen im Kontext von Employee Central ... 376

       11.6 ... Best Practice: Einfachheit, Klarheit und Skalierbarkeit ... 382

12.  Erweiterbarkeit ... 387

       12.1 ... Metadata Framework ... 388

       12.2 ... MDF-Erweiterungen ... 391

       12.3 ... Eine Erweiterung erstellen ... 394

       12.4 ... Daten mit einer Standarderweiterung pflegen ... 418

       12.5 ... Erweiterung einer Standard-MDF-Erweiterung ... 420

       12.6 ... SAP Business Technology Platform ... 422

13.  Daten und Schnittstellen für Employee Central ... 427

       13.1 ... Vorüberlegungen zu Datenimporten für die Migration ... 428

       13.2 ... Daten importieren ... 432

       13.3 ... Daten exportieren ... 465

       13.4 ... Berechtigungen für Importe und Exporte pflegen ... 472

       13.5 ... Daten aus SAP ERP Human Capital Management migrieren ... 476

14.  Employee Central mit anderen SAP-SuccessFactors-Modulen integrieren ... 477

       14.1 ... Benutzerdatendatei ... 479

       14.2 ... SAP SuccessFactors Recruiting ... 481

       14.3 ... SAP SuccessFactors Onboarding ... 484

       14.4 ... SAP SuccessFactors Succession ... 485

       14.5 ... SAP-SuccessFactors-Stellenprofile ... 485

       14.6 ... SAP SuccessFactors Learning ... 487

       14.7 ... SAP SuccessFactors Compensation/Variable Pay ... 487

       14.8 ... SAP SuccessFactors Workforce Analytics ... 489

       14.9 ... SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ... 490

15.  Employee Central Payroll ... 493

       15.1 ... Vorabüberlegungen zur Einbindung von Employee Central Payroll ... 494

       15.2 ... Daten aus Employee Central zur Nutzung in Employee Central Payroll ... 504

       15.3 ... Kerndaten von Employee Central Payroll ... 518

       15.4 ... Abrechnungsaufgaben in Employee Central zur Pflege von Daten in Employee Central Payroll verwenden ... 533

       15.5 ... Gehaltsabrechnung über das Payroll Control Center verwalten ... 537

       15.6 ... Besonderheiten beim Einsatz von Employee Central Payroll ... 550

16.  Tipps für den Betrieb und Ausblick ... 557

       16.1 ... Tipps für den Betrieb ... 557

       16.2 ... Aktueller Einsatz und Ausblick ... 562

  Das Autorenteam ... 567

  Index ... 569

Leseproben

Einleitung

Employee Central ist zentraler Bestandteil der SAP SuccessFactors HXM Suite, der strategisch wichtigsten SAP-Lösung für HR, und deckt dort die HR-Kernfunktionen ab. SAP entwickelt neue HR-Funktionen fast ausschließlich für SAP SuccessFactors. Die bekannten HR-Bestandssysteme von SAP werden weiter gewartet, um Kunden Zeit für den Umstieg zu geben.

Employee Central ist eine innovative, entwicklungsfähige und flexible Software-as-a-Service-Lösung (SaaS-Lösung), die die HR-Geschäftsanforderungen von Unternehmen jeder Art und Größe unterstützen kann. SaaS-Lösungen bieten Ihnen als Kunde den Vorteil, dass Sie immer mit der aktuellen Version arbeiten können. Neue Versionen von SAP SuccessFactors, die automatisiert von SAP eingespielt werden, gibt es derzeit zweimal jährlich. Die neuen Versionen werden rechtzeitig angekündigt, sodass Sie Gelegenheit haben, sich hierauf einzustellen und von Anpassungen, Neuerungen und Ergänzungen zu profitieren. So wie die gesamte SAP SuccessFactors HXM Suite, ist auch Employee Central lokalisiert und lokalisierbar. Zum Zeitpunkt der Drucklegung dieses Buches (November 2022) gibt es Unterstützung für über 90 Länder, für über 40 Sprachen und für über 150 Währungen.

Wenn Sie SAP SuccessFactors Employee Central nutzen, können Sie damit Kern-HR-Prozesse abbilden und unterstützen so den Mitarbeiterlebenszyklus im Unternehmen. Dieser reicht von der Einstellung (oder dem Wiedereintritt) über Stellen- und Gehaltsänderungen bis hin zu Entsendungen und Mehrfachbeschäftigungen und zum Austritt aus dem Unternehmen. Kontinuierliche Ergänzungen des SAP-SuccessFactors-Portfolios, wie beispielsweise Employee Central Payroll (Lohn- und Gehaltsabrechnung) und Employee Central Time Tracking (Zeitwirtschaft) vervollständigen die Prozesslandschaft. Insbesondere diese beiden Module unterstützen Sie bei der Erfüllung von Anforderungen, die in der Vergangenheit meist in den sogenannten On-Premise-Systemen blieben.

SAP SuccessFactors können Sie nicht nur auf einem Desktop-Rechner, sondern oft auch über die dazugehörige mobile App nutzen.

Die folgenden Gründe sprechen für die Nutzung einer HR-Cloud-Lösung wie SAP SuccessFactors:

• Erleichterung in der technischen Administration

  • keine eigenverantwortlich durchzuführenden Upgrades

  • kein Hardwarebetrieb

  • Aktualität durch regelmäßige automatisierte Releases

• Unterstützung positiver Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation

  • Veränderungen der Aufgabenteilung durch ESS/MSS

  • neue Abgrenzungen und Aufgabenteilungen in Richtung Lohn/Gehaltsabrechnung

• Etablierung von global validen HR-Daten für viele andere globale Systeme, wie Active Directory und Identity-and-Access-Management-Systeme

• Kosteneinsparungen wie reduzierte TCO (Total Cost of Ownership)

• eine immer aktuelle User Experience

  • regelmäßige Releases

  • kontinuierliche Optimierung der Oberflächen

• Erweiterbarkeit

  • über zertifizierte Partner

  • wo es sinnvoll ist, auch durch den Kunden selbst

Im Folgenden sehen wir uns an, wie die Arbeit mit Employee Central gestaltet ist.

Mit SAP SuccessFactors Employee Central arbeiten

In dieses Buch fließen unsere Erfahrungen ein, die wir seit dem Jahr 2007 im SAP-SuccessFactors-Umfeld und seit 2010 im Hinblick auf Employee Central gewonnen haben. Wir stellen Ihnen die Ansätze vor, die sich bei der Implementierung und Nutzung der Lösungen bewährt haben. Zur Veranschaulichung erläutern wir exemplarisch Standardbeispiele, um Ihnen ein realistisches Bild von den Einsatzmöglichkeiten in der Praxis zu geben.

So einfach und zugänglich der Weg über Standardprozesse ist, bietet er auch Herausforderungen: Es gilt, die Standards so auszuwählen und auszuprägen, dass sie für Sie passend sind. Dies ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe, deren Gelingen von einer Vielzahl von Parametern abhängt. Zur Illustration greifen wir an dieser Stelle auf das Beispiel zurück, das Sie vielleicht schon aus unserem ersten deutschsprachigen Buch zu SAP SuccessFactors kennen – ein Beispiel aus dem Fußball:

Im Fußball gibt es unzählige Spielvarianten, die sich in Abhängigkeit externer Faktoren wie gegnerisches Team, Fitness der Spielerinnen oder Spieler, Trainingsmethoden, statistische Auswertungen/Erkenntnisse oder taktische und strategische Interessen ständig anpassen. Jeder Trainer und jede Trainerin hat einen eigenen Stil, eine eigene »Handschrift«. Die Fans wären jedoch nicht begeistert, wenn das Team in allen Spielen mit den gleichen Best Practices ins Rennen ginge. Ein solches Vorgehen wäre allenfalls dann erfolgreich, wenn das Team einen signifikanten Wettbewerbsvorteil hätte – und das gibt es in der Regel nicht auf Dauer. So zeigen sich heute auch die besten Teams der Welt flexibel in ihrer Spielart und passen sich agil an die jeweiligen Situationen an. Weltklasse-Teams spielen nicht einfach ihren einen »Best-Practice-Stiefel« herunter, sondern verfügen über ein großes Repertoire erprobter Taktiken und wissen genau, auf Basis der Rückmeldungen, in welchem Moment sie welche Taktiken einsetzen müssen. Dies zeichnet Weltklasse-Teams aus!

Unser Buch »SAP SuccessFactors. Grundlagen, Prozesse, Implementierung«

In unserem, ebenfalls im Rheinwerk Verlag erschienen Buch »SAP SuccessFactors. Grundlagen, Prozesse, Implementierung« (https://www.rheinwerk-verlag.de/4962) stellen wir Ihnen die SAP SuccessFactors HXM Suite und ihre integrierten Prozesse vor. Wir geben in diesem Buch zudem Hinweise zur Projektarbeit und zum Projektvorgehen oder auch zum Aufbau der Betriebsorganisation.

Ähnlich ist die Situation im HR-Umfeld. Will man auf Dauer erfolgreich die Bedarfe des Unternehmens abdecken, müssen sich auch die Funktionsbereiche HR und IT agil und flexibel zeigen – basierend auf einem Weltklasse-Repertoire von Best Practices, Erweiterungsmöglichkeiten und einem ständigen Bestreben, Mehrwerte und positive Erfahrungen sicherzustellen. Einfach ist das nicht, aber die Mühe lohnt sich, und die Bereiche HR und IT starten gemeinsam durch!

Zielgruppen und Gliederung

Unabhängig davon, ob Sie sich zum ersten Mal mit dem Thema Employee Central beschäftigen oder ob Sie das Modul bereits nutzen, zeigen wir Ihnen in diesem Buch mögliche Herangehensweisen für dessen Implementierung und Nutzung. Im Fokus stehen dabei die wichtigsten Kunden der Prozesse: die Mitarbeitenden und Führungskräfte, aus deren Sicht wir viele Beispiele zeigen. HR-Teams, Prozessverantwortliche und -beteiligte sowie die in der Konfiguration unterstützende IT-Abteilung werden angesprochen. Des Weiteren wenden wir uns an Mitglieder eines Projektteams zur Einführung von Employee Central.

Für Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger interessant sind die vielen Einblicke in die SAP-SuccessFactors-Standards im Umfeld von Employee Central. Für die Praxis ergänzen wir diese um Hinweise aus technischer und administrativer Sicht. Überdies finden Sie erste Klick-für-Klick-Anleitungen. Sie erhalten Unterstützung und Informationen, die Ihnen helfen, Ihr Employee-Central-System einzurichten, und die es Ihnen erlauben, viele Konfigurationsoptionen auch ohne die Hilfe Ihres Implementierungspartners umzusetzen.

Nach einem ersten Einstieg in die Implementierung von Employee Central in Kapitel 1 gehen wir in Kapitel 2 auf die Grundlagen der Arbeit in Employee Central ein. Mit Kapitel 3 steigen wir direkt in die Nutzung von Grundlagenobjekten, sogenannten Foundation Objects, ein. Das Planstellenmanagement als wesentliche Grundlage für viele Prozesse nicht nur in Employee Central, sondern in SAP SuccessFactors insgesamt, steht im Fokus von Kapitel 4. In Kapitel 5 beschäftigen wir uns mit den Mitarbeiterdaten und stellen deren Visualisierung im Mitarbeiterprofil genauer vor. Der Umgang mit Zusatzleistungen (Global...

Über Autor(innen)

Krasser, Nikolaus
Nikolaus Krasser entwickelt seit 2002 HR-IT-Systeme als Projektleiter und System-Architekt. Seit 2007 liegt sein Fokus auf SuccessFactors, und er hat sich im Laufe der Jahre in Dutzenden Implementierungsprojekten mit allen funktionalen und technischen Elementen de rgesamten Produkt-Suite vertraut gemacht. Auch fachlich deckt er die gesamte Wertschöpfungskette von HR-Prozessen von der Daten- und Prozessintegration bis hin zur Gestaltung von Support-Organisationen unter besonderer Berücksichtigung der Anforderungen in einer SaaS-Umgebung ab. Er hat mehrere Artikel zu den Themen Cloud und SaaS und zu verschiedenen HR-Themen veröffentlicht. Nikolaus Krasser ist Vorstand der Pentos AG und hat ein Doktorat in Sozial- und Wirtschaftswissenschaften als Absolvent der Karl-Franzens-Universität Graz.

Rehkopf, Melanie
Dr. Melanie Rehkopf begleitet als Senior Advisor der Pentos AG Kunden während ihrer HR-Initiative. Gemeinsam mit ihnen vereinfacht und digitalisiert sie HR-Prozesse. HR-Standards und Best-Practices sind ihre Fokusthemen. Eine ihrer wichtigsten Aufgaben in Projekten ist es, mit Standards die Projektarbeit zu leiten und damit die Grundlage für die neugestalteten Prozesse zu bilden. Daneben treibt sie die HR-Prozesstransformation und die HR-Digitalisierung unter Berücksichtigung globaler und lokaler Anforderungen voran. Sie stellt sicher, dass das Prozessdesign die themenübergreifenden Geschäftsprozessanforderungen ihrer Kunden unterstützt. Seit 2007 arbeitet sie im Bereich der HR-IT-Themen (inklusive der SAP ERP HCM Suite), und seit 2013 legt sie einen Schwerpunkt auf das SAP-SuccessFactors-Prozessdesign und das SAP-SuccesFactors-Projektmanagement.