Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur
E-Book, Deutsch, 239 Seiten, eBook
ISBN: 978-3-8349-9556-8
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Die beiden Autoren Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr verfügen über eine mehrjährige Beratungs- und Seminartätigkeit im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung.
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
1;Vorwort;5
2;Inhaltsverzeichnis;7
3;Einleitung;11
4;Teil A: Grundlagen;17
4.1;1. Welche Dokumente müssen abgelegt werden?;18
4.1.1;1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrt werden?;18
4.1.2;1.2 Die Wertigkeitsstufen;21
4.1.3;1.3 Aufbewahrungsfristen;21
4.1.4;1.4 Wo muss aufbewahrt werden?;23
4.1.5;1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden?;24
4.1.6;1.6 Was bedeutet GDPdU?;25
4.1.7;1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail- Kommunikation;26
4.1.8;1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1;26
4.2;2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie;28
4.2.1;2.1 Was ist eigentlich Unordnung?;28
4.2.2;2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen;29
4.2.3;2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen;31
4.2.4;2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen;34
4.2.5;2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation;36
4.2.6;2.6 Klassifikation als dynamisches System;38
4.2.7;2.7 Matrixordnungen und ihre Realisierung in Datenbanken;39
4.2.8;2.8 Gegliederte Merkmale;41
4.3;3. Merkmale von Dokumenten;43
4.3.1;3.1 Definition der Merkmale;43
4.3.2;3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“;45
4.3.3;3.3 Dokumententräger und der Medienbruch;48
4.4;4. Prozessorientierte Ablage;50
4.4.1;4.1 Bündelung nach Vorgängen;50
4.4.2;4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen;52
4.4.3;4.3 Prozessorientierte Ablagesystematik (PAS);56
4.4.4;4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente;57
4.4.5;4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („ Informationsspeicher“);59
4.5;5. Ablagesysteme abwägen;61
4.5.1;5.1 Ablagesysteme auf dem Markt;61
4.5.2;5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage;61
4.5.3;5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“;62
4.5.4;5.4 Der prozessorientierte Aktenplan;63
4.5.5;5.5 Grenzen der Aktenpläne;63
4.5.6;5.6 Die amerikanische Ablagestruktur;64
4.5.7;5.7 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems;66
5;Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan;68
5.1;6. Musteraktenplan;69
5.1.1;6.1 Beispiel für einen Aktenplan;69
5.1.2;6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans;73
5.1.3;6.3 Den Aktenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen;74
5.1.4;6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen;75
5.2;7. Kernprozesse ordnen;77
5.2.1;7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse;77
5.2.2;7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen;77
5.2.3;7.3 Modifikation durch ERP-Software;85
5.2.4;7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten;88
5.2.5;7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse;92
5.2.6;7.6 Pflege und Ablage der Prozessdokumente;95
5.2.7;7.7 Zuordnung von Informationsspeichern;101
5.2.8;7.8 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt;102
5.2.9;7.9 Kernprozesse aus Abteilungssicht;104
5.3;8. Unterstützungsprozesse ordnen;106
5.3.1;8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation;106
5.3.2;8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans;109
5.3.3;8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Aktenplans;110
5.3.4;8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente;111
5.3.5;8.5 Planktonprozesse;111
5.4;9. Strategische Prozesse ordnen;114
5.4.1;9.1 Schwach strukturierte Prozesse;114
5.4.2;9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse;116
5.5;10. Teilakten und Projektordner;120
5.5.1;10.1 Die Teilakte als zusätzliche Hierarchiestufe;120
5.5.2;10.2 Projektordner;122
5.6;11. Ordnung der EDV-Dokumente;128
5.6.1;11.1 Ordnung der Windows-Ablage;128
5.6.2;11.2 Referenzbestand der Dokumente;130
5.6.3;11.3 Besonderheiten elektronischer Ordner;131
5.6.4;11.4 Besonderheiten elektronischer Dokumente;132
5.7;12. Wissensdokumente;135
5.7.1;12.1 Kategorien von Wissensdokumenten;135
5.7.2;12.2 Passive Wissensdokumente;135
5.7.3;12.3 Bausteinsammlungen;137
5.7.4;12.4 Wissensarchive;139
5.7.5;12.5 Verschlagwortung von Wissensdokumenten;143
5.7.6;12.6 Vom Dokumenten- zum Wissensmanagement;144
5.7.7;12.7 Wissensarchive und das Internet;145
6;Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz;147
6.1;13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz;148
6.1.1;13.1 Was bedeutet Transparenz?;148
6.1.2;13.2 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch;149
6.1.3;13.3 Ordnung im eigenen Office;150
6.1.4;13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang;152
6.1.5;13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit;155
6.2;14. Termine verwalten;157
6.2.1;14.1 Die Wiedervorlage;157
6.2.2;14.2 Aufgaben planen;160
6.3;15. Aufgeräumt im Team;162
6.3.1;15.1 Ordnung im Büro spart Kosten;162
6.3.2;15.2 Ordnung in vier Schritten – F A S S;163
6.3.3;15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut;165
6.4;16. Hilfsmittel für die Teamordnung;167
6.4.1;16.1 Checklisten;167
6.4.2;16.2 Das Office-Handbuch;168
6.4.3;16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten;169
7;Teil D: Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen;171
7.1;17. Ein Reorganisations-Projekt planen;172
7.1.1;17.1 Versichern Sie sich der Unterstützung Ihrer Führung!;172
7.1.2;17.2 Gründen Sie eine Projektgruppe!;173
7.1.3;17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage- Reorganisation;173
7.1.4;17.4 Einigen Sie sich auf eine Umstellungsmethode!;174
7.1.5;17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung?;174
7.2;18. Das Team ablagefähig machen;176
7.2.1;18.1 Ablage als dynamischer Prozess;176
7.2.2;18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation;176
7.3;19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation;180
7.3.1;19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes;180
7.3.2;19.2 Realistische Schätzungen;181
7.3.3;19.3 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage;185
7.4;20. Ein Dokumentenmanagement-System einführen;188
7.4.1;20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten- Management-Systeme“;188
7.4.2;20.2 Was bedeutet „Dokumenten-Management- System“?;190
7.4.3;20.3 Die Anwendungsfelder von DMS;193
7.4.4;20.4 Prüfen Sie Ihre Anforderungen an ein DMS!;197
8;Anhang;202
8.1;Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation;203
8.2;Glossar;212
9;Literatur;218
10;Die Autoren;220
11;Stichwortverzeichnis;221
Grundlagen.- Welche Dokumente müssen abgelegt werden?.- Fachbegriffe der Ordnungstheorie.- Merkmale von Dokumenten.- Prozessorientierte Ablage.- Ablagesysteme abwägen.- Der organisationsspezifische Aktenplan.- Musteraktenplan.- Kernprozesse ordnen.- Unterstützungsprozesse ordnen.- Strategische Prozesse ordnen.- Teilakten und Projektordner.- Ordnung der EDV-Dokumente.- Wissensdokumente.- Ordnung am Arbeitsplatz.- Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz.- Termine verwalten.- Aufgeräumt im Team.- Hilfsmittel für die Teamordnung.- Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen.- Ein Reorganisations-Projekt planen.- Das Team ablagefähig machen.- Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation.- Ein Dokumentenmanagement-System einführen.
