Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur
E-Book, Deutsch, 266 Seiten, eBook
ISBN: 978-3-8349-8801-0
Verlag: Betriebswirtschaftlicher Verlag Gabler
Format: PDF
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Die beiden Autoren Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr verfügen über umfassende Erfahrungen aus mehrjähriger Beratungs- und Seminartätigkeit im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung.
Zielgruppe
Professional/practitioner
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
1;Vorwort;5
1.1;Vorwort zur 1. Auflage;6
2;Inhaltsverzeichnis;7
3;Einleitung;11
3.1;Verlorene Zeit, verschwendete Kosten;11
3.2;Wirkungen der EDV;12
3.3;Ziele der prozessorientierten Ablagesystematik;14
3.4;Papierordnung als Grundlage;14
3.5;Der Begriff „Dokumentenmanagement“;16
3.6;Beispiele im Text;17
3.7;Büro-Software;17
4;Teil A: Grundlagen;18
4.1;1. Welche Dokumente müssen abgelegt werden?;19
4.1.1;1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrtwerden?;19
4.1.1.1;1.1.1 Betriebliche Notwendigkeiten;20
4.1.1.2;1.1.2 Gesetzliche Vorschriften;20
4.1.1.3;1.1.3 Internationale Normung DIN ISO 15489;20
4.1.2;1.2 Die Wertigkeitsstufen;22
4.1.3;1.3 Aufbewahrungsfristen;22
4.1.4;1.4 Wo muss aufbewahrt werden?;24
4.1.5;1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden?;25
4.1.6;1.6 Was bedeutet GDPdU?;25
4.1.7;1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail-Kommunikation;27
4.1.8;1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1;27
4.2;2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie;29
4.2.1;2.1 Was ist eigentlich Unordnung?;29
4.2.2;2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen;30
4.2.2.1;2.2.1 Die Begriffe „Merkmal“ und „Ausprägung“;30
4.2.2.2;2.2.2 Merkmale und Ausprägungen sind zum Teil Definitionssache!;31
4.2.3;2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen;32
4.2.3.1;2.3.1 Ordnung im Ruhezustand: Sortieren des Vorhandenen;32
4.2.3.2;2.3.2 Dynamische Merkmale: Der Fall des orangen Kärtchens;33
4.2.4;2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen;35
4.2.4.1;2.4.1 Mehrdimensionale Matrixordnungen;35
4.2.4.2;2.4.2 Sperrige Objekte: Mehrfarbige Kärtchen;36
4.2.5;2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation;37
4.2.6;2.6 Klassifikation als dynamisches System;39
4.2.7;2.7 Matrixordnungen und ihre Realisierung in Datenbanken;40
4.2.7.1;2.7.1 Eine Excel-Datenbank zur Illustration;40
4.2.7.2;2.7.2 Der Zusatzaufwand für Datenbanken;41
4.2.8;2.8 Gegliederte Merkmale;42
4.3;3. Merkmale von Dokumenten;44
4.3.1;3.1 Definition der Merkmale;44
4.3.2;3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“;46
4.3.2.1;3.2.1 Das Prinzip des „führenden Merkmals“ am Beispiel einer EDV-Ablage;48
4.3.3;3.3 Dokumententräger und der Medienbruch;50
4.4;4. Prozessorientierte Ablage 4.1 Bündelung nach Vorgängen;51
4.4.1;4.1 Bündelung nach Vorgängen;51
4.4.1.1;4.1.1 Ziele der prozessorientierten Herangehensweise;51
4.4.1.2;4.1.2 Definition des Vorgangs;52
4.4.2;4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen;53
4.4.2.1;4.2.1 Definition des Prozesses;53
4.4.2.2;4.2.2 Verschiedene Prozessarten;54
4.4.2.3;4.2.3 Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung;56
4.4.2.4;4.2.4 Prozesslandkarten;57
4.4.3;4.3 Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS);58
4.4.4;4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente;61
4.4.5;4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („Informationspools“);65
4.5;5. Andere Ablagesysteme;68
4.5.1;5.1 Ablagesysteme auf dem Markt;68
4.5.2;5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage;68
4.5.3;5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“;69
4.5.4;5.4 Die amerikanische Ablagestruktur;71
4.5.5;5.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems;73
5;Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan;75
5.1;6. Musteraktenplan;76
5.1.1;6.1 Beispiel für einen Aktenplan;76
5.1.2;6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans;83
5.1.3;6.3 Den Aktenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen;84
5.1.4;6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen;84
5.2;7. Kernprozesse ordnen;86
5.2.1;7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse;86
5.2.2;7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen;86
5.2.2.1;7.2.1 Beispiel C: Die Fahrradhandlung Rad & Tat;89
5.2.2.2;7.2.2 Zwischenbilanz der Beispiele B und C;94
5.2.3;7.3 Modifikation durch ERPbzw. durch CRM-Software;94
5.2.4;7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten;97
5.2.4.1;7.4.1 Beispiel D: Der Verpackungshersteller SurePack;97
5.2.5;7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse;101
5.2.6;7.6 Ausnahme von der Regel: Die objektbezogene Ablage;104
5.2.7;7.7 Pflege und Ablage der Prozessdokumente;106
5.2.8;7.8 Zuordnung von Informationspools;112
5.2.9;7.9 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt;113
5.2.10;7.10 Kernprozesse aus Abteilungssicht;115
5.3;8. Unterstützungsprozesse ordnen;118
5.3.1;8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation;118
5.3.2;8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans;121
5.3.3;8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Aktenplans;123
5.3.4;8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente;123
5.3.5;8.5 Planktonprozesse;124
5.3.6;8.6 Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Aktenplan?;125
5.4;9. Strategische Prozesse ordnen;129
5.4.1;9.1 Schwach strukturierte Prozesse;129
5.4.1.1;Schwach strukturierte Prozesse sind schwer abgrenzbar;129
5.4.1.2;Eine Ordnung der Prozesse auf der Basis eines Kreislaufs;130
5.4.1.3;Aktenzeichengruppen außerhalb des Kreislaufs;132
5.4.1.4;Wissensdokumente in strategischen Prozessen;132
5.4.2;9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse;134
5.4.3;9.3 Weitere Beispiel für Wechselwirkungen von Prozessen;137
5.5;10. Teilakten und Projektordner;140
5.5.1;10.1 Die Teilakte als zusätzliche Hierarchiestufe;140
5.5.1.1;Teilakten in der Papierablage;140
5.5.1.2;Teilakten in der elektronischen Ordnerhierarchie;142
5.5.1.3;Möglichkeit 1: Pragmatische Teilaktenbildung;143
5.5.1.4;Möglichkeit 2: Objektbezogene Ablage;144
5.5.1.5;Möglichkeit 3: Auf Vorgangsordner verzichten;144
5.5.1.6;Möglichkeit 4: Pflege durch Excel-Tool;145
5.5.2;10.2 Projektordner;145
5.5.2.1;Transparenz in Projekten;146
5.5.2.2;Einheitliche innere Struktur der Projektordner nach Meilensteinen;146
5.5.2.3;Übergang zur mehrdimensionalen Ordnung;148
5.6;11. Ordnung der EDV-Dokumente;152
5.6.1;11.1 Ordnung der Windows-Ablage;152
5.6.2;11.2 Referenzbestand der Dokumente;155
5.6.3;11.3 Zugriffsrechte und Abteilungslaufwerke;156
5.6.4;11.4 Namensregeln für elektronische Dokumente;158
5.6.5;11.5 Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an!;161
5.7;12. Wissensdokumente;164
5.7.1;12.1 Wissens-Dokumente (ohne -Management);164
5.7.2;12.2 Prozesssteuernde und „echte“ Wissensdokumente;164
5.7.3;12.3 Bevor Sie ordnen: Prüfen Sie den Aufwand!;165
5.7.4;12.4 Nachschlagewerke;168
5.7.5;12.5 Technik 1: Mehrfachklassifikationen;169
5.7.6;12.6 Wissensarchive;171
5.7.7;12.7 Technik 2: Volltextrecherche und Indexierung;172
5.7.8;12.8 Technik 3: Verschlagwortung von Wissensdokumenten;175
5.7.9;12.9 Ideenmanagement;177
5.7.10;12.10 Technik 4: Semantische Suche;178
5.7.11;12.11 Technik 5: Semantic Wikis;180
5.7.12;12.12 Wissensarchive und das Internet;181
6;Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz;182
6.1;13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz;183
6.1.1;13.1 Was bedeutet Transparenz?;183
6.1.2;13.2 Ordnung im eigenen Office;184
6.1.3;13.3 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch;185
6.1.4;13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang;189
6.1.5;13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit;192
6.2;14. Termine verwalten;193
6.2.1;14.1 Die Wiedervorlage;193
6.2.1.1;14.1.1 Wiedervorlage auf Papier;193
6.2.1.2;14.1.2 Elektronische Wiedervorlage-Ordner;194
6.2.1.3;14.1.3 Wiedervorlage über die Aufgabenliste in Outlook;195
6.2.2;14.2 Aufgaben planen;196
6.3;15. Aufgeräumt im Team;198
6.3.1;15.1 Ordnung im Büro spart Kosten;198
6.3.2;15.2 Ordnung in 4 Schritten – F A S S;199
6.3.3;15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut;201
6.4;16. Hilfsmittel für die Teamordnung;203
6.4.1;16.1 Checklisten;203
6.4.2;16.2 Das Office-Handbuch;204
6.4.3;16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten;205
7;Teil D: Ein Reorganisationsprojekterfolgreich durchführen;207
7.1;17. Ein Reorganisations-Projekt planen;208
7.1.1;17.1 Versichern Sie sich der UnterstützungIhrer Führung!;208
7.1.2;17.2 Gründen Sie eine Projektgruppe!;209
7.1.3;17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage-Reorganisation;209
7.1.4;17.4 Einigen Sie sich auf eine Umstellungsmethode!;210
7.1.5;17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung?;210
7.2;18. Das Team ablagefähig machen;212
7.2.1;18.1 Ablage als dynamischer Prozess;212
7.2.2;18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation;212
7.2.2.1;Ernennen Sie Dokumentenmanagementbeauftragte!;213
7.2.2.2;Inhalte von Vereinbarungen zur Ablagestruktur im Team;214
7.3;19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation;217
7.3.1;19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes;217
7.3.2;19.2 Eine empirische Untersuchung;219
7.3.3;19.3 Mikroverschwendungen;223
7.3.4;19.4 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage;224
7.4;20. Ein Dokumentenmanagement-System einführen;226
7.4.1;20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-Systeme“;226
7.4.2;20.2 Was bedeutet „Dokumenten-ManagementSystem“?;228
7.4.3;20.3 Die Anwendungsfelder von DMS;231
7.4.3.1;20.3.1 Überblick über die DMS-Gruppen;232
7.4.3.2;20.3.2 Archivsysteme;232
7.4.3.3;20.3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme;233
7.4.3.4;20.3.4 Workflow-Systeme;234
7.4.3.5;20.3.5 Dokumentationsoder Recherchesysteme;235
7.4.4;20.4 Prüfen Sie Ihre Anforderungen an ein DMS!;236
7.4.4.1;Die Funktionen eines DMS;236
7.4.4.2;DMS erspart nicht den Aufbau einer Ablagestruktur;238
8;Zum Abschluss: Antworten auf häufig gestellte Fragen;240
8.1;Ist das Prozessorientierte Ablagesystem skalierbar?;240
8.2;Ist das PAS auf alle Prozesse anwendbar?;240
8.3;Muss sich jede Organisation ihren eigenen Aktenplan erarbeiten?;241
8.4;Behandelt dieses Buch alle Themen desProzessorientierten Ablagesystems umfassend?;241
9;Anhang;242
10;Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation;243
11;Glossar;252
12;Literatur;260
13;Stichwortverzeichnis;263
14;Die Autoren;266
14.1;Wolf Steinbrecher;266
14.2;Martina Müll-Schnurr;266
Grundlagen.- Welche Dokumente müssen abgelegt werden?.- Fachbegriffe der Ordnungstheorie.- Merkmale von Dokumenten.- Prozessorientierte Ablage.- Andere Ablagesysteme.- Der organisationsspezifische Aktenplan.- Musteraktenplan.- Kernprozesse ordnen.- Unterstützungsprozesse ordnen.- Strategische Prozesse ordnen.- Teilakten und Projektordner.- Ordnung der EDV-Dokumente.- Wissensdokumente.- Ordnung am Arbeitsplatz.- Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz.- Termine verwalten.- Aufgeräumt im Team.- Hilfsmittel für die Teamordnung.- Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen.- Ein Reorganisations-Projekt planen.- Das Team ablagefähig machen.- Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation.- Ein Dokumentenmanagement-System einführen.
