Sutorius Projektmanagement Checkbook - inkl. Arbeitshilfen online

2. Auflage 2017
ISBN: 978-3-648-09670-3
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 173 Seiten, E-Book

Reihe: Haufe Fachbuch

Unklare Vorgaben, enge Zeitpläne und knappe Budgets bestimmen den Alltag des Projektmanagements. Dieses Checkbook hilft Ihnen als Projektmanager in jeder Situation, Ihr Projekt mit Erfolg zu steuern. Zahlreiche Checklisten für jeden einzelnen Projektschritt und viele Praxistipps geben Ihnen wertvolle Hilfen, die Sie sofort bei der täglichen Arbeit einsetzen können.   Inhalte: - Praxistipps für weniger Stress: So handeln Sie am effektivsten - Projektvorbereitung und Projektplanung: die Grundlage für den Erfolg schaffen - Pro-aktive Projektsteuerung für reibungslose Abläufe - Setzen Sie Standards: Projektcontrolling und Qualitätsmanagement - Den Erfolg sichern: gelungene Übergabe, Einführung und Abnahme Arbeitshilfen online: - Alle Checklisten - Formulare und Vorlagen - Excel-Arbeitshilfen  

René Sutorius, geboren 1971 in Köln, gründete 1992 eine Firma für Softwareentwicklung. Nach erfolgreichem Abschluss seines Studiums der Luft- und Raumfahrttechnik im Jahr 1997 baute er seine Firma weiter aus, worauf wenig später die Umfirmierung zu sidion Software- und Ingenieurdienstleistungen folgte. Seit 1998 leitet er Projekte für Kunden aus Industrie, Maschinenbau und Banken, seit 2003 berät er zudem als Coach Projektleiter und Führungskräfte bei der Durchführung von Projektvorhaben. René Sutorius lebt in Stuttgart und leitet seine dort ansässige Firma sidion mit ca. 50 Mitarbeitern und Schwerpunkten in der Umsetzung kompletter Projektvorhaben und dem Projektmanagement in IT- und Ingenieurprojekten.

Autoren/Hrsg.

Sutorius, René

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Management Projektmanagement

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

Projektvorbereitung: Das müssen Sie im Vorfeld klären
- Ihr Startpunkt: Wie sieht die Ausgangssituation aus?
- Zieldefinition: Was wollen Sie erreichen?
- Phasenplan: Welche Schritte führen zum Ziel?
- Projektaufbauorganisation: Wer soll Ihnen zur Seite stehen?
- Projektablauforganisation: Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Projekt?
- Projektfinanzierung: Woher kommt das nötige Geld?

Projektplanung: eine solide Grundlage für den Erfolg
- So erstellen Sie eine Anforderungsspezifikation
- Wie Sie den Aufwand richtig abschätzen
- Aufgaben verteilen und Termine festlegen: die Ablaufplanung
- Ressourcenverteilung: Wer tut was?
- Unumgänglich: die Risikoanalyse
- Damit Ihr Projekt zum Erfolg wird: der Qualitätsplan
- Wie Sie eine Ausschreibung durchführen

Für einen reibungslosen Ablauf: pro- aktive Projektsteuerung
- Die Kick-off-Veranstaltung als Sprungbrett
- Regeltermine: So bleiben alle auf dem Laufenden
- Projektstatuserfassung: Wo stehen wir gerade?
- Damit nichts vergessen wird: die Offene-Punkte-Liste
- Wie Sie Wissen im Projekt verteilen und sichern
- So steuern Sie externe Mitarbeiter und Lieferanten
- Wie Sie Ihr Projektteam motivieren

Projektcontrolling: auf interne und externe Einflüsse achten
- Diese Kontrollinstrumente haben Sie
- Projektfortschrittskontrolle als Entscheidungsgrundlage
- Meilensteintrendanalyse: Können die Termine gehalten werden?
- Finanzen immer im Blick: Kosten- und Budgetverfolgung
- Wie Sie mit Änderungsanforderungen umgehen
- So prüfen und steuern Sie das Projektumfeld
- Wann eine Planaktualisierung nötig ist

Ergebnisse prüfen: das Qualitätsmanagement
- Wozu Reviews gut sein können
- So prüfen Sie externe Leistungen
- Wie Sie die Ergebnisse praktisch testen

Übergabe, Einführung und Abnahme als Maß für den Erfolg
- Was es bei der Übergabe zu beachten gilt
- Was geschieht bei der Abnahme?
- So führen Sie Ihr Projektergebnis ein

Endlich am Ziel! - der Projektabschluss
- Wie Sie den Projekterfolg messen können
- Was steht im Projektabschlussbericht?

- Aus Fehlern lernen: der Lessons-Learned-Workshop
- Mehr als nur ein Wort zum Abschied: die letzte Teambesprechung
- Wie Sie sich beim Team bedanken

Erfolgsfaktoren: So handeln Sie am effektivsten
- Definieren Sie ein sinnvolles Vorgehen
- Ziehen Sie Experten zurate
- Kommunizieren Sie zielgerichtet
- Seien Sie immer auf dem aktuellen Stand

- Stellen Sie Ihr Team effektiv auf

- Generieren Sie Zwischenerfolge
- Klären und Steuern Sie die Erwartung der Stakeholder

- Eskalieren Sie Probleme rechtzeitig

- Vermeiden Sie implizites Wissen
- Bereinigen Sie Konflikte zügig
- Schauen Sie über den Tellerrand des Projekts
- Seien Sie Vorbild

Anhang

Der Autor

Stichwortverzeichnis

Leseproben

2   Projektplanung: eine solide Grundlage für den Erfolg

Während der Vorbereitungsphase mussten Sie auf Basis weniger Informationen Inhalte, Termine, Kosten und Ressourcenbedarf grob abschätzen. Unabhängig davon, ob Sie die Genehmigung in Form einer Beauftragung durch Ihren Kunden erhalten haben oder als Freigabe in einem Projektsteuerungsgremium in Ihrer Firma – jetzt ist das Wichtigste, das Projekt zum Laufen zu bringen.

Ihre Ziele sind:

• Erstellen einer detaillierten Planung für die Umsetzungsphase

• Zuweisen der Aufgaben an die beteiligten Rollen, d. h. die Personen im Projekt auslasten

• Beauftragen externer Projektteilnehmer, beispielsweise durch Werk- oder Dienstleistungsverträge

Um diese Ziele zu erreichen, müssen Sie folgende Schritte tun:

• Erstellen Sie eine detaillierte Anforderungsspezifikation.

• Führen Sie eine Aufwandsschätzung durch.

• Definieren und verteilen Sie Aufgabenpakete und erstellen Sie einen Terminplan.

• Stellen Sie sicher, dass Risiken laufend analysiert und bewertet werden können.

• Konzipieren Sie, wie Sie Qualität ins Projekt bringen.

• Wenn Leistungen ausgeschrieben werden: Führen Sie die Ausschreibung durch.

In der Realität laufen Phasen und Aktivitäten nicht streng linear nacheinander ab. Viele Aufgaben müssen gleichzeitig bearbeitet werden, was sich in einem Buch nur schwer darstellen lässt. Schon während der Planungsphase müssen Sie beispielsweise Aufgaben koordinieren und Besprechungen moderieren. Das heißt, dass bereits während der Planungsphase Aktivitäten aus der Durchführungs- und Controllingphase parallel ablaufen.

Tipp: Nach dem aktuellen Stand der Dinge richten

Denken Sie daran, sich nicht sklavisch an eine bestimmte Reihenfolge zu halten, sondern immer nach dem aktuellen Stand zu (re-)agieren.

Am Ende der Planungsphase sollten Sie alle Fragen in der folgenden Checkliste mit „Ja” beantworten können:

Checkliste Planungsphase

Liegt Ihnen eine abgenommene Anforderungsspezifikation vor?

Existiert eine detaillierte und vollständige Aufwandsschätzung, der Sie vertrauen?

Gibt es eine Detailplanung auf Basis von Aufgabenpaketen?

Haben Sie eine Meilensteinplanung mit externen und internen Meilensteinen erstellt?

Sind allen Rollen entsprechende Aufgaben zugewiesen?

Haben die Rolleninhaber die ihnen zugeteilten Aufgaben verstanden und angenommen?

Wurde die Projektorganisation an evtl. geänderte Anforderungen angepasst?

Wurden Änderungen am Budget und an den Terminen durch den Auftraggeber freigegeben?

Wurde ein Qualitätsmanagementplan erstellt?

Gibt es definierte und abgestimmte Quality Gates?

Wurden alle notwendigen Beauftragungen verschickt?

Sind von allen Lieferanten Auftragsbestätigungen eingegangen?

Sie werden sehen, dass Sie bei einigen Punkten sehr stark ins Detail gehen müssen, um deren Fertigstellung zu prüfen. Insbesondere, wenn Sie Ausschreibungen durchführen, werden Sie aufwendige Listen erstellen, anhand derer Sie die Lieferanten auswählen.

Tipp: Auftraggeber auf dem Laufenden halten

Wie Sie wahrscheinlich gemerkt haben, habe ich in die Checkliste erneut die Budget- und Terminfreigabe durch den Auftraggeber aufgenommen. Ihren Auftraggeber ständig über den aktuellen Stand zu informieren, ist für Sie von großem Nutzen, denn er wird Ihnen eher den Weg frei machen, wenn er das Gefühl hat, dass er Ihnen vertrauen kann. Selbst in Krisensituationen wird er sich stärker auf Ihre Seite stellen, wenn Sie ihn von Anfang an regelmäßig und offen informieren.

Bevor Sie aber zur Planung kommen, müssen zunächst die Anforderungen des Auftraggebers im Detail spezifiziert werden.

2.1   So erstellen Sie eine Anforderungsspezifikation

Eine Anforderungsspezifikation, oft auch Lastenheft genannt, beinhaltet alle Anforderungen des Auftraggebers. Mit dem Lastenheft erhalten Sie also eine detaillierte Beschreibung der erwarteten Projektergebnisse.

Häufig denkt der Auftraggeber, dass man aus seiner kurz formulierten Anforderung ein komplettes Projekt umsetzen kann. Eine Aussage wie z. B.: „Ich hätte gerne einen neuen Kundenparkplatz, damit die Kunden nicht so weit zu uns laufen und keinen Parkplatz suchen müssen” ist in den Augen des Auftraggebers klar genug formuliert. Immerhin können Sie seine Motivation herauslesen. Unklar ist aber z. B.,

• ob die Stellplätze nur für Kunden oder auch für Mitarbeiter zugänglich sein soll,

• wie groß die Stellplätze sein sollen,

• wie weit entfernt der Parkplatz sein darf,

• wie viele Stellplätze benötigt werden,

• welche Fahrbahnbreite vorgesehen werden soll,

• ob Frauenparkplätze vorgesehen werden sollen oder

• ob eine Schranke installiert werden soll.

Dazu kommen noch gesetzliche Vorschriften für das Abstellen von Kraftfahrzeugen, Regulierungen zur Lärmemission und weitere Anforderungen, die Sie beachten müssen.

Genau hier beginnt die Aufgabe der Anforderungsspezifikation. Sie unterteilt sich in

• die Anforderungsanalyse,

• die Anforderungsdefinition und

• die Abnahme der Anforderungsspezifikation durch den Auftraggeber.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen einer guten Anforderungsspezifikation ist das Einbinden der richtigen Personen. Sie würden niemals auf die Idee kommen, den Bau Ihres Hauses dem örtlichen Bäcker anzuvertrauen – es sei denn, dieser ist aus irgendwelchen Gründen darin ebenfalls sehr erfahren. Normalerweise werden Sie sich für den Hausbau einen Bauunternehmer suchen, der schon einige Erfahrungen mit Bauprojekten dieser Art hat.

Vor allem in internen Projekten werden für die Anforderungsspezifikation oft fachfremde Personen herangezogen, denn der Auftraggeber geht in der Regel davon aus, dass sich ein interner Sachbearbeiter auch schnell in ein für ihn fremdes Sachgebiet einarbeiten kann. Das ist ein enormes Risiko für Ihr Projekt. Versuchen Sie deshalb unbedingt, fachlich kompetente Personen für Ihr Vorhaben zu gewinnen.

Checkliste Anforderungsspezifikation

Sind die Ziele des Projekts ausreichend und verständlich beschrieben? („Was soll erreicht werden?”)

Sind alle gewünschten Anforderungen im Detail eindeutig und verständlich beschrieben? („Was soll realisiert werden?”)

Ist der Nutzen des Projekts beschrieben? („Warum wird das Projekt umgesetzt?”)

Wurde ein eindeutiger Name für das Projekt (sowie ggf. ein vorläufiger Produktname) definiert?

Sind benötigte Schnittstellen (z. B. Prozessschnittstellen, technische Schnittstellen) beschrieben?

Ist beschrieben, wie das Projektergebnis in ein bestehendes Produkt, ein System und/oder einen Prozess eingebunden werden soll?

Sind Einschränkungen und Abgrenzungen (z. B. rechtliche Bedingungen, Datenschutz) vollständig beschrieben?

Wurde die Qualität des Ergebnisses bzw. der einzelnen Anforderungen definiert? („Wie soll es realisiert werden?”)

Wurde eine Offene-Punkte-Liste für Themen angelegt, die noch während der Planungsphase geklärt werden müssen?

Sind alle beteiligten Projektmitarbeiter in ein Review der Anforderungsanalyse eingebunden?

Hat der jeweilige Mitarbeiter, der das Review durchführt, die Anforderungen verstanden und abgenommen?

Sie fragen sich vermutlich, warum in der Anforderungsspezifikation noch einmal die Ziele und der Nutzen des Projekts beschrieben werden sollen. In der Vorprojektphase haben Sie persönlich die Ziele und den Nutzen des Projekts gemeinsam mit dem Auftraggeber erarbeitet. Die Anforderungsspezifikation wird aber in der Regel von anderen Personen geschrieben. Diese Personen sollen ihr eigenes Verständnis der Ziele und des Nutzens in die Anforderungsspezifikation schreiben. Dadurch erhöht sich bei den Schreibern der Spezifikation das Verständnis für die Ziele. Ob dieses Verständnis zum...

Über Autor(innen)

Sutorius, René
René Sutorius, geboren 1971 in Köln, gründete 1992 eine Firma für Softwareentwicklung. Nach erfolgreichem Abschluss seines Studiums der Luft- und Raumfahrttechnik im Jahr 1997 baute er seine Firma weiter aus, worauf wenig später die Umfirmierung zu sidion Software- und Ingenieurdienstleistungen folgte. Seit 1998 leitet er Projekte für Kunden aus Industrie, Maschinenbau und Banken, seit 2003 berät er zudem als Coach Projektleiter und Führungskräfte bei der Durchführung von Projektvorhaben. René Sutorius lebt in Stuttgart und leitet seine dort ansässige Firma sidion mit ca. 50 Mitarbeitern und Schwerpunkten in der Umsetzung kompletter Projektvorhaben und dem Projektmanagement in IT- und Ingenieurprojekten.

René Sutorius

René Sutorius, geboren 1971 in Köln, gründete 1992 eine Firma für Softwareentwicklung. Nach erfolgreichem Abschluss seines Studiums der Luft- und Raumfahrttechnik im Jahr 1997 baute er seine Firma weiter aus, worauf wenig später die Umfirmierung zu sidion Software- und Ingenieurdienstleistungen folgte. Seit 1998 leitet er Projekte für Kunden aus Industrie, Maschinenbau und Banken, seit 2003 berät er zudem als Coach Projektleiter und Führungskräfte bei der Durchführung von Projektvorhaben. René Sutorius lebt in Stuttgart und leitet seine dort ansässige Firma sidion mit ca. 50 Mitarbeitern und Schwerpunkten in der Umsetzung kompletter Projektvorhaben und dem Projektmanagement in IT- und Ingenieurprojekten.