E-Book, Deutsch, 623 Seiten
Reihe: SAP Press
Türk SAP-Datenarchivierung
2. Auflage 2018
ISBN: 978-3-8362-8199-7
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection
Das Praxishandbuch
E-Book, Deutsch, 623 Seiten
Reihe: SAP Press
ISBN: 978-3-8362-8199-7
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection
Gehen Sie Ihr Archivierungsprojekt jetzt an! In diesem Buch lernen Sie, welche Vorgaben dabei zu erfüllen sind und wie Sie mit den Archivierungsobjekten im SAP-System umgehen. Sie werden Schritt für Schritt durch ein typisches Archivierungsprojekt geführt und auf alle Aspekte hingewiesen, an die Sie denken müssen. Besonderes Augenmerk legt der Autor dabei auf die Archivierung nach DSGVO mit SAP ILM Retention Management .
Aus dem Inhalt:
- Gesetzliche Anforderungen und Konzepte
- Schnittstellen und Ablageoptionen
- Archivierungsstrategie
- Planung und Durchführung von Archivierungsprojekten
- Datenablage und -zugriff
- Administration von Archivierungssystemen
- ArchiveLink
- Transaktion TAANA und SARA
- SAP ILM Retention Management
- Data Aging
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
Einleitung ... 15
1. Grundlagen und Rahmenbedingungen der SAP-Datenarchivierung ... 23
1.1 ... Performance der SAP-Systeme sicherstellen ... 24
1.2 ... Gesetzliche Anforderungen erfüllen ... 26
1.3 ... Information Lifecycle Management ... 28
1.4 ... Archive Development Kit ... 35
1.5 ... Transaktionen und Prozesse ... 37
1.6 ... Gesetzliche Grundlagen ... 65
1.7 ... Werkzeuge für die elektronische Steuerprüfung ... 73
1.8 ... Schnittstellen in der SAP-Landschaft ... 85
1.9 ... Beteiligte Personen und Organisationen ... 88
1.10 ... Zusammenfassung ... 96
2. Ablageoptionen für archivierte Daten ... 99
2.1 ... ArchiveLink-Schnittstelle ... 101
2.2 ... WebDAV-Schnittstelle ... 112
2.3 ... Datenablageorte ... 123
2.4 ... Kostenbetrachtung ... 132
2.5 ... Empfehlung für eine Ablagestrategie in verschiedenen Szenarien ... 134
2.6 ... Zusammenfassung ... 143
3. Zugriffsoptionen auf archivierte Daten ... 145
3.1 ... Leseprogramme ... 146
3.2 ... Direktzugriff ... 150
3.3 ... Archivinformationssystem ... 155
3.4 ... Document Relationship Browser ... 168
3.5 ... Drucklisten ... 173
3.6 ... Add-ons von Drittanbietern ... 175
3.7 ... Zusammenfassung ... 178
4. Strategie zur Datenarchivierung entwickeln ... 179
4.1 ... Den richtigen Zeitpunkt wählen ... 180
4.2 ... Archivierungskonzept entwickeln ... 197
4.3 ... Zusammenfassung ... 230
5. Archivierungsprojekte planen ... 233
5.1 ... Archivierungsprojekte in drei Beispielbranchen ... 234
5.2 ... Change Management und Kommunikation ... 275
5.3 ... Entscheidungsträger festlegen ... 285
5.4 ... Projekt- und Zeitplan erstellen ... 287
5.5 ... Zusammenfassung ... 295
6. Archivierungsprojekte durchführen ... 297
6.1 ... Realisierungsphase ... 297
6.2 ... Produktionsvorbereitung ... 309
6.3 ... Go-live und Support ... 356
6.4 ... Zusammenfassung ... 381
7. Archivierungssysteme administrieren ... 383
7.1 ... Systemanalyse ... 384
7.2 ... Kommunikation ... 392
7.3 ... Betrieb ... 397
7.4 ... Monitoring ... 399
7.5 ... Dokumentation ... 407
7.6 ... Zusammenfassung ... 417
8. Archivierung nach EU-DSGVO planen ... 419
8.1 ... Projektplan ... 421
8.2 ... Personenbezogene Daten ... 441
8.3 ... Bestandsaufnahme: Stammdaten ... 446
8.4 ... Bestandsaufnahme: Bewegungsdaten ... 454
8.5 ... Zugriffe auf personenbezogene Daten ... 459
8.6 ... Zusammenfassung ... 461
9. SAP Information Lifecycle Management ... 463
9.1 ... SAP Information Lifecycle Management einrichten ... 464
9.2 ... Aufgaben des SAP Information Lifecycle Managements ... 471
9.3 ... Daten archivieren ... 476
9.4 ... Retention Management nutzen ... 485
9.5 ... Europäische Datenschutzgrundverordnung mit SAP ILM Retention Management umsetzen ... 514
9.6 ... Systemstilllegungen durchführen ... 534
9.7 ... Zusammenfassung ... 547
10. Zukunft der SAP-Datenarchivierung ... 549
10.1 ... Entwicklung der klassischen SAP-Datenarchivierung ... 550
10.2 ... Entwicklung der Archivierung mit SAP ILM ... 552
10.3 ... Neue Technologien ... 555
10.4 ... Zusammenfassung ... 567
Anhang ... 571
A ... Transaktionen ... 573
B ... Archivierungsobjekte -- Kompaktübersichten ... 579
C ... Konzeptvorlage ... 601
D ... Abkürzungsverzeichnis ... 603
E ... Der Autor ... 607
Index ... 609
Einleitung
Die Begriffe Daten und Archivierung haben Sie, selbst wenn Sie kein SAP-Datenarchivierungsprofi sind, sicher in dem einen oder anderen Zusammenhang schon einmal gehört. Bilden wir aus diesen beiden Wörtern ein neues Wort, dann sprechen wir von der Datenarchivierung, mit der wir uns in diesem Buch beschäftigen. Doch betrachten wir zunächst einmal die beiden Wörter ganz eigenständig. Was sind Daten? Und was ist Archivierung? Wenn Sie sich diese Begriffe verdeutlichen, werden Sie die Datenarchivierung viel besser verstehen.
Daten bestehen aus verschiedenen Zeichen, z.B. Zahlen, Buchstaben oder Sonderzeichen. Bringen Sie unterschiedliche Daten in einem passenden Kontext zusammen, sprechen wir von Informationen. Tabelle 1 verdeutlicht den Zusammenhang zwischen Zeichen, Daten, Informationen, Wissen und Entscheidungen anhand eines Beispiels.
| Stufe | Beschreibung | Beispiel |
|---|
| 1 | Zeichen | 3, 0, °, s, t, u, t, t, g, a, r, t |
| 2 | Daten | 30°, Stuttgart |
| 3 | Information | Temperatur von 30 Grad in Stuttgart |
| 4 | Wissen | Es ist ziemlich warm und sommerlich in Stuttgart. |
| 5 | Entscheidung | Ich gehe ins Mineralbad. |
Tabelle 1 Beispiel für den Zusammenhang von Daten und Informationen
Auf der ersten Stufe haben wir zunächst die Zeichen 3, 0, °, s, t, u, t, t, g, a, r und t. Ordnet man diese Zeichen in einer Tabelle an, können wir die Zeichen in zwei Spalten aufteilen:
-
die Spalte Temperatur, in die wir den Wert »30°« eintragen können
-
die Spalte Ort, in die wir den Wert »Stuttgart« eintragen können
Bei diesen Werten handelt es sich also um unsere Daten, aus denen wir, getrennt betrachtet, erst einmal keinen Rückschluss ziehen können. 30° sagt uns, für sich betrachtet, nichts. Es könnte sich um eine Wassertemperatur oder vielleicht sogar eine Bergsteigung handeln. Nur in Kombination mit Wert und Spalte können wir daraus ableiten, dass es sich um eine Temperaturangabe handeln muss. Doch bringen wir die beiden Werte 30° und Stuttgart auf der dritten Stufe zusammen, können wir schon von einer Information sprechen. Die Information, die wir aus den Daten entnehmen können, ist, dass es sich dabei um eine Temperaturangabe von 30° in Stuttgart handelt. Daraus können wir auf der vierten Stufe ableiten, dass es in Stuttgart ziemlich warm sein muss, sofern die 30° in Celsius gemessen werden. Durch diese Information erlangen wir also neues Wissen über die Temperatur in Stuttgart und könnten sogar die Jahreszeit erraten.
Die letzte Stufe ist eine optionale Entscheidung. Wenn Sie die Information und das darauf aufbauende Wissen verarbeitet haben, können Sie entscheiden, wie Sie damit umgehen. Ich persönlich würde in das 18 °C kalte Becken im Mineralbad Stuttgart steigen, mich abkühlen und danach unter der Sonne bräunen.
Denkbar sind natürlich noch jede Menge weitere Beispiele, insbesondere zu Daten, die im Rahmen von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen täglich erzeugt werden und anhand derer wir ganz andere Entscheidungen treffen können.
Die Daten eines Unternehmens sind also als eine betriebswirtschaftliche Ressource anzusehen, die wir auch als immaterielles Kapital definieren können. Der Wert und der Nutzen der Daten sind natürlich je nach Branche und Typ unterschiedlich. Für ein Unternehmen, das sich auf die Vorhersage des Wetters spezialisiert hat, sind z.B. die Daten zu Temperatur und Ort betriebsnotwendig.
In den letzten Jahren ist die Bedeutung der Daten noch stärker in den Vordergrund gerückt. Daten werden über verschiedene Wege und Methoden gesammelt und gespeichert. Sie haben bestimmt auch schon einmal an der Kasse die Frage gestellt bekommen, ob Sie eine PAYBACK-Karte besitzen. Falls Sie so eine Karte nutzen, verkaufen Sie die Daten über Ihr Kaufverhalten an die beteiligten Unternehmen, indem Sie kleine Beträge als Gutschrift oder Gutscheine erhalten. Diese Unternehmen wiederum können anhand dieser Daten betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen (Stufe 5 unseres Modells) und damit ihr Geschäftsmodell optimieren und an die Kundenbedürfnisse anpassen.
Auch unbewusst übergeben wir Daten, insbesondere durch die Verwendung von Apps auf unseren Smartphones. Wie lange und von welchen Orten aus wir eine App nutzen, sind wichtige Daten für ein Unternehmen. Daten sind also heute so wertvoll wie nie zuvor. Der Trend geht in die Richtung, dass Unternehmen nach Möglichkeit alle verfügbaren Daten über IT-Systeme hinweg speichern, um diese verarbeiten und Rückschlüsse ziehen zu können (Big Data). Aus diesem Grund spielen auch die Themen Datenschutz und Sicherung ebenfalls eine zunehmend wichtige Rolle, nicht nur bedingt durch Datenpannen bei führenden Unternehmen wie dem Social-Media-Anbieter Facebook.
Es ist kein Zufall, dass in dieser Zeit die Gesetze im Bereich des Datenschutzes verschärft wurden. Auch Sie haben bestimmt mehrere E-Mails und Briefe von Unternehmen bezüglich der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erhalten, die Sie auffordern, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zuzustimmen. Sie als Person haben seit Inkrafttreten der Verordnung mehr Rechte. Zum Beispiel können Sie bestimmen, dass Ihre Daten nach Ende des Verwendungszwecks gelöscht werden. Unternehmen haben dadurch neue Pflichten, denn die einmal erhobenen Daten müssen technisch wieder entfernt werden. Vielleicht ist genau die EU-DSGVO der Grund, der Sie zum Kauf dieses Buches bewegt hat, da Sie den Umgang mit personenbezogenen Daten im SAP-System erlernen möchten.
Denn in Ihrem SAP-System werden stetig neue Daten erzeugt. Hier unterscheiden wir zwischen Stamm- und Bewegungsdaten. Wir sprechen immer dann von Stammdaten, wenn diese einmalig und eindeutig, wie z.B. eine Personalnummer, angelegt werden und sich sehr selten verändern. Wenn ein Mitarbeiter in einem Unternehmen angestellt wird, werden z.B. seine Daten wie Name, Vorname und Geburtsdatum erfasst. Das Geburtsdatum wird sich mit Sicherheit nicht verändern, aber es ist denkbar, dass sich nach einer Heirat der Name verändert. Es kann also minimale Änderungen an den Stammdaten des Mitarbeiters geben.
Wenn dieser Mitarbeiter monatlich sein Gehalt ausbezahlt bekommt oder eine Reisekostenabrechnung für seine Geschäftsreisen im SAP-System erfasst, werden Bewegungsdaten erzeugt. Bewegungsdaten sind also Daten, die regelmäßig erzeugt werden und in der Regel abhängig von Stammdaten sind. Eine weitere Besonderheit von Stammdaten ist, dass diese mengenmäßig viel geringer als Bewegungsdaten sind und auch sehr lange in einem SAP-System bleiben.
In einer älteren Präsentation von SAP zum Thema Datenarchivierung habe ich folgendes Zitat gefunden, das ich gerne mit Ihnen teilen möchte:
»Archivists have literally lost control over the definition of archive.«
In der Tat ist es nicht einfach, die Archivierung exakt zu definieren. Ich versuche, es Ihnen wie folgt zu erklären: Archivierung können wir mit Aufbewahrung gleichsetzen, wir bewahren also etwas für eine festgelegte Dauer auf. Die Archivierung kann unterschiedliche Gründe und Formen haben. Bestimmt haben Sie persönliche Fotos zu Hause in einem Fotoalbum abgelegt oder auf einem elektronischen Datenträger gesichert. Bestimmte Fotos sortieren wir mit der Zeit aus, ganz besondere Fotos werden jedoch ein Leben lang aufbewahrt.
Auch staatliche Institutionen haben eine Archivabteilung, von der wichtige Dokumente wie historische Verträge sehr lange in Originalform auf Papier und...
