Walter / Beckmann Protokollführung

Juristisch und sprachlich korrekt
1. Auflage 2016
ISBN: 978-3-406-68515-6
Verlag: C.H.Beck
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 128 Seiten

Reihe: Beck kompakt - prägnant und praktisch

Sicherheit beim Protokollieren liefert Ihnen dieser Ratgeber. Wer protokolliert, bestimmt, welche Inhalte wie in Erinnerung bleiben sollen. Ergreifen Sie diese Chance und lernen Sie mit diesem Ratgeber, ein perfektes Protokoll zu fertigen. Mit vielen Beispielen und Mustern macht Sie dieses Buch zum Protokoll-Profi. Die Schwerpunkte: - Protokollarten - Rechtliche Grundlagen - Form des Protokolls - Mitschreiben und Ausfertigen - Sprachliche Darstellung im Konjunktiv - Management rund ums Protokoll.

Autoren/Hrsg.

Walter, Steffen

Beckmann, Edmund

Leseproben

31Rechtliche Grundlagen

Warum gesetzliche Vorschriften?

Wer sich mit der Protokollführung befasst, stellt fest, dass diese auf ganz unterschiedlichen Ebenen anzutreffen ist.

Hier ist zunächst einmal die öffentliche Ebene zu erwähnen; in erster Linie also die kommunalen (= gemeindlichen) Organe (wie beispielsweise die Gemeindevertretung, der Kreistag, die Verbandsversammlung etc.), über deren Tätigkeit ein Protokoll zu führen ist. Daneben sind die staatlichen Organe zu erwähnen; u. a. der Bundestag, der Bundesrat und die Landtage.

Aber auch auf der privat-geschäftlichen Ebene, auf der sich die öffentlichen Verwaltungen bewegen, ist die Notwendigkeit anerkannt, Protokoll zu führen. Dies ist insbesondere der Fall bei den so genannten Eigengesellschaften der kommunalen und staatlichen Einrichtungen, beispielsweise

• bei den Sparkassen
• bei den in privater Rechtsform betriebenen Stadtwerken
• bei den Einrichtungen der Daseinsvorsorge, wie Umweltservice-GmbH, Wasserversorgungs GmbH etc.

Für den privaten Bereich dürfen die vielen privaten Vereins-Mitgliederversammlungen nicht unerwähnt bleiben, ebenso wenig die Eigentümer-Versammlungen von Wohnungseigentümergemeinschaften oder Klassenpflegschaftsversammlungen. Auch hier besteht die Notwendigkeit, das Beschlossene schriftlich festzuhalten.

32Dabei ist zu beachten, dass es für öffentliche Verwaltungen wesentlich ist, die Grundlagen ihrer Handlungen gegenüber dem Bürger gleich und transparent festzuhalten. Aus diesem Grunde ist eine Verpflichtung gegeben, die Grundzüge der Protokollführung schriftlich zu fixieren.

Für den privaten Bereich hat der Gesetzgeber erkannt, dass es (z. B. bei Eigentümerversammlungen) zur Vermeidung künftiger Auseinandersetzungen wichtig erscheint, den unverzichtbaren Inhalt eines Protokolls vorzugeben. Zudem zwingt die schriftliche Niederlegung des Beschlossenen die Versammlung, sich klar und deutlich für das eine oder andere auszusprechen.

Merke

Sowohl im öffentlichen Bereich als auch im privaten Bereich ist es unverzichtbar, Protokolle zu erstellen. Sie stellen in der Regel die Handlungsgrundlage dar. Deswegen wird das Anfertigen von Protokollen ausdrücklich vorgeschrieben.

Welche Bereiche sind wie geregelt?

Öffentlich-rechtlich geregelter Bereich

Staatliche Organe

Der Bundestag ist das Parlament der Bundesrepublik Deutschland mit Sitz im Reichstagsgebäude in Berlin. Die 33wesentlichen Vorschriften für die Durchführung der Sitzungen des Bundestages sind – nach Artikel 40 Abs. 1 S. 2 Grundgesetz – in einer sogenannten Geschäftsordnung geregelt, so auch für die Protokollführung. Denn über die Sitzungen des Bundestages wird ein wörtliches (= stenografisches) Protokoll verfasst.

Dies gilt im Wesentlichen auch für die Sitzungen des Bundesrats als – neben dem Bundestag bestehendes – weiteres staatliches Verfassungsorgan, durch das die Länder an der Gesetzgebung und Verwaltung des Bundes mitwirken; mit Sitz ebenfalls in Berlin. Auch hier werden nach Artikel 52 Abs. 3 S. 2 Grundgesetz über die Geschäftsordnung des Bundesrats die Einzelheiten der Protokollführung („wörtliches Protokoll“) festgelegt.

Für die 16 Landtage bzw. Parlamente in den Stadtstaaten Berlin, Bremen und Hamburg gilt Vergleichbares. So wird über die Sitzungen des Landesparlaments NRW mit Sitz in Düsseldorf nach § 101 S. 1 der Geschäftsordnung „ein wortgetreuer Bericht“ gefertigt; über die Sitzungen des Senats von Berlin wird beispielsweise nach § 15 Abs. 1 der Geschäftsordnung eine „Niederschrift über den wesentlichen Verlauf der Sitzung“ verfasst.

Merke

Für den Bundestag und die Landesparlamente gibt es – wegen des Umfangs und der Bedeutung – einen eigenen Protokolldienst; mit zahlreichen Sondervorschriften, die es zu beachten gilt.

34Kommunale Organe

Für die Gemeinden und Gemeindeverbände – also die Landkreise und Ämter – schreiben die Kommunalverfassungen vor, dass über die Sitzungen der Gemeindevertretungen, der Kreistage und Amtsausschüsse ein Protokoll („Niederschrift“) zu fertigen ist. So wird z. B. mit § 52 Abs. 1 S. 1 GO NRW festgelegt, dass „über die im Rat gefassten Beschlüsse eine Niederschrift aufzunehmen ist“. Diese Niederschrift „ist vom Bürgermeister und einem vom Rat bestellten Schriftführer zu unterzeichnen“.

Vergleichbare Vorschriften enthalten die anderen Kommunalverfassungen anderer Bundesländer, beispielsweise § 42 Abs. 1 BbgKVerf:

„Über jede Sitzung der Gemeindevertretung ist eine Niederschrift zu fertigen. Sie muss mindestens

1. die Zeit und den Ort der Sitzung,
2. die Namen der Teilnehmer,
3. die Tagesordnung,
4. den Wortlaut der Anträge und Beschlüsse

   sowie

5. die Ergebnisse der Wahlen und Abstimmungen enthalten.“

Zusätzlich werden diese gesetzlichen Vorgaben im kommunalen Bereich durch einzelne Geschäftsordnungen ergänzt.

35Beispiel für eine solche Geschäftsordnung

„Geschäftsordnung der Bürgerschaft der Hansestadt Greifswald

§ 12

Niederschrift

1. Über jede Sitzung der Bürgerschaft ist eine Niederschrift anzufertigen. Die Sitzungsniederschrift muss enthalten:
   1. Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung
   2. Namen der anwesenden und fehlenden Mitglieder der Bürgerschaft
   3. Namen der anwesenden Verwaltungsvertreter, der geladenen Gäste und Sachverständigen
   4. Feststellung der Ordnungsgemäßheit der Einladung
   5. Feststellung der Beschlussfähigkeit
   6. Fragen, Vorschläge und Anregungen der Einwohner
   7. Anfragen der Mitglieder der Bürgerschaft
   8. die Tagesordnung
   9. Billigung der Sitzungsniederschrift der vorangegangenen Sitzung
   10. den Wortlaut der Anträge mit Namen der Antragsteller, die Beschlüsse und die Ergebnisse der Abstimmungen
   11. sonstige wesentliche Inhalte der Sitzung
   12. Ausschluss und Wiederherstellung der Öffentlichkeit
   13. vom Mitwirkungsverbot betroffene Bürgerschaftsmitglieder
   14. Abstimmungsergebnisse bei namentlicher Abstimmung
   15. Liste der von den Fachausschüssen durchgeführten Beschlusskontrolle.
2. Die Sitzungsniederschrift ist vom Präsidenten der Bürgerschaft und vom Schriftführer zu unterzeichnen und soll innerhalb von 14 Tagen, im Falle einer Dringlichkeitssitzung zu dieser, den Mitgliedern der Bürgerschaft vorliegen.
3. 36Die Einsichtnahme in die Niederschriften über den öffentlichen Teil der Sitzungen der Bürgerschaft wird den Einwohnern in der Kanzlei der Bürgerschaft, der Stadtbibliothek und im Internet ermöglicht.
4. Die Sitzungsniederschrift ist in der darauffolgenden Sitzung der Bürgerschaft zu billigen, über Einwendungen und Änderungen gegen die Niederschrift ist abzustimmen. Einwendungen und Änderungsvorschläge zur Niederschrift sind eine Woche vor der jeweiligen Sitzung der Bürgerschaft schriftlich beim Präsidenten der Bürgerschaft einzureichen.
5. Als Grundlage für die Darstellung der wesentlichen Verhandlungsinhalte in der Niederschrift veranlasst das Hauptamt die Tonaufzeichnung der Sitzung der Bürgerschaft. Diese Tonaufzeichnung darf nur zur Anfertigung der Niederschrift benutzt werden. Auf Antrag einer Fraktion wird die Tonaufzeichnung zu einzelnen Tagesordnungspunkten in der Kanzlei der Bürgerschaft bis zu einem Jahr aufbewahrt. Sie kann in dieser Zeit durch die Mitglieder der Bürgerschaft und den Oberbürgermeister oder seinen Beauftragten angehört werden. Danach ist die Tonaufzeichnung umgehend zu löschen.“

Der Gesetzgeber hat somit in aller Regel nur einen Rahmen vorgegeben, der sodann mit den Geschäftsordnungen vor Ort weiter ausgefüllt wird. Es ist im Kern ein Ergebnisprotokoll, das jedoch zu Beweiszwecken auch den wesentlichen Verlauf der Dinge nachvollziehen soll. Im Übrigen regelt eine solche Geschäftsordnung den Rahmen und die einzuhaltenden Formvorschriften bis hin zur Notwendigkeit einer Unterschrift.

37Mit dem Erstellen dieses Protokolls/dieser Niederschrift in Verbindung mit der/den Unterschrift/-en wird eine so genannte öffentliche Urkunde erstellt. Das heißt, diese Urkunde trägt zunächst einmal den Beweis über die Richtigkeit des dokumentierten Geschehensablaufs in sich. Das Protokoll ist in der Regel bis zur nächsten ordentlichen Sitzung des Gremiums zu erstellen. Gegebenenfalls können – je nach Gesetzeslage – die Mitglieder des Gremiums Einwendungen erheben, über deren Berechtigung sodann das Gremium mit seiner Mehrheit zu befinden hat.

Beachten Sie:

Auf keinen Fall ist es so, dass die Erstellung des Protokolls etwa Wirksamkeitsvoraussetzung für die gefassten Beschlüsse wäre.

Anders ausgedrückt: Wurde ein rechtmäßiger Beschluss...