E-Book, Deutsch, 921 Seiten
Reihe: Rheinwerk Computing
Widl Microsoft Teams
1. Auflage 2024
ISBN: 978-3-8362-9581-9
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection
Das umfassende Handbuch
E-Book, Deutsch, 921 Seiten
Reihe: Rheinwerk Computing
ISBN: 978-3-8362-9581-9
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection
Ohne Teamwork läuft nichts mehr in modernen Unternehmen. Schnelle und unkomplizierte Kommunikationskanäle sind dabei genauso wichtig wie die Möglichkeit, Ideen und Dokumente einfach im Unternehmen zu teilen und zuverlässig Besprechungen in virtuellen Teams zu organisieren. Wie Sie dazu Microsoft Teams in Ihre IT-Infrastruktur integrieren und umfassend von den neuen KI-Features profitieren, zeigt Ihnen Markus Widl.
Aus dem Inhalt:
- Nutzungsszenarien
- Evergreen: Updates und neue Features
- Architektur und Planung
- Administration mit der PowerShell
- Richtlinien und Governance
- Telefonie, Audiokonferenzen und Raumsysteme
- Sicherheit, Compliance und Datenschutz
- Lizenzen
- Pilotbetrieb und Rollout
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
Geleitwort ... 23
Vorwort ... 25
Teil I. Microsoft Teams -- Grundlagen ... 35
1. Weshalb gerade Microsoft Teams? ... 37
1.1 ... Arbeitswelt im Wandel ... 37
1.2 ... Problemstellungen heute ... 41
1.3 ... Ist Ihr Unternehmen bereit für Microsoft Teams? ... 46
1.4 ... Funktionsüberblick ... 51
1.5 ... So geht es weiter ... 74
2. Nutzungsszenarien ... 75
2.1 ... Rahmenhandlung ... 75
2.2 ... Personas ... 78
2.3 ... Szenario: Moderne Besprechungen ... 79
2.4 ... Szenario: Oberflächendesign ... 89
2.5 ... Szenario: Entwicklerteams ... 94
2.6 ... Szenario: Mitarbeiter im Homeoffice ... 96
2.7 ... Szenario: Remote-Workshop ... 103
2.8 ... Szenario: Öffentliche Veranstaltung ... 106
2.9 ... Szenario: Stationärer Handel ... 109
2.10 ... Szenario: Telefon-Kundendienst ... 115
2.11 ... Szenario: Virtuelle Termine ... 116
2.12 ... So geht es weiter ... 118
3. Evergreen ... 119
3.1 ... Was bedeutet Evergreen? ... 120
3.2 ... Wichtige Fragestellungen ... 124
3.3 ... Entwicklung und Veröffentlichung ... 126
3.4 ... So geht es weiter ... 144
Teil II. Administration ... 145
4. Architektur ... 147
4.1 ... Architekturübersicht ... 147
4.2 ... Architektur für Chat ... 153
4.3 ... Architektur für Teams ... 159
4.4 ... Architektur für Besprechungen ... 195
4.5 ... Architektur für Liveereignisse ... 216
4.6 ... Erweiterungen ... 223
4.7 ... Limitierungen ... 231
4.8 ... So geht es weiter ... 233
5. Windows PowerShell ... 235
5.1 ... Wozu PowerShell? ... 236
5.2 ... Start der PowerShell ... 237
5.3 ... Kernkomponenten der PowerShell ... 241
5.4 ... Cmdlets ... 246
5.5 ... Aliasse ... 251
5.6 ... Klassen und Objekte ... 253
5.7 ... Pipeline ... 261
5.8 ... Wichtige Cmdlets ... 264
5.9 ... Variablen ... 273
5.10 ... Funktionen und Filter ... 273
5.11 ... Skripte ... 276
5.12 ... Snap-Ins und Module ... 287
5.13 ... PowerShell-Remoting ... 288
5.14 ... PowerShell und Microsoft 365 ... 291
5.15 ... PowerShell mit Microsoft Teams ... 335
5.16 ... PowerShell mit anderen Microsoft 365-Diensten ... 344
5.17 ... So geht es weiter ... 347
6. Grundlegende Administration ... 349
6.1 ... Microsoft Teams Admin Center ... 349
6.2 ... Technische Vorbereitungen ... 356
6.3 ... Verwalten von Teams ... 374
6.4 ... Verwalten von Benutzern ... 379
6.5 ... Clients ... 381
6.6 ... So geht es weiter ... 388
7. Richtlinien und Einstellungen ... 389
7.1 ... Gruppenrichtlinienzuweisung ... 391
7.2 ... Richtlinienpakete ... 392
7.3 ... PowerShell-Verwaltung ... 395
7.4 ... Teams ... 399
7.5 ... Benutzer ... 404
7.6 ... Teams-Geräte ... 407
7.7 ... Teams-Apps ... 414
7.8 ... Besprechungen ... 417
7.9 ... Nachrichtenrichtlinien ... 429
7.10 ... VoIP (Telefonie) ... 431
7.11 ... Erweiterte Verschlüsselungsrichtlinien ... 438
7.12 ... So geht es weiter ... 438
8. Governance ... 439
8.1 ... Warum Governance? ... 439
8.2 ... Das Anlegen von Teams beschränken ... 441
8.3 ... Namenskonventionen ... 443
8.4 ... Vorlagen für Teams ... 447
8.5 ... Vorlagen für Besprechungen ... 450
8.6 ... Nutzungsrichtlinien ... 456
8.7 ... Klassifizierung von Teams ... 458
8.8 ... Dynamische Mitgliedschaft ... 459
8.9 ... Gastzugriff für einzelne Teams deaktivieren ... 462
8.10 ... Ablaufdatum ... 463
8.11 ... Eigener Provisionierungsprozess für Teams ... 466
8.12 ... Governance-Einstellungen nachträglich ändern ... 487
8.13 ... So geht es weiter ... 488
9. Telefonie ... 489
9.1 ... Anbindung an das Telefonnetz ... 489
9.2 ... Anrufpläne ... 492
9.3 ... Kommunikationsguthaben ... 507
9.4 ... Operator Connect ... 508
9.5 ... Teams Phone Mobile ... 512
9.6 ... Direktes Routing ... 516
9.7 ... Anrufbeantworter ... 551
9.8 ... Tisch- und Konferenztelefone ... 554
9.9 ... SIP-Gateway ... 563
9.10 ... Anrufwarteschleifen und automatische Telefonzentralen ... 566
9.11 ... Kontaktcenter-Integration ... 576
9.12 ... So geht es weiter ... 576
10. Audiokonferenzen ... 577
10.1 ... Was sind Audiokonferenzen? ... 577
10.2 ... Lizenzierung ... 579
10.3 ... Konferenzbrücken ... 580
10.4 ... Benutzerkonfiguration ... 584
10.5 ... Audiokonferenzen über Operator Connect ... 585
10.6 ... Audiokonferenzen über direktes Routing ... 586
10.7 ... So geht es weiter ... 588
11. Besprechungsraumgeräte ... 589
11.1 ... Warum Microsoft Teams Rooms? ... 589
11.2 ... Microsoft Teams Rooms-Geräte ... 592
11.3 ... Lizenzierung ... 603
11.4 ... Basis-Administration ... 607
11.5 ... Pro-Administration ... 624
11.6 ... So geht es weiter ... 635
12. Analysen und Berichte ... 637
12.1 ... Nutzungsanalysen und -berichte ... 637
12.2 ... Qualitätsanalyse bei Telefonaten und Besprechungen ... 649
12.3 ... So geht es weiter ... 654
Teil III. Unverzichtbare Komponenten ... 655
13. Sicherheit ... 657
13.1 ... Allgemein ... 657
13.2 ... Identitäten ... 673
13.3 ... Daten ... 696
13.4 ... Gespräche und Besprechungen ... 700
13.5 ... So geht es weiter ... 706
14. Compliance und Datenschutz ... 707
14.1 ... Microsoft Purview-Complianceportal ... 707
14.2 ... Berechtigungen und Rollen ... 710
14.3 ... Der Compliance-Manager ... 710
14.4 ... Aufbewahrung ... 712
14.5 ... Datenklassifizierung ... 739
14.6 ... eDiscovery ... 756
14.7 ... Kommunikationscompliance ... 763
14.8 ... Compliance bei Aufzeichnungen ... 764
14.9 ... Wasserzeichen in Besprechungen ... 768
14.10 ... Verhinderung von Datenverlust ... 769
14.11 ... Informationsbarrieren ... 774
14.12 ... Microsoft Entra ID-Zugriffsüberprüfungen ... 775
14.13 ... Multi-Geo ... 777
14.14 ... Eigene Datenschutzerklärung ... 783
14.15 ... Typen vertraulicher Informationen ... 785
14.16 ... Überwachungsprotokoll ... 786
14.17 ... So geht es weiter ... 789
15. Lizenzen ... 791
15.1 ... Lizenzen für Benutzer ... 791
15.2 ... Lizenzen für Besprechungsräume ... 813
15.3 ... Lizenzen für öffentliche Geräte ... 814
15.4 ... So geht es weiter ... 814
Teil IV. Einführung im Unternehmen ... 815
16. Organisatorische Vorbereitungen ... 817
16.1 ... Die Warum-Frage ... 818
16.2 ... Anwendungsfälle ermitteln ... 821
16.3 ... Reihenfolge festlegen ... 828
16.4 ... Erforderliche Projektmitglieder ... 829
16.5 ... Umgang mit wichtigen Abteilungen und Personen ... 832
16.6 ... Wichtige Fragestellungen klären ... 844
16.7 ... Microsoft Teams-Ratgeber ... 852
16.8 ... So geht es weiter ... 854
17. Pilotbetrieb ... 855
17.1 ... Warum ein Pilotbetrieb? ... 856
17.2 ... Grundsätzlicher Ablauf ... 857
17.3 ... Auswahl der Szenarien und Zielsetzung ... 858
17.4 ... Die ersten Anwender ... 859
17.5 ... Zeitraum ... 861
17.6 ... Kommunikationsplan ... 862
17.7 ... Die ersten Teams im Pilotbetrieb ... 863
17.8 ... Governance während des Pilotbetriebs ... 867
17.9 ... Champions-Programm aufbauen ... 868
17.10 ... Auswertung ... 871
17.11 ... Aufräumen ... 872
17.12 ... So geht es weiter ... 872
18. Unternehmensweite Einführung ... 873
18.1 ... Grundsätzlicher Ablauf ... 874
18.2 ... Reihenfolge festlegen ... 875
18.3 ... Das erste Set an Teams ... 876
18.4 ... Governance durchsetzen ... 879
18.5 ... Kommunikation im Unternehmen ... 881
18.6 ... Empfehlungen für Anwender ... 889
18.7 ... Kontinuität wahren ... 901
18.8 ... Ende ... 902
Index ... 903
Vorwort
Gleich geht es los. Doch vorher möchte ich Ihnen noch ein paar einleitende Sätze zum Inhalt dieses Buches mit auf den Weg geben.
Warum ein Buch zu Microsoft Teams?
So manches Unternehmen steht noch vor der Herausforderung, Microsoft Teams einzuführen. Andere Unternehmen haben Microsoft Teams bereits eingeführt, berichten aber von einer geringeren Akzeptanz bei der Belegschaft, als dies erwartet wurde. In nicht wenigen Fällen wird und wurde dabei ein wichtiger Aspekt nicht ausreichend berücksichtigt: Die Einführung von Microsoft Teams sollte nicht über die gleichen Prozesse durchgeführt werden wie etwa für eine neue Version des Office-Pakets oder von Exchange.
Wieder andere Unternehmen wurden durch die Auswirkungen der Pandemie gezwungen, fast buchstäblich über Nacht eine Arbeitsmöglichkeit für die Belegschaft von deren Heimarbeitsplätzen aus zu schaffen. Da war oft Microsoft Teams naheliegend und die Bereitstellung wurde möglichst schnell und aufgrund des Zeitdrucks ohne große Planung durchgeführt. Das Ziel war eine schnelle und keine besonders elegante Lösung. Im laufenden Betrieb traten nach und nach jedoch die damit in Kauf genommenen Nachteile in den Vordergrund und es stellt sich die Frage, wie solche schnellen Lösungen auf ein stabiles Fundament gestellt werden können.
Bei der Bereitstellung von Microsoft Teams im Unternehmen ist neben der Betrachtung von technischen Aspekten auch die Berücksichtigung der bisherigen internen Kommunikationsprozesse und Arbeitsweisen essenziell. Ebenso ist eine konkrete Zielsetzung hilfreich, was mit der Einführung von Microsoft Teams im Unternehmen eigentlich erreicht werden soll. Die Belegschaft sollte behutsam auf den neuen Dienst vorbereitet und bei ihren ersten Schritten begleitet werden. Der Umgang mit dem Teams-Client ist an vielen Stellen grundlegend unterschiedlich zu der vielfach typischen Nutzung eines E-Mail-Clients, von Ordnerfreigaben etc. Doch diese neue Arbeitsweise ist nicht immer für jeden Anwender offensichtlich. Wird dann keine geeignete Begleitung durch das Unternehmen bereitgestellt, ist oftmals die Ablehnung oder ein Zurückfallen in die Verwendung altbekannter Werkzeuge die Folge. Das Potenzial und die vielen Vorteile bei der alltäglichen Zusammenarbeit mit Microsoft Teams bleiben damit auf der Strecke.
Der erfolgreiche Betrieb von Microsoft Teams hängt also sowohl von technischen als auch von organisatorischen Aspekten ab. Mit diesem Buch gebe ich Ihnen einen Leitfaden an die Hand, der Ihnen helfen soll, Fallstricke möglichst früh zu erkennen und diese zu umgehen. Ich berichte auch an einigen Stellen aus konkreten Praxisszenarien, was dort gut oder weniger gut funktioniert hat. Mit diesen Erfahrungen hoffe ich, Ihnen die optimale Anwendung und Bereitstellung von Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen zu erleichtern.
Ist das Buch für alle Varianten von Microsoft Teams geeignet?
Dieses Buch ist für die Variante von Microsoft Teams gedacht, die typischerweise von Unternehmen und Organisationen eingesetzt wird – d. h., wie sie in den Lizenztypen aus der Business-Familie (beispielsweise Microsoft 365 Business Standard und Microsoft 365 Premium) und Microsoft Enterprise enthalten ist (beispielsweise Office 365 E3 oder Microsoft 365 E5).
[+] Seit 1. Oktober 2023 bietet Microsoft eine ganze Reihe seiner Lizenztypen in der Europäischen Region sowie in der Schweiz auch ohne Microsoft Teams an. Diese Lizenzen erkennen Sie am Zusatz EEA (no Teams). Verwenden Sie diese neuen Lizenztypen, benötigen die Benutzerkonten zusätzlich jeweils eine Lizenz vom Typ Microsoft Teams EEA, die separat eingekauft werden muss, um Microsoft Teams nutzen zu können.
Bei Microsoft Teams Essentials (das für sehr kleine Unternehmen angeboten wird), müssen Sie beachten, dass dieses bislang in zwei technischen Varianten erhältlich war:
-
Haben Sie bis etwa Mitte 2023 Microsoft Teams Essentials direkt über die Microsoft-Website (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/essentials) abonniert, nutzen Sie eine Teams-Variante, die technisch mit der Variante für den Privatgebrauch vergleichbar und funktional deutlich eingeschränkt ist (siehe Abbildung 1). Setzen Sie diese Variante ein, ist der Inhalt dieses Buchs kaum von Nutzen für Sie. Für Neukunden ist diese Variante nicht mehr erhältlich.
-
Heute erhalten Sie beim Bezug von Microsoft Teams Essentials über Microsofts Website (und erhielten auch schon früher über einen der zahlreichen Microsoft-Partner) eine Teams-Variante, die technisch auf Microsoft Entra ID aufsetzt (einem Verzeichnisdienst für Unternehmen und Organisationen, der auch die Basis von Microsoft 365 darstellt – möglicherweise kennen Sie ihn auch unter dem alten Namen Azure Active Directory). In diesem Fall können Sie mit diesem Buch arbeiten.
Das Buch berücksichtigt explizit nicht die Variante von Microsoft Teams für den Privatgebrauch.
Abbildung 1 Microsoft Teams für den Privatgebrauch
Für wen ist das Buch gedacht?
Dieses Buch richtet sich an alle, die in Ihrem Unternehmen Microsoft Teams einführen oder verwalten wollen. Sie finden Kapitel mit einem geringen technischen Tiefgang, aber wichtigem Wissen für beispielsweise Projektmanager oder Mitarbeitende der Kommunikationsabteilung. Andere Kapitel wiederum richten sich an Personen in technischen Rollen aus der IT, beispielsweise an die Administratoren.
Die Einführung von Microsoft Teams stellt in jeder Art und Größe von Unternehmen unterschiedliche Herausforderungen. So werden Sie bei einer kleinen Agentur sicher anders vorgehen als bei einem weltweit agierenden Unternehmen mit über 100.000 Mitarbeitern. Ich habe bei den Beschreibungen und Beispielen versucht, einen guten Querschnitt über alle Anforderungen zu vermitteln. Nutzen Sie dabei die Vorschläge, die sich auf Ihr Unternehmen übertragen lassen.
Für wen ist das Buch nicht gedacht?
Sind Sie auf der Suche nach einem Anwender-Handbuch, das den Umgang mit dem Teams-Client beschreibt und die Funktionen rein aus Endanwendersicht beleuchtet, sind Sie mit diesem Buch nicht optimal bedient, da ein Großteil der enthaltenen Informationen nicht für Anwenderinnen und Anwender gedacht ist.
Welche Vorkenntnisse werden vorausgesetzt?
Spezielle Vorkenntnisse sind zunächst nicht erforderlich. Allerdings ist es hilfreich, wenn Sie über Erfahrungen im Umgang mit der Microsoft-Produktpalette verfügen, insbesondere mit den Office-Anwendungen und den zugehörigen Server-Produkten beziehungsweise ihren Pendants aus Office 365 und Microsoft 365. Für die Kapitel aus dem Administrationsbereich sollten Sie grundlegende Kenntnisse in Administrationsaufgaben bei Windows-Umgebungen mitbringen.
Und der Inhalt?
Der Inhalt dieses Buchs gliedert sich in vier Teile. In Teil I, »Microsoft Teams – Grundlagen«, beginnen wir mit dem Aufbau des grundsätzlichen Wissens zu Microsoft Teams.
Es geht los mit Kapitel 1, »Weshalb gerade Microsoft Teams?«, und zwar mit einer Diskussion, welche Vorteile Microsoft Teams bei der alltäglichen Zusammenarbeit im Unternehmen bringen könnte. Auch finden Sie dort einen Funktionsüberblick.
Weiter geht es in Kapitel 2, »Nutzungsszenarien«, mit einigen konkreten Anwendungsfällen eines fiktiven Unternehmens. Dieses Kapitel soll Ihnen als Ideenlieferant dienen, wie Sie Microsoft Teams auch neben Chat, Dateiablage und Konferenzen im Unternehmen einsetzen könnten.
Microsoft Teams ist ein Evergreen-Dienst. Das heißt, Sie erhalten laufend neue Funktionen und Anpassungen. Doch sind damit auch neue Herausforderungen für den Betrieb gegeben. Diese diskutieren wir in Kapitel 3, »Evergreen«.
Nach diesen grundlegenden Kapiteln folgt Teil II, »Administration«. Wie der Name es schon andeutet, liegt der Schwerpunkt in diesen Kapiteln auf der Verwaltung und Konfiguration von Microsoft Teams.
In Kapitel 4, »Architektur«, beschäftigen wir uns dann mit dem Aufbau von Microsoft Teams. Das Wissen um den Aufbau und den technischen Hintergrund ist für die weiteren Überlegungen sehr hilfreich.
Weiter geht es mit Kapitel 5, »Windows PowerShell«. Microsofts moderne Kommandozeile benötigen Sie nicht zwangsläufig für die Arbeit mit Microsoft Teams. Im Regelfall können Sie mit grafischen Oberflächen arbeiten. Doch diese unterstützen nicht alle Funktionen, und so ist ein Ausflug in die Kommandozeile manchmal zwingend erforderlich. Kenner der PowerShell werden die Flexibilität schätzen, mit der die skriptbasierte Administration und Automatisierung durchgeführt werden kann. Deshalb zieht sich die Arbeit mit der PowerShell durch alle Kapitel...
