E-Book, Deutsch, 256 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
Bethke / Bach Compliance-Kommunikation
1. Auflage 2020
ISBN: 978-3-648-13726-0
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Akzeptanz schaffen, Widerstände meistern, Werte nachhaltig festigen
E-Book, Deutsch, 256 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
ISBN: 978-3-648-13726-0
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Kai Bethke (LL.M.) ist Rechtsanwalt, zertifizierter Mediator und selbstständiger Trainer bei der Haufe Akademie. Seine Schwerpunkte liegen im Bereich Compliance, Interne Ermittlungen, Strafrecht und D&O-Versicherung. Er verfügt über langjährige berufliche Erfahrung in leitender Compliance-Funktion bei inter-/nationalen Konzernen sowie als ihr externer anwaltlicher Berater. Daneben ist er Dozent an der Hochschule für Wirtschaft und Recht in Berlin.
Autoren/Hrsg.
Fachgebiete
Weitere Infos & Material
Sinn und Zweck von ComplianceRechtliche Compliance-Grundlagen kennenlernen Compliance im Lichte der UnternehmenskulturUnternehmenskulturCompliance ist VeränderungsmanagementGlobale Trends und New WorkCompliance-Kultur als ErfolgsfaktorFührungsarbeit als Dreh- und AngelpunktÜber Werte sprechenSinn gebenKommunikation und ihre Bedeutung für Compliance Compliance als kommunikative SchnittstelleInterne InteressengruppenExterne InteressengruppenAdressaten- und KundenorientierungKompetenzrad der Compliance-KommunikationFachkompetenzMethodenkompetenzSozialkompetenzDer Mensch und sein VerhaltenWo das Lernen beginntLerntypen und LernstileHirnforschungVerhaltensökonomieEmotionenPräventionsparadoxonKommunikationsmodelleWir können nicht nicht kommunizierenSituative Kommunikation als Startpunkt und WegweiserSender-Empfänger-ModellDas Eisberg-ModellDas Riemann-Thomann-ModellAxiome der KommunikationDas Kommunikationsquadrat von Schulz von ThunFragetechniken für die Interne ErmittlungFrageform bestimmt den GesprächsverlaufZiel der FrageformBewusste GesprächsführungBarrieren abbauenVerbindungen schaffenImagepflegeZusammenarbeit etablierenMarketingStrategieKennen Sie Ihre USP?Kreativ und vielfältigDer KommunikationsplanÜberzeugend kommunizierenKommunikationsmittelAnlässe für persönlichen AustauschKonfliktmanagement: Erkennen, vermeiden, behebenKonfliktformen und LösungswegeWoraus entstehen Konflikte?Vermeiden von Konflikten, bevor sie entstehenKonflikte erkennenDas KritikgesprächDeeskalation durch KommunikationstechnikenAktives ZuhörenVorwürfe in Wünsche wandelnPerspektivwechsel als Mittel der DeeskalationGemeinsamkeiten verringern Reibungspunkte
1 Sinn und Zweck von Compliance
Compliance, grob definiert als Gesetzestreue, beschreibt eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Die Notwendigkeit ihrer Existenz sowie die steigende Bedeutung von Compliance belegt jedoch, dass eben jene Gesetzestreue keine Selbstverständlichkeit ist. Unwissenheit, Unachtsamkeit und/oder der stetig steigende Wettbewerbsdruck bringen Fach- und Führungskräfte vielmehr immer wieder dazu, Recht und Gesetz zu verletzen. Dies belegt leider zu eindrücklich die stetig steigende Zahl an Urteilen und Beschlüssen, die Unternehmen zu Bußgeldern oder Strafzahlungen verpflichtet, sie von Vergabeverfahren ausschließt, zu Schadenersatz verpflichtet oder (außer-) ordentliche Kündigungen des Unternehmens gegen rechtswidrig handelnde Personen bestätigt. Die Ziffer der unbekannten Compliance-Verstöße dürfte dabei um ein Vielfaches höher sein als die Zahl der bekannten.
Definition von Compliance
Genauer definiert ist unter Compliance Regelkonformität und -beachtung zu verstehen. Sie verfolgt das Ziel, Mechanismen zu erstellen, die es wahrscheinlicher machen, dass sich Fach- und Führungskräfte eines Unternehmens sowie Geschäftspartner des Unternehmens regeltreu verhalten, also an Recht, Gesetz und Interne Regeln halten.
Das Ziel von Compliance ist es, das Unternehmen, die Geschäftsführung und die Beschäftigten darin zu unterstützen, keine Haftungsfälle auszulösen. Haftungsfälle können eintreten, wenn Beschäftigte des Unternehmens oder Geschäftspartner gegen gesetzliche, gerichtliche, behördliche oder unternehmensinterne Regeln verstoßen.7 Diese Haftungsfälle können z. B. strafrechtliche, arbeitsrechtliche und schadenersatzrechtliche Folgen für die Beschäftigten haben. Um dabei zu unterstützen, solche Haftungsfälle zu vermeiden, können Compliance-Verantwortliche zunächst ein Konzept für das CMS erstellen. Dieses orientiert sich dabei häufig an Standards wie dem vom Institut der Deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) oder von der International Organization for Standardization (IS0 19600; zukünftig: ISO 373018). Anschließend wirken die Compliance-Verantwortlichen federführend daran mit, das konzipierte CMS in die vorhandenen Strukturen des Unternehmens bzw. Konzerns zu integrieren und gegenüber den Geschäftspartnern zu vermitteln.
Orientiert am Standard IDW PS 980 können wir Compliance in der Praxis wie folgt zusammenfassen:
Compliance in der Praxis
Ziel von Compliance ist es, eine mit der Geschäftsführung abgestimmte Compliance-Kultur im Unternehmen zu erreichen. Dafür bekennt sich vor allem die Geschäftsleitung (für Andere wiederholt wahrnehmbar) zu Compliance und dem im Unternehmen zu erreichenden Maßstab. Diesen legt ein Unternehmen oft schriftlich in einem unternehmensintern für alle zugängigen Dokument mit null Toleranz fest. Durch dieses Dokument veröffentlicht die Geschäftsleitung den sogenannten Tone from the Top, das allgemeine ethische Klima. Im Optimalfall wird dieser von anderen Führungskräften (Tone from the Middle) und den Fachkräften (Tone from the Bottom) nach und nach aufgenommen und ebenfalls gelebt. 9 Anhand regelmäßig durchzuführender Bewertungen bestimmt der Compliance-Verantwortliche, welche Compliance-Risiken im Unternehmen in welcher Abteilung mit welcher finanziellen Gefahr bestehen (Risikoanalyse).
Um die Notwendigkeit von Folgemaßnahmen bestimmen zu können, entscheidet der Compliance-Verantwortliche in Absprache mit der Geschäftsführung in diesem Zusammenhang, welches Risiko für die Geschäftsführung akzeptabel ist und welches nicht (Risikomatrix). Bezüglich der nicht akzeptablen Risiken bestimmen beide, wie stark das jeweilige Compliance-Risiko zu reduzieren ist und mittels welcher Compliance-Maßnahmen dies geschehen soll. Zu den anschließend unter Leitung des Compliance-Verantwortlichen umzusetzenden Maßnahmen zählen z. B. Compliance-Projekte, das Anpassen von Arbeitsprozessen, neue oder angepasste Interne Regeln, Schulungen sowie Gruppen- und Einzelgespräche (Compliance-Programm). Zu diesen Maßnahmen können auch das Anpassen der Organisationsstrukturen, von Zuständigkeiten sowie des Internen Kontrollsystems (IKS) gehören (Compliance-Organisation). Nach Abschluss der Maßnahme bewertet der Compliance-Verantwortliche erneut das Risiko (Risikoanalyse) und vollzieht ggf. weitere Maßnahmen, um das gewünschte, maximal akzeptierte Risiko zu erreichen. Der Inhalt aller Teilaspekte des Standards IDW PS 980 muss mittels Kommunikation einmalig, mehrfach oder immer wieder (ohne zu belasten) kommuniziert werden (Compliance-Kommunikation). Als Management-System wird Compliance niemals 100 % erreichen, also niemals abgeschlossen sein. Der Compliance-Verantwortliche überwacht daher das CMS stetig und verbessert es ggf. (Compliance-Überwachung). Diese Überwachung sollte einerseits der Compliance-Verantwortliche selbst übernehmen, indem er z. B. nachfragt, ob eine entsprechend angewiesene Abteilung eine Compliance-Maßnahme umgesetzt hat. Gleichzeitig können externe Dienstleister bzw. die Revision oder das Qualitätsmanagement Compliance überwachen, um ein objektiviertes Feedback zu erhalten (Compliance-Überwachung/-Verbesserung).
Abgesehen von der Haftungsvermeidung kann gute Compliance jedoch auch ganz direkt monetäre Vorteile mit sich bringen. So kann sie die Produktivität und Kreativität der Beschäftigten steigern. Verspüren diese die Sicherheit, keine Haftungsgefahren hervorzurufen, wenn sie sich an den Arbeitsprozess halten, steigert dies die Chancen, dass sie möglichst ihr volles Potenzial an Arbeitskraft abrufen können. Dafür müssen diese Arbeitsprozesse jedoch auch zu jeder Zeit rechtskonform sein. Compliance-Verantwortliche sollten daher zusätzliche Energie genau in diese Arbeitsprozesse und deren Einhaltung investieren. Der Fokus auf diese ermöglicht es Compliance zudem, die Abläufe im Unternehmen gleichzeitig effizienter zu gestalten, z. B mittels agiler Arbeitsmethoden.
Compliance-Verantwortliche werden es jedoch nicht schaffen, Compliance nachhaltig zu verbessern, indem sie allein Interne Regeln erstellen, Arbeitsprozesse anpassen und Verbote aussprechen. Entscheidend ist stattdessen die Einstellung der Fach- und Führungskräfte zur Notwendigkeit, Compliance Schritt für Schritt anzupassen und zu festigen (wertebasierte Compliance). Aus deren Einstellung und ihren Handlungen soll erkennbar sein, dass Recht und Gesetz einzuhalten lohnender ist als ihr Bruch.10 Die Effektivität von Compliance kann maßgeblich verbessert werden, wenn Beschäftigte mit den eigenen Arbeitsaufträgen, dem Eigentum sowie den Chancen und Risiken des Unternehmens so umgehen, als beträfe es das eigene Unternehmen (Unternehmer im Unternehmen). Ein solches Maß an Selbst- und Fremdverantwortung der Beschäftigten entsteht jedoch nicht von allein, sondern muss im ganzen Unternehmen mittels Change-Management nach und nach etabliert werden.
Um diese Standards und Ansätze erfolgreich umzusetzen, muss der Compliance-Verantwortliche Compliance an sich wie auch die von Compliance gewünschten Werte und Einstellungen wiederkehrend vermitteln, stetig positiv stigmatisieren und selbst leben. Dies gilt im gleichen Maße auch für Führungs- und Fachkräfte. Damit dies gelingt, müssen sich unweigerlich der Inhalt, die Tonlage und Wortwahl der Compliance-Kommunikation daran orientieren. Lassen Sie uns jedoch zunächst das rechtliche Fundament zu Compliance betrachten.
1.1 Rechtliche Compliance-Grundlagen kennenlernen
Zu den rechtlichen Compliance-Grundlagen zählen Rechtsgrundlagen, die Unternehmen verbindlich dazu verpflichten, Compliance zu beachten (Hard Law). Auf deren Basis erlassen Gerichte (im Namen des Volkes) Urteile sowie Beschlüsse und Behörden Verwaltungsakte. Aus diesen ergeben sich die Compliance-Erwartungen des Staates (als Vertreter des Volkes) an erwartete und verbotene Organisations- und Verhaltensweisen von Personen und Unternehmen.
Ergänzend zu diesen verbindlichen Grundlagen gehören nicht verbindliche Verpflichtungen, bei denen sich Personen und Unternehmen freiwillig darauf verständigen, weitere Compliance-Ansätze11 einzuhalten (Soft Law).
1.1.1 Verbindliche Rechtsgrundlagen (Deutschland)
In Deutschland ist weiterhin umstritten, ob Unternehmen oder Personen rechtlich verpflichtet sind, ein CMS zu etablieren und sich an Compliance zu halten. Einzelne Interessenvertreter begrenzen eine entsprechende Pflicht auf einzelne Branchen (z....
