Gärtner / Lübke / Rehkopf SAP-Personalwirtschaft

Das Praxishandbuch
7. Auflage 2026
ISBN: 978-3-367-11401-6
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 626 Seiten

Reihe: SAP Press

Das SAP-HR-Standardwerk in 7. Auflage

Wickeln Sie Ihre Personalprozesse effizient und sicher ab! Dieses Praxishandbuch führt Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Bereiche von SAP ERP HCM: von der Personaladministration über Zeitwirtschaft und Personalabrechnung bis zum Reisemanagement . Sie lernen die relevanten Infotypen kennen, arbeiten mit Maßnahmen und erstellen Reports. Zahlreiche Screenshots, praktische Tipps und Übungsaufgaben zu jedem Kapitel machen Sie fit für die tägliche Arbeit in der Personalabteilung. Die 7. Auflage wurde komplett überarbeitet und aktualisiert und enthält ein Kapitel zu SAP SuccessFactors . Auch für H4/S4 geeignet.

• Alle wichtigen HR-Funktionen Schritt für Schritt erklärt
• Zahlreiche Übungen und Tipps für die tägliche Praxis
• SAP-Fiori-Apps, neue Funktionen und aktuelle Anforderungen

Aus dem Inhalt:

• Navigation im SAP-System
• Infotypen und Maßnahmen
• Reports und Queries
• Zeitdaten und Zeitabrechnung
• Time Manager's Workplace
• Abrechnungsprozess und Entgeltnachweis
• Payroll Control Center
• Organisationsmanagement
• Reisemanagement
• Employee und Manager Self-Services
• HCM Prozesse und Formulare
• SAP SuccessFactors

Autoren/Hrsg.

Gärtner, Christian

Lübke, Christian

Rehkopf, Melanie

Renner, Markus

Stöbe, Thomas

Inhaltsverzeichnis

  So nutzen Sie dieses Buch ... 19

  1.  Was ist SAP? ... 23

       1.1 ... Das Unternehmen SAP und seine Softwareprodukte ... 23

       1.2 ... Weiterentwicklung und Anpassung des Systems ... 27

       1.3 ... Aufbau von HCM ... 27

       1.4 ... Zusammenfassung ... 32

  2.  Grundlagen und Navigation ... 33

       2.1 ... Am SAP-System anmelden ... 33

       2.2 ... SAP-GUI-Fenster ... 37

       2.3 ... Vom SAP-System abmelden ... 54

       2.4 ... Im SAP-System navigieren ... 55

       2.5 ... Datenpflege ... 63

       2.6 ... Benutzervorgaben ... 67

       2.7 ... Mit Reports arbeiten ... 72

       2.8 ... Drucken ... 81

       2.9 ... Mit SAP-Fiori-Apps arbeiten ... 87

       2.10 ... Zusammenfassung ... 102

       2.11 ... bungsaufgaben zu Kapitel 2 ... 103

  3.  Personaladministration ... 105

       3.1 ... Bedeutung der Stammdaten f r SAP ERP HCM ... 105

       3.2 ... Funktion der Personaladministration ... 109

       3.3 ... Infotypkonzept ... 110

       3.4 ... Infotyppflege am Beispiel des Infotyps 0006 (Anschriften) ... 115

       3.5 ... Ma nahmenkonzept ... 128

       3.6 ... Einstellungsma nahme ausf hren ... 130

       3.7 ... Ausgew hlte Ma nahmen ausf hren ... 166

       3.8 ... Tipps und Tricks ... 171

       3.9 ... Zusammenfassung ... 182

       3.10 ... bungsaufgaben zu Kapitel 3 ... 183

  4.  Pflege ausgew hlter Infotypen ... 185

       4.1 ... Zahlungsrelevante Infotypen ... 185

       4.2 ... Infotypen f r die Schweiz ... 197

       4.3 ... Infotypen f r sterreich ... 201

       4.4 ... Sonstige Infotypen ... 204

       4.5 ... Zusammenfassung ... 212

       4.6 ... bungsaufgaben zu Kapitel 4 ... 213

  5.  Reports und Querys in der Personaladministration ... 215

       5.1 ... Auswertungen -- Grundlagen und Werkzeuge ... 215

       5.2 ... Reports ber Personalstammdaten ... 218

       5.3 ... Querys ber Personalstammdaten ... 240

       5.4 ... Zusammenfassung ... 258

       5.5 ... bungsaufgaben zu Kapitel 5 ... 259

  6.  Zeitwirtschaft ... 261

       6.1 ... berblick ... 261

       6.2 ... Zeitdaten pflegen ... 265

       6.3 ... Zeitabrechnung und Zeitnachweis ... 292

       6.4 ... Tagesgesch ft im Arbeitsvorrat ... 301

       6.5 ... Time Manager's Workplace (TMW) ... 309

       6.6 ... Zeitdaten auswerten ... 315

       6.7 ... Zusammenfassung ... 319

       6.8 ... bungsaufgaben zu Kapitel 6 ... 320

  7.  Personalabrechnung ... 321

       7.1 ... berblick ... 322

       7.2 ... Voraussetzungen in den Stammdaten ... 327

       7.3 ... Abrechnungskonzeption und Abrechnungsergebnisse ... 328

       7.4 ... Abrechnungssimulation und Entgeltnachweis ... 333

       7.5 ... Abrechnungsstatus und Abrechnungsverwaltungssatz ... 344

       7.6 ... Ablauf der Personalabrechnung am Beispiel des deutschen Abrechnungsverfahrens ... 349

       7.7 ... Auswertungen in der Personalabrechnung ... 393

       7.8 ... Besonderheiten f r sterreich und die Schweiz ... 398

       7.9 ... Abrechnungsprozess mit dem Payroll Control Center (PCC) ... 400

       7.10 ... Entsendung (A1-Bescheinigung) ... 402

       7.11 ... Voraussetzung in den Stammdaten ... 403

       7.12 ... Zusammenfassung ... 406

       7.13 ... bungsaufgaben zu Kapitel 7 ... 406

  8.  Organisationsmanagement ... 407

       8.1 ... berblick ... 407

       8.2 ... Organisationsstruktur pflegen ... 414

       8.3 ... Ausgew hlte Daten pflegen ... 437

       8.4 ... Auswertungen im Organisationsmanagement ... 440

       8.5 ... Zusammenfassung ... 446

       8.6 ... bungsaufgaben zu Kapitel 8 ... 447

  9.  Learning-Management-Systeme ... 449

       9.1 ... SAP-Veranstaltungsmanagement ... 449

       9.2 ... SAP Learning Solution ... 450

       9.3 ... SAP Enterprise Learning ... 452

       9.4 ... SAP SuccessFactors Learning und SAP Litmos Training ... 453

       9.5 ... Zusammenfassung ... 454

10.  Reisemanagement ... 457

       10.1 ... Voraussetzung in den Stammdaten ... 457

       10.2 ... Reisedaten im Reisemanager erfassen ... 461

       10.3 ... Verschiedene Status einer Reise ... 477

       10.4 ... bung: Reisen genehmigen ... 480

       10.5 ... bung: Reisekostennachweis drucken ... 483

       10.6 ... Zahlung und Buchung ... 486

       10.7 ... Reisedaten in SAP Concur erfassen ... 487

       10.8 ... Zusammenfassung ... 494

       10.9 ... bungsaufgaben zu Kapitel 10 ... 494

11.  Employee und Manager Self-Services in SAP ERP HCM ... 497

       11.1 ... Voraussetzungen ... 498

       11.2 ... Unterscheidung der Oberfl chentechnologien ... 499

       11.3 ... ESS und MSS mit WebDynpro ... 500

       11.4 ... ESS und MSS mit SAP Fiori ... 514

       11.5 ... Zusammenfassung ... 529

12.  HCM Prozesse und Formulare ... 531

       12.1 ... Grundlagen ... 531

       12.2 ... Komponenten von HCM Prozesse und Formulare ... 532

       12.3 ... Ablaufmuster der Prozesse ... 542

       12.4 ... Nachvollziehbarkeit der Prozesse ... 551

       12.5 ... Prozessbeispiele ... 554

       12.6 ... Zusammenfassung ... 558

13.  Arbeiten mit SAP SuccessFactors ... 559

       13.1 ... HR im Wandel: Warum SAP SuccessFactors? ... 559

       13.2 ... Was ist SAP SuccessFactors? ... 562

       13.3 ... Die Module von SAP SuccessFactors im berblick ... 566

       13.4 ... SAP SuccessFactors in der t glichen Arbeit ... 581

       13.5 ... Wege in die SAP-SuccessFactors-Welt ... 585

       13.6 ... KI und HR-Innovation mit SAP SuccessFactors ... 590

       13.7 ... Auswirkungen auf Rollen und Organisation ... 591

       13.8 ... Fazit und Empfehlungen ... 593

14.  Hilfe-Funktionen ... 595

       14.1 ... Online-Hilfen ... 595

       14.2 ... SAP Learning Portal ... 603

       14.3 ... Hilfe-Funktionen des Systems ... 605

       14.4 ... Zusammenfassung ... 608

       14.5 ... bungsaufgaben zu Kapitel 14 ... 608

  Anhang ... 609

       A ... Wichtige Transaktionscodes ... 609

  Index ... 615

Leseproben

1    Was ist SAP?

Als Mitarbeitende in der Personalabteilung arbeiten Sie täglich mit SAP-Software. Dieses Kapitel erläutert Ihnen einige wichtige Begriffe aus dem SAP-Umfeld und ordnet diese für Sie ein.

Bevor wir in den folgenden Kapiteln in die praktische Arbeit am SAP-System eintauchen, möchten wir Ihnen Hintergrundwissen zum Unternehmen SAP SE und seiner Software vermitteln. Sie erfahren zunächst, wofür die Buchstaben SAP stehen und welche Software das Unternehmen anbietet. Anschließend zeigen wir Ihnen, worin sich On-Premise- und Cloud-Lösungen unterscheiden und welche Rolle SAP S/4HANA als aktuelles Produkt spielt.

Im zweiten Teil des Kapitels rückt SAP ERP Human Capital Management (HCM) in den Mittelpunkt. Auch wenn viele Anwenderinnen und Anwender dabei zunächst vor allem an Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft denken, besteht der Wert von HCM vor allem in der ganzheitlichen Abbildung personalwirtschaftlicher Prozesse.

Sie lernen die Komponenten und Strukturen von HCM kennen und erhalten einen Ausblick darauf, wie sich die Personalwirtschaft unter SAP S/4HANA und in der Cloud weiterentwickelt.

1.1    Das Unternehmen SAP und seine Softwareprodukte

Der Name SAP ist eine Kurzform des ursprünglichen Namens Systemanalyse Programmentwicklung, später Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverabeitung. Streng genommen bezeichnet SAP nicht die Software, sondern das Unternehmen, das diese Software herstellt: die SAP SE mit Sitz in Walldorf. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird SAP jedoch meist mit dem wichtigsten Softwareprodukt des Unternehmens gleichgesetzt. Die 1972 gegründete SAP SE ist heute das größte deutsche Softwareunternehmen und gehört zu den wichtigsten Softwareanbietern weltweit.

1979 brachte SAP mit dem System SAP R/2 ein umfassendes Softwarepaket auf den Markt, mit dem Großunternehmen ihre Prozesse in Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft unterstützen konnten. 1993 folgte das System SAP R/3. Dieses System sollte den Kundenkreis von SAP um mittelständische Unternehmen erweitern, da es durch den Einsatz der sogenannten Client-Server-Technologie mit deutlich preiswerterer Hardware auskam.

SAP R/3 setzte sich jedoch auch bei Großunternehmen durch und wurde so faktisch zum Nachfolger von SAP R/2. Mit SAP R/3 hatte SAP weltweit enormen Erfolg. 2003 stellte SAP den Nachfolger SAP ERP vor, im Jahr 2015 folgte schließlich das aktuelle SAP S/4HANA.

In diesem Abschnitt geben wir Ihnen einen Überblick über SAPs ERP-Lösungen.

1.1.1    SAP ERP

SAP ERP (Enterprise Resource Planning) ist seit 2003 auf dem Markt. Das letzte von SAP ausgelieferte Release ist SAP ERP 6.0 EHP 8. Ein großer Vorteil eines Standard-ERP-Systems wie SAP ERP und auch schon SAP R/3 gegenüber einzelnen Speziallösungen ist die enge Integration der Funktionen.

Weil die zentralen Daten aller Unternehmensfunktionen im gleichen System geführt werden, wird eine doppelte Datenhaltung vermieden, und es können Daten zwischen den einzelnen Bereichen ausgetauscht werden. Beispielsweise werden die Ergebnisse der Entgeltabrechnung direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht.

SAP ERP wie auch vorher SAP R/3 wird im Unternehmen auf eigenen Servern betrieben, daher stammt die Bezeichnung On-Premise-System.

Die Komponente SAP ERP Human Capital Management (HCM) deckt innerhalb von SAP ERP die personalwirtschaftlichen Funktionen ab. Im Folgenden stellen wir Ihnen die wichtigsten Bestandteile von HCM vor. Den Kern bildet die Personaladministration (siehe Abschnitt 1.3, »Aufbau von HCM«). Ergänzt werden diese Kernfunktionen durch:

• Talent Management mit allen strategischen Personalentwicklungsprozessen wie z. B. E-Recruiting, Performance Management und Qualifizierung.

• Workforce Planning & Analytics mit strategischer Einsatzplanung, Personalanalyse und Personalkostenplanung als kennzahlenbasiertes System zur Unternehmenssteuerung

Darüber hinaus ist HCM in zwei weitere Produkte integriert: in das SAP Enterprise Portal, das den zentralen webbasierten Zugang zu Anwendungen wie Employee und Manager Self-Services (ESS und MSS) oder Talent Management bereitstellt, sowie in das Auswertungs- und Analysewerkzeug SAP Business Warehouse (SAP BW).

1.1.2    SAP S/4HANA

Im Jahr 2015 stellte SAP mit der neuen SAP Business Suite 4 SAP HANA, kurz SAP S/4HANA, den Nachfolger von SAP ERP vor. SAP S/4HANA ist die vierte Produktgeneration von SAP nach SAP R/2, SAP R/3 und SAP ERP.

Die wichtigsten Neuerungen von SAP S/4HANA gegenüber SAP R/3 und SAP ERP sind:

• Die Datenbank SAP HANA

  SAP S/4HANA basiert auf der In-Memory-Datenbank SAP HANA. Diese verarbeitet große Datenmengen und ermöglicht Auswertungen in Echtzeit. Erweiterungen und Integrationen für SAP S/4HANA werden auf der sogenannten SAP Business Technology Platform (SAP BTP) entwickelt.

• Die neue Benutzeroberfläche SAP Fiori

  SAP S/4HANA setzt auf die Benutzeroberfläche SAP Fiori (siehe Abschnitt 2.9, »Mit SAP-Fiori-Apps arbeiten«). SAP Fiori ermöglicht eine intuitive Bedienbarkeit in Form von Apps. Darüber hinaus ist die Benutzeroberfläche für mobile Geräte (Smartphones und Tablets) optimiert. SAP-Fiori-Apps können Sie aber nicht nur im Rahmen von SAP S/4HANA, sondern auch in SAP ERP nutzen. Neuere Versionen der »klassischen« Benutzeroberfläche SAP GUI (Graphical User Interface) sind an das Look-and-Feel von SAP Fiori angelehnt.

[»]  SAP-Fiori-Apps

Auch SAP HCM lässt sich mobil nutzen. Mit SAP-Fiori-Apps können Sie typische HR-Aufgaben direkt am Smartphone, Tablet oder Laptop erledigen – etwa Abwesenheits- und Reiseanträge stellen, den Entgelt- oder Zeitnachweis aufrufen, Anträge genehmigen oder Mitarbeiterübersichten einsehen. Mehr dazu lesen Sie in Abschnitt 2.9, »Mit SAP-Fiori-Apps arbeiten«.

SAP S/4HANA können Sie in unterschiedlichen Betriebsformen einsetzen: entweder im eigenen Unternehmen installiert (On-Premise) oder in der Cloud. Die verschiedenen Cloud-Versionen unterscheiden sich z. B. im Hinblick auf den Funktionsumfang und die Möglichkeit, eigene Erweiterungen zu programmieren. SAP bietet die Cloud-Version in den Varianten Private Cloud und Public Cloud an. Abbildung 1.1 gibt Ihnen einen Überblick über SAP S/4HANA.

Abbildung 1.1     Überblick über SAP S/4HANA (Quelle: SAP)

Die Standardwartung von SAP ERP 6.0 endet nach derzeitiger Planung Ende 2027. Über eine kostenpflichtige Extended Maintenance lässt sich der Wartungszeitraum bis Ende 2030 verlängern. Spätestens bis zu diesem Zeitpunkt sollten Unternehmen auf SAP S/4HANA umgestellt haben. Den aktuellen Stand finden Sie in der SAP Release and Maintenance Strategy (https://community.sap.com/t5/enterprise-resource-planning-blog-posts-by-sap/maintenance-timelines-for-sap-erp-6-0/ba-p/13524564).

1.1.3    SAP-Cloud-Lösungen für die Personalwirtschaft

Mit SAP SuccessFactors und SAP Concur bietet SAP zwei cloudbasierte Lösungen speziell für die Personalwirtschaft an. SuccessFactors deckt die HR-Kernprozesse und das Talent Management ab, Concur unterstützt das Reisekostenmanagement. Beide Lösungen wurden ursprünglich von eigenständigen Unternehmen entwickelt und 2011 (SuccessFactors) bzw. 2014 (Concur) von SAP übernommen.

In vielen Unternehmen laufen Cloud-Lösungen und das bestehende On-Premise-System parallel. SAP hat dafür drei Integrationsszenarien definiert.

[»]  Cloud und On-Premise kombinieren

Viele Unternehmen nutzen SAP SuccessFactors nicht ausschließlich, sondern parallel zum bestehenden HCM-System. SAP unterscheidet dafür drei typische Szenarien:

• Full Cloud – sämtliche HR-Prozesse laufen in der Cloud.

• Core Hybrid – ist aktuell sehr weit verbreitet. Das On-Premise-System bleibt das führende System mit Personaladministration, Payroll und Zeitwirtschaft. SAP SuccessFactors »übernimmt« Recruiting, Learning, Performance Management usw.

• Side by Side – beide Systeme laufen parallel, etwa für unterschiedliche Tochterunternehmen oder als...

Über Autor(innen)

Lübke, Christian
Christian Lübke ist Geschäftsführer der von ihm im Jahr 2000 gegründeten iProCon GmbH. Seit 28 Jahren ist er in Projekten im Umfeld von Payroll, Zeitwirtschaft, bAV, Kostenplanung und ABAP-Entwicklung tätig. Seit dem Jahr 2014 kamen auch etliche Concur-Projekte hinzu. Das Wissen aus all diesen Gebieten und einer Vielzahl von Projekten ist in den letzten Jahren in die Entwicklung von zahlreichen Add-ons zur Optimierung der HCM-Integration eingeflossen. Nach seinem Studium der Informatik hat Christian Lübke von 1994 bis 2000 den Beratungsbereichs zu SAP ERP HCM bei der Scheer GmbH aufgebaut.

Renner, Markus
Markus Renner ist seit dem Jahr 2008 als Senior Consultant im Bereich SAP ERP HCM bei der iProCon GmbH (http://www.iprocon.de) tätig. Er beschäftigt sich seit über 30 Jahren mit den Themen Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Personaladministration, Reisekostenabrechnung und betrieblicher Altersversorgung. Er betreut Kunden in der Privatwirtschaft, dem öffentlichen Dienst sowie europäische Institutionen. Er war bereits bei verschiedenen anderen Buchprojekten rund um die Personalwirtschaft als Co-Autor für den Rheinwerk Verlag tätig.

Stöbe, Thomas
Thomas Stöbe ist seit 2017 Senior Consultant bei der iProCon GmbH und beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit SAP ERP HCM. Seine derzeitigen Arbeitsschwerpunkte sind Personaladministration, Self-Services (ESS/MSS) und SAP Concur Travel Management. Aufgrund seiner umfangreichen ABAP-Entwicklungserfahrung aus über 25 Jahren mit SAP-Systemen realisierte er zahlreiche Integrations- und Entwicklungsprojekte in den Bereichen HCM, Concur, Finanz-/Bankbuchhaltung und elektronischem Zahlungsverkehr.

Gärtner, Christian
Christian Gärtner hat eine Informatiker-Ausbildung und ist seit 1998 ist als ABAP-Programmierer und Berater rund um SAP ERP HCM tätig. Seit dem Jahr 2011 hat er bei der Scheer GmbH für eine Vielzahl von Kunden ESS/MSS eingeführt sowie die Lösungen gewartet und weiterentwickelt. Dazu gehören auch umfangreiche Erfahrungen mit neuen Technologien und SAP Fiori.

Rehkopf, Melanie
Dr. Melanie Rehkopf begleitet als Senior Advisor der Pentos AG Kunden während ihrer HR-Initiative. Gemeinsam mit ihnen vereinfacht und digitalisiert sie HR-Prozesse. HR-Standards und Best-Practices sind ihre Fokusthemen. Eine ihrer wichtigsten Aufgaben in Projekten ist es, mit Standards die Projektarbeit zu leiten und damit die Grundlage für die neugestalteten Prozesse zu bilden. Daneben treibt sie die HR-Prozesstransformation und die HR-Digitalisierung unter Berücksichtigung globaler und lokaler Anforderungen voran. Sie stellt sicher, dass das Prozessdesign die themenübergreifenden Geschäftsprozessanforderungen ihrer Kunden unterstützt. Seit 2007 arbeitet sie im Bereich der HR-IT-Themen (inklusive der SAP ERP HCM Suite), und seit 2013 legt sie einen Schwerpunkt auf das SAP-SuccessFactors-Prozessdesign und das SAP-SuccesFactors-Projektmanagement.