Heiting KI im Büro

Die besten Tipps und Tricks für die Arbeit am PC
1. Auflage 2025
ISBN: 978-3-8421-1146-2
Verlag: Vierfarben
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 384 Seiten

So nutzen Sie KI gewinnbringend im Büro!

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt rasant. ChatGPT, Microsoft Copilot und viele weitere KI-Tools bieten enormes Potenzial, um den Büroalltag effizienter zu gestalten. Doch wo lohnt sich der Einsatz wirklich und worauf gilt es zu achten?

Mareile Heiting beantwortet diese Fragen praxisnah. Die erfahrene IT-Expertin führt Sie systematisch durch die wichtigsten Einsatzgebiete – von der KI-gestützten Recherche über die Texterstellung und -optimierung bis hin zur kreativen Bildbearbeitung. Anhand konkreter Anwendungsbeispiele lernen Sie, wie sich die verschiedenen Tools gewinnbringend in Ihre täglichen Arbeitsabläufe integrieren lassen. Dabei erfahren Sie auch, wo die Grenzen der KI liegen und welche Aspekte Sie bei Datenschutz und Urheberrecht beachten müssen.

• Recherche-Turbos: effizient suchen mit ChatGPT, Bing & Co.
• Textgeneratoren für Zusammenfassungen und Übersetzungen nutzen
• Grafikdesign per KI: Präsentationen und Grafiken erstellen
• Bilder automatisch verschönern und retuschieren
• Microsoft 365 und KI: Word, Outlook, Teams, PowerPoint, Excel
• Videos und Musik optimieren mit künstlicher Intelligenz

Steigern Sie Ihre Produktivität und erschließen Sie sich neue Möglichkeiten – mit "KI im Büro" von Mareile Heiting. Für alle, die künstliche Intelligenz kompetent im Berufsalltag einsetzen möchten.

Aus dem Inhalt:

• Richtig starten – wichtige Grundlagen
• Mithilfe von KI-Suchmaschinen recherchieren
• Texte erzeugen und verbessern mithilfe von KI
• Neue Bilder per KI-Generator erzeugen
• Bilder bearbeiten mit KI
• Microsoft Office und KI
• Weitere nützliche Anwendungsfelder

Autoren/Hrsg.

Heiting, Mareile

Inhaltsverzeichnis

Kapitel 1.  Künstliche Intelligenz als Sparringspartner im Büro ... 7

       1.1 ... Die ersten Schritte am Beispiel von ChatGPT ... 8

       1.2 ... So funktionieren KI-Tools wie ChatGPT & Co. ... 24

       1.3 ... Gut überlegte Prompts -- auf die richtige Fragestellung kommt es an ... 30

       1.4 ... KI-Tools sicher im Unternehmen einsetzen ... 37

Kapitel 2.  Mithilfe von KI-Suchmaschinen recherchieren ... 43

       2.1 ... Mit der richtigen Strategie zum gewünschten Ergebnis -- so optimieren Sie Ihre Recherche ... 44

       2.2 ... Recherchieren und mehr mit ChatGPT ... 82

       2.3 ... Mit Perplexity AI auf die Suche gehen ... 96

       2.4 ... Auch diese KI-Suchmaschinen sind einen Blick wert ... 107

Kapitel 3.  Texte erzeugen und verbessern mithilfe von KI ... 119

       3.1 ... Schreibblockaden ade -- die KI übernimmt für Sie ... 121

       3.2 ... Aus lang mach kurz -- Texte zusammenfassen ... 148

       3.3 ... Von der Übersetzung bis zur Konversation -- KI als Sprachgenie ... 153

Kapitel 4.  Microsoft 365 und die künstliche Intelligenz ... 165

       4.1 ... Copilot zur Texterstellung in Word nutzen ... 167

       4.2 ... Hilfe bei der Erstellung gelungener Präsentationen in PowerPoint ... 178

       4.3 ... So leistet die KI in Excel gute Dienste ... 187

       4.4 ... So erleichtern Sie sich die Arbeit mit Outlook dank KI ... 196

       4.5 ... Chats und Meetings in Teams mit KI verbessern ... 205

Kapitel 5.  Neue Bilder per KI erzeugen ... 211

       5.1 ... So geht's -- vom Text zum Bild ... 212

       5.2 ... Auch das ist möglich -- von Bild zu Bild ... 231

       5.3 ... Grafikdesign per KI am Beispiel von Canva ... 238

       5.4 ... Präsentationsgrafiken mithilfe von KI ... 247

       5.5 ... Neu generierte Bilder und Grafiken weiter anpassen ... 257

       5.6 ... Das Bild ist fertig und nun? Kennzeichnungspflicht und Urheberrecht ... 264

Kapitel 6.  Bilder bearbeiten per künstliche Intelligenz ... 267

       6.1 ... Von Bildrauschen bis zur Farbkorrektur -- Schönheitsfehler per KI ausbessern ... 268

       6.2 ... Objekte und Hintergründe hinzufügen oder entfernen ... 282

       6.3 ... Die Gesichtserkennung von KI-Tools pfiffig nutzen ... 298

Kapitel 7.  Auch Audio und Video profitieren von KI-Tools ... 313

       7.1 ... Audio per KI-Spracherkennung in Texte umwandeln ... 314

       7.2 ... Videos per künstliche Intelligenz erstellen ... 320

       7.3 ... KI-Voiceover -- vom geschriebenen Text zur Sprache ... 333

Kapitel 8.  Ein bunter Strauß am Schluss ... 345

       8.1 ... GPTs erkunden -- Ihre persönlichen KI-Assistenten ... 346

       8.2 ... Ein Blick auf den EU Artificial Intelligence Act ... 361

       8.3 ... Blick in die Zukunft ... 364

  Glossar ... 367

  Stichwortverzeichnis ... 379

Leseproben

1    Künstliche Intelligenz als Sparringspartner im Büro

Der Büroalltag wird für viele von uns immer mehr zu einer Herausforderung: Die Aufgaben häufen sich, die Zeit scheint nie auszureichen und der Druck wächst stetig. Wie schön wäre es, wenn man einige Arbeiten einfach abgeben oder sich zumindest professionelle Unterstützung holen könnte. Genau dies ist nun möglich: Mit ChatGPT, Microsoft Copilot, Perplexity AI, Midjourney & Co. ziehen Assistenten in die Büros ein, die unseren Büroalltag mithilfe künstlicher Intelligenz (kurz KI) komplett verändern. Sie helfen nicht nur, blitzschnell Informationen zu finden, sondern nehmen uns auch lästige Routineaufgaben ab, finden die passende Formulierung, wandeln unsere Ideen in Bilder um und vieles mehr!

Abbildung 1.1     Die Arbeit treibt einen an den Rand der Verzweiflung? ChatGPT setzt dieses Szenario gekonnt als Bild um.

In diesem Buch möchte ich Ihnen gerne zeigen, wie KI-Assistenten den Büroalltag bereichern können. Das Grundprinzip ist dabei denkbar einfach: Sie stellen dem KI-Assistenten eine Frage (auch Prompt genannt) und er antwortet. Ob das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht, liegt dabei ganz in Ihrer Hand. Denn je klarer und präziser Sie Ihr Anliegen formulieren, desto besser kann der KI-Assistent darauf reagieren. Welche Tricks es hierfür gibt, werden Sie anhand zahlreicher Beispiele selbst ausprobieren können.

Die Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz sind zwar beeindruckend, aber keineswegs Zauberei. Auch die digitalen Helfer machen Fehler. So verstehen sie manchmal Dinge falsch oder liefern Ergebnisse, die hinterfragt und überprüft werden sollten. Hier ist genaues Hinsehen ratsam, bevor Sie sich blind auf die Technologie verlassen. Damit Ihnen dies leicht gelingt, ist etwas Hintergrundwissen zur Funktionsweise der künstlichen Intelligenz erforderlich. In Abschnitt 1.2, »So funktionieren KI-Tools wie ChatGPT & Co.«, erfahren Sie deshalb, wie KI-Tools wie ChatGPT ticken. Doch keine Sorge: Tiefgreifendes technisches Know-how oder gar Programmierkenntnisse sind nicht nötig.

Bevor wir uns den Prompt-Techniken und den Grundlagen der künstlichen Intelligenz widmen, starten wir aber erst mal ganz gemütlich: Am Beispiel des beliebten Chatbots ChatGPT beginnt die Entdeckungstour in die Welt der KI-Assistenten. Ein kleiner Hinweis noch: Am Ende des Buches finden Sie im Anhang ein Glossar, in dem alle wichtigen Fachbegriffe, wie etwa Chatbot, kurz erklärt werden.

1.1    Die ersten Schritte am Beispiel von ChatGPT

Die Nutzung herkömmlicher Suchmaschinen wie Google oder auch Bing dürfte uns allen mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen sein: Man gibt einen oder auch mehrere Suchbegriffe ein, anschließend durchforstet die Suchmaschine das Internet nach möglichen Treffern. Als Ergebnis erhalten wir eine meist sehr lange Liste von Links. Die Entscheidung und damit auch der Aufwand, welche Webseite man sich per Klick auf einen der Links näher ansieht, liegt ganz bei uns.

Abbildung 1.2     Eine klassische Suchanfrage in Google mit den Suchbegriffen »Kaffeemaschine« und »Kaufberatung« liefert als Treffer neben Werbung eine Liste von Links zu Webseiten.

Bei einem KI-Assistenten wie ChatGPT oder auch Copilot zeigt sich ein ganz anderes Bild: Sie stellen dem Chatbot eine Frage und erhalten eine einzige Antwort. Diese Antwort wirkt, als hätte ein Mensch sie formuliert. Ein weiterer wesentlicher Unterschied zu den herkömmlichen Suchmaschinen: Sie haben nun die Möglichkeit, das Gespräch mit dem Chatbot fortzuführen, indem Sie z. B. bei unverständlichen Punkten nachhaken, ein Thema durch weitere Fragen vertiefen und vieles mehr. Neugierig geworden? Dann starten Sie gleich selbst Ihren ersten Chat mit ChatGPT.

1.1.1    Und los geht’s – die erste Unterhaltung mit ChatGPT

Die Vielzahl an KI-Assistenten im Internet ist riesig und es werden täglich mehr. Wenn Sie erst mal ins Thema reinschnuppern und sich mit der Arbeitsweise eines Chatbots vertraut machen möchte, bietet Ihnen ChatGPT den besten Einstieg.

Das Unternehmen hinter ChatGPT

ChatGPT wurde von OpenAI entwickelt, einem Forschungsunternehmen mit Sitz in den USA, das sich auf künstliche Intelligenz spezialisiert hat. OpenAI wurde 2015 von einer Gruppe von Unternehmern und Forschern gegründet, darunter Elon Musk und Sam Altman. Seit 2019 besteht eine Kooperation zwischen Microsoft und OpenAI. Microsoft beteiligte sich unter anderem an der Weiterentwicklung von ChatGPT.

Die kostenlose Version lässt sich ganz einfach und schnell über einen Browser Ihrer Wahl aufrufen. Es ist nicht einmal eine Anmeldung bei ChatGPT notwendig. Welche Vorteile eine Registrierung und eventuell auch eine kostenpflichtige Version mit sich bringen, erfahren Sie in Abschnitt 1.1.2, »Das Plus an Möglichkeiten mit Registrierung und Abonnement«.

1.	Öffnen Sie einen Browser Ihrer Wahl, wie etwa Edge. Geben Sie die Internetadresse https://chatgpt.com ein.

2.

Die Website startet mit der Aufforderung, sich anzumelden oder kostenlos zu registrieren. Für die erste Schnuppertour können Sie zunächst Abgemeldet bleiben. ChatGPT begrüßt Sie direkt mit der Frage: »Wie kann ich dir helfen?« Im Feld darunter geben Sie nun Ihren ersten Prompt ein. Greifen wir doch direkt seine Frage auf und geben sie quasi als Retourkutsche zurück.

3.

Klicken Sie in das Eingabefeld und geben Sie Ihre erste Frage ein, etwa: »ChatGPT, warum sollte ich dich im Büroalltag nutzen?« Die Eingabe schließen Sie nun entweder durch Drücken der Taste Enter auf Ihrer Tastatur oder per Klick auf das Pfeilsymbol ab. ChatGPT benötigt nun einen kurzen Moment für die Beantwortung. Wie lange das ist, hängt von der Komplexität der Frage sowie der Anzahl der Personen ab, die parallel mit Ihnen ChatGPT nutzen.

4.	Dem Chatbot scheint die Frage zu gefallen. Unterhalb Ihres nun grau hinterlegten Prompts listet er gleich einige gute Gründe für seine Verwendung auf. Fällt die Antwort etwas umfangreicher aus, können Sie mithilfe der Bildlaufleiste am rechten Rand des Browserfensters nach unten blättern.

Sie müssen bei der Eingabe Ihrer Frage übrigens nicht den gleichen Wortlaut wählen, wie gerade vorgeschlagen. Auch ein »Welche Vorteile bringt der Einsatz von ChatGPT im Büro?« oder ähnliche Formulierungen führen zum Ziel. Salopp gesagt: Geben Sie Ihre Fragen einfach ein, wie Ihnen »der Schnabel gewachsen« ist. Sollte Ihnen ein Rechtschreib- oder Grammatikfehler unterlaufen, ist das kein Problem, denn ChatGPT sieht großzügig darüber hinweg.

ChatGPT beherrscht übrigens über 50 Sprachen. Sie können Ihre Fragen somit nicht nur auf Deutsch, sondern auch auf Englisch, Türkisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Polnisch, Dänisch und mehr stellen. Die Antwort präsentiert das KI-Tool anschließend ebenfalls in der von Ihnen gewählten Sprache, es sei denn, Sie weisen etwas anderes an. Doch dazu später mehr.

Auch wenn Sie für Ihren ersten Chat den gleichen Wortlaut gewählt haben, wie in Schritt 3 vorgeschlagen, kann es sein, dass ChatGPT Ihnen eine etwas andere Antwort liefert. Dies liegt daran, dass die Antworttexte immer wieder neu generiert werden. Die Hintergründe hierzu erfahren Sie in Abschnitt 1.2.1, »Ein kleiner Blick hinter die Kulissen«. Doch zuvor wollen wir eine weitere Unterhaltung mit ChatGPT führen.

Angenommen, Sie möchten für die Firma eine neue Kaffeemaschine anschaffen. Abbildung 1.2 zeigt die Ergebnisse der Suchmaschine Google nach Eingabe der Stichwörter »Kaffeemaschine« und »Kaufberatung«. Diese beiden Begriffe können Sie natürlich auch bei ChatGPT eingeben. Es darf aber gerne auch etwas höflicher sein. Eine kleine Zusatzinformation, nämlich der Verweis auf die Firma, kann auch nicht schaden. Der Prompt könnte somit z. B. lauten: »Wir möchten für die Firma eine neue Kaffeemaschine anschaffen. Kannst du uns beim Kauf beraten?« Falls Sie die Webseite von ChatGPT in der Zwischenzeit nicht geschlossen haben und somit das vorherige Gespräch noch angezeigt wird, müssen Sie zunächst einen neuen Chat öffnen. Vergessen Sie dies, führt ChatGPT die vorherige Unterhaltung fort, was bei einem neuen Thema zu kuriosen und vor allem fehlerhaften Antworten führen kann. Für einen neuen Chat gehen Sie...

Über Autor(innen)

Heiting, Mareile
Mareile Heiting ist seit über zwei Jahrzehnten als IT-Autorin tätig und hat seither zahlreiche Bücher und Artikel für namhafte Fachmedien veröffentlicht. Sie ist spezialisiert auf die Themen Windows, Office, Android, Bild- und Videobearbeitung sowie Webdesign. Ihre Leserinnen und Leser schätzen ihr Talent, selbst schwierige IT-Themen für Einsteiger verständlich darzustellen.