Knemeyer Optimierung von HR - inkl. Arbeitshilfen online

Mit exzellenter Performance zur unternehmerischen Wertschöpfung
1. Auflage 2018
ISBN: 978-3-648-11778-1
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 324 Seiten, E-Book

Reihe: Haufe Fachbuch

Jede Personalabteilung ist in jedem Unternehmen anders aufgestellt. Daher gibt es für viele Themen keine Standardlösung, vielmehr müssen individuelle Lösungen erarbeitet werden. Dieses Buch stellt die wichtigsten Anforderungen einer zeitgemäßen HR-Organisation vor. Es zeigt, wie Prozesse automatisiert werden können und weist auf typische Problemfelder hin. Anhand einer Checkliste erkennen Sie den Optimierungsbedarf. Mit vielen Best-Practice-Beispielen. Inhalt: - Organisation, Aufgabenbereiche, Vertretungskonzept, Wissensmanagement - Fachkenntnisse und Kompetenzen der Personaler prüfen - HR-Prozesse: typische Fehler und Optimierungspotenzial - Der Mitarbeiter als Kunde: Betreuung und Kommunikation - Technische Lösungen: von Outsourcing-Möglichkeiten bis zur Optimierung des Nettolohns Arbeitshilfen online: - Checklisten - Anleitungen - Praxisbeispiele

Robert Knemeyer ist Interim-Manager, Inhaber der KPI Personalberatung; Autor zahlreicher Fachartikel und - beiträge (Haufe online, Personalmagazin).

Autoren/Hrsg.

Knemeyer, Robert

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Bereichsspezifisches Management Personalwesen, Human Resource Management

Inhaltsverzeichnis

Einleitung

Teil 1: Möglichkeiten der Organisation

Organisation und Aufgabenbereiche der Personalabteilung
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Ein wirksames Vertretungskonzept entwickeln
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Ein übersichtliches Ablagesystem anlegen
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Dokumentation und Wissensmanagement

- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Teil 2: Nötige Fachkenntnisse

Fachkenntnisse und Kompetenzen der Personaler prüfen

- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Einzelfälle oder einmal im Jahr - Optimierungspotenzial bei wiederkehrenden Tätigkeiten

- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Richtig priorisieren
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Teil 3: Fehler bei Prozessen

Aufwand und Ertrag in der Personalabteilung richtig einschätzen
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Manuelle Datenerfassung und administrative Tätigkeiten

- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

HR-Prozesse optimieren
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Teil 4: Der Kunde im Fokus

Kundenwunsche ermitteln und auswerten
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Betreuung der Mitarbeiter im Unternehmen
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Kommunikation und Information an die Mitarbeiter
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Teil 5: Technische Lösungen

Outsourcing-Möglichkeiten gezielt nutzen
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

HR-Software professionell einsetzen
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Systemeinstellungen
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Nettolohn optimieren
- Worum geht es?
- Ein Blick in die Unternehmensrealität
- Empfehlungen für das Personalmanagement

Abschluss

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis
Quellenverzeichnis

Leseproben

Einleitung

„Bedauerlicherweise ist Optimierung kein Thema, das man sich zweimal pro Jahr vornehmen kann, wie etwa Fensterputzen. Optimierung ist ein permanenter Prozess, der kontinuierlich verfolgt werden muss.“

Seit Jahren wird darüber diskutiert, ob in der Personalabteilung eine Wertschöpfung für das Unternehmen erbracht wird. Als Manager in genau diesem Bereich kann ich konstatieren, dass dies an der Basis noch längst nicht überall der Fall ist. Im Management werden Schlagwörter wie Arbeitswelt 4.0, Digitalisierung, Transformation, Mobilität, Cloud-Lösungen, Betriebliches Gesundheitsmanagement, demografischer Wandel und Agilität diskutiert, während zugleich Urlaubsanträge noch auf Papier gestellt werden.

Abbildung 1 ist der HR-Image-Studie 2013 vom Haufe Verlag und der Hochschule Koblenz entnommen. Sie zeigt, wie Mitarbeiter die Wertschöpfung der Personalabteilung in ihrem Unternehmen einschätzen und wie sich die Personalabteilung dazu selbst einschätzt. Dabei ist nicht nur das extrem schlechte Abschneiden an sich schon alarmierend, sondern vor allem auch die riesige Diskrepanz zur Selbsteinschätzung.

Abb. 1: Wertschöpfungsbeitrag der Personalabteilung (Quelle: HR-Image 2013. Die Personalabteilung: Fremd- und Eigenbild, Haufe Studien-Reihe)

In diesem Buch wird eine eigene Perspektive auf die Themen und Arbeitsfelder der Personalabteilung dargestellt, die nicht nur die üblichen Punkte betrachten soll, aber auch nicht allumfassend sein kann. Wichtig ist vor allem der Praxisbezug der zahlreichen Beispiele, die ich erlebt habe.

Grundsätzlich kann man festhalten, dass jede Personalabteilung in jedem Unternehmen sehr individuell aufgestellt ist. Dies ist abhängig von den wirtschaftlichen und unternehmerischen Rahmenbedingungen, dem Management der Unternehmen und der Personalabteilung sowie der individuellen bisherigen Entwicklung. Deswegen gibt es für viele Themen keine Standardlösung, die einfach umgesetzt werden kann. Es müssen vielmehr individuelle Lösungen für die jeweilige Situation gefunden werden. Dazu soll dieses Buch einen Anstoß geben.

Die bisherige Entwicklung der Personalarbeit

Der Mensch erneuert sich biologisch alle sieben Jahre. Dieser Zyklus lässt sich auch auf das Personalwesen übertragen. Vielleicht verändert sich auch das Personalwesen in diesem Zyklus.

1988

• Die Personalarbeit ist seit Jahren konstant.

• Abwesenheiten werden auf Karteikarten eingetragen.

• Stempelkarten sind für die Zeiterfassung im Einsatz.

• Dokumente werden mit der Schreibmaschine erstellt.

• Das Personalcontrolling steckt noch in den Kinderschuhen, wird aber bald einen neuen Teilbereich begründen.

• Für die Rekrutierung wird eine Anzeige in der örtlichen Tageszeitung geschaltet, Bewerber geben ihre Mappe persönlich im Werk ab.

• Mit Themen zur Personalentwicklung brauchte man sich bisher nicht intensiv zu beschäftigen, es gibt lediglich ein paar Standards wie die Fortbildung zum Bilanzbuchhalter bei der Industrie- und Handelskammer.

1995

• Erste PCs halten Einzug.

• Arbeitsverträge werden nicht mehr mit der Schreibmaschine erstellt.

• Es gibt die ersten Benchmarking-Studien.

• Die ersten Online-Stellenbörsen (z. B. Monster, Jobpilot) sind gegründet und verändern die Rekrutierung für immer.

• Durch die Änderung des Entgeltfortzahlungsgesetzes werden zum ersten Mal Krankentage schlechter bezahlt. Der Regierungswechsel 1998 beendet dies wieder.

• Für zwei Jahre wird das Kindergeld durch die Firma ausgezahlt. Der Aufwand für die Einführung ist erheblich. Anschließend sind dafür wieder die Behörden zuständig.

• Erste Personalentwicklungsstrategien werden entwickelt, weil die Bedeutung des technologischen Wandels für die Personalarbeit erkannt wird.

• Die Einführung von Zielen für alle Mitarbeiter (Management by Objectives) wird populär. Beurteilungsbögen und Dokumentationen von Mitarbeitergesprächen werden eingesetzt.

• 1996 wird das Beschäftigungsförderungsgesetz verabschiedet, das grundlose Vertragsbefristungen vorsieht.

• In der Entgeltabrechnung beginnt SAP mit der Version R/3 seinen Siegeszug. Die ersten Firmen verwenden die SAP-Software. Einige Firmen haben in der IT gerade das neue Betriebssystem AS/400 bekommen, ein Meilenstein.

2002

• Durch den Zusammenbruch des Neuen Marktes (Nemax) verändert sich die Rekrutierungssituation vom Bewerber- zum Unternehmermarkt.

• Stempelkarten werden durch die elektronische Zeiterfassung abgelöst.

• In den Unternehmen heißt es ab jetzt immer öfter: „Wir müssen uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren.“1

• Das Betriebsrentengesetz (BetrAVG) schafft für jeden Mitarbeiter den rechtlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung. Die Unternehmen brauchen nun eine Strategie, wie sie diesen Rechtsanspruch ihrer Mitarbeiter umsetzen können.

• Die Riester-Rente wird eingeführt.

• Als neue Teildisziplin wird Compensation & Benefits etabliert. Darin werden die Vergütungsvergleichsstudien betreut.

• Inzwischen ist die Personalentwicklung in allen Unternehmen angekommen, weil jedem klar ist, dass alle betrieblichen Abläufe durch den technischen Fortschritt beeinflusst werden. Cobol-Programmierer wollen Java lernen, aber der Mainframe wird noch Jahre weiterlaufen, vor allem die AS400.

2009

• Die Finanzkrise sorgt dafür, dass jeder Kurzarbeit kennt.

• Die Arbeitsmarktsituation verändert sich erneut: Der Bewerbermarkt entwickelt sich wieder zum Unternehmermarkt.

• Die Diskussionen um die Struktur der Personalabteilung und dem HR-Business-Partner-Modell erreichen den ersten Höhepunkt.

• Die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern findet immer häufiger auf Social-Media-Kanälen statt.

• Personalentwicklungskonzepte sind inzwischen stark verbreitet und Coaching wird populär.

• Nach der Bundestageswahl 2013 wird das Thema Mindestlohn angegangen und am 1.1.2015 eingeführt. Alle, die einen negativen Effekt auf die deutsche Wirtschaft vorausgesagt haben, werden eines Besseren belehrt. (Abb. 2 zeigt den Vergleich der Mindestlöhne in verschiedenen Ländern. Obwohl kaum positive Effekte ersichtlich waren, sind bei Prüfungen sehr viele Verstöße gegen das Gesetz festgestellt worden (siehe auch: https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/mindestlohn-bussgelder_76_440590.html).

2016

• Neue Themen: Arbeitswelt 4.0 und Digitalisierung.

• Mit über einer Million offener Stellen wird ein neuer Rekord erreicht.

• Auch die Zahl der sozialversicherungspflichtigen Anstellungsverhältnisse erreicht ein Rekordniveau.

• Allerdings ist die Zahl der nicht besetzten Ausbildungsplätze ebenfalls auf Rekordhöhe.

• Die Komplexität der Entgeltabrechnung wächst weiter, weil es inzwischen für alle Prozesse einen elektronischen Datenaustausch gibt (EEL, AAG, Elster, ELStAM, DEÜV, Beitragsnachweise, Zahlenstellenverfahren usw.).

• Kontroverse Diskussionen finden um das Thema Zeitarbeit statt. Das neue Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) wird auf den Weg gebracht.

Meine Prognose für das Jahr 2023

• Um das Problem der fehlenden Arbeitskräfte zu lösen, wurde durch die neue Regierung 2022 ein Programm aufgelegt, das an die Gastarbeiter-Programme von 1960-1968 erinnert (vgl. dazu auch Abb. 3, die zeigt, dass Zuwanderung allein nicht das Problem des demografischen Wandels lösen kann).

• Viele Jobs können inzwischen per Homeoffice und in virtuellen Teams erledigt werden. Viele Unternehmen haben in den letzten fünf Jahren große Investitionen in Zukunftsprogramme getätigt, die sich jetzt bezahlt machen. Unternehmen, die das nicht für nötig hielten, haben Probleme durch den weltweiten Wettbewerb.

2030

• In einem Artikel der Haufe Online-Redaktion wird die Frage gestellt: „Gibt es 2027 keine Personalabteilung mehr?“ Dazu werden vier Zukunftsszenarien entworfen:

  • HR als Innovationsmotor

  • Es bleibt beim Status quo

  • Dezentralisierung von HR

  • Einsatz von freien Personalern

  (vgl. https://www.haufe.de/personal/hr-management/studie-zukunft-der-personalabteilung_80_432494.html)

• Eine Prognose ist schwer. Die Unterschiede der Personalabteilungen in den Unternehmen sind extrem groß. Deshalb kann es keine einzig richtige Position geben. Folgende Punkte können Sie jedoch beeinflussen:

  • Aktuell ist die Personalabteilung sicher am weitesten von der Digitalisierung entfernt, wird diesen Abstand aber aufholen.

  • So lange die Quote der Führungskräfte in den Unternehmen, die gerne Mitarbeiterführung erledigen und darin einen guten Job machen, nur bei 35 % liegt, wird die Personalabteilung ganz sicher weiterhin unterstützend tätig sein.

  • Sehr viele Manager aus dem Top-Management würden ihre Entscheidungen am liebsten ohne Rücksicht auf das deutsche Arbeitsrecht treffen, egal was es kostet. Allein um diese vor gravierenden Fehlentscheidungen zu bewahren, wird die Personalabteilung gebraucht.

Auf...

Über Autor(innen)

Knemeyer, Robert
Robert Knemeyer ist Interim-Manager, Inhaber der KPI Personalberatung; Autor zahlreicher Fachartikel und - beiträge (Haufe online, Personalmagazin).

Robert Knemeyer

Robert Knemeyer ist Interim-Manager, Inhaber der KPI Personalberatung; Autor zahlreicher Fachartikel und - beiträge (Haufe online, Personalmagazin).