Offizielle Lexware Trainingsunterlage
E-Book, Deutsch, 251 Seiten, E-Book
Reihe: Lexware Training
ISBN: 978-3-648-16046-6
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Vom Einstieg in die Software bis zur effektiven Erfassung der Stammdaten
- Kunden, Lieferanten und Artikel optimal verwalten
- Anlegen von Warengruppen, Stücklistenartikeln und Textbausteinen
- Erfassen und Bearbeiten von Aufträgen
- Lagerhaltung: Bestandsführung im Ein- und Verkauf
- Offene-Posten-Verwaltung und Datenexport in die Buchhaltung
- Einstellungen für SEPA-Lastschriften mit Gläubiger-ID und Pre-Notificiation
- Für Lexware warenwirtschaft pro/premium
- Neu: alles zur aktuellen Software-Version
Autoren/Hrsg.
Fachgebiete
- Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Unternehmensfinanzen Betriebliches Rechnungswesen
- Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Bereichsspezifisches Management Lagerhaltung und Versand
- Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Bereichsspezifisches Management Einkauf, Logistik, Supply-Chain-Management
Weitere Infos & Material
1 Programmaktualisierungen und Datensicherung/-rücksicherung
Für Ihr Programm gibt es neben den jährlichen Updates auch unterjährige Aktualisierungen. Insbesondere wenn Sie Lexware warenwirtschaft als monatliches Abo beziehen, werden immer wieder Programmverbesserungen zur Verfügung gestellt. Sie erhalten die Neuerungen dann kostenlos über das Internet. Nutzen Sie diesen Service regelmäßig und achten Sie darauf, immer mit der aktuellen Programmversion zu arbeiten. Wie wichtig regelmäßige Datensicherungen sind, weiß man spätestens dann, wenn die Daten aufgrund irgendwelcher technischen Probleme defekt sind. Keine Festplatte, kein Server ist vor Fehlern sicher. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten in einem solchen Fall ohne Zeitverlust wieder herzustellen sind. Wie diese gesichert werden und im Notfall wieder zurückzuholen sind, erfahren Sie hier. 1.1 Programmaktualisierungen
Selbst wenn das Programm installiert und auf dem aktuellen Stand ist, arbeitet Lexware weiter an der Verbesserung der Software. Und auch wenn Anpassungen aufgrund gesetzlicher Änderungen erforderlich sind, werden Ihnen entsprechende Updates über Lexware Info Service zur Verfügung gestellt. Klären Sie jedoch mit Ihrem Administrator vorab die richtigen Einstellungen für die Installation dieser Aktualisierungen. Ist Ihr Computer am Internet angeschlossen, finden Sie in Ihrer Taskleiste eine kleine grüne Weltkugel. Abb. 1.1: Symbol Lexware Info Service in der Taskleiste. Mit einem Doppelklick auf diese Kugel – oder indem Sie im Bereich »Mein Lexware« den Eintrag »Nach Updates suchen« wählen – öffnen Sie Lexware Info Service, wo die Programmaktualisierungen organisiert werden. Gibt es neue Informationen, Dateien, kostenlose Versionen oder Servicepacks zum Download, dann blinkt in dieser Weltkugel ein gelbes Ausrufezeichen. Ein Doppelklick auf dieses Symbol öffnet das Fenster, in dem Sie über Neuerungen informiert werden und von wo aus Sie diese auch direkt installieren können. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie am betroffenen Rechner bzw. am Server Administratorrechte haben. Abb. 1.2: Lexware Info Service: Sie sehen, wann das Programm zuletzt nach Aktualisierungen gesucht hat ? und ob neue Dateien zur Verfügung stehen ?. Unter Einstellungen können Sie festlegen, wie bei einem Update vorgegangen werden soll. Bei Installation des Programmes ist eingestellt, dass die Aktualisierungen automatisch gesucht, heruntergeladen und installiert werden. Diese Einstellung können Sie jederzeit ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Achtung Lexware warenwirtschaft pro ist mehrplatzfähig und meistens als Client-Server Installation in einem Firmennetzwerk eingebunden. Da Internet-Aktualisierungen oft sowohl auf dem Server als auch auf den jeweiligen Client-Arbeitsplätzen installiert werden müssen, sollte das der Administrator vornehmen. Stellen Sie in einem solchen Fall ein, dass Sie nur informiert werden wollen. Dann können Sie sich mit dem Administrator in Verbindung setzen und die Vorgehensweise gemeinsam klären. 1.2 Datensicherung
Wie sicher ist Ihr Computer? Eine Datensicherung ist eigentlich nur erforderlich für den Notfall. Und wann kann der Notfall, wie zum Beispiel Festplattendefekt, Diebstahl oder Brand eintreffen? Diese Antwort kann Ihnen niemand geben. Zu Ihrer eigenen Sicherheit empfehlen wir Ihnen, die Datensicherung täglich, bzw. nach jedem Arbeitstag im Programm durchzuführen und auf einem externen Datenträger zu speichern. Eine komfortable Möglichkeit, die Daten extern für Notfälle zu sichern, ist der kostenpflichtige Service der Online-Sicherung. Damit wird auf einem externen Hochsicherheitsserver Platz eingerichtet, auf dem Sie die Sicherungsdaten ablegen können. Ein eigener Menüpunkt für die Onlinesicherung organisiert dieses Verfahren bequem direkt aus dem Programm. So sind Sie von der Hardware in Ihrem Haus unabhängig. Neben der Möglichkeit, in den Programmoptionen unter Extras ? Optionen ? Allgemein die Intervalle festzulegen, in denen Sie das Programm an die Sicherung erinnert, lassen sich auch regelmäßige Datensicherungen zu bestimmten Zeitpunkten mit Tag und Uhrzeit und dem Umfang der Sicherung einstellen. Wenn dieser Zeitpunkt erreicht ist und das Programm beendet wird, startet im Hintergrund die Sicherung automatisch. Erst nachdem die Sicherung abgeschlossen ist, können Sie das Programm wieder öffnen. Bei einer Client/Server Installation darf vor der Datensicherung niemand mehr angemeldet sein. Was außerdem bei einer Client/Server Installation zu beachten ist, wird über den Link oben im Einrichtungsfenster erläutert. 1.2.1 Sicherung – Welche Daten werden gesichert?
Mit dem Programm können Sie die Warenwirtschaft mehrerer Firmen verwalten. Außerdem können Sie eigene Formulare gestalten und an vielen Stellen im Programm Dokumente hinterlegen. Hier stellt sich die Frage, wie oft die Datensicherung durchzuführen ist bis alle Daten gesichert sind und ob auch die Daten einer einzelnen Firma gesichert werden können. Nur einmal, lautet die Antwort. Eine Gesamtdatensicherung sichert alle Firmen und optional auch alle Formulare und Dokumente in einem Schritt. Alternativ steht Ihnen die Firmensicherung zur Verfügung. Arbeiten Sie mit Lexware financial office, werden mit demselben Arbeitsgang die Daten sämtlicher Programmbestandteile gesichert. 1.2.2 Datensicherung durchführen
In der Zentrale unter Datei ? Datensicherung ? Sicherung starten Sie den Vorgang. Auf der zweiten Seite geben Sie an, ob alle Daten oder nur die Daten einer einzelnen Firma gesichert werden. Eine Datensicherung lässt sich nur durchführen, wenn alle Benutzer von der Datenbank abgemeldet sind. Ist das nicht der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Meldung vom Programm. Informieren Sie ggf. die Kollegen, dass Sie das Programm für die Dauer der Sicherung schließen müssen. Abb. 1.3: Ausschnitt aus der Datensicherung: Gesamtdatensicherung oder Sicherung nur einer Firma ?. Immer können auch Dokumente und Formulare mit gesichert werden ?. Regelmäßige Sicherungen ? zu festgelegten Zeitpunkten können ebenfalls festgelegt werden. Bei der Gesamtdatensicherung werden die Stamm- und Bewegungsdaten aller Firmen gespeichert. Sollen auch die Formulare und/oder Dokumente gesichert werden, setzen Sie ein Häkchen bei den entsprechenden Optionen. Mit Dokumenten sind zum Beispiel die von Ihnen im Programm hinterlegten PDF-Dateien gemeint, die Sie beim Mailversand von Aufträgen erzeugen. Oder aber Briefe, die Sie direkt aus Lexware warenwirtschaft geschrieben haben. Die Firmensicherung bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten einer einzelnen Firma schnell abzuspeichern. Firmensicherungen können nur in den bestehenden Datenbestand zurückgesichert werden. Da sie schneller als die Gesamtdatensicherung durchgeführt wird, bietet sie sich dann an, wenn Sie kurz etwas im Programm testen möchten, aber nicht riskieren wollen, dabei bestehende wichtige Daten zu verlieren. Auch vor dem Import von Daten – zum Beispiel neue Artikeldaten oder Preislisten – ist eine Firmensicherung sinnvoll. Tipp Da die Sicherungsdatei beim Erstellen automatisch benannt wird, haben Sie keinen Einfluss auf deren Dateinamen. Deshalb bietet sich die Verwendung des Feldes Bemerkung an. Hier können Sie persönliche Notizen eintragen, um bei einer späteren Rücksicherung die Datei besser wieder zu erkennen. Abb. 1.4: Speicherort festlegen: Geben Sie an, wohin ? die Daten gesichert werden sollen und fügen eine Bemerkung zur Datensicherung ? an. Sicherungen online ablegen ? können Sie, wenn Sie diesen Service gebucht haben. Mit einem Klick auf Durchsuchen können Sie den Speicherort wählen. Lexware vergibt den Dateinamen selbst, der aus dem Programmkürzel, dem Sicherungsdatum und der Uhrzeit mit Sekundenangabe besteht. Nach dem Klick auf Weiter startet die Sicherung automatisch. 1.3 Rücksicherung – Wann ist das notwendig?
Die Datenrücksicherung soll Ihren Datenbestand wieder herstellen, wenn zum Beispiel die Daten defekt sind. In diesem Fall werden alle Daten Ihres Programms mit den Daten der Sicherung überschrieben. Die Arbeiten, die Sie zwischen dem Erstellen der Sicherung und dem Zeitpunkt der Rücksicherung vorgenommen haben, sind unwiederbringlich verloren. Das genau kann...
