Lampe / Löw Finanzwesen in SAP S/4HANA

Das Praxishandbuch
3. Auflage 2025
ISBN: 978-3-367-11310-1
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 519 Seiten

Reihe: SAP Press

Der aktuelle Ratgeber für die Buchhaltung mit SAP FI

Behalten Sie die Finanzprozesse in SAP S/4HANA im Griff! Dieses Praxishandbuch begleitet Sie bei Ihren täglichen Aufgaben von der Finanzbuchhaltung über Kreditoren- und Debitorenrechnungen bis hin zu Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung und Abschlussarbeiten . Schritt für Schritt erklären die Autorinnen die Abläufe und zeigen Ihnen anhand vieler Beispiele, wie Sie die Transaktionen und Apps effizient nutzen . Diese 3. Auflage basiert auf SAP S/4HANA 2023, ist aber auch für ältere SAP-S/4-HANA-Releases geeignet.

• Aktuelles Know-how für Anwender in der Finanzbuchhaltung
• Alle Aufgaben im Griff: von Anlagenbuchhaltung bis Zahlungsverkehr
• Verständlich erklärt: SAP Fiori, Business Partner u. v. m.

Aus dem Inhalt:

• Arbeiten mit SAP Fiori
• Hauptbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Zahlen, Mahnen und Korrespondenz
• SAP Cash Operations und Banking
• Anlagenbuchhaltung
• Abschlussarbeiten

Autoren/Hrsg.

Lampe, Lena Sophie

Löw, Isabella

Inhaltsverzeichnis

  Einleitung ... 15

  1.  Rollenbasiertes Arbeiten mit SAP Fiori ... 25

       1.1 ... Design Thinking für das SAP Fiori Launchpad ... 26

       1.2 ... Die Benutzeroberfläche in SAP Fiori ... 27

       1.3 ... Die SAP-Fiori-Apps ... 28

       1.4 ... Mit dem SAP Fiori Launchpad arbeiten ... 31

       1.5 ... Das SAP Fiori Launchpad optimieren ... 37

       1.6 ... Rollenbasiertes Arbeiten mit SAP Fiori ... 47

       1.7 ... Eigene Kacheln erstellen und gestalten ... 52

       1.8 ... SAP Fiori und der SAP Companion ... 54

       1.9 ... Zusammenfassung ... 57

  2.  Hauptbuchhaltung ... 59

       2.1 ... Organisationsstrukturen in SAP S/4HANA ... 60

       2.2 ... Das Variantenprinzip ... 69

       2.3 ... Ledger- und Kontenlösung ... 70

       2.4 ... Der Sachkontenstammsatz -- Sachkonto neu anlegen ... 80

       2.5 ... Weitere Aktivitäten bei der Stammdatenpflege ... 93

       2.6 ... Bewegungsdaten erfassen ... 108

       2.7 ... Buchungsperioden öffnen und schließen ... 129

       2.8 ... Typische Berichte in der Hauptbuchhaltung ... 134

       2.9 ... Berechtigungen für die Hauptbuchhaltung ... 143

       2.10 ... Neuerung in Version 2023 ... 144

       2.11 ... Zusammenfassung ... 146

  3.  Kreditorenbuchhaltung ... 147

       3.1 ... Der zentrale Geschäftspartner ... 149

       3.2 ... Allgemeine Kreditorenstammdaten pflegen ... 151

       3.3 ... Kreditorenstammdaten im Buchungskreis pflegen ... 170

       3.4 ... Einmallieferanten anlegen ... 179

       3.5 ... Kritische Änderungen prüfen und durchführen ... 179

       3.6 ... Eingangsrechnungen erfassen, buchen und ändern ... 182

       3.7 ... Typische Berichte in der Kreditorenbuchhaltung ... 197

       3.8 ... Zusammenfassung ... 203

  4.  Debitorenbuchhaltung ... 205

       4.1 ... Debitorenstammdatenpflege ... 206

       4.2 ... SEPA-Mandate pflegen ... 220

       4.3 ... Debitorenbelege erfassen und bearbeiten ... 229

       4.4 ... Details in der Belegsteuerung ... 238

       4.5 ... Typische Berichte in der Debitorenbuchhaltung ... 240

       4.6 ... Zusammenfassung ... 248

  5.  Zahlen, Mahnen und Korrespondenz ... 251

       5.1 ... Der Zahllauf -- automatisiertes Zahlen ... 252

       5.2 ... Sonderfälle im Zahlungsprozess ... 276

       5.3 ... Dauerbuchungen durchführen ... 289

       5.4 ... Mahnen ... 296

       5.5 ... Korrespondenzen erstellen und versenden ... 306

       5.6 ... Zusammenfassung ... 309

  6.  Bankbuchhaltung ... 311

       6.1 ... Bankstammdaten pflegen ... 312

       6.2 ... Elektronische Kontoauszüge verarbeiten ... 338

       6.3 ... Das Kassenbuch in SAP S/4HANA ... 351

       6.4 ... Monitoring und Reporting ... 357

       6.5 ... Zusammenfassung ... 358

  7.  Anlagenbuchhaltung ... 359

       7.1 ... Aufbau der Anlagenbuchhaltung in SAP S/4HANA ... 361

       7.2 ... Organisationseinheiten und Bewertung ... 369

       7.3 ... Übersicht zur Anlagenbuchhaltung ... 373

       7.4 ... Anlagen pflegen ... 375

       7.5 ... Anlagenbewegungen buchen ... 394

       7.6 ... Typische Berichte in der Anlagenbuchhaltung ... 413

       7.7 ... Zusammenfassung ... 420

  8.  Abschlussarbeiten in der Finanzbuchhaltung ... 421

       8.1 ... Betriebswirtschaftliche und technische Grundlagen ... 422

       8.2 ... Monatliche Abschlussaktivitäten ... 424

       8.3 ... Aufgaben zum Jahreswechsel ... 442

       8.4 ... Aufgaben zum Jahresabschluss ... 445

       8.5 ... Abstimmungsprozesse durchführen ... 465

       8.6 ... Bilanz und GuV erstellen ... 468

       8.7 ... Abschlusserstellung mit dem SAP S/4HANA Financial Closing Cockpit ... 473

       8.8 ... Zusammenfassung ... 477

  Anhang ... 479

       A ... Glossar ... 481

       B ... Weiterführende Informationsquellen ... 493

       C ... SAP-Fiori-Apps für die Buchhaltung ... 499

       D ... Die Autorinnen ... 507

  Index ... 509

Leseproben

Einleitung

Im Rechnungswesen stehen wir heute vor zahlreichen neuen Herausforderungen: Mit der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen ändern sich die Anforderungen auch an Sie als Mitarbeitende im Rechnungswesen in einem Unternehmen. Das Berichtswesen mit Daten, die in Echtzeit zur Verfügung stehen sollen, ist klar in den Vordergrund gerückt – einfache Prozesse und Aufgaben laufen automatisiert im Hintergrund. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen vor der Entscheidung stehen, in welchen Bereichen die KI sinnvoll zur Anwendung kommen kann.

An wen richtet sich dieses Buch?

Dieses Buch richtet sich an Sie, wenn Sie mit SAP S/4HANA im Rechnungswesen im Alltag arbeiten wollen und dafür praktische Anleitungen, Hinweise und Tipps benötigen. Sie können dabei sowohl das erste Mal mit SAP-Software arbeiten als auch schon Erfahrungen aus der SAP-R/3- oder SAP-ERP-Welt mitbringen.

Dieses Buch ist insbesondere für die folgenden Anwenderzielgruppen geeignet:

• Sie arbeiten in der Buchhaltung und sind für die Sachkonten- und Kontenplanpflege zuständig, kümmern sich um den Periodenabschluss im Hauptbuch und um die zum Geschäftsjahreswechsel anfallenden Aufgaben. Zudem müssen Sie mehr Reporting- und Berichtsanforderungen erfüllen als bisher und sich bei Bedarf mit dem Controlling abstimmen.

• Sie arbeiten in der Kreditorenbuchhaltung oder in der Debitorenbuchhaltung und müssen sich künftig abteilungsübergreifend bezüglich des zentralen Geschäftspartners deutlich stärker abstimmen als bisher. Zudem betreuen Sie Prozesse, die mit der Materialwirtschaft oder dem Vertrieb integriert sind und in denen Ihre Geschäftspartner häufig mehrere Rollen einnehmen, vom Lieferanten über den Kreditor im Finanzwesen bis zum Kunden oder Debitor.

• Sie arbeiten im Controlling und wollen wissen, in welchen Details Sie sich künftig mit den Abteilungen aus dem externen Rechnungswesen abstimmen müssen.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die wesentlichen Neuerungen, die das System SAP S/4HANA für das Rechnungswesen mit sich bringt. Da die Neuerungen jedoch umfassend sind, werden sie in den einzelnen Kapiteln noch einmal im Detail betrachtet.

Sie werden ebenfalls bemerken, dass es sinnvoll ist, sich Ihre einzelnen Geschäftsprozesse im Hinblick darauf anzuschauen, wie diese im Zuge der Einführung des neuen Systems SAP S/4HANA optimiert und vereinfacht werden können.

Versionen von SAP S/4HANA Finance

In diesem Buch liegt der Schwerpunkt auf den für die unter Abschnitt 0.1.1 genannten Zielgruppen relevanten Aspekten von SAP S/4HANA, das sämtliche Bereiche wie Logistik, Materialwirtschaft und eben auch Finance in einer On-Premise-Version vereint. »S/4« steht dabei für »Suite for«. Was genau das bedeutet und welche anderen (älteren) Versionen es gibt, erfahren Sie im Folgenden.

[»]  Was bedeutet der Begriff »HANA«?

Die Abkürzung HANA steht für High Performance Analytic Appliance (engl. für Hochleistungsanwendung) und besteht im Kern aus einer sogenannten In-Memory-Datenbank.

Bei einer In-Memory-Datenbank wird nicht der Festplattenspeicher, sondern der Arbeitsspeicher eines Computers als Datenspeicher verwendet. Der Arbeitsspeicher bietet deutlich höhere Zugriffsgeschwindigkeiten. Damit ist auch SAP HANA als Datenbank in der Lage, große Datenmengen (»Big Data«) sowohl in transaktionalen (Online Transaction Processing, kurz OLTP) als auch in analytischen (Online Analytical Processing, kurz OLAP) Prozessen im selben System und nahezu in Echtzeit zu verarbeiten. Daraus ergeben sich die Performancevorteile für das neue SAP-S/4HANA-System auf SAP HANA – und die Namensgebung des Produkts SAP S/4HANA.

Ab 2014 wurde das Add-on SAP Simple Finance angeboten. SAP Simple Finance konnte nur auf einer SAP-HANA-Datenbank laufen. Eine Umstellung der Datenbank auf SAP HANA ist daher schon seit etlichen Jahren eine Voraussetzung.

Bei der Einführung von SAP S/4HANA steht nicht nur die Migration der Daten auf eine neue Datenbank oder die Migration des Rechnungswesens auf eine neue Version an, sondern Sie müssen auch ein komplett neues System einrichten. Seit 2016 sind jährlich neue Releases erschienen, zuletzt die Releases 2022 und 2023. Mittlerweile erscheint nur noch alle zwei Jahre ein neues On-Premise-Release. Seit dem Jahr 2020 wird die Jahreszahl als Versionsbezeichnung verwendet.

Im Oktober 2025 ist das Release S/4HANA 2025 FPS0 erschienen. Dieses Buch basiert im Wesentlichen auf der SAP-S/4HANA-Version 2023, ist aber auch für neuere Releases relevant. Das liegt daran, dass sich die grundlegenden Funktionen, Prozesse und Logiken im SAP-Finance-Modul erfahrungsgemäß nur schrittweise verändern. Viele Inhalte, wie die Buchungslogik, Customizing-Strukturen oder die Integration mit anderen Modulen, beispielsweise MM oder SD, bleiben über mehrere Releases hinweg stabil. Neue Funktionen oder UI-Änderungen (z. B. in Fiori) ergänzen in der Regel bestehende Prozesse, ersetzen sie aber nicht sofort vollständig. Daher dient dieses Buch auch über das Release 2023 hinaus als verlässliches Nachschlagewerk und Praxishandbuch.

[»]  Releasewechsel nur noch alle zwei Jahre

Seit der SAP-S/4HANA-Version 2023 bringt SAP neue Release-Versionen lediglich alle zwei Jahre neu auf den Markt. Daher basiert dieses Buch auf dem SAP-Release 2023, da es im Jahr 2024 kein neues Release gab. Ganz aktuell ist seit Oktober 2025 das Release SAP S/4HANA 2025.

Für die Erscheinungszeitpunkte zukünftiger Releases können Sie im Release-Kalender nachsehen. Diesen finden Sie unter https://readiness-at-scale.enable-now.cloud.sap/pub/20230621_ras/index.html?&show=book%21BO_97 48ECA9E33825A6#slide!SL_CE34571C269B889E.

Einen Überblick über die Entwicklung der verschiedenen SAP-Systemarten von SAP ERP bis zu SAP S/4HANA gibt Ihnen Abbildung 1.

Abbildung 1     SAP-Systemarchitektur im Wandel

Ganz links sehen Sie die alte SAP-ERP-Version, die auf einer beliebigen Datenbank lief. In der Mitte sind zwei SAP-ERP-Versionen dargestellt, die auf einer HANA-Datenbank laufen und im Rechnungswesen durch das Add-on SAP Simple Finance oder SAP S/4HANA Finance ergänzt sind. Im rechten Teil sehen Sie die Business Suite für SAP HANA (SAP S/4HANA). Für das Rechnungswesen muss kein Add-on hinzugefügt werden, da SAP S/4HANA Finance in SAP S/4HANA integriert ist.

Die Software kann entweder als sogenannte On-Premise-Lösung oder als Cloud-Lösung genutzt werden.

[»]  Was ist eine On-Premise-Lösung?

On-Premise ist die englische Bezeichnung für »vor Ort« oder »lokal« und wird im Zusammenhang mit Software dafür verwendet, dass eine Software auf den Servern des Unternehmens installiert und genutzt werden darf. On-Premise steht also für ein bestimmtes Nutzungs- und Lizenzmodell.

Zahlreiche Unternehmen bevorzugen die On-Premise-Variante gegenüber der virtuellen Cloud-Lösung, weil sie in eigener Verantwortung auf eigener Hardware betrieben wird. Allerdings müssen dann auch Updates in eigener Verantwortung eingespielt werden, während z. B. bei der SAP-S/4HANA-Public-Cloud-Version der Standard einmal pro Quartal ein Update erhält.

[»]  Onlinezugriff auf das On-Premise-System

Wie Sie auf das SAP-System zugreifen, hängt nur teilweise davon ab, ob Ihr Unternehmen die On-Premise- oder die Cloud-Lösung im Einsatz hat. Bei beiden Lösungen können Sie über SAP Fiori vom PC, vom Tablet oder vom Smartphone aus auf das SAP-S/4HANA-System zugreifen. Mittlerweile wird viel davon gesprochen, dass Sie »online« auf das SAP-System zugreifen. Damit ist gemeint, dass Sie über einen webbasierten Zugriff in SAP Fiori einsteigen.

Dafür wird der Begriff Dialog verwendet, der aus der SAP-ERP-Welt stammt. Im Dialog melden Sie sich als Benutzer über das SAP GUI – die »klassische« Benutzeroberfläche des SAP-Systems – im System an und erhalten Dialogfenster z. B. mit dem Easy-Access-Menü oder mit den von Ihnen aufgerufenen Transaktionen.

Das Ziel von SAP S/4HANA ist es, möglichst viele Bereiche im Standard noch weiter zu vereinfachen. Deswegen werden künftig gegebenenfalls Arbeitsschritte wegfallen, die Sie heute noch regelmäßig vornehmen.

Wenn Sie wissen wollen, welche Veränderungen es z. B. für den Bereich Finance in der Version 2023 gibt, können Sie dies in der sogenannten Simplification List...

Über Autor(innen)

Lampe, Lena Sophie
Lena Sophie Lampe ist als zertifizierte SAP-Finance-Senior-Beraterin in einem mittelständischen Beratungsunternehmen tätig. Ihre Arbeit umfasst nicht nur die Analyse und Optimierung von kundenspezifischen Finanzprozessen, sondern auch die Durchführung internationaler Projekte bei mittelständischen Unternehmen und globalen Konzernen. Dabei konzentriert sie sich besonders auf die Nebenbücher der Anlagen- und Bankbuchhaltung sowie das Vertragskontokorrent (FI-CA). Zusätzlich widmet sich Frau Lampe intensiv der FI-Archivierung zur Vorbereitung auf die Migration nach SAP S/4HANA im Kontext von Brownfield-Projekten.

Löw, Isabella
Dr. Isabella Löw ist freiberufliche Dozentin und Verfasserin zahlreicher Trainingsunterlagen für Weiterbildungsakademien und erfahrene Buchautorin. des Praxishandbuchs „Finanzwesen in SAP S/4HANA“. Nach über 15 Jahren als Projektmanagerin bzw. Senior Consultant im Bereich SAP FI und im internationalen Zahlungsverkehr für Retail-, Logistik- und Automotive-Kunden war sie zuletzt für eine der „Big Four“ tätig. Die Schnittstellen der unterschiedlichen Bereiche und der zugehörigen Datenflüsse sind für sie besonders spannend. Im Wandel der Rollen innerhalb der Unternehmen bei einer SAP-S/4HANA-Einführung sieht sie sich als »menschliche Schnittstelle« für die Anwenderinnen und Anwender im SAP-S/4HANA-Finance-Umfeld.