Siebold Business Cases im Controlling

Entscheidungsvorlagen erstellen und Wirtschaftlichkeit nachweisen
2. aktualisierte und überarbeitete Auflage 2025
ISBN: 978-3-648-18469-1
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 204 Seiten, E-Book

Reihe: Haufe Fachbuch

Mit diesem Buch fassen Sie in Ihrem Business Case alle relevanten Informationen eines Projekts, einer Investition oder einer Produktentwicklung übersichtlich zusammen. Es unterstützt Sie dabei, durch logische Argumentation und aussagekräftiges Zahlenmaterial zu überzeugen, um von Entscheidungsträgern 'grünes Licht' zu bekommen. Matthias Siebold erklärt auch, wie Sie schnell auf Verbesserungsforderungen eingehen und Alternativen entwickeln können. Inhalte: - Der Nutzen eines Business Case - Leitfaden zum Aufbau eines professionellen Business Case - Strategischer Projektüberblick: Chancen und Risiken aufzeigen - Ertragsmodelle berechnen: den Rahmen für die Realisierung setzen Neu in der 2. Auflage: - Aktualisierte Beispiele - Business Cases für Nachhaltigkeit  

Dipl.-Kfm. Matthias Siebold arbeitet als selbstständiger Unternehmensberater und Interim-Manager. Er ist Trainer an der Haufe Akademie und Fachbuchautor zu Controlling-Themen.

Autoren/Hrsg.

Siebold, Matthias

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Unternehmensfinanzen Controlling, Wirtschaftsprüfung, Revision

Leseproben

3.2 Mit dem Management Summary ein Big Picture zeichnen

Entscheidungsrelevante Faktoren

Ein Business Case in Form einer Entscheidungsvorlage ist ein Dokument, das alle Informationen enthält, die ein Entscheidungsgremium benötigt, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Entscheiden bedeutet, dass Handlungsalternativen und -optionen abgewogen werden. Der Seitenumfang, die Form – z.?B. Business-Case-Präsentation oder Tischvorlage – und die inhaltlichen Schwerpunkte der Entscheidungsvorlage sind schon im Vorfeld bei der Ziel-/Auftragsklärung zwischen allen Beteiligten abzustimmen.

Erfahrene Entscheidungsgremien erwarten in aller Regel, dass Sie eine Kurzfassung der Entscheidungsvorlage in Form eines Management Summary, manchmal auch Executive Summary, Business Summary oder Abstract genannt, erstellen. Ein gutes Management Summary fasst alle entscheidungsrelevanten Faktoren kompakt auf einer Seite zusammen und ist somit eine prägnante Zusammenfassung der Entscheidungsvorlage14. Es sollte so aufgebaut und geschrieben sein, dass die Big Points auf einen Blick erfasst werden können. Dabei erregt das Management Summary die Aufmerksamkeit des Entscheidungsgremiums, sensibilisiert sie für das Thema und überzeugt sie von der unternehmerischen Vorteilhaftigkeit des Investitionsprojekts.

Die Aufgabe jedes Business-Case-Erstellenden besteht darin, Informationen zu recherchieren, Handlungsalternativen und -optionen zu identifizieren und deren strategische und kommerzielle Auswirkungen im und auf das Unternehmen zu analysieren. Das Entscheidungsgremium sollte auf dieser Basis eine bestmögliche Entscheidung treffen können. Um dazu in der Lage zu sein, benötigen sie eine Entscheidungsvorlage, in der alle Informationen und Überlegungen in die empfohlenen Handlungsoptionen münden.

Den Umgang des Entscheidungsgremiums mit dem Management Summary kennen

In Entscheidungsgremien wird zunächst bzw. als erstes das Management Summary gelesen. Die restlichen Seiten der Entscheidungsvorlage dienen zunächst nur dazu, bei Bedarf nachschlagen zu können. Führungskräfte erwarten daher, dass ein Management Summary alle für eine qualifizierte Entscheidung benötigten Informationen zusammenfasst15.

Das bedeutet für Sie, dass die Anforderungen an die Ausarbeitungsqualität des Management Summarys entsprechend hoch sind. Dieser einen Seite muss die größte Aufmerksamkeit gewidmet werden. Kleinere Schwächen oder Qualitätsabstriche können Sie sich gegebenenfalls auf den späteren Seiten der Entscheidungsvorlage leisten – im Management Summary mit seiner überragenden Bedeutung sind sie absolut tabu. Auf der Basis des Management Summarys bildet sich das Entscheidungsgremium eine Meinung und entscheidet, ob er Ihrer Empfehlung folgt oder nicht. Es besteht also die Gefahr, dass es die restlichen Seiten der Entscheidungsempfehlung gar nicht liest, wenn das Management Summary nicht überzeugt.

Anforderungen an die Qualität des Management Summarys

Aus dem Umgang mit dem Management Summary leiten sich zentrale Qualitätskriterien für das Schreiben des Summarys ab:

• Das Management Summary ist immer aus dem Blickwinkel der Zielgruppe, also des Entscheidungsgremiums, zu verfassen.

• Es muss eine Empfehlung als zentrale Aussage beinhalten.

• Es macht deutlich, welchen Fach- oder Geschäftsbereich es betrifft und welche konkrete Fragestellung beantwortet wird.

• Es hat in wenigen Sätzen und in sehr kurzer Zeit mit den relevanten Informationen zu versorgen.

• Es soll eine schnelle Einarbeitung in die Materie und eine Entscheidung auf der Basis relevanter Entscheidungskriterien ermöglichen.

• Es muss auch ohne Kenntnis des vollständigen Papiers in sich verständlich sein.

• Die Kernaussagen der gesamten Entscheidungsvorlage müssen sich als Big Points auch im Management Summary wiederfinden.

• Das Management Summary hat Lösungen bzw. Lösungsalternativen zu liefern und darf nicht in der Beschreibung von Problemen stecken bleiben.

• Die Handlungsalternativen und -optionen sind zu erläutern und so zu strukturieren, dass eine Entscheidung klar benannt werden kann.

• Den Entscheidungsgremien sollte bereits im ersten Satz vermittelt werden, um welche Entscheidung es sich eigentlich handelt. Da sie oft zwischen verschiedenen Entscheidungen und Vorlagen »umschalten« müssen, ist es für sie ärgerlich, wenn sie zunächst mühsam identifizieren müssen, worum es überhaupt geht16.

Mit Action Titles die eigene Empfehlung verdichten

Im Management Summary werden die zentralen Aussagen der gesamten Entscheidungsvorlage zusammengefasst. Es reicht also nicht aus, stichpunktartig Argumente bzw. Aussagen aufzulisten, die dann auf den hinteren Seiten der Entscheidungsvorlage erläutert werden. Die zentralen Aussagen des Management Summarys sollten daher als Kernbotschaften oder -aussagen bzw. Action Titles oder sogenannte »sprechende Überschriften« formuliert werden. Das heißt: Sie sollten hochgradig verdichtet und gleichzeitig kraftvoll sein.

BEISPIELE: Kraftvolle Kernbotschaften

Wenn Sie im Rahmen eines Business Cases Aussagen zur Kompetenz des eigenen Unternehmens machen wollen, dann schreiben Sie keine dürren Stichpunkte wie »Markt – hohe Kompetenz«, um die benötigte hohe Kompetenz herauszustreichen. Formulieren Sie die zentrale Botschaft stattdessen kraftvoll, z.?B.:

»Notwendige Kompetenzen zum Schließen der jährlichen Angebotslücke über 200 Mio. EUR sind intern vorhanden – wahrgenommen auch von potenziellen Kunden.«

Schreiben Sie auch nicht so etwas wie »Ertragsplanung – Kalkulation Real Case«, sondern: »Real Case bietet Ertragschancen –Payback der kumulierten Erträge von 15 Mio. EUR schon im zweiten Jahr.«

Die Empfehlung des Erstellenden ist der eigene Standpunkt

Das Management Summary zeichnet sich weiterhin durch seinen Empfehlungscharakter aus – also durch Ihren eigenen Standpunkt. Ein Missverständnis besteht häufig darin, dass Objektivität und Entscheidungskompetenz falsch verstanden werden. Objektivität bedeutet nicht, alle Alternativen und Optionen dem Entscheidungsgremium vorzustellen, sie gleichwertig nebeneinander stehen zu lassen und ihm die Wahl zu überlassen. Sie müssen vielmehr eine klare Empfehlung für eine Handlungsalternative oder -option auf der objektiven Ausarbeitung eben dieser relevanten Alternative oder Option aufbauen. Die Abgrenzung der verworfenen Alternativen und Optionen muss auf objektiven Entscheidungskriterien fußen.

Eine Empfehlung auszusprechen bedeutet nicht, dem Entscheidungsgremium die Entscheidungskompetenz abzusprechen. Sie arbeiten eher wie Inhouse Consultants, die auf der Basis der eigenen Expertise die eigenen begründeten Standpunkte vorstellen. Sie verantworten also, dass das Management Summary eine plausibel begründete Empfehlung beinhaltet. Damit erfüllt das Management Summary seine Funktion, die Komplexität der Entscheidungssituation zu reduzieren.

Die Verantwortung für die Entscheidung bleibt beim Entscheidungsgremium – es kann der Empfehlung folgen oder auch nicht. Außerdem trägt es auch die Verantwortung für die Umsetzung der Entscheidung.

Der One Pager

Das Management Summary mit der Empfehlung als kurze Liste von Kernbotschaften sollte prägnant formuliert sein und idealerweise auf einer Seite Platz finden. Nach der Empfehlung als One Pager können Sie sich dann für die Begründung der Empfehlung etwas mehr Raum nehmen. Der One Pager erscheint als Erstes in der Dokumentation, wird aber erst im Laufe der Erstellung der Entscheidungsvorlage oder sogar erst ganz zum Schluss geschrieben. Er fasst nämlich die wesentlichen Erkenntnisse, die aus dem Business Case gewonnen werden, zusammen. Und die sind natürlich erst am Ende vollständig bekannt. Zusammengefasst beinhaltet der One Pager insbesondere:

• zentrale Analyseergebnisse,

• eine konkrete Empfehlung für das Entscheidungsgremium,

• eine Begründung für die Empfehlung, die sich auf die Analyseergebnisse stützt17.

BEISPIEL: Empfehlung im One Pager

Die Empfehlung sollte so formuliert sein, dass sie eindeutig ist und direkt für die Entscheidung bzw. einen Beschluss verwendet werden kann. Ein Beispiel aus dem Bereich »Business Development« eines Finanzdienstleisters lautet:

»Wir empfehlen die Markteinführung von Asset Allocation 3.0 in drei Risikoausprägungen als Fonds und Garantiezertifikate.«

Alternativ kann auch ein Entscheidungssatz aus Sicht der Geschäftsleitung oder des Vorstands zur Freigabe vorformuliert werden. Ein Beispiel eines Produktionsunternehmens zur optimierten Digitalisierung des Kundenbeziehungsmanagements lautet:

»Die Geschäftsführung entscheidet: Einführung Customer Relationship Management bis Ende des Jahres.«

Die Zielgruppenperspektive differenziert betrachten

Die Kunst, einen hochgradig komprimierten One Pager zu erstellen, besteht darin, sich angesichts der Fülle an Informationen und ausgearbeiteten Inhalten auf das zu beschränken, was das Entscheidungsgremium besonders interessiert. Der Fokus sollte also auf die für die Zielgruppe relevanten Inhalte gelegt...

Über Autor(innen)

Siebold, Matthias
Dipl.-Kfm. Matthias Siebold arbeitet als selbstständiger Unternehmensberater und Interim-Manager. Er ist Trainer an der Haufe Akademie und Fachbuchautor zu Controlling-Themen.

Matthias Siebold

Dipl.-Kfm. Matthias Siebold arbeitet als selbstständiger Unternehmensberater und Interim-Manager. Er ist Trainer an der Haufe Akademie und Fachbuchautor zu Controlling-Themen.