Villet / Wanless / McGough SAP Fieldglass

Prozesse, Funktionen, Customizing
1. Auflage 2021
ISBN: 978-3-8362-8263-5
Verlag: Rheinwerk
Format: EPUB
Kopierschutz: 0 - No protection

E-Book, Deutsch, 636 Seiten

Reihe: SAP Press

Über dieses Buch

Sparen Sie Ressourcen und sichern Sie die Compliance Ihres Unternehmens! Dieses praktische Handbuch stellt Ihnen alle wichtigen Module von SAP Fieldglass und ihren Einsatz bei der Personalbeschaffung vor. Sie lernen, wie Sie Fieldglass implementieren und konfigurieren , wie Sie die einzelnen Module verwenden und welche übergreifenden Funktionen es z. B. für das Reporting bietet.

• Effizientes Intelligent Spend und Workforce Management
• Compliance sicherstellen und Transparenz über die Gesamtbelegschaft schaffen
• Integration mit SAP S/4HANA, SAP SuccessFactors und SAP Ariba

Aus dem Inhalt:

• Beschaffungsprozesse und Module
• Managed Service Provider (MSP)
• Fremdpersonal und Leistungsbeschreibungen
• Dienst- und Werkverträge
• Profilmitarbeiter*innen
• Tarife und Raten
• Tätigkeits- und Ausgabennachweise
• Onboarding und Offboarding
• Datenaufbewahrung
• Reporting
• Standard- und produktisierte Integrationen

Autoren/Hrsg.

Villet, Jutta

Wanless, Richard

McGough, Shane

Inhaltsverzeichnis

  Danksagungen ... 19

  Vorwort ... 23

  Foreword ... 25

  Über dieses Buch ... 27

TEIL I.  SAP Fieldglass - Übersicht und Prozesse ... 31

  1.  Einführung in SAP Fieldglass ... 33

       1.1 ... Einsatzfelder ... 34

       1.2 ... Positionierung im Intelligent Enterprise ... 37

       1.3 ... Programmorganisation ... 39

       1.4 ... Implementierung und Lifecycle Management ... 42

       1.5 ... Benutzeroberfläche ... 47

       1.6 ... Zusammenfassung ... 52

  2.  Architektur: Beschaffungsprozesse und Module ... 53

       2.1 ... Zugang und Module ... 53

       2.2 ... Beschaffungsprozesse ... 55

       2.3 ... Periphere Module ... 66

       2.4 ... Zusammenfassung ... 82

  3.  Fremdpersonal: Prozesse und Funktionen ... 83

       3.1 ... Beschaffungsprozess ... 83

       3.2 ... Prozessdetails ... 87

       3.3 ... Typ des Fremdpersonals und Tätigkeitsprofilvorlagen ... 107

       3.4 ... Qualifikationen ... 113

       3.5 ... Bewerbungsgespräch ... 115

       3.6 ... Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland ... 118

       3.7 ... Zusammenfassung ... 119

  4.  Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen: Prozesse und Funktionen ... 121

       4.1 ... Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen ... 123

       4.2 ... Funktionen, Einstellungen und Prozesse ... 136

       4.3 ... Klassifizierung der Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen ... 138

       4.4 ... Leistungsbeschreibungstyp ... 142

       4.5 ... Leistungsbeschreibungsvorlagen ... 148

       4.6 ... Weitere Konfigurationen und Überlegungen ... 155

       4.7 ... Einzelposten und Bibliotheken ... 159

       4.8 ... Anwendungsfälle und Beispiele ... 190

       4.9 ... Zusammenfassung ... 192

TEIL II.  Modulübergreifende Funktionen ... 193

  5.  Unternehmensstruktur ... 195

       5.1 ... Implementierung ... 196

       5.2 ... Master Data: Einsatzort und Ort ... 198

       5.3 ... Master Data: Geschäftsbereich ... 204

       5.4 ... Master Data: Kostenstelle ... 207

       5.5 ... Master Data: Rechtseinheit ... 213

       5.6 ... Art der Arbeit ... 217

       5.7 ... Benutzer ... 218

       5.8 ... Benutzerrolle ... 226

       5.9 ... Lieferanten ... 228

       5.10 ... Externe Mitarbeiter*innen ... 236

       5.11 ... Zusammenfassung ... 249

  6.  Tarife und Raten ... 251

       6.1 ... Raten im Beschaffungsprozess ... 251

       6.2 ... Grundkenntnisse ... 259

       6.3 ... Ratengestaltung ... 265

       6.4 ... Komplexe Ratenstrukturen ... 285

       6.5 ... Anwendungsfälle und Überlegungen ... 300

       6.6 ... Zusammenfassung ... 305

  7.  Tätigkeitsnachweise, Ausgabennachweise und Rechnungsstellung ... 307

       7.1 ... Tätigkeitsnachweise ... 308

       7.2 ... Ausgabennachweis ... 327

       7.3 ... Rechnung für Sonstiges ... 334

       7.4 ... Rechnungsstellung ... 337

       7.5 ... Zusammenfassung ... 347

  8.  Andere Einstellungen ... 349

       8.1 ... Kundenspezifische Felder ... 350

       8.2 ... Kundenspezifisches Lookup ... 361

       8.3 ... Stellencodes ... 362

       8.4 ... Kategorien ... 363

       8.5 ... Gründe ... 363

       8.6 ... Genehmigungen ... 364

       8.7 ... Messaging und Benachrichtigungen ... 373

       8.8 ... Systemnotifikationen ... 380

       8.9 ... Social Enterprise ... 386

       8.10 ... Zusammenfassung ... 392

  9.  Compliance ... 393

       9.1 ... Aktivitätsposten und Aktivitäten-Checklisten ... 393

       9.2 ... Meilensteine ... 404

       9.3 ... Vermögensgegenstandstypen ... 406

       9.4 ... Elektronische Signatur mit DocuSign ... 407

       9.5 ... Zusammenfassung ... 411

10.  Berichte und Analysen ... 413

       10.1 ... Voreinstellungen und Voraussetzungen ... 414

       10.2 ... Berichtsfelder und Formeln ... 418

       10.3 ... Berichterstellung ... 421

       10.4 ... Analysewerkzeuge und Analysefunktionen ... 428

       10.5 ... Empfehlungen zur effektiven Verwendung der Reporting-Funktion ... 436

       10.6 ... Zusammenfassung ... 438

11.  Datenaufbewahrung ... 439

       11.1 ... Datenhaltungsrichtlinien verwalten ... 439

       11.2 ... Löschen von Benutzerinformationen ... 447

       11.3 ... Zusammenfassung ... 449

TEIL III.  Integrationen und Zusammenspiel mit anderen SAP-Produkten ... 451

12.  Standardintegrationen ... 453

       12.1 ... Übersicht ... 454

       12.2 ... Standard-Konnektoren ... 459

       12.3 ... Configuration Manager ... 469

       12.4 ... Single Sign-On ... 481

       12.5 ... Produktisierte Integrationen ... 484

       12.6 ... SAP Fieldglass Integrations Add-on 1.0 ... 485

       12.7 ... Zusammenfassung ... 488

13.  Integration mit SAP SuccessFactors ... 489

       13.1 ... Produktisierte Integrationen: Übersicht ... 490

       13.2 ... Master-Data-Integration ... 493

       13.3 ... Position-Management-Integration ... 499

       13.4 ... Mitarbeiterdaten-Integration ... 506

       13.5 ... Zusammenfassung ... 512

14.  Integration mit SAP Ariba ... 513

       14.1 ... Produktisierte Integrationen: Übersicht ... 514

       14.2 ... Master-Data-Integration ... 519

       14.3 ... Transaktionale Integrationen: Übersicht ... 524

       14.4 ... SAP Ariba Sourcing und SAP Ariba Contracts ... 527

       14.5 ... Beschaffungsintegration: Bestellanforderung/Bestellung ... 531

       14.6 ... Rechnungsintegration ... 540

       14.7 ... Zusammenfassung ... 547

15.  Integration mit SAP S/4HANA ... 549

       15.1 ... Produktisierte Integrationen: Übersicht ... 550

       15.2 ... Replikation der Master Data von SAP S/4HANA nach SAP Fieldglass ... 555

       15.3 ... Geschäftspartner-Replikation von SAP S/4HANA nach SAP Fieldglass ... 564

       15.4 ... Transaktionsintegrationen ... 567

       15.5 ... Beschaffungsintegration mit Bestellanforderung und Bestellung ... 571

       15.6 ... Integration von Leistungserfassungsblättern ... 578

       15.7 ... Rechnungsintegration ... 583

       15.8 ... Zusammenfassung ... 588

  Anhang ... 589

       A ... Begriffserklärungen ... 591

       B ... Reihenfolge der Implementierung ... 599

       C ... Übersichten ... 605

  Das Autorenteam ... 615

  Index ... 619

Leseproben

Über dieses Buch

Dieses Buch ist eine Einführung in die Administration von SAP Fieldglass. Es erstreckt sich von der Erklärung der Basiskomponenten und Prozesse über die modulübergreifenden Einstellungen bis hin zur Integration mit anderen SAP-Produkten. SAP Fieldglass wird für die Verwaltung externer Mitarbeiter*innen eingesetzt. In diesem Zusammenhang gibt es neben den technischen Funktionen auch eine Reihe von Praxisbeispielen, anhand derer die Transaktionen und Komponenten ganz praktisch erklärt werden. In detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen und mit einer Reihe von Checklisten erhalten Sie einen Überblick über das breite Spektrum der Administration und der anwenderorientierten Organisation.

Dieses Buch richtet sich an die folgenden Zielgruppen:

• Systemverwalter*innen und Administrator*innen

• Einsteiger*innen in die Systemadministration

• Berater*innen, Lieferanten und Managed Service Provider (MSPs)

• Integrationsverwalter*innen und Entwickler*innen

Sie können dieses Buch sowohl als kompakte Einführung als auch als Nachschlagewerk verwenden. Für dessen Lektüre benötigen Sie keine Vorkenntnisse. Wenn Sie spezielle Fragen haben, können Sie weiterführende Spezialliteratur verwenden oder sich direkt mit dem SAP-Fieldglass-Team in Verbindung setzen. Wenn Sie sich erstmalig mit SAP Fieldglass beschäftigen, sollten Sie das Buch von Anfang an durcharbeiten, da die Kapitel inhaltlich aufeinander aufbauen. Falls Sie bereits über Vorkenntnisse verfügen, können Sie das Buch auch als Nachschlagewerk verwenden, um Ihre Systemeinstellungen zu überprüfen und neue Funktionen zu erkunden. In diesem Buch werden die wichtigsten Werkzeuge für die Implementierung, Konfiguration und Integration von SAP Fieldglass behandelt.

Inhalt und Aufbau des Buches

Das Buch ist in drei Teile gegliedert. Teil I, »SAP Fieldglass – Übersicht und Prozesse«, beschreibt die Module und Beschaffungsprozesse in SAP Fieldglass. Teil II, »Modulübergreifende Funktionen«, geht auf die prozess- und systemübergreifenden Funktionen ein. Teil III, »Integrationen und Zusammenspiel mit anderen SAP-Produkten«, zeigt die Möglichkeiten der Integrationen auf.

Die Beschaffung externer Mitarbeiter*innen erfolgt in vielfältiger Form: Fremdpersonal in der Arbeitnehmerüberlassung, externe Leistungsbeschreibungs-Mitarbeiter*innen (LB-Mitarbeiter*innen) in Dienst- und Werkverträgen sowie Freiberufler*innen, Berater*innen und Profilmitarbeiter*innen.

Teil I des Buches gibt Ihnen, beginnend mit Kapitel 1, »Einführung in SAP Fieldglass«, zunächst einen Überblick darüber, wie SAP-Fieldglass-Prozesse zur Verwaltung externer Mitarbeiter*innen unterstützt, wann es die richtige Wahl ist und wie es implementiert wird. SAP Fieldglass ist in Module aufgegliedert, die die Systemstruktur definieren und Beschaffungsprozesse bestimmen. In Kapitel 2, »Architektur: Beschaffungsprozesse und Module«, lernen Sie den Aufbau und die Zusammenhänge von Prozessmodulen, peripheren Modulen und Basismodulen kennen. In diesem Kapitel wird auch näher auf das Modul Externer Mitarbeiter ohne Tätigkeitsnachweise sowie auf Projekte und Entscheidungsformulare eingegangen.

Es gibt eine Reihe von Einstellungen, die angepasst werden müssen, um den Workflow eines Unternehmens in SAP Fieldglass abzubilden. In Kapitel 3, »Fremdpersonal: Prozesse und Funktionen«, erfahren Sie, wie Sie den Kernprozess und die allgemeinen Funktionen zur Unterstützung der Personalbeschaffung im Rahmen der Zeitarbeit und Arbeitnehmerüberlassung konfigurieren. Ähnlich den befristeten Mitarbeiter*innen, die im Modul Fremdpersonal verwaltet werden, unterstützt das Modul Leistungsbeschreibung Mitarbeitende und Eigenschaften, die als Teil eines Dienst- oder Werkvertrags gelten. In Kapitel 4, »Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen: Prozesse und Funktionen«, erfahren Sie, wie Sie Ausschreibungen und Leistungsbeschreibungen als Beschaffungsprozesse konfigurieren, LB-Vorlagen anlegen, Bibliotheken hinterlegen und externe Mitarbeiter*innen und deren Raten definieren.

In Teil II des Buches werden modulübergreifende Funktionen erläutert. Die Unternehmensstruktur (inklusive Rechtseinheit, Geschäftsbereich, Kostenstelle und Einsatzort) bildet das Fundament von SAP Fieldglass. In Kapitel 5, »Unternehmensstruktur«, erfahren Sie alles über die Art und Weise, wie die Daten konfiguriert, validiert und verknüpft werden, denn sie sind maßgebend für die Integration, Sichtbarkeit und Benutzerfreundlichkeit in allen Modulen und Funktionen. Auftraggeber, Lieferanten und externe Mitarbeiter*innen sind die zentralen Benutzergruppen, die in SAP Fieldglass auf Transaktionen zugreifen und sie ausführen.

Kapitel 6, »Tarife und Raten«, enthält wichtige Einstellungen in SAP Fieldglass für unternehmensspezifische Anforderungen und die Verwendung von Finanzinformationen im gesamten System. Um externe Mitarbeiter*innen modulübergreifend abrechnen zu können, werden Tätigkeitsnachweise (Zeiten) und Ausgabennachweise (Spesen) erfasst. Unabhängig davon, ob die Abrechnung in Tagen, Stunden, Monaten oder anderen selbst gewählten Einheiten erfolgt, gibt Ihnen dieses Kapitel praktische Hinweise und zeigt, wie Sie Ihre Anforderungen abbilden können.

Ein zentrales Thema in SAP Fieldglass und der Grund, warum viele Unternehmen das System implementieren, sind die Optionen für Zeiterfassung und Ausgabenverfolgung. Kapitel 7, »Tätigkeitsnachweise, Ausgabennachweise und Rechnungsstellung«, beschreibt die vielen Möglichkeiten, um dies einzurichten, und Sie erfahren hier alles über die verschiedenen Optionen bis hin zur Rechnungsstellung. In Kapitel 8, »Andere Einstellungen«, lernen Sie, wie Genehmigungsgruppen und -regeln sicherstellen, dass alle Posten regelkonform genehmigt oder abgewiesen werden. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Sie Nachrichten und die Systemkommunikation effizient nutzen können. Über kundenspezifische Felder, Lookups und andere Einstellungen können Sie Ihr System anpassen.

In den meisten Fällen müssen externe Mitarbeiter*innen vom Kunden ein- und ausgegliedert werden. Dies kann den Zugriff auf den physischen Standort oder das virtuelle System sowie Zertifizierungen und unterzeichnete Richtlinien umfassen. Darüber hinaus müssen unter Umständen Details zu Assets wie Laptops oder Telefonen nachgehalten werden. In Kapitel 9, »Compliance«, lernen Sie, wie Sie Ein- und Ausstiegsaktivitäten in SAP Fieldglass effektiv verwalten können. Das Erstellen von Aktivitätsposten und Assets wird im Detail erläutert.

Alle Prozesse und Funktionen in SAP Fieldglass hinterlassen »Datenspuren«. Kapitel 10, »Berichte und Analysen«, zeigt Ihnen, wie Sie Informationen als Berichte ausgeben können, um Ihr System zu überprüfen, die Konformität sicherzustellen und die Datengenauigkeit zu überwachen. In diesem Kapitel erfahren Sie auch, wie Sie die Daten visuell darstellen und übertragen können. Kapitel 11, »Datenaufbewahrung«, geht hingegen der Frage nach, wie personenbezogene und sensible Daten zentral in SAP Fieldglass verwaltet und bei Bedarf gelöscht werden können.

In Teil III des Buches, »Integrationen und Zusammenspiel mit anderen SAP-Produkten«, geht es um Standardintegrationen und um mit anderen Cloud-Produkten integrierte Lösungen. Kapitel 12, »Standardintegrationen«, beschreibt, wie Sie auch ohne umfangreiche Vorkenntnisse Standardintegrationen manuell oder automatisch schnell implementieren und verwenden können. Wir zeigen Ihnen, wie Standardintegrationen eingerichtet werden und wie der Configuration Manager für komplexere Anordnungen in einer selbst verwalteten Umgebung verwendet werden kann. Kapitel 13, »Integration mit SAP SuccessFactors«, beschreibt die Anforderungen für die Integration mit SAP SuccessFactors und deren Implementierung. In Kapitel 14, »Integration mit SAP Ariba«, erfahren Sie, wie Sie die Schnittstellen zwischen SAP Fieldglass und SAP Ariba einrichten und effektiv nutzen. Kapitel 15, »Integration mit SAP S/4HANA«, geht auf die Anforderungen für die Integration mit SAP S/4HANA und deren Implementierung ein.

Im Anhang finden Sie ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen und Konzepten, die zu kennen bei der Arbeit mit SAP Fieldglass hilfreich ist, sowie einer Reihe von Übersichten, hilfreichen Hinweisen und Checklisten.

...

Über Autor(innen)

McGough, Shane
Shane McGough ist Cloud-Integration-Experte und weiß genau, wie sich SAP Fieldglass am besten in die wichtigsten Enterprise-Software-Systeme integrieren lässt. Seine umfassenden Kenntnisse hat er sich in den vergangenen 15 Jahren in einer Vielzahl von Branchen angeeignet; beispielsweise arbeitete er acht Jahre in komplexen Projekten für einige der weltweit größten Finanzdienstleistungsinstitute, bevor er 2013 bei SAP Fieldglass anfing, wo er das Team für Integrationsservices im EMEA-Raum aufbaute und leitete. Inzwischen berät Shane ein breites Spektrum von SAP-Mandanten bei der Implementierung von SAP Fieldglass in bestehende oder geplante IT-Landschaften. Dank seiner Erfahrung und seinem breiten Wissen zur Integration von SAP Fieldglass mit SAP S/4HANA, SAP Ariba und SAP SuccessFactors sowie zu den Strategien Total Workforce Management und Total Spend Management entwickelt und implementiert er optimale und für die Herausforderungen verschiedener Branchen maßgeschneiderte Lösungen.

Villet, Jutta
Jutta Villet ist Senior Consultant bei SAP Fieldglass und Expertin für globale Implementierungen von Vendor-Management-Systemen (VMS). Sie hat in großen Unternehmen und weltweit tätigen Organisationen unterschiedlichste technische und operative Teams in den Bereichen Zeitarbeit und externe Dienstleistungen geleitet, bevor sie 2018 zu SAP Fieldglass wechselte. Juttas Expertise als technische Beraterin umfasst die Themen Prozessoptimierung, Systemkonfiguration, intelligente robotergesteuerte Prozessautomatisierung und Integrationen. Als Datenschutzbeauftragte hat sie großes Interesse an Big Data, der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und internationalen Datenschutzanforderungen. Jutta greift auf ein Jahrzehnt internationale Erfahrung in der Recruitment-Industrie zurück, und ihre Kunden schätzen sie nicht zuletzt aufgrund ihres Einsatzes für Diversität und nachhaltige Innovation.

Wanless, Richard
Richard Wanless ist Geschäftsführer von Aventi (https://aventisolutions.com), ein auf SAP Fieldglass spezialisiertes Beratungsunternehmen und SAP-Partner. Seit 2005 ist er führend in der Implementierung von Systemen und Technologien zur Verwaltung externer Mitarbeiter*innen. Nachdem er persönlich ein breites Spektrum globaler SAP-Kunden beraten hat, gründete er Aventi, das sich auf die Einführung, kontinuierliche Verbesserung und Ausweitung sowie die nachhaltige Anwendung von SAP Fieldglass in Unternehmen fokussiert. Richards persönliche Expertise erstreckt sich von den Kernfunktionen über die Geschäftsprozessoptimierung bis hin zur durchgängigen Integration von SAP Fieldglass mit On-Premise- und Cloud-Plattformen. Darüber hinaus leitet er Kunden darin an, die digitale Transformation zu beschleunigen, indem SAP Fieldglass mit SAP S/4HANA kombiniert, Total Workforce Management mit SAP SuccessFactors erreicht und das Beschaffungsmanagement mit SAP Ariba abgebildet wird. Mit Aventi hat Richard zudem eine Schulungs- und Support-Plattform entwickelt, die On-Demand-Schulungen für Mitarbeitende und Lieferanten anbietet, um den Change-Management-Prozess zu optimieren.