Achilles, G: Kassenführung in Heilberufen

1. Auflage 2020
ISBN: 978-3-96276-024-3
Verlag: DATEV eG

Buch, Deutsch, 138 Seiten, GB, Format (B × H): 160 mm x 190 mm, Gewicht: 186 g

In bargeldintensiven Unternehmen sind die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung vorrangig auf die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen fokussiert, so auch in heilberuflichen Praxen. Wer glaubt, mit der täglichen Anfertigung von Z-Bons oder Kassenbüchern seien die Anforderungen der Finanzverwaltung schon erfüllt, irrt – mit teils existenzbedrohenden Folgen.

Die Prüfungsdichte in Heilberufen (Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten usw.) hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Das Instrument der Kassen-Nachschau räumt den Finanzbehörden gar noch weitergehende Rechte ein. Prüferinnen und Prüfer dürfen Ihre Praxisräume ohne vorherige Ankündigung betreten, um Ihr Verhalten an der Kasse zu beobachten, Testkäufe durchzuführen, Kassenunterlagen anzufordern und Auskünfte einzuholen, einen Kassensturz durchzuführen und sofort Zugriff auf die Einzeldaten der Kasse (Bondaten) zu nehmen.

Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen, um nachteilige Rechtsfolgen zu vermeiden.

Die Brancheninformation „Kassenführung in Heilberufen“ zeigt – leicht verständlich beschrieben – wie Sie Ihre Kasse prüfungssicher einrichten und Schätzungen vermeiden. Sie erfahren nicht nur, welchen besonderen Dokumentationspflichten Sie unterliegen, wie Sie mit Barzahlungen für Rezepte oder IGEL-Leistungen umgehen müssen oder was bei der Aufzeichnung von Patientennamen zu beachten ist. Der Autor zeigt auch auf, was die Prüfer der Finanzverwaltung dürfen – und was nicht.

Die Darstellung der gesetzlichen Änderungen zum 01.01.2020 (Zertifizierungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen) und zahlreiche Urteile der Finanzgerichtsbarkeit, etwa zur Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitung der Kasse, Programmierprotokoll und so weiter) machen das Werk zu einem unverzichtbaren Ratgeber für Heilberufler.

Einige Bundesländer verlängern unter bestimmten Voraussetzungen die Frist für die Umstellung auf die TSE bis 31. März 2021.

Für Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, ist immer der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Autoren/Hrsg.

Achilles, Gerd

Wittmeier, Lisa

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis1 Einführung in die Thematik1.1 Vorbemerkungen1.2 Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen1.2.1 Grundsätzliche Anforderungen1.2.2 Konkretisierungen für elektronische Aufzeichnungen1.3 Grundaufzeichnungen1.4 Kassenbuch1.4.1 Grundsätze1.4.2 Formen des Kassenbuchs1.4.3 Führung des Kassenbuchs in Registrier- und PC-Kassen1.5 Aufzeichnungspflichten nach anderen Gesetzen1.5.1 Allgemeines1.5.2 Aufbewahrungsfristen1.6 Freiwillige Aufzeichnungen1.6.1 Grundsatz1.6.2 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz1.6.3 Schlechte Ertragslage2 Arten der Kassenführung2.1 Welche Möglichkeiten hat der Heilberufler?2.2 Kassendefekte2.3 Wechsel des Kassensystems2.3.1 Produktivsystem mit digitalen Einzelaufzeichnungen2.3.2 Produktivsystem ohne digitale Einzelaufzeichnungen2.3.3 Anschaffung von Gebrauchtkassen2.4 Neben- und Unterkassen2.4.1 Allgemeines2.4.2 Zusatzleistungen3 Steuerliche Ordnungsvorschriften (

145 - 147 AO)3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit3.2 Grundsatz der Vollständigkeit3.2.1 Identität der Vertragspartner3.2.2 Detailtiefe von Einzelaufzeichnungen3.2.3 Fortlaufende Nummerierung3.2.4 Bildung von Warengruppen3.2.5 Individuelle Gesundheitsleistungen3.3 Grundsatz der Richtigkeit3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit3.5 Grundsatz der Geordnetheit3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit3.6.1 Allgemeines3.6.2 Stornobuchungen3.6.3 Sicherstellung der Unveränderbarkeit3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen4.1 Vorbemerkungen4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung4.3.1 Allgemeines4.3.2 Änderungen ab 01.01.20204.3.3 Auskunftsverweigerungsrechte4.3.4 Verhältnis zum Strafrecht (
203 StGB)4.4 Verfahrensdokumentation4.4.1 Grundsätze4.4.2 Internes Kontrollsystem (IKS)5 Der Tagesabschluss - abends muss es stimmen5.1 Dokumentation der Tageseinnahme5.2 Geldzählung und Zählprotokolle5.2.1 Grundsätzliches5.2.2 Kassensturzfähigkeit bei Bilanzierung5.2.3 Zählprotokolle5.3 EC- und Kreditkartenzahlungen5.4 Scheckzahlungen5.5 Privatentnahmen und Privateinlagen5.5.1 Belegpflicht5.5.2 Kritische Erfassung am Monatsende5.5.3 Ungeklärte Einlagen5.6 Geldtransit5.7 Kassenverluste durch Diebstahl5.8 Privat verauslagte Aufwendungen6 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach
4 Abs._3 EStG7 Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung7.1
158 AO - das Einfallstor zur Schätzung7.2 Schätzung bei formell nicht ordnungsgemäßen Aufzeichnungen7.3 Schätzung bei formell ordnungsgemäßen Aufzeichnungen7.4 Sonstige Rechtsfolgen8 Kassen-Nachschau (
146b AO)8.1 Betroffene Systeme8.2 Zeitpunkt der Nachschau8.3 Zeitraum der Nachschau8.4 Ablauf der Nachschau8.4.1 Beginn8.4.2 Allgemeine Mitwirkungspflichten8.4.3 Kassensturz8.4.4 Fotografien und Scans8.5 Abschluss der Kassen-Nachschau8.5.1 Ergebnislose Nachschau8.5.2 Änderung von Besteuerungsgrundlagen8.5.3 Überleitung in eine Außenprüfung8.6 Rechtsbehelfe8.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau9 Neuregelungen ab dem 01.01.20209.1 Überblick9.2 Abzusichernde Vorgänge9.3 Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)9.4 Funktionsweise der TSE9.5 Belegausgabepflicht9.6 Mitteilungspflicht9.7 Nichtbeanstandungsregeln9.7.1 Nichtbeanstandungsregel des Bundesfinanzministeriums9.7.2 Nichtbeanstandungsregel der Länder9.8 Umgang mit technischen Störungen9.9 Handlungsempfehlungen10 Umsatzsteuer10.1 Grundsatz der Steuerfreiheit10.2 Steuersätze11 DATEV-Lösungen11.1 DATEV Kassenbuch online11.2 DATEV Datenprüfung comfort11.3 DATEV Kassenarchiv online

Leseproben

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt Unternehmen, in denen die Kassenführung eine besondere Rolle spielt. Dazu zählen auch die Angehörigen der Heilberufe wie Ärzte, Hebammen, Physiotherapeuten und andere. Die Bundesärztekammer zählte Ende des Jahres 2018 im gesamten Bundesgebiet alleine 392.400 berufstätige Ärzte, davon sind mehr als 113.000 selbstständig tätig. Hinzu kommen zahlreiche Angehörige weiterer Heilberufe, beispielsweise mehr als 150.000 Physiotherapeuten oder über 24.000 Hebammen und Geburtshelfer. Auch bei diesen Berufsgruppen stellt die Kassenführung meist einen Schwerpunkt im Rahmen von Betriebsprüfungen dar.Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften (

145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Heilberufler oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Nimmt er die Kassenführung auf die leichte Schulter, führt der Besuch des Betriebsprüfers häufig zu empfindlichen Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht.Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln.Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Bücher und Aufzeichnungen erschüttert (
158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung (
162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach
153 a Strafprozessordnung), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären.Hinzu kommt das Instrument der Kassen-Nachschau (
146 b AO) - danach dürfen Amtsträger der Finanzbehörden seit dem 01.01.2018 unangekündigt Geschäftsräume und Praxen betreten, um sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten zu nehmen.Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen von Angehörigen der Heilberufe. Gerade aktuell führen Gesetzesänderungen und neue Anweisungen zu großer Verunsicherung. Die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen für viele Heilberufler kaum noch erfüllbar - umso mehr müssen sie dafür Sorge tragen, dass sie die materielle Richtigkeit ihrer Umsätze und Gewinne belegen können. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen.Das Buch soll allen Angehörigen der klassischen Heilberufe, aber auch der verwandten Berufe wie Diätassistenten, Logopäden oder Sprachtherapeuten als Ratgeber dienen. Branchenspezifische Besonderheiten sollten mit einem Angehörigen der steuerberatenden Berufe erörtert werden.Duisburg, im Juli 2020Gerd AchillesLisa Wittmeier

Über Autor(innen)

Achilles, Gerd
Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst.

Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an.

Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig.

Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.

Wittmeier, Lisa
Die Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule für Finanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensiven Unternehmen.
Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für die Ausbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im Bereich Kassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.

Achilles, Gerd
Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst.Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an.Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig.Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.

Wittmeier, Lisa
Die Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule für Finanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensiven Unternehmen.Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für die Ausbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im Bereich Kassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.