Achilles, G: Kassenführung in Apotheken

Stand: Januar 2021
ISBN: 978-3-96276-022-9
Verlag: DATEV eG

In bargeldintensiven Unternehmen sind die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung vorrangig auf die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen fokussiert, so auch in Apotheken. Wer glaubt, mit der täglichen Anfertigung von Z-Bons oder Kassenbüchern seien die Anforderungen der Finanzverwaltung schon erfüllt, irrt – mit teils existenzbedrohenden Folgen.

Die Prüfungsdichte in Apotheken hat in den vergangenen Jahren stetig zugenommen. Das Instrument der Kassen-Nachschau räumt den Finanzbehörden gar noch weitergehende Rechte ein. Prüferinnen und Prüfer dürfen Ihre Geschäftsräume ohne vorherige Ankündigung betreten, um Ihr Verhalten an der Kasse zu beobachten, Testkäufe durchzuführen, Kassenunterlagen anzufordern und Auskünfte einzuholen, einen Kassensturz durchzuführen und sofort Zugriff auf die Einzeldaten der Kasse (Bondaten) zu nehmen.

Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen, um nachteilige Rechtsfolgen zu vermeiden.

Die Brancheninformation "Kassenführung in Apotheken" zeigt – leicht verständlich beschrieben - wie Sie Ihre Kasse prüfungssicher einrichten und Schätzungen vermeiden. Sie erfahren nicht nur, welchen besonderen Dokumentationspflichten Sie unterliegen. Die Autoren erläutern auch, wie mit Gutscheinen, Rabattsystemen, Zuzahlungen oder dem Eigenverbrauch umzugehen ist oder welche Auswirkungen fehlerhafte Inventuren haben. Ferner wird aufgezeigt, was die Prüfer der Finanzverwaltung im Rahmen einer unangemeldeten Kassen-Nachschau dürfen - und was nicht.

Die Darstellung der gesetzlichen Änderungen zum 01.01.2020 (Zertifizierungspflicht von elektronischen Aufzeichnungssystemen) und zahlreiche Urteile der Finanzgerichtsbarkeit, etwa zur Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitung der Kasse, Programmierprotokoll und so weiter) machen das Werk zu einem unverzichtbaren Ratgeber für Apothekerinnen und Apotheker.

Kurzum: In dieser Brancheninformation finden Sie alles Wissenswerte über die Besonderheiten der Kassenführung in Apotheken, um dem (plötzlichen) Erscheinen des Prüfers gelassen entgegen sehen zu können.

Einige Bundesländer verlängern unter bestimmten Voraussetzungen die Frist für die Umstellung auf die TSE bis 31. März 2021.

Für Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, ist immer der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Autoren/Hrsg.

Achilles, Gerd

Wittmeier, Lisa

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung in die Thematik1.1 Vorbemerkungen1.2 Ordnungsmäßigkeit von Büchern und Aufzeichnungen1.3 Grundaufzeichnungen1.4 Kassenbuch1.5 Aufzeichnungspflichten nach berufsspezifischen Vorschriften1.6 Aufzeichnungen über den Wareneinsatz1.7 Freiwillige Aufzeichnungen1.8 Geschenke und Zugaben2 Arten der Kassenführung2.1 Welche Möglichkeiten hat der Apotheker?2.2 Kassendefekte2.3 Wechsel des Kassensystems2.4 Neben- und Unterkassen2.5 Exkurs: Inventur3 Steuerliche Ordnungsvorschriften (

145 - 147 AO)3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit3.2 Grundsatz der Vollständigkeit3.3 Grundsatz der Richtigkeit3.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit3.5 Grundsatz der Geordnetheit3.6 Grundsatz der Unveränderbarkeit3.7 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen4 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- & Vorlagepflichten bei elektronischen Aufzeichnungssystemen4.1 Vorbemerkungen4.2 Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften4.3 Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung5 Der Tagesabschluss des Apothekers5.1 Dokumentation der Tageseinnahme5.2 Geldzählung und Zählprotokolle5.3 EC- und Kreditkartenzahlungen5.4 Scheckzahlungen5.5 Rezeptabrechnung5.6 Privatentnahmen und Privateinlagen5.7 Geldtransit5.8 Kassenverluste durch Diebstahl5.9 Privat verauslagte Aufwendungen5.10 Gutscheine und Rabatte5.11 Einkäufe der Mitarbeiter6 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach
4 Abs. 3 EStG7 Rechtsfolgen einer fehlerhaften Kassenführung7.1
158 AO - das Einfallstor zur Schätzung7.2 Schätzung bei formell nicht ordnungsgemäßen Aufzeichnungen7.3 Schätzung bei formell ordnungsgemäßen Aufzeichnungen7.4 Sonstige Rechtsfolgen8 Kassen-Nachschau (
146b AO)8.1 Betroffene Systeme8.2 Zeitpunkt der Nachschau8.3 Zeitraum der Nachschau8.4 Ablauf der Nachschau8.5 Abschluss der Kassen-Nachschau8.6 Rechtsbehelfe8.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau9 Neuregelungen ab dem 01.01.20209.1 Überblick9.2 Betroffene Vorgänge9.3 Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) 9.4 Funktionsweise der TSE9.5 Belegausgabepflicht9.6 Meldepflicht (
146a Abs. 4 AO)9.7 Prüfschema zur verpflichtenden Aufrüstung mit der TSE9.8 Umgang mit technischen Störungen9.9 Handlungsempfehlungen10 Umsatzsteuer11 Richtsätze und Betriebsvergleiche12 DATEV-Lösungen12.1 DATEV Kassenbuch online12.2 DATEV Datenprüfung comfort12.3 DATEV Kassenarchiv online und MeinFiskal12.4 DATEV Branchenpaket Apotheken

Leseproben

Schon seit geraumer Zeit prüft die Finanzverwaltung verstärkt bargeldintensive Unternehmen. Dazu zählen auch die rund 19.000 Apotheken, die in 2019 bundesweit einen Nettoumsatz von ca. 54 Mrd. Euro erwirtschaftet haben. Hier stellt die Kassenführung immer einen Schwerpunkt in Betriebsprüfungen dar. Kassenaufzeichnungen, welche nicht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den steuerlichen Ordnungsvorschriften (

145-147 AO) entsprechen, sind ein Risikopotential, das der Apotheker oft zu spät erkennt oder unterschätzt. Sieht er die Kassenführung eher als beschwerliche Nebenpflicht an, führt eine Betriebsprüfung häufig zu empfindlichen und teils existenzbedrohenden Steuernachzahlungen für mehrere Jahre, sei es aufgrund stiefmütterlicher Behandlung der Kassenaufzeichnungen, der Nichtvorlage von Unterlagen, die sich bei einem Dritten befinden (z. B. beim Kassendienstleister), des endgültigen Verlustes von vorlagepflichtigen Büchern, Aufzeichnungen und Belegen oder aufgrund unzureichender Kenntnisse über geltendes Recht.Wird gegen die Grundprinzipien der Kassenführung verstoßen, ist der Ärger mit der Finanzverwaltung vorprogrammiert. Denn schon einzelne formelle Mängel in der Kassenführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen. Zwar lassen solche Mängel nicht zwingend den Schluss auf nicht versteuerte Einnahmen zu, geben aber oft Anlass, die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen anzuzweifeln.Stellt die Finanzverwaltung wesentliche formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung fest, ist das Vertrauen in die Buchführung erschüttert (
158 AO). Dann können die in den Steuererklärungen ausgewiesenen Umsätze und Gewinne der Besteuerung nicht zu Grunde gelegt werden. Es kommt zur Schätzung (
162 AO). Neben den steuerlichen Auswirkungen durch Umsatz- und Gewinnschätzungen werden nicht selten Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet, in dessen Folge sich weitere Belastungen für den Unternehmer ergeben können (z. B. Geldauflagen nach
153 a StPO oder Bußgelder nach
26 a, b UStG), die bei ausreichender Kenntnis der Materie vermeidbar gewesen wären.Im Jahr 2018 kam das Instrument der Kassen-Nachschau (
146 b AO) hinzu - seither dürfen Amtsträger der Finanzbehörden unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen.Damit wird die ordnungsmäßig geführte Kasse zu einer der zentralen Herausforderungen des Apothekers. Gerade aktuell führen Gesetzesänderungen und neue Anweisungen zu großer Verunsicherung. Die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit erscheinen vielen Apothekern kaum noch erfüllbar - umso mehr muss der Apotheker dafür Sorge tragen, dass er die materielle Richtigkeit seiner Umsätze und Gewinne belegen kann. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen großen Teil dazu beitragen.Das vor Ihnen liegende Buch soll den Apothekern als Begleiter im Alltagsgeschäft dienen. Dennoch empfiehlt sich in allen Fragen rund um die Kassenführung, den Steuerberater als kompetenten Ansprechpartner immer mit einzubeziehen.Duisburg, im Januar 2021Gerd Achilles, Lisa Wittmeier

Über Autor(innen)

Achilles, Gerd
Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst.

Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an.

Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig.

Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.

Wittmeier, Lisa
Die Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule für
Finanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensiven
Unternehmen.
Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für die
Ausbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im Bereich
Kassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.

Achilles, GerdDer Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst.Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an.Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig.Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.

Wittmeier, LisaDie Autorin ist seit Beendigung ihres Studiums an der Fachhochschule fürFinanzen NRW als Betriebsprüferin tätig, vorrangig in bargeldintensivenUnternehmen. Daneben ist sie Angehörige eines Schulungsteams für dieAusbildung von Betriebsprüfern und Mitglied des Dozententeams im BereichKassenführung für die Oberfinanzdirektion NRW.