Prozessmodernisierung in der öffentlichen Verwaltung

Prozesse selbst analysieren, optimieren, digitalisieren. Praxisnah mit zahlreichen Leitfäden
1. Auflage 2023
ISBN: 978-3-658-41994-3
Verlag: Springer

Buch, Deutsch, 169 Seiten, Book, Format (B × H): 168 mm x 240 mm, Gewicht: 350 g

Dieses Buch zeigt, wie der Weg der Verwaltungsdigitalisierung durch optimierte Prozesse erfolgreich beschritten werden kann. In einer Zeit, in der die Komplexität der Aufgaben, der Druck zur Digitalisierung und der Personalmangel stetig steigen, müssen Kommunalverwaltungen ihre Prozesse kritisch hinterfragen, Schwachstellen darin beseitigen und so die Arbeitslast der Beschäftigten verringern. Zu Beginn erfahren Sie, welche Vorteile Kommunen von der Digitalisierung ihrer Prozesse erwarten können und welche Abläufe sich dafür eignen. Es folgen Empfehlungen für die Etablierung eines Teams für das Prozessmanagement, das als unabhängiger Vermittler und zentrales Kompetenzzentrum rund um die Prozessmodernisierung dienen kann. Ein eigenes Kapitel bietet Grundlagen zur Prozessdigitalisierung sowie einen ausführlichen Leitfaden zur Prozessanalyse. Es folgen Vorschläge und Tipps für die Durchführung von Workshops, in denen die Prozessbeteiligten gemeinsam praxistaugliche Verbesserungen entwickeln. Konkrete Tipps zum Umgang mit internen Widerständen helfen dabei, die Akzeptanz für Veränderung zu steigern. Das bisher entwickelte Verständnis der jeweiligen Prozesseigenheiten und die Anleitungen zur Anforderungsformulierung helfen den Entscheider:innen, die bestmögliche Software für die Digitalisierung der Prozesse zu finden.   Doch Software alleine löst keine Probleme: nur durch die kritische Analyse der Ist-Prozesse und die aktive Mitgestaltung der Beschäftigten kann die Verwaltungsmodernisierung zielgerichtet und flächendeckend erfolgen. Dieses Buch zeigt anhand von Erfahrungswerten, Best Practices und Leitfäden, wie dies gelingen kann. 
Aus dem Inhalt 

• Digitalisierung: Problem oder Lösung?  
• Prozessdigitalisierung in der Verwaltung: Voraussetzungen und Potenziale 
• Verantwortung statt Zuständigkeit: ein Prozessteam etablieren und Prozesse abbilden 
• Grundlegende Tipps zur Prozessoptimierung 
• Prozessanalyse von A bis Z – wer macht wann was, und warum? 
• Optimierung und Digitalisierung: Prozessworkshops und Software-Suche 
• „Das haben wir schon immer so gemacht“ – Widerständen begegnen

Zielgruppe

Professional/practitioner

Autoren/Hrsg.

Ferreira Da Costa, Nina

Fachgebiete

• Rechtswissenschaften Öffentliches Recht Verwaltungsrecht Verwaltungsorganisation und -politik, Verwaltungslehre
• Sozialwissenschaften Politikwissenschaft Politische Systeme Verwaltungswissenschaft, Öffentliche Verwaltung
• Rechtswissenschaften Öffentliches Recht Verwaltungsrecht Verwaltungspraxis Public Management
• Rechtswissenschaften Öffentliches Recht Verwaltungsrecht Verwaltungspraxis Öffentliche Verwaltung: Allgemeines
• Wirtschaftswissenschaften Wirtschaftssektoren & Branchen Öffentlicher Dienst, Öffentlicher Sektor

Inhaltsverzeichnis

Einleitung: Was dieses Buch leisten kann1 Digitalisierung: Problem oder Lösung?1.1 Eine neue Herangehensweise für Verwaltungsdigitalisierung1.1.1 „Wir brauchen eine neue Webseite.“1.1.2 Ein städtisches Start-up1.1.3 Gute Idee, aber...1.2 Herausforderungen in der Verwaltung1.2.1 Online-Zugangsgesetz1.2.2 E-Akte1.2.3 Fachkräftemangel1.2.4 Digitalisierung?1.3 Mit der Verwaltung für die Verwaltung1.3.1 Ein Werkzeugkasten für die Prozessdigitalisierung1.3.2 Der lange Weg zur Prozess-Software2 Prozessdigitalisierung: Voraussetzungen und Potenziale2.1 Ein Schritt zurück: Was sind Prozesse?2.1.1 Was Prozesse ausmacht2.1.2 Reproduzierbarkeit als Basis für Standardisierung2.2 Vorteile der Prozessdigitalisierung – Lohnt sich der Aufwand?2.2.1 Vorteil 1: Prozesse zurück in die Hände der Beschäftigten geben2.2.2 Vorteil 2: Gleichzeitigkeit der Bearbeitung und Informationsaustausch in Echtzeit2.2.3 Vorteil 3: Ortsunabhängiges Arbeiten2.2.4 Vorteil 4: Erhöhung der Transparenz2.2.5 Vorteil 5: Wiederverwertbarkeit von Daten2.2.6 Die Vorteile in der praktischen Umsetzung2.3 Welche Prozesse können digitalisiert werden?2.3.1 Digitalisierung ist kein Selbstzweck2.3.2 Wann ist ein Verwaltungsprozess digitalisierbar?3 Verantwortung statt Zuständigkeit: ein Prozessteam etablieren und Prozesse abbilden3.1 Warum ist ein eigenes Prozessmanagement nötig?3.1.1 Fachwissen und Prozesskompetenz zusammenbringen3.1.2 Der neutrale Blick von außen3.1.3 Dezentral digitalisieren, zentral unterstützen3.1.4 Steuerung und Strategie3.2 Das Team zusammenstellen3.2.1 Wie fügt sich das Team in die Organisationsstruktur ein?3.2.2 Eine geeignete Teamleitung finden3.2.3 Das Team zusammenstellen3.2.4 Ressourcen bereitstellen3.2.5 Eigenständigkeit fördern3.3 Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß: Prozesserhebung3.3.1 Ein Prozess in vielen Köpfen3.3.2 Wer sollte wann an der Prozesserhebung beteiligt werden?3.3.3 Prozessabbildung: Gründlichkeit oder Fokus?4 Better done than perfect: Grundlegende Tipps zur Prozessoptimierung4.1 Schlechte analoge = schlechte digitale Prozesse4.2 Fachneutral denken: Was Verwaltungsprozesse gemein haben4.3 Raus aus den Gewohnheiten: Kreativität fördern4.4 Was ist eigentlich ein Formular? Daten verstehen4.5 Perfektionismus adé: in Optimierungsgraden denken5 Wer macht wann was, und warum? Prozessanalyse von A bis Z5.1 Die Beteiligten5.1.1 Die auslösende Person5.1.2 Hauptverantwortliche:r Bearbeiter:in5.1.3 Weitere Beteiligte5.2 Dokumente und Daten5.3 Arbeitsschritte5.4 Organisatorisches5.4.1 Unterschriften, Sichtvermerke, Kenntnisnahmen5.4.2 Fristen5.4.3 Transparenz5.4.4 Aufbewahrung / Archivierung5.5 Kleiner Exkurs zum Datenschutz5.5.1 Fragen zum Datenschutz5.5.2 Datenschutz-Folgenabschätzungen5.6 Kurzversion des Fragenkatalogs6 Optimierung und Digitalisierung: Prozessworkshop und Software-Suche6.1 Wer, wann, wo, wie, was? Organisatorisches6.1.1 Wer sollte am Workshop teilnehmen?6.1.2 Wann und wie lange sollte der Workshop stattfinden?6.1.3 Wo sollte der Workshop stattfinden?6.1.4 Wie wird eingeladen?6.1.5 Vorbereitungen treffen – Inhalte und Methoden6.2 Vorschlag für den Aufbau eines Prozessworkshops6.2.1 Intro und Check-In (10 Min.)6.2.2 Verteilung von Rollen (5 Min.)6.2.3 Commitment auf gemeinsame Ziele und Regeln (5 Min)6.2.4 Individueller Prozessbericht: Was ist gut, was geht besser? (20 Min.)6.2.5 Den Prozess gemeinsam durchsprechen (1-2 Std.)6.2.6 Verteilung von Aufgaben (10 Minuten)6.2.7 Check-Out und Feedback (10 Minuten)6.3 Nachbereitung des Workshops6.3.1 Offene Probleme lösen und Fragen klären6.3.2 Erste Verbesserungen umsetzen6.4 Zeit für Digitalisierung: vom optimierten zum digitalen Prozess6.4.1 Was muss die Software können? Anforderungen formulieren6.4.2 Vorhandene Lösungen auf Einsetzbarkeit untersuchen6.4.3 Weitere Optionen zur Suche nach einer Software7 „Das haben wir schon immer so gemacht“ – Widerständen begegnen7.1 Widerstand ist ganz normal – und hat verständliche Gründe7.1.1 Angst vor mehr Arbeit7.1.2 Angst davor, Fehler zu machen7.1.3 Angst vor Bedeutungsverlust7.1.4 Das Gefühl, die bisherige Arbeit wird nicht wertgeschätzt7.1.5 Angst vor Kontrollverlust7.1.6 Das Bedürfnis, andere zu schützen7.2 Mit welchen Widerständen zu rechnen ist und wie man ihnen begegnen kann7.2.1 Widerstände aus emotionalen Gründen7.2.2 Prozessbezogene Widerstände7.3 Widerständen vorbeugen – Miteinbeziehung und Wertschätzung7.3.1 Verständnis erzeugen – warum machen wir das?7.3.2 Beteiligte zur Mitgestaltung motivieren – was habt ihr davon?7.3.3 Mit motivierten Beschäftigten anfangen7.3.4 Offene Kommunikation und Erwartungsmanagement7.3.5 Kennzahlen erheben und Verbesserungen messen7.3.6 Wertschätzung zeigen – Erfolge feiern8 Fazit: Verwaltungsmodernisierung durch Prozessoptimierung

Über Autor(innen)

Nina Ferreira da Costa ist Expertin für Prozessdigitalisierung mit Erfahrung im E-Learning-Bereich beim GovTech-Unternehmen ShiftDigital. Gemeinsam mit Beschäftigten der Verwaltung optimiert und digitalisiert sie seit 2019 Verwaltungsprozesse.