E-Book, Deutsch, 167 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
ISBN: 978-3-648-14050-5
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Inhalte:
- Das Grundprinzip interner Kontrollen
- Ermittlung und Erfassung der relevanten Prozesse als Basis
- Risiken: Identifikation, Analyse, Reaktion
- Kontrollen und Überwachung
- Die Rolle der Dokumentation
- Überblick über das COSO-Rahmenkonzept
Digitale Extras:
- Checklisten
- Prüfmatrizen
- Register
Autoren/Hrsg.
Fachgebiete
Weitere Infos & Material
Vorwort
Einleitung
Grundlagen
- Definition
- Regelungsbereiche eines IKS
- Abgrenzungen
Rahmenbedingungen
- COSO 2013
- IDW Prüfungsstandards
Umsetzung
- Kontrollumfeld
- Risikobeurteilung
- Kontrollaktivitäten
- Information und Kommunikation
- Überwachung
Aktuelle Anwendungsbereiche
- GoBD
- Outsourcing
- Cloud Computing
Anhang
Stichwortverzeichnis
3 Prozesse
Im ersten Moment ist man geneigt, davon auszugehen, dass sich nach dem Festlegen des Kontrollziels der dazugehörige Prozess »automatisch« ergibt. Inwieweit diese Annahme zutrifft, hängt aber von der jeweiligen Prozessebene ab. 3.1 Identifikation und Einstufung
Auf der organisatorischen Ebene stellen die jeweiligen Prozesse die Ausgestaltung einer Ablauforganisation im Einzelnen dar. Betrachtet man die Geschäftsprozessebene, passt der vermutete Automatismus nur dann, wenn es sich um ein eng definiertes Ziel mit nur einem Bearbeitungsprozess handelt, wie z. B. dem ordnungsgemäßen, manuellen Erfassen aller Zahlungseingänge. In der Regel sind aber die meisten Bearbeitungsprozesse nicht so »einfach gestrickt« wie im vorgenannten Beispiel. Häufig sind mehrere Teilprozesse erforderlich, um ein Kontrollziel zu erreichen. Beispiel: Das Unternehmen hat einen hohen Bestand an Vorräten. Insbesondere die Bewertung des Lagerbestands führt immer wieder zu »Diskussionsbedarf« zwischen den Bereichen Rechnungswesen und Steuern. Das Kontrollziel ist eine möglichst einheitliche Bewertung für beide Bereiche. Aufgrund der Möglichkeit unterschiedlicher Wertansätze im Handels- und Steuerrecht sollten beide Prozesse separat dargestellt werden, um Überschneidungen und Abweichungen feststellen zu können. Bereits dieses kleine Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, eine Zielsetzung möglichst präzise zu formulieren. Was aber tun, wenn sich die »globale« Zielsetzung der Ordnungsmäßigkeit auf den gesamten Bereich der Buchhaltung und oder der Steuern bezieht? Auch mit noch so viel gutem Willen ist die Zeit- und Kapazitätsobergrenze zur Durchführung entsprechender Kontrollen aller Prozesse früher oder später (je nach Größe des Unternehmens) erreicht. Um ein effektives und vor allem effizientes Kontrollsystem dennoch aufbauen zu können, ist eine Prozessauswahl in der Regel unumgänglich. Salopp formuliert: Es nützt wenig, einen Geschäftsvorfall, der einmal pro Halbjahr in Höhe eines unwesentlichen Betrags anfällt, intensiv zu prüfen, dafür aber aus Zeit- oder Kapazitätsgründen auf die Prüfung täglicher Geschäftsvorfälle mit wesentlichen Beträgen zu verzichten. Für die Auswahl der Prozesse gibt es keine standardisierte Vorgehensweise, die zwingend einzuhalten ist. Hierbei wird häufig auf ein Prüfungstool zurückgegriffen: die Risikoidentifikationsmatrix. Sie beruht auf dem Grundgedanken, dass sich das jeweilige Risikopotenzial in der Bilanz als »Endergebnis des Rechnungswesens« in den jeweiligen Bilanzposten widerspiegelt. Um dieses mögliche Risiko genauer analysieren zu können, sind die dazugehörigen Prozesse genauer zu untersuchen. Aus der Erfahrung empfehle ich Ihnen, vor dem möglichen Einsatz einer solchen Identifikationsmatrix zunächst ein Brainstorming vorzunehmen – entweder jeder für sich, sodass dann die Ergebnisse gesammelt werden, oder aber in einer Gruppe. Anwendbar ist diese Technik sowohl für den buchhalterischen als auch für den steuerlichen Bereich. Konkret bedeutet dies: Eigentlich sollten Sie Ihren Tätigkeitsbereich kennen und damit auch die Prozesse, die Ihnen begegnen. Schreiben Sie diese Prozesse stichwortartig auf, wenn möglich bereits nach ihrer Schwierigkeit und/oder ihrem Umfang sortiert. Die Prozesse, die bei jeder Bearbeitung Schwierigkeiten bereiten können, sollten Sie gesondert markieren. Warum dieser (scheinbare) Umweg? Verhaltenspsychologen bestätigen uns immer wieder, dass wir im Regelfall geneigt sind, einer »objektiven« Analyse einen höheren Stellenwert beizumessen als einer »subjektiven« Einschätzung. Liegt also eine Auswertung auf der Grundlage der Identifikationsmatrix vor, besteht die latente Gefahr, dass sich die individuelle Beurteilung an dieser Analyse orientiert. Erfolgt demgegenüber eine subjektive Einschätzung vor dem Einsatz der zahlenmäßigen Analyse, ist eine realistische Beurteilung zumindest wahrscheinlicher. Zudem wurde festgestellt, dass mithilfe eines Brainstormings bereits weit über 90 Prozent der wesentlichen Prozesse identifiziert werden und dass in der Regel der Gesamtumfang der identifizierten Prozesse größer ist als bei einer rein zahlenmäßigen Auswertung. Die Risikoidentifikationsmatrix ist für die Anwendung im Rechnungswesen konzipiert. Darüber hinaus wird sie auch beim Aufbau eines steuerlichen Kontrollsystems genutzt – zum einen, um die steuerlichen Schwerpunkte und die Unterschiede zur handelsrechtlichen Bewertung zu ermitteln, zum anderen, weil die steuerliche Beurteilung die Ordnungsmäßigkeit in der Buchhaltung voraussetzt. Hinweis Identifikationsmatrix Auf den Arbeitshilfen online steht Ihnen eine Identifikationsmatrix als Microsoft Excel-Template zur Verfügung. Auch wenn sich die Vorlage auf den Vergleich zweier Jahresabschlüsse bezieht, ist es selbstverständlich möglich, sie für jeden anderen Berichtszeitraum (Monat, Quartal) zu nutzen. Abb. 9: Muster einer Prozessidentifikationsmatrix Bei der zahlenmäßigen Analyse wird das prozentuale Verhältnis jedes Bilanzpostens einerseits zur Bilanzsumme des laufenden Geschäftsjahres und andererseits im Vergleich zum Vorjahr ermittelt. Das Ziel des doppelten Vergleichs ist es, die reinen Größenverhältnisse innerhalb einer Bilanz offenzulegen. Außerdem stellt der doppelte Vergleich sicher, dass durch den Vorjahresvergleich Veränderungen sichtbar werden, die eventuell bei einer ausschließlichen Betrachtung des laufenden Geschäftsjahres nicht aufgefallen wären. Hinweis: Microsoft Excel-Template Die Vorlage ist entsprechend aufgebaut: Die einzelnen Werte werden in die erste (laufendes Geschäftsjahr) und in die dritte Spalte (Vorjahr) eingetragen. Die Summe der Unterposten wird automatisch in der zweiten und in der vierten Spalte bei den entsprechenden Hauptposten ausgewiesen. Die Berechnung der Prozentsätze erfolgt nach der vollständigen Erfassung aller Beträge automatisch: Die erste und die dritte Spalte der beiden Darstellungen beziehen sich auf die Unterposten, die zweite und die vierte Spalte auf die Hauptposten. Abbildung 10 zeigt ein Beispiel zur Illustration: Abb. 10: Beispiel Prozessidentifikationsmatrix Eine erste Einschätzung ergibt, dass das Umlaufvermögen mit den Vorräten und Forderungen das »Schwergewicht« der Bilanz darstellt. Darüber hinaus ist der massive Rückgang der liquiden Mittel beachtenswert. Diese Feststellung hat aber keinerlei Indizwirkung bezüglich der Komplexität der zugrunde liegenden Prozesse. Eine nachfolgende Überprüfung kann z. B. ergeben, dass die, der Veränderung der liquiden Mittel zugrunde liegenden Transaktionen auf einfachen, klar strukturierten Prozessen beruhen. Sich der Einfachheit halber nur auf die Hauptposten der Bilanz zu konzentrieren, kann, wie das Beispiel in Abbildung 11 zeigt, kritisch sein. Abb. 11: Detailansicht Prozessidentifikationsmatrix Nach der ersten Analyse wäre der Posten »Immaterielle Vermögensgegenstände« mit 3 Prozent der Bilanzsumme und 2 Prozent Abweichung vom Vorjahr »unauffällig« gewesen. Schaut man sich jetzt aber die Unterposten an, ergibt sich ein ganz anderes Bild. Während die entgeltlich erworbenen Konzessionen im Vergleich zum Vorjahr um knapp 70 Prozent zurückgegangen sind, hat sich der Anteil der selbstgeschaffenen immateriellen Vermögensgegenstände um einen vergleichbaren Prozentsatz erhöht. Auf der Basis der Risikoidentifikationsmatrix sind damit die Bilanzposten ersichtlich, die einer weiteren Bearbeitung bedürfen. Im nächsten Schritt werden diese Posten auf die jeweiligen Konten »heruntergebrochen«, d. h., es wird analysiert, auf welchen Konten der Bilanzposten beruht. Auf der Kontenebene können dann die einzelnen Buchungsvorgänge, also die Prozesse identifiziert werden, deren Wichtigkeit vor diesem Hintergrund beurteilt werden kann. Je nach der von Ihnen eingesetzten Software kann ein direkter Zugriff aus einem Bericht des Bilanzkontos auf die jeweiligen Buchungsvorgänge zur Verfügung stehen oder aber Sie entscheiden sich dafür, die dem Bilanzposten zugeordneten Konten eigenständig mithilfe des Kontenrahmens zu ermitteln, und rufen in einem zweiten Schritt die Konten auf, um die dazugehörigen Buchungsvorgänge zu finden. Sind Sie meinem Vorschlag gefolgt und haben zunächst ein...
