Barth Datenschutz im Unternehmen

Praktisch umgesetzt mit SharePoint Online und Microsoft Teams
1. Auflage 2021
ISBN: 978-3-347-29418-9
Verlag: tredition
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 192 Seiten

Blicken Sie durch beim Datenschutz? Dieses Buch hilft Unternehmen, Vereinen, Organisationen und Behörden bei der Verwaltung ihres Datenschutzes mit Microsoft Teams und SharePoint online. Kompakter Ratgeber mit zahlreichen Abbildungen und konkreten Tipps.

Achim Barth (Jahrgang 1975) ist Unternehmer und Experte für Datenschutz. Für zahlreiche Unternehmen ist er als Datenschutzbeauftragter tätig und hilft bei einer praktikablen Umsetzung der Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In Seminaren und Vorträgen tritt er ein für das »Datenschutzgrundverständnis« - also für ein grundsätzliches Verständnis bei Unternehmern und in Unternehmen für den Schutz personenbezogener Daten und die Implikationen, die sich daraus ergeben. Achim Barth hat unternehmerische Erfahrungen als Berater im Gesund-heitswesen und er ist Fachkraft für Arbeitssicherheit. In seinem Online-Shop bietet er nützliche Helfer für angewandten Datenschutz an - zum Beispiel einen Mikrofonblocker fürs Smartphone und eine Tarnkappe fürs Handy. Achim Barth macht gerne Sport und lebt in Stuttgart.

Autoren/Hrsg.

Barth, Achim

Leseproben

Grundlagen von Microsoft Teams »Der Fortschritt der Technologie basiert darauf, sie so anzupassen, dass man sie nicht einmal wirklich bemerkt, dass sie also Teil des täglichen Lebens ist.« (Bill Gates, Microsoft-Gründer, * 1955) Teams ist sehr umfangreich. Hier alle möglichen Funktionen auch nur anzureißen, würde den Rahmen völlig sprengen. Es ist auch gar nicht nötig. In den Grundlagen erfahren Sie alles, was notwendig ist, damit Sie unseren Anwendungsfall, das Einrichten und Arbeiten im Datenschutzmanagement-Team, erfolgreich umsetzen können. Einen Schwerpunkt bei den Grundlagen lege ich auf die Einladung und Anmeldung als Gast-Teilnehmer. Legen wir los mit der Installation des Programms. Microsoft Teams installieren Microsoft Teams kann als Desktop-App auf dem Rechner, als Mobile App auf dem Smartphone oder auch nur im Browser genutzt werden. Wir beschäftigen uns hier hauptsächlich mit der Desktop-App. Die Browser-Version ist nahezu gleich aufgebaut. Sie müssen also das Programm nicht installieren, um das System aufzusetzen. Wenn Sie keine eigene Microsoft-Lizenz haben, können Sie direkt zum Kapitel »Teilnahme an einem Team als Gast-Mitglied« springen. 1. Laden Sie Microsoft Teams von der Microsoft-Seite herunter unter https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-teams/download-app. Bitte laden Sie das Programm aus Sicherheitsgründen nicht aus anderen Quellen herunter. Abb. 2: Microsoft Teams direkt von der Microsoft-Seite herunterladen (Screenshot von Dezember 2020) 2. Nach der Installation können Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto dort anmelden: Abb. 3: Meiden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. 3. Teams ist erfolgreich installiert und kann benutzt werden. Sie können nun einen Testanruf starten, um zu schauen, ob alle Komponenten (Kopfhörer, Mikrofon, Kamera) funktionieren. Den Testanruf finden Sie oben in der Suchleiste mit der Eingabe »testanruf«. Abb. 4: Testen Sie Ihre Audio- und Videokomponenten. Teams ist eine Client-Anwendung Im Englischen ist ein Client ein Kunde. In der IT ist damit allerdings ein Programm gemeint, das Kontakt zu einem anderen Programm aufnimmt und die dort installierten Dienste anwenderfreundlich anzeigt. Eine typische Client-Anwendung ist, neben Teams, auch Ihr Webbrowser. Sie können Microsoft Teams auf mehreren unterschiedlichen Endgeräten installieren. Bei den Apps handelt es um sogenannte Clients. Clients rufen ausschließlich Daten aus dem Internet ab, die zuvor dort gespeichert wurden. Das bedeutet auch, dass Änderungen, die Sie auf dem einen Geräte durchführen, dann auch auf den anderen Geräten zur Verfügung stehen, sofern Sie sich dort mit demselben Microsoft-Konto anmelden. Mit der Microsoft Teams-App greifen Sie über Ihr Smartphone oder Tablet auf Ihre Dateien und Chats zu. Unter gewissen Voraussetzungen kann die Teams-App auch auf privaten Endgeräten installiert werden (vgl. Datenschutz im Homeoffice unter https://barth-datenschutz.de/oeffentlich/homeoffice-und-dsgvo/). Abb. 5: Die Microsoft-Teams-App (Bildquelle: wichayada suwanachun/ Shutterstock.com) Wenn Sie das Betriebssystem Windows 10 nutzen, empfehle ich Ihnen, Teams an die Taskleiste anzuheften. Dann können Sie jederzeit auf die Anwendung zugreifen und durch Rechtsklick auf das Programmsymbol sofort einen neuen Chat starten oder Ihre Verfügbarkeit anpassen. Zum Anheften an die Taskleiste klicken Sie das Programmsymbol bei geöffnetem Programm mit der rechten Maustaste an und wählen »An Taskleiste anheften«. Ein Team erstellen Wenn Sie die Berechtigung haben, ein Team zu erstellen, klicken Sie im Startbildschirm unten links auf die Schaltfläche: Abb. 6: Schaltfläche »Team beitreten oder erstellen« Abb. 7: Ansichten-Wechsel in Microsoft Teams Hinweis: Sollten Sie nicht die Ansicht aus Abbildung 6 sehen, sondern sehen Sie stattdessen die Ansicht aus Abbildung 8, haben Sie nicht das Recht, ein Team zu erstellen. Wenden Sie sich an Ihren Administrator. Als Gast dürfen Sie keine Teams neu erstellen. Abb. 8: Ansicht Startbildschirm als Gast Sie haben dann die Möglichkeit, ein Team von Anfang an zu erstellen, aus einer bestehenden Gruppe oder ein Team aus einer Vorlage auszuwählen. Zum Testen wählen Sie »Team erstellen«/»Von Anfang an«. Abb. 9: Ein Team »Von Anfang an« erstellen Abb. 10: Auswahl beim Team: »Privat« Hier wählen Sie ein privates Team. Dann können Sie die Teilnehmer selbst festlegen. Die anderen Varianten bringen immer Gefahren für sensible Daten mich sich. Im nächsten Schritt wählen Sie einen Namen für Ihr Team aus und können optional eine Beschreibung hinzufügen: Abb. 11: Ihrem Team einen Namen geben Das Team ist nun erstellt. Im letzten Schritt können Sie Mitglieder oder Gäste hinzufügen. Dazu tragen Sie die Namen oder die E-Mail-Adressen ein. Wenn Sie das Team zunächst ohne weitere Teilnehmer einrichten möchten, klicken Sie auf Überspringen. Abb. 12: Mitglieder und Gäste hinzufügen Im nächsten Abschnitt erfahren Sie im Detail, wie Sie Mitglieder und Gäste hinzufügen. Gäste in Microsoft Teams In meiner täglichen Berufspraxis nutzen meine Kunden – unabhängig davon, ob Sie mit einem eigenen Microsoft-365-Tenant arbeiten (ein Microsoft-Tenant ist das Hauptkonto von Microsoft Office 365) – grundsätzlich meine Microsoft-Umgebung als Gast. Ich stelle mein Microsoft Teams inklusive der gesamten Struktur, die Sie hier kennenlernen, vollumfänglich zur Verfügung. Teams ist primär für Verwendung im Unternehmen gedacht Microsoft verfolgte mit der Entwicklung von Microsoft Teams in erster Linie die Optimierung der internen Kommunikation. Im Fokus liegen Abteilungen, Projektteams und andere Gruppen von Personen, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten. Die externe Kommunikation soll nicht über Teams abgedeckt werden, sondern weiterhin mit den bewährten Programmen wie E-Mail oder CRM-Lösungen. Dennoch gibt es genügend Anwendungsfälle, bei denen »Externe« an Projekten oder Prozessen teilnehmen. Im Folgenden erfahren Sie, was zu tun ist, um als Gast einem externen Team beizutreten und wie Sie selbst Gäste in Ihr Team einladen können. Je nachdem, wie Ihr praktischer Anwendungsfall aussieht. Wichtig für die Arbeit mit Gästen Regulären Teammitgliedern wie auch Gästen kann man Rechte einräumen. Gäste kann man allerdings nicht zu Teambesitzern ernennen. Ebenso ist es Gästen nicht möglich, Teams zu erstellen, andere Gäste einzuladen oder eine Besprechung zu erstellen. Der Team-Besitzer lädt Sie zu seinem Team ein Der Besitzer des Teams initiiert den Prozess. Er lädt Personen als Mitglieder (eigene Mitarbeiter) oder Gäste (Externe) in das Team ein. Es öffnet sich ein Dialogfeld. Dort geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes an, den Sie hinzufügen wollen. Würden Sie mich als Gast in Ihr Team einladen, würden Sie hier nun meine persönliche E-Mail-Adresse eintragen. Abb. 13: Mitglieder einem Team hinzufügen Abb. 14: E-Mail-Adresse des Gastes ein tragen Abb. 15: Namen des Gastes anpassen Abb. 16: Dialogfeld am Ende des Einladungsprozesses Wenn Sie nur interne Namen beziehungsweise E-Mail-Adressen eintragen können und bei externen E-Mail-Adressen die »Hinzufügen«-Schaltfläche grau bleibt, müssen Sie sich an Ihren Systemadministrator wenden. Dann ist die Funktion Gäste einladen für Ihr Teams nicht aktiviert. Wenn Sie Gäste lediglich zu Videokonferenzen oder Teams-Telefonaten einladen, reicht es, dem gewünschten Personenkreis eine E-Mail mit dem Teilnahmelink zu senden. Reine Besprechungsteilnehmer müssen nicht Mitglied in einem Team sein. Sie werden als Gast hinzugefügt Rollenwechsel. Sie haben nicht eingeladen, sondern Sie sind eingeladen worden. Stellen Sie sich vor, ich habe in Ihrem Auftrag ein Team für Sie in meiner Microsoft-365-Umgebung angelegt und habe Sie gerade, wie oben beschrieben, hinzugefügt. Sie erhalten zuerst eine E-Mail von Microsoft. Die E-Mail erhalten Sie vom Absender »Microsoft Teams« und mit dem Betreff: »You have been added to a team in Microsoft Teams«. Abb. 17: E-Mail im Posteingang nach Einladung durch Team-Besitzer Abb. 18: Link zur Anmeldung als Gast in einem Team Wenn...