Checklisten, Organisationsanweisungen, Praxisbeispiele und Muster-Prüfberichte
E-Book, Deutsch, 143 Seiten
Reihe: Controlling Competence
ISBN: 978-3-8006-4430-8
Verlag: Franz Vahlen
Format: PDF
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Aus den Medien erfährt die Öffentlichkeit immer wieder über Aufsehen erregende Schadensfälle in der Wirtschaft, die durch Fehlmanagement, Fahrlässigkeit oder wirtschaftskriminelle Handlungen verursacht werden. Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) verpflichtet aber die Geschäftsführung von Kapitalgesellschaften, alle den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen durch ein Überwachungs- und Kontrollsystem frühzeitig zu erkennen und Schadensfälle zu vermeiden. Das vom KonTraG geforderte Überwachungssystem lässt sich nur durch ein planvoll installiertes und dauernd den Veränderungen des Unternehmens anzupassendes „Internes Kontrollsystem“ (IKS) erreichen.
* Gliederung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems
* Das IKS in der Unternehmensplanung, der Aufbau- und Ablauforganisation
* Das IKS im Rechnungswesen und im Zahlungsverkehr
* Das IKS in der Personalabteilung, Produktion und im Vertrieb
* Einsatz von Checklisten zur Prüfung des IKS
* Beispiele für Organisationsanweisungen
Die Autoren
Dr. Michael A. Klinger ist Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Unternehmensberater sowie Lehrbeauftragter für Betriebswirtschaftslehre an der Universität Salzburg. Er ist Präsident des österreichischen Steuervereins, Vorstandsmitglied des Vereins IKS (Institut für Interne Kontrollsysteme) sowie Vizepräsident der Kammer der Wirtschaftstreuhänder, Salzburg.
Oskar Klinger war Leiter der Konzernvision der Porsche Holding Österreich und ist heute Vorstands-mitglied des Vereines IKS.
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
1;Cover;1
2;Zum Inhalt_Autor;2
3;Titel;3
4;Impressum;4
5;Inhaltsverzeichnis;5
6;1 Einleitung;8
6.1;Knappe Worte vorab zu diesem Buch;9
7;2 Definition und Zielsetzung des Internen Kontrollsystems;10
7.1;2.1 Die Interne Kontrolle ist eine Managementfunktion;10
7.2;2.2 Definitionen des Internen Kontrollsystems;11
7.3;2.3 Merkmale eines Zweckentsprechenden Internen Kontrollsystems;12
7.4;2.4 Die Kontrollen;13
8;3 Verpflichtung des Vorstandes und des Geschäftsführers zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung;14
9;4 Die drei Säulen des Internen Kontrollsystems;16
9.1;4.1 Sicherheit;16
9.2;4.2 Wirtschaftlichkeit;16
9.3;4.3 Ordnungsmäßigkeit;16
10;5 Gliederung des Internen Kontrollsystems;19
10.1;5.1 Zwangsläufige Sicherung durch organisatorische Maßnahmen;20
10.2;5.2 Organisationsgrundsätze;21
10.3;5.3 Organisationsmittel;23
10.4;5.4 Überwachung durch Vorgesetzte und Beauftragte;24
11;6 Gestaltung und Aufbau eines Internen Kontrollsystems;25
11.1;6.1 Risikoprüfung;25
11.2;6.2 Aufstellung eines Risikokatalogs;26
11.3;6.3 Verwendung von Checklisten oder Internal Control Questionnaires (ICQ);26
12;7 Das Interne Kontrollsystem und die Unternehmensplanung;27
13;8 Das Interne Kontrollsystem in der Aufbauorganisation;28
14;9 Das Interne Kontrollsystem in der Ablauforganisation;29
15;10 Das Interne Kontrollsystem in der Anlagenverwaltung;30
16;11 Das Interne Kontrollsystem im Versicherungswesen;32
17;12 Das Interne Kontrollsystem im Rechnungswesen;34
17.1;12.1 Zielsetzung;34
17.2;12.2 Allgemeine Anforderungen;34
17.3;12.3 Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens;34
17.4;12.4 Sicherheit im Rechnungswesen;36
17.5;12.5 Sicherheit bei der Dateneingabe;37
17.6;12.6 Datensicherheit;38
18;13 Das Interne Kontrollsystem im Zahlungsverkehr;40
18.1;13.1 Kasse;40
18.2;13.2 Bankenverkehr;41
19;14 Das Interne Kontrollsystem in der Materialwirtschaft;42
19.1;14.1 Der Einkauf;42
19.2;14.2 Der Wareneingang;44
19.3;14.3 Die Rechungskontrolle;45
19.4;14.4 Lagerwirtschaft;45
19.5;14.5 Inventuren;47
20;15 Das Interne Kontrollsystem in der Produktion;49
20.1;15.1 Überwachung der Wirtschaftlichkeit der Produktion;49
20.2;15.2 Sicherheit in der Produktion;49
21;16 Das Interne Kontrollsystem im Vertrieb;51
21.1;16.1 Marktforschung;51
21.2;16.2 Produkt- und Sortimentgestaltung;51
21.3;16.3 Preis- und Konditionengestaltung;52
21.4;16.4 Warenausgang;52
21.5;16.5 Reklamationen von und Gutschriften an Kunden;53
21.6;16.6 Fuhrpark und Versand;53
21.7;16.7 Verkaufsaußendiensr – Reiseordnung und Bewirtung;54
22;17 Das Interne Kontrollsystem im Personalwesen;56
22.1;17.1 Neueinstellungen;56
22.2;17.2 Beendigung von Dienstverhältnissen;56
22.3;17.3 Zeiterfassung;57
22.4;17.4 Personalentwicklung;57
22.5;17.5 Absenzen;57
22.6;17.6 Lohn und Gehaltsverrechnung;57
23;18 Das Interne Kontrollsystem in der EDV & Sicherheit;58
23.1;18.1 Die Anlagen Sicherheit;58
23.2;18.2 Systemsicherheit;59
23.3;18.3 Programmsicherheit;60
23.4;18.4 Daten Sicherheit;60
24;19 Der Einsatz von Checklisten zur Prüfung des Internen Kontrollsystems in den einzelnen Unternehmensbereichen;62
25;20 Beispiele für Dienst- und Organisationsanweisungen;102
25.1;20.1 Kassenordnung;102
25.2;20.3 Organisationsanweisung zur Verbesserung der Sicherheit in den Handelswaren- und Fertigwarenlagern;105
25.3;20.4 Organisationsanweisung Einkauf;109
25.4;20.5 Organisationsanweisung Rechungswesen;114
25.5;20.6 Zielsetzungs- und Aufgabenbeschreibung für einen Leiter des Rechnungswesens (Stellenbeschreibung);118
25.6;20.7 Organisationsanweisung: Handlungsvollmachten und Unterschriftsberechtigungen;120
25.7;20.8 Vorschlag für eine Reiseordnung;123
25.8;20.9 Organisationsanweisung: Benutzung von firmeneigenen Kraftfahrzeugen;126
25.9;20.10 Organisationsanweisung für die Regelung von Bewirtungskosten, Anbahnungsspesen und Imagewerbung;129
25.10;20.11 Organisationsanweisung für die Eingangs- und Ausgangspost;130
26;21 Durchführung von IKS Prüfungen;132
27;22 Beispiel eines Prüfberichts zum IKS: Vertrieb;135
28;23 Abkürzungsverzeichnis;139
29;24 Literaturverzeichnis;140
30;Über die Autoren;141
5 Gliederung des Internen Kontrollsystems
Das IKS lässt sich wie folgt gliedern: Die vorstehende Gliederung zeigt deutlich, dass aus wirtschaftlichen Überlegungen (Kosten/Nutzen) der selbsttätigen Sicherung der Vorzug gegenüber der Überwachung durch Personen zu geben ist. Die selbsttätige Sicherung muss, wie bereits erwähnt, aus zwangsläufig wirksamen Kontrollmaßnahmen bestehen. Diese können einerseits in die betrieblichen Organisationsabläufe eingebaut sein und/oder durch Verwendung von Organisationsmitteln erreicht werden. 5.1 Zwangsläufige Sicherung durch organisatorische Maßnahmen
Das wird erreicht durch: Regelung der Arbeitsabläufe Vorgänge, die täglich in anderer Form, von anderen Personen und mit anderen Hilfsmitteln erledigt werden, bieten wesentlich mehr Möglichkeiten für unbewusste oder bewusste Fehler als Vorgänge, deren Bearbeitung im Einzelnen durch die betriebliche Ordnung vorgegeben ist. Das IKS muss daher darauf abzielen, die individuelle und häufig wechselnde Bearbeitung gleichartiger Sachverhalte durch eine fest gefügte Ablauforganisation zu ersetzen. Alle Arbeitsgänge, die für die Bearbeitung eines Vorgangs innerhalb der Gesellschaft erforderlich sind, müssen in ihrer Reihenfolge geordnet, durch detaillierte Organisations- und Arbeitsanweisungen schriftlich geregelt und durch Vorgabe gedruckter Belege und Formulare möglichst schematisiert sein, so dass ein zwangsläufiger Arbeitsablauf entsteht. Jedes Verlassen dieses Zwangsablaufes muss dann notwendigerweise zu Störungen führen, die einer Kontrollinstanz zu melden und von ihr zu beseitigen sind. Ablaufregelungen können z.B. Dienstanweisungen zur Kassenführung, Einkaufsabwicklung, Inventurabwicklung, Bankvollmachten etc. sein. Jede Richtlinie und Arbeitsanweisung muss notgedrungen gewisse Abweichungen akzeptieren. Diese Abweichungstoleranzen müssen jedoch eindeutig festgelegt und bekannt gemacht sein (z.B. tolerierte Inventurdifferenzen, Kassenmankos, Ladenhüteranteil etc.). 5.1.1 Stellenbeschreibung Ziel, Kompetenz, Aufgaben und Verantwortung einer Stelle im Unternehmen regelt man sinnvoll durch Stellenbeschreibungen. Besonders für Führungskräfte sollten Stellenbeschreibungen vorhanden sein. 5.1.2 Vollmachten und Befugnisse Wenn entsprechende Stellenbeschreibungen im Unternehmen fehlen oder als nicht notwendig erachtet werden, sollten wenigstens die Vollmachten und Befugnisse der einzelnen Stelleninhaber schriftlich festgehalten sein. 5.1.3 Bewilligungen Für sensible Geschäftsfälle oder gefahrvolle Arbeitsabläufe sollten besondere Bewilligungen und Verfahren in Schriftform vorgesehen sein. Das gilt z.B. für Geld- und gefährliche Transporte, Investitionen, Lagerung wertvoller bzw. diebstahlgefährdeter Produkte und Waren etc. 5.2 Organisationsgrundsätze
Eine ordnungsgemäße Geschäftsführung setzt voraus, dass das Unternehmen entsprechend organisiert ist. Die Organisation des Unternehmens ist die Grundlage dafür, dass die Aufgaben und Unternehmensziele möglichst optimal wahrgenommen werden können. Bei der Schaffung von konkreten Verantwortungsbereichen gelten jedoch die Grundsätze der Organisationslehre, die eingehalten werden müssen, damit sie den Anforderungen des IKS entsprechen. Das sind die folgenden Kriterien: 5.2.1 Trennung von Funktionen, die unvereinbar sind Dieser Grundsatz besagt, dass Funktionen, die im Sinne der Aufgabenstellung des IKS nicht miteinander vereinbar sind, nicht in einer Person (bzw. Abteilung) vereinigt sein dürfen. Dieser Grundsatz verlangt, dass folgende Funktionen unvereinbar sind: Genehmigung Durchführung Verbuchung Kontrolle. Diese Funktionstrennung ist ein wichtiger Grundsatz des IKS. Kein Geschäftsvorfall sollte nach Tunlichkeit von seinen Anfängen bis zur endgültigen Erledigung in einer Hand liegen. Je mehr Personen sich gegenseitig kontrollieren und in die Abwicklung eines Vorgangs eingeschaltet sind, desto größer ist die Gewähr für Fehlerlosigkeit und Sicherheit. Beispiele von nicht zu vereinbarenden Funktionen sind: Kasse und Buchhaltung Einkauf und Wareneingang Lohnverrechnung und Kasse Verkauf und Bonitätsprüfung Verkauf und Auszahlung von Vermittlungsprovisionen Ein- oder Verkauf und Buchhaltung. Eine solche Trennung von nicht zu vereinbarenden Funktionen lässt sich im Arbeitsablauf nicht immer einhalten. In solchen Fällen muss aber die persönliche Überwachung verstärkt werden. Auch können die Sachbearbeiter im Wege der job rotation ausgewechselt werden. Auch die Wirtschaftspolizei hat die Erfahrung gemacht, dass einer der Hauptgründe für Wirtschaftskriminalität die Missachtung der Funktionstrennung ist. Der eklatanteste Fall von Nichttrennung der Funktionen war der „Fall Lettmüller”, der seinem Unternehmen einen Schaden von damals rund € 22,0 Mio. zufügte. In diesem Fall waren die Funktionen Kasse, Bankvollmacht und Buchhaltung in einer Hand vereint. 5.2.2 Kontrollspanne Die Kontrollspanne eines jeden Vorgesetzten ist begrenzt. Wirkungsvoll führen und überwachen kann ein Leitender nur im Ausmaß der ihm zur Verfügung stehenden Arbeitszeit. Auch die Art der Aufgaben seines zu überwachenden Bereiches begrenzen seine Kontrollspanne. Arbeiten mit Routinecharakter sind leichter zu überwachen als kreative Tätigkeiten. 5.2.3 Übereinstimmung von Kompetenz – Befugnis – Verantwortung Es ist zu beachten, dass jede Organisationseinheit für ihre Aufgabenerfüllung nur eine verantwortliche Person haben kann. Des Weiteren müssen für jede Funktion Kompetenz, Befugnis und Verantwortung übereinstimmen. Niemand kann Verantwortung für eine Funktion übernehmen, wenn ihm die Kompetenz hierfür fehlt. Andererseits muss jeder, der eine Aufgabe und die Kompetenz hierfür hat, in die Verantwortung eingebunden sein. 5.2.4 Koordination Zweckmäßig ist eine Organisation auch nur, wenn alle Tätigkeiten koordiniert ablaufen. Die Koordination und somit die Kooperation ergibt sich nicht immer von selbst, sondern muss zwingend in den Organisationsabläufen vorgesehen sein. Organisiert werden sollte aber nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich, damit die Eigeninitiative und Motivation der Mitarbeiter so groß wie möglich gehalten werden kann. 5.2.5 Kontinuität Eine organisatorische Einheit muss möglichst langfristig besetzt sein. Eine starke Fluktuation bedeutet höhere Personalkosten und geringere Effizienz. Auch die Stellvertretung jedes Stelleninhabers muss fixiert sein. Die Information und Einarbeitung des Stellvertreters muss gesichert sein. 5.2.6 Kontrollautomatik Der systematische Einbau von zwangsläufig wirksam werdenden Kontrollen im Arbeitsablauf, auch Kontrollautomatik genannt, ist insbesondere in EDV-gestützten Arbeitsabläufen vorzusehen. Das wird z.B. durch alle Prüfprogramme, Vollständigkeitskontrollen, Kontrollen von Abstimmkreisen, Kontrollsummen und automatische Belegnummernvergabe erreicht. Durch eine automatische Protokollierung muss sichergestellt sein, dass bei jeder Veränderung von Daten die Ursache und der Verursacher nachträglich festgestellt werden kann. Aber auch bei manuellen Arbeitsabläufen kann eine Kontrollautomatik vorgesehen werden. Durch das Vier-Augen-Prinzip bei der Unterschrifts-Regelung, bei Genehmigungs- und Bestätigungsverfahren kann eine (allerdings umgehbare) Kontrollautomatik erreicht werden. Auch angeordnete Parallelarbeiten und Arbeitswiederholungen können, wenn sie systematisch im Arbeitsablauf eingebaut sind, ein Mittel zur Kontrollautomatik sein. Eine Kontrollautomatik kann auch durch vorgedruckte Belege und einen dadurch vorgegebenen Belegfluss erreicht werden. Hierdurch werden die Bearbeiter zur Einhaltung einer bestimmten Schrittfolge gezwungen und der Arbeitsablauf gesichert. Belege, die ihrerseits das Ausstellen weiterer Belege auslösen oder Wertab- und -zuflüsse bewirken, müssen vornummeriert und verrechenbar sein. 5.3 Organisationsmittel
5.3.1 Mechanisch-technische Organisationsmittel Hierbei kommen vorwiegend in Betracht: Hard- und Software der EDV-Systeme Registrierkassen, Warencodierung Zeitnahmegeräte für Arbeitszeitverrechnung Fahrtenschreiber für LKW und Transporter Wiege- und Messeinrichtungen im Warenein- und -ausgang Zufallsgeneratoren für Torkontrollen in Fabriken und Lagerhäusern automatische Löschapparaturen, Rauchwarnanlagen Alarmsysteme und Schutzvorrichtungen gegen Einbruch. 5.3.2 Schließ- und Sperrvorrichtungen Die Sicherheit der materiellen und immateriellen Werte des Unternehmens hängt nicht zuletzt von den Schließ- und Sperrvorrichtungen ab. Aber auch ausgeklügelte Schlüsselsysteme, automatische Schließvorrichtungen und Codekarten, die Zutrittsberechtigungen regeln, können die persönlichen Verschlusskontrollen besonders gefährdeter Stellen nicht...
