E-Book, Deutsch, 276 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
Knobbe / Leis / Umnuß Arbeitszeugnisse
10. Auflage 2023
ISBN: 978-3-648-16408-2
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Textbausteine und Tätigkeitsbeschreibungen
E-Book, Deutsch, 276 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
ISBN: 978-3-648-16408-2
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Dr. Thorsten Knobbe ist Leadership- und Karriereberater sowie Experte für HR-Themen und Hochschuldozent.
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1 Die Ablaufcheckliste: Wer muss was wann tun?
Zusammenfassung
Was ist bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses konkret zu tun? Wer ist für welche Arbeitsschritte zuständig? Und bis wann müssen die einzelnen Schritte ausgeführt worden sein?
Von der Kündigung Ihres Mitarbeiters bis hin zur Aushändigung des Zeugnisses und der Ablage von Zeugniskopien finden Sie in der Ablaufcheckliste alle notwendigen Schritte am zeitlichen Ablauf orientiert aufgelistet. So können Sie die Zeugniserstellung im Voraus planen und koordinieren. Die Ablaufcheckliste steht Ihnen im Bereich der Arbeitshilfen online zum Download zu Verfügung.
1.1 Wer ist an der Erstellung des Arbeitszeugnisses beteiligt?
Die Personalabteilung
Die Personalabteilung bzw. die Personalreferentin oder der Personalreferent haben den wichtigsten Part bei der Zeugniserstellung. Von hier aus wird der gesamte Ablauf gesteuert und darauf geachtet, dass fehlende Daten eingehen sowie Termine eingehalten werden. Die Personalabteilung teilt den Bewertungsbogen zum Ankreuzen aus, fordert ihn zurück, vergleicht die Daten und erstellt dann daraus das Zeugnis.
Anders sieht es aus, wenn Sie in einer kleinen Firma arbeiten, die keine/n Personalreferenten/in hat. Dann liegt die Verantwortung für das Arbeitszeugnis beim Fachvorgesetzten. In diesem Fall empfiehlt es sich, Aufgaben an den Mitarbeiter zu delegieren.
Der Fachvorgesetzte
Der Fachvorgesetzte ist vor allem gefragt, wenn es um die Zusammenstellung der Tätigkeitsbeschreibung, die Bewertung der Leistung des Mitarbeiters und um das Mitarbeitergespräch geht. Wenn es keinen Personalreferenten gibt, muss der Fachvorgesetzte dessen Aufgaben bei der Zeugniserstellung übernehmen.
Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin
Der Mitarbeiter ist mindestens gefragt, das Zeugnis durchzusehen und Änderungen anzumelden. In etlichen Firmen (gerade in den kleinen ohne Personalabteilung) geht man dazu über, den Mitarbeiter bei der Erstellung des Zeugnisses zu beteiligen. Das ist sicherlich nicht jedermanns Sache. Und man kann dagegen einwenden, dass es die Zeugniserstellung nicht einfacher macht (viele Köche …) und es ausreicht, wenn der Mitarbeiter das Zeugnis zuletzt durchsieht und dann seine Änderungswünsche anbringt (das ist der übliche Weg). Aber den Mitarbeiter anzufragen, einen Zeugnisentwurf oder zumindest Teile beizusteuern, kann auch eine deutliche Arbeitserleichterung für Sie bedeuten. Es kann ein Zeugnis insbesondere bei der Tätigkeitsbeschreibung plastischer und damit qualifizierter machen, weil es näher an der Praxis ist. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, das Zeugnis entsprechend seiner beruflichen Plänen zu gewichten, und er wird am Ende zufriedener mit dem Zeugnis sein. Vor allem wird durch die Mitarbeiterbeteiligung möglichen späteren Auseinandersetzungen wirksam vorgebeugt.
Der Geschäftsführer
Der Geschäftsführer oder der Unterschriftsberechtigte liest das Zeugnis durch und fordert eventuell noch einige kleinere Korrekturen. Wichtig aber ist, dass er das Zeugnis unterschreibt.
1.2 Zeitplanung mit der Ablaufcheckliste
Das Endzeugnis sollte ein Mitarbeiter möglichst am letzten Arbeitstag erhalten. Und da so ein Zeugnis etliche Stationen zu durchlaufen hat, bis es fertig ist, verstreicht die Zeit von der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag schnell. Hat der Mitarbeiter außerdem noch Resturlaub oder Überstunden abzufeiern, ist dieses Ziel nur schwer zu erreichen. Damit es aber trotzdem klappt, bieten wir Ihnen eine Ablaufcheckliste an, die Sie am Ende dieses Kapitels finden.
Die Ablaufcheckliste unterstützt Sie bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses, indem sie daran erinnert, wann welche Aufgaben und von wem zu erledigen sind. So haben Sie nicht nur die knappe Zeit im Blick, sondern können auch auf die Qualität des Zeugnisses Rücksicht nehmen und auf die positive Erfahrung des Mitarbeiters zurückgreifen. Die Ablaufcheckliste sagt Ihnen nicht nur, was wann von wem getan werden muss, sondern verweist Sie auch auf alle weiteren Checklisten und Arbeitsmittel im Buch und bei den Arbeitshilfen online, die Sie direkt einsetzen können.
So arbeiten Sie mit der Ablaufcheckliste
Füllen Sie zunächst aus, für wen das Zeugnis erstellt wird und welche Personalreferenten und Fachvorgesetzte für die Erstellung verantwortlich sind. Bestimmen Sie dann den zeitlichen Ablauf in 14 vorgegebenen Arbeitsschritten von der Kündigung Ihres Mitarbeiters bis zur Aushändigung und Archivierung des Zeugnisses. Tragen Sie dazu die einzelnen Termine rückwärts, beginnend mit dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters, in die Spalte oberhalb des Zeitstrahls ein. Wenn der letzte Arbeitstag der 21. Mai ist, so tragen Sie bei »eine Woche vor dem letzten Arbeitstag« den 14. Mai ein usw. Anhand des so erstellten Terminplans können Sie jederzeit überblicken, was gerade ansteht.
1.3 Arbeitsmittel: Ablaufcheckliste
| Erstellungdes Zeugnissesfür: |
| Verantwortlich in derPersonalabteilung ist: |
| Fachvorgesetzter ist: |
| Unterschriftsberechtigter ist: |
| Was ist zu tun? | Wer macht es? | Konkret ist zu tun: | Bis wann? | o. k.? |
| 1 | Kündigung des Mitarbeiters | Arbeitgeber | Schriftliche Mitteilung durch Geschäftsführung/Fachvorgesetzten an den Mitarbeiter |
| Mitarbeiter | Mitteilung des Mitarbeiters an Vorgesetzten oder Personalabteilung |
| 2 | Verlangen eines Zwischen- bzw. Endzeugnisses | Mitarbeiter | Verlangen gegenüber Vorgesetztem oder Personalabteilung | sofort |
| 3 | Wie ist der Informationsstand für die Zeugniserstellung? | Personalabteilung | Welche Informationen liegen vor? In der • Personalakte • Stellenbeschreibung | sofort |
| Erstellung einer Übersicht mit den Punkten, zu denen noch Informationen fehlen | sofort |
| 4 | Anforderung fehlender Informationen für Zeugniserstellung | Personalabteilung | Schreiben an Fachvorgesetzten wegen Zuarbeit bei fehlenden Informationen | sofort |
| 5 | Zusammenstellung fehlender Informationen für die Personalabteilung | Fachvorgesetzter | Übermittlung der fehlenden Informationen an die Personalabteilung | sofort |
| 6 | ggf. Erinnerung an Fachvorgesetzten wegen Zuarbeit bei fehlenden Informationen | Personalabteilung | Erinnerung und Fristsetzung | (Termin eintragen) |
| 7 | ggf. Bitte an Mitarbeiter, einen Zeugnisentwurf zu verfassen | Personalabteilung | Erinnerung und Fristsetzung | (Termin eintragen) |
| oder Erstellung eines ersten Zeugnisentwurfs | Personalabteilung | Abstimmung des ersten Entwurfs des Zeugnisses mit Fachvorgesetzten, ggf. Über- arbeitung | drei Wochen vor Beendigungstermin |
| 8 | Besprechung des Zeugnisentwurfs mit dem Mitarbeiter | Personalabteilung | ggf. Änderungen des Zeugnisentwurfs nach Rücksprache mit Fachvorgesetzten | zwei Wochen vor Beendigungstermin |
| 9 | Übermittlung des Zeugnisentwurfs an Unterschriftsberechtigten zur Durchsicht | Personalabteilung | Besprechung des Zeugnisent- wurfs mit Unterschriftsberechtigten | eine Woche vor Beendigungstermin |
| 10 | Rückgabe der Endfassung des Zeugnisses an Personalabteilung zur Ausfertigung | Unterschriftsberechtigter | Mitteilung von Änderungswün- schen für die Endfassung des Zeugnisses | sofort |
| 11 | Ausfertigung des Zeugnisses | Personalbteilung | Ausdrucken des Zeugnisses auf Firmenpapier | sofort |
| 12 | Unterzeichnung des Zeugnisses | Geschäftsführung/ Unterschriftsberechtigter | Unterzeichnung und Rückgabe an Personalabteilung | zwei Tage vor dem Beendigungstag |
| 13 | Aushändigung des Zeugnisses zusammen mit den anderen Arbeitspapieren an... |
