Martin Visio anwenden

Das Handbuch
1. Auflage 2021
ISBN: 978-3-7543-3620-5
Verlag: BoD - Books on Demand
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 692 Seiten

Dieses Buch bietet Einsteigern Anleitungen zu den Grundfunktionen von Microsoft Visio in den Versionen 2016, 2019, 2021 und Visio in Microsoft 365 Standard und Professional anhand konkreter und leicht nachvollziehbarer Beispiele. Aber auch fortgeschrittene Anwender finden viele Informationen, Tipps und Techniken der aktuellen Version in klar gegliederten Kapiteln. Der Anhang enthält eine Liste der Schablonen und Shapes und eine Übersicht über die Tastenkombinationen. Die Beispieldateien können von der Internetseite des Autors heruntergeladen werden. Die folgenden Schwerpunkte bilden die zentralen Themen des vorliegenden Buchs. Im ersten Teil werden die Grundlagen erläutert, wie Sie schnell und ordentlich Diagramme in Visio erstellen. Teil 2 beschreibt das Kapitel Shape-Daten - sicherlich die Stärke von Visio, da an die grafischen Elemente Informationen gebunden werden können, die man auslesen kann. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Daten einer Exceltabelle oder Access-Datenbank können nach Visio importiert werden. Der dritte Teil widmet sich Visio online, Visio in PowerBI und Teams, sowie der Data Visualizer in Excel und der Zugriff auf SharePoint-Listen als Datenquelle. Das nächste Kapitel beschreibt, wie Sie eigene Shapes, Schablonen und Vorlagen erstellen können und worauf man achten muss. Die einzelnen Vorlagen von Visio Professional werden im fünften bis zehnten Kapitel beschrieben (Flussdiagramm, Organigramm, Brainstorming, Terminplan, ...). In den letzten Kapiteln schließlich die Vorlagen und Assistenten von Visio Professional (Konstruktion, Elektrotechnik, Pneumatik/Hydraulik, Netzwerkdiagramm, Pläne und Grundrisse, UML, Websiteübersicht,...).

Rene Martin unterrichtet seit 1990 Softwareprodukte von verschiedenen Herstellern aus verschiedenen Bereichen. Dabei zählt Visio zu seinen bevorzugten Programmen. Nicht nur, weil es in viele verschiedene Wissensgebiete eingreift, sondern auch, weil an dieses Produkt immer wieder neue Anforderungen gestellt werden, die es zu lösen gilt.

Autoren/Hrsg.

Martin, Rene

Leseproben

0 Vorwort 0.1. Warum Microsoft Office Visio?
Vor vielen Jahren habe ich Visio das erste Mal gesehen – es war die Version 3.0. Damals habe ich wenig Unterschiede zu anderen Grafik- oder Präsentationsprogrammen feststellen können. Aber je länger ich Visio unterrichte und je länger ich mich damit beschäftigt habe, desto begeisterter bin ich. Die Anwendungsmöglichkeiten sind schier unbegrenzt. Es gibt zwei Gründe, warum ich dieses Programm so sehr liebe. Zum einen ist es einfach zu bedienen. Schon früh – lange bevor es von Microsoft gekauft wurde – wurde seine Benutzeroberfläche der von anderen Microsoft-Produkten der Office-Palette angepasst. So findet sich jemand, der schon mit den anderen Bestandteilen von Microsoft Office (Word, Excel oder PowerPoint) gearbeitet hat, leicht hinein und kann schnell Geschäftsdiagramme erstellen. Stellen Sie sich einen gezeichneten Raumplan vor. Stellen Sie sich vor, Sie müssten alle Linien einzeln per Hand ziehen. Die Arbeit wäre immens groß. Oder stellen Sie sich einen LAN-Schrank vor. Um alle Patch-Stecker, alle Module, Bretter und sonstigen Elemente per Hand zu zeichnen, würde man Tage benötigen. Visio bietet für solche Probleme eine Reihe vorgefertigter Lösungen, deren Elemente lediglich auf die Seite gezogen und dort richtig verbunden werden. Schon ist das physische oder das logische Objekt fertig. Ebenso stellen viele Firmen – und auch Microsoft – Shapes kostenlos im Download zur Verfügung. Der andere Vorteil liegt in der Tiefe und in der Möglichkeit, Visio für eigene Bedürfnisse anzupassen. Vielleicht etwas versteckt und für den Benutzer nicht sofort sichtbar, liegen eine Reihe an Funktionen verborgen. Nicht nur, dass sich jeder Anwender eigene Shapes (Zeichenobjekte) erstellen und abspeichern kann, jeder kann diese Shapes mit einer »Logik« versehen. Was heißt das? Stellen Sie sich ein Quadrat vor. Zieht der Benutzer an einer der vier Seiten, dann wird das Quadrat zu einem Rechteck verzerrt. Nicht so bei Visio. Mit zwei Klicks können Sie die Eigenschaften des Quadrats so verändern, dass es immer ein Quadrat bleibt. Oder dass seine Größe gar nicht mehr verändert werden kann. Oder seine Lage, das heißt: man kann es nicht aus Versehen zur Seite schieben. Das ist eine der offensichtlichen Stärken. Viel wichtiger dagegen ist jedoch, dass mit Symbolen auf einer Zeichnung bestimmte Informationen abgespeichert werden können. Stellen Sie sich als Zeichnung den Grundriss eines Bürogebäudes vor. In ihm sind nicht nur die elektrischen Installationen verzeichnet, sondern auch das Mobiliar und die dort aufgestellten Computer. An jedes dieser Objekte auf dem Zeichenblatt werden Informationen gebunden, wie beispielsweise Preis, Artikelnummer, Bezeichnung, Benutzer und so weiter. Nun kann mit einem Mausklick eine Inventarliste erstellt werden, in der nicht nur die Informationen angezeigt werden, sondern auch die Summe der Anschaffungskosten berechnet wird. Diese Liste kann ebenso direkt in Excel erstellt werden, sodass die Daten sofort weitergegeben werden können. Noch ein Beispiel: Stellen Sie sich eine Datenbank vor, in der die Mitarbeiter einer großen Firma aufgelistet sind. Per Knopfdruck soll in Visio ein Organisationsdiagramm erstellt werden, in dem jeder Mitarbeiter ein eigenes Kästchen besitzt, Hierarchien durch Linien gekennzeichnet werden und für jede Abteilung ein eigenes Zeichenblatt angelegt wird. Zwar stellt Visio für solche Standardaufgaben Assistenten zur Verfügung; wollen Sie jedoch eigene Funktionen hinterlegen, so können Sie Lösungen für solche Aufgaben selbst programmieren. Nicht nur, dass Sie »intelligente« Shapes erstellen und abspeichern können, Sie haben die Möglichkeit Informationen einer Zeichnung in Tabellen oder Datenbanken zu speichern. Oder Sie können umgekehrt Visio von außen steuern, indem Sie gespeicherte Informationen nach Visio übertragen, wo daraus ein Diagramm erzeugt wird. Dies sind die Themen des vorliegenden Buchs. 0.2. Warum kein anderes Programm?
Um es ganz deutlich zu sagen: Visio ist kein Zeichenprogramm, Visio ist kein Grafikprogramm und Visio ist kein Präsentationsprogramm! Vergleicht man Visio mit anderen Softwareprodukten, dann wird man schnell enttäuscht sein. Visio will dagegen etwas anderes: Es geht um das schnelle Erzeugen eines Geschäftsdiagramms mittels vorgegebener Symbole. Diese werden auf das Zeichenblatt gezogen, dort angeordnet, formatiert, beschriftet und möglicherweise mit Linien verbunden. Visio ist übrigens auch kein CAD-Programm. Viele technische Zeichner, die seit Jahren mit einem CAD-Programm arbeiten, vermissen einige Funktionen in Visio. Zwar besitzt Visio einige Werkzeuge, die sicherlich aus dem CAD-Bereich übernommen sind. Dennoch: Betrachten Sie den Preis! Visio kostet etwas nur 10% von dem Preis eines CAD-Programms. Und: Visio kann leicht angepasst werden. 0.3. Eine kurze Geschichte von Visio
Axon Corp., wie Visio Corp. zuerst genannt wurde, wurde 1990 von zwei Mitbegründern der Firma Aldus Corp. ins Leben gerufen. Aldus ist vor allem durch seinen PageMaker bekannt geworden; später fusionierte die Firma mit Adobe. Als Visio 1.0 1992 vorgestellt wurde, gewann es schnell wegen der einfachen Bedienbarkeit an Beliebtheit, die Firma benannt sich kurz vorher in ShapeWare Corp. um. 1993 stellte ShapeWare optionale Schablonen mit Shapes zur Verfügung, die »Visio Shapes« genannt wurden. Im August 1995 wurde mit Visio 4.0 eines der ersten Programme für das neue Windows 95 vorgestellt. Nach den Versionen 1.0, 2.0, 3.0 und 4.0 begann Visio verschiedene Module zu entwickeln. Visio Technical wurde als CAD-begleitende Software 1994 am Markt angeboten – damals noch als Visio 4.1. 1995 wurde ShapeWare Corp. in Visio Corp. umbenannt und ging unter diesem Namen an die Börse. Als die Schablonen 1996 in »Visio Solutions Library« umbenannt wurden, wurden sogar Add-Ons zur Verfügung gestellt. Visio Professional wurde 1996 entwickelt – damals als Version 4.5. 1998 folgte Intelli-CAD, ein zu AutoCAD kompatibles CAD-Programm, das allerdings anderen Support benötigte als Visio und deshalb bald wieder aus dem Paket genommen wurde. 1999 wurde Visio von der Firma Microsoft Corp. gekauft. Damals gab es Visio als Version 2000 (eigentlich: Visio 6.0) mit den vier Paketen: Visio Standard, Professional, Technical und Enterprise erhältlich. Visio, SmartShapes und Visio Solutions Library sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der Visio Corp. in den USA und/oder anderen Ländern. Während Microsoft an dieser Version noch wenig änderte, so zeigte sich die Gestaltungselemente von Microsoft deutlich in der Version 2002 oder Visio 10.0. Nicht in Visio 2007, sondern erst in der Version 2010 hielt das Menüband Einzug in Visio. In der Version 2013 kam das damals neue Dateiformat VSDX & co hinzu. Die Unterschiede zwischen den Versionen 2013, 2016 und 2019 sind nur marginal. Ein großer Schritt stellt sicherlich die Optimierung für das Tablett dar. Und dass man Visio auch online nutzen kann. Visio Desktop wurde jedoch in den letzten Versionen nur wenig geändert. Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Website unter: http://www.windows-marketplace.com/. Dort wählen Sie Deutschland und anschließend Office/Office Desktop Programme. Nun gelangen Sie zu Office Visio Standard und Office Visio Professional. 0.4. Die beiden Visio-Versionen
Visio lag in der Version 5.0 und 2000 in drei verschiedenen Editionen vor: Standard, Technical und Professional. Im Jahr 2002 wurde es nun auf zwei Pakete minimiert: Standard und Professional. Ebenso ist heute Visio in den beiden Paketen Standard und Professional erhältlich. Das Programm ist in beiden Versionen das gleiche – die Unterschiede liegen in den Shapes, Schablonen, Vorlagen und Assistenten. Der gesamte Umfang von Visio Standard findet sich ebenso in Visio Professional. Allerdings mit einer Ausnahme: Die Registerkarten Daten und Prozess fehlen in Visio Standard. Und mit ihr natürlich die beiden Assistenten Datengrafiken und Shapes mit Daten verknüpfen. Die folgende Tabelle listet die Unterschiede auf und versucht zu verdeutlichen, für welchen Benutzer welches Paket geeignet ist: Standard Professional Benutzer Benutzer Mitarbeiter von Firmen: Datenbank- und Netzwerk-Administration Leitung Datenbank-Programmierer Finanzen Netzwerk-Spezialisten Planung, Projektmanagement Software-Programmierer Controlling Elektrotechniker, Ingenieure Verkauf und Marketing Architekten, Innenarchitekten Maschinenbauer (Hydraulik, Pneumatik) Verfahrenstechniker Zweck Zweck Geschäftsdiagramme erstellen Informationssysteme und -prozesse...