Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung

Ein ganzheitliches Konzept für eine gelingende Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
1. Auflage 2022
ISBN: 978-3-658-37150-0
Verlag: Springer

Buch, Deutsch, 245 Seiten, Book, Format (B × H): 168 mm x 240 mm, Gewicht: 449 g

Reihe: Edition Innovative Verwaltung

Dieses Buch bietet ein ganzheitliches Konzept und konkrete Praxisempfehlungen, wie die öffentliche Verwaltung in Deutschland Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen kann. Dazu schauen die Autor:innen mit einem 360-Grad-Blick auf die Verwaltungsorganisation und geben konkrete Handlungsempfehlungen für Daten- und Prozessmanagement, den Einsatz neuer Technologien, Organisationsstrukturen, Führungskultur und die Qualifizierung von Mitarbeiter:innen.Der technologische Fortschritt schafft die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung, doch damit alleine kann die Transformation nicht gelingen. Diese Erfahrung haben viele Organisationen in den letzten Jahren gemacht. Das in diesem Buch dargestellte Digitale Reifegradmodell m² ermöglicht die Ermittlung konkreter Ansatzpunkte für eine digitale Transformation. Es adressiert dabei alle Dimensionen, die auf dem Weg zur digitalen Verwaltung zu berücksichtigen sind, angefangen bei den strategischen Zielen, über die zu ihrer Umsetzung notwendigen Prozesse und Ressourcen, die Organisationsstruktur und -kultur bis hin zur Steuerung. Besonderes Gewicht haben in den Ausführungen die Themen Datenerfassung, -qualität, -schutz und -sicherheit als Kern der gesamten Entwicklung. Neben den Analysen enthält das Buch eine Reihe von Handlungsvorschlägen aus Best-Practice-Projekten aus der Praxis. Diese werden von unseren Gastautor:innen aus Bundes-, Landes- und Kommunaleinrichtungen sowie Universitäten und Unternehmen vorgestellt, die aus der Praxis berichten, wie Hürden bei der Digitalisierung überwunden werden können.
Mit Beiträgen von:Thomas Popp – Staatssekretär für Digitale Verwaltung und Verwaltungsmodernisierung, Sächsische Staatskanzlei
„Die Digitalisierung der Verwaltung als Ausweg aus der „Demografie-Falle“?“Stefan Häberlein – Flughafen München, Leiter Strategie und Nachhaltigkeit
„Strategische Entscheidungen auf der Basis von Daten treffen und Komplexität beherrschen.“Roland Deinzer – Leiter Unternehmensentwicklung und strategisches Controlling – Bundesagentur für Arbeit, Keynote Speaker Arbeiten 4.0„Kontinuierliche Weiterentwicklung des Controllings als Erfolgsfaktor eines gelingenden Wandels zur kundenorientierten, digitalen Behörde“Katrin Leonhardt – Vorstandsvorsitzende Sächsische Aufbaubank
„Die Veränderung erfolgreich gestalten – das Beispiel Sächsische Aufbaubank“Michael Trommer – Abteilungsleitung Personalentwicklung, Stadt Nürnberg„Anforderungsprofil zukünftiger Verwaltungsmitarbeitender in einer Stadtverwaltung“Michael Diener – Senior Consultant, ibi research Universität Regensburg
„Herausforderungen für öffentliche Verwaltungen im Zeitalter der Digitalisierung: ein kritischer Blick auf die Relevanz der Informationssicherheit“Alexander Herzfeldt – Technische Universität München, Fakultät für Informatik
Christoph Ertl – Flughafen München, Servicebereich Technik
Sebastian Floerecke – Universität Passau, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik mit Schwerpunkt Informations- und IT-Service-Management
„Ausschreibungen in der öffentlichen Verwaltung – Der Zugang zur besten IT-Lösung“

Zielgruppe

Professional/practitioner

Autoren/Hrsg.

Meuche, Thomas

Markus, Heike

Fachgebiete

• Rechtswissenschaften Öffentliches Recht Verwaltungsrecht Verwaltungsorganisation und -politik, Verwaltungslehre
• Sozialwissenschaften Politikwissenschaft Politische Systeme Verwaltungswissenschaft, Öffentliche Verwaltung
• Rechtswissenschaften Öffentliches Recht Verwaltungsrecht Verwaltungspraxis Öffentliche Verwaltung: Allgemeines
• Rechtswissenschaften Öffentliches Recht Verwaltungsrecht Verwaltungspraxis Public Management
• Wirtschaftswissenschaften Wirtschaftssektoren & Branchen Öffentlicher Dienst, Öffentlicher Sektor

Inhaltsverzeichnis

Die Öffentliche Verwaltung heute und in der Zukunft.- Bestimmung des Standpunkts der öffentlichen Verwaltung – das digitale Reifegradmodell.- Strategieentwicklung, -umsetzung und integrierte Steuerung des Fortschritts.- Ohne strukturelle Veränderungen geht es nicht – der Zusammenhang zwischen digitaler Reife und Dimensionalität der Organisation.- Projektorganisation als erste Stufe zur mehrdimensionalen Organisation.- Daten- und Prozessmanagement als Basis der Digitalisierung.- Digitalisierung bedeutet Prozessoptimierung anstatt Dokumentenoptimierung.- Die Technologie wird zum wichtigen Befähiger der Transformation.- Kulturwandel als Voraussetzung für die Bewältigung neuer Herausforderungen.- Die Rolle der Führungskraft.- Die Rolle der Mitarbeitenden.- Konsequenzen für das Bildungssystem der öffentlichen Verwaltung.

 VORWORT

1           Die Öffentliche Verwaltung heute und in der Zukunft

1.1          Künftige Herausforderungen für die öffentliche Verwaltung

1.2          Bestimmung des Standpunkts der öffentlichen Verwaltung – das digitale Reifegradmodell

1.3          Entwicklung eines Zielbilds einer modernen digitalen Verwaltung

1.3.1      Die Verwaltung beeinflussende Megatrends

1.3.2      Demografie als Bremser und Treiber der digitalen Transformation

1.3.3      Neuausrichtung der Verwaltung

1.3.4      Digitalisierungsziele der öffentlichen Verwaltung

1.3.5      Zielbild einer digitalen Verwaltung

1.4          Die Digitalisierung der Verwaltung als Ausweg aus der „Demografie-Falle“? - Gastbeitrag von Thomas Popp

2  Strategieentwicklung, -umsetzung und integrierte Steuerung

2.1          Analyse der Ist-Situation - Stärken-Schwächen-Chancen-Risiko-Analyse

2.2          Entwicklung strategischer Alternativen

2.3          Von der Strategie zur Umsetzung

2.4          Entwicklung von Steuerungsgrößen zur Messung des Fortschritts

2.5          Strategische Entscheidungen auf der Basis von Daten treffen und Komplexität beherrschen: Gastbeitrag Stefan Häberlein

2.6          Kontinuierliche Weiterentwicklung des Controllings als Erfolgsfaktor eines gelingenden Wandels zur kundenorientierten, digitalen Behörde, Gastbeitrag: Roland Deinzer

3             Ohne strukturelle Veränderungen geht es nicht – der Zusammenhang zwischen digitaler Reife und Dimensionalität der Organisation

3.1          Grenzen der Einlinienorganisation

3.2          Projektorganisation als erste Stufe zur mehrdimensionalen Organisation

3.3          Ergänzung der Organisation um weitere Dimensionen

3.4          Selbststeuerung als Handlungsmaxime

3.5          Steuerung und Organisationsprinzip als Bestimmungsfaktoren für Führungsstil und IT-Systeme

3.6          Neuorganisation eines Stadtarchivs

3.7          Aufbau einer mehrdimensionalen Organisation am Beispiel eines Hochbauamtes

4             Daten- und Prozessmanagement als Basis der Digitalisierung

4.1          Anspruchsgruppenorientierte Prozessgestaltung als Basis

4.2          Den Wert vorhandener Daten erkennen und nutzen

4.2.1      Strukturierte Daten

4.2.2      Semi-strukturierte Daten

4.2.3      Unstrukturierte Daten

4.3          Prozesse von den Datenflüssen herdenken und neue Daten generieren

4.3.1      Allgemeine Verwendung von Daten

4.3.2      Nutzung vorhandener Daten

4.4          Qualität der Daten kennen und verbessern

4.5          Ohne klare Festlegung der Ziele keine Optimierung von Prozessen

4.6          Bei der Prozessmodellierung den Datenschutz mitdenken

4.7          Eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse und Datenflüsse eröffnet neue Perspektiven – das Beispiel Onlineticket.bayern

4.8          Digitalisierung bedeutet Prozessoptimierung anstatt Dokumentenoptimierung

4.9          Datenbasierte Planung auf Basis von Szenarien - in Echtzeit entscheidungsrelevante Informationen bekommen

4.10       Datenbasiertes IT-Risikomanagement

5           Die Technologie wird zum wichtigen Befähiger der Transformation

5.1          Die Technologie als Schlüsselfaktor der Digitalisierung braucht einen entsprechenden Stellenwert in der Organisation

5.2          Prozesse über organisatorische Grenzen hinweg optimieren durch Low Code Programmierung – das Beispiel Ausbildungsmanagement einer Behörde

5.3          Neue Technologien sind unbekanntes Terrain für die Verwaltung – wie IT Compliance gelingt

5.4          Wann ist künstliche Intelligenz sinnvoll einsetzbar in der öffentlichen Verwaltung – die nächste Stufe der Digitalisierung

6             Führung in mehrdimensionalen Organisationsstrukturen

6.1          Agile Führung in der Verwaltung

6.2          Kulturwandel als Voraussetzung für die Bewältigung neuer Herausforderungen

6.2.1      Prägung durch Ausbildung

6.2.2      Fehlerkultur in der öffentlichen Verwaltung

6.2.3      Notwendigkeit eines Risikomanagements

6.3          Die Rolle der Führungskraft

6.3.1      Anforderungen an Führungskräfte

6.3.2      Führung der Mitarbeitenden

6.4          Die Rolle der Mitarbeitenden

6.5          Umgang mit der Gefahr der Überforderung

6.6          Die Veränderung erfolgreich gestalten – das Beispiel Sächsische Aufbaubank (SAB), Gastbeitrag: Katrin Leonhardt

7            Die Transformation der Verwaltung bedarf anders qualifizierter Mitarbeitender       

7.1          Künftige Kompetenzen der Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung

7.1.1      Grundlegende Kompetenzen

7.1.2      Digitale Schlüsselkompetenzen

7.1.3      Technische Kompetenz für Anwendungsspezialist:innen

7.1.4      Technische Kompetenz für IT-Spezialistinnen

7.2          Kompetenzvermittlung für die digitale Verwaltung

7.3          Anforderungsprofil zukünftiger Verwaltungsmitarbeitenden in einer Stadtverwaltung, Gastbeitrag: Michael Trommer

7.4          Konsequenzen für das Bildungssystem der öffentlichen Verwaltung

7.5          Praxisnah, anwendungsorientiert und digital – Wie das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof die Lehre verändert

8             IT-Sicherheit, Datenschutz und Vergaberecht als Bremsen der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung?

8.1          Je weniger personenbezogene Daten erfasst werden, desto weniger müssen auch geschützt werden – Datenschutz vom Anfang herdenken    

8.2          Herausforderungen für öffentliche Verwaltungen im Zeitalter der Digitalisierung: ein kritischer Blick auf die Relevanz der Informationssicherheit, Gastbeitrag: Michael Diener

8.3          Der Einfluss des Vergaberechts auf die Digitalisierung

8.4          Ausschreibungen in der öffentlichen Verwaltung – Der Zugang zur besten IT-Lösung, Gastbeitrag: Christoph Ertl, Sebastian Floerecke, Alexander Herzfeldt

9             Zusammenfassung

Über Autor(innen)

Dr. Heike Markus ist seit 2020 Professorin für Digitale Verwaltung mit dem Schwerpunkt Angewandte Künstliche Intelligenz an der Hochschule Hof. Sie ist Studiengangleiterin im Master Digitale Transformation sowie im Master Operational Excellence und leitet gemeinsam mit Thomas Meuche das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof mit dem Ziel, eine enge Verbindung zwischen Forschungsprojekten und praxisorientierter Lehre zu ermöglichen. Sie ist Gesellschafterin des Instituts für Digitale Verwaltung und verfügt über mehrjährige Erfahrung in der datenbasierten Strategieentwicklung am Flughafen München. Insbesondere die Nutzung von Daten zur Bewertung der Auswirkungen strategischer Entscheidungen auf die Gesamtorganisation gehörte dort zu ihren Schwerpunkten. Zudem hat sie langjährige Erfahrung in weltweit tätigen Industrieunternehmen mit den Schwerpunkten integrierte Planung und Steuerung, Supply Chain Management und Advanced Analytics.

Dr. Thomas Meuche ist seit 1999 Professor für Betriebswirtschaft mit dem Schwerpunkt Finanzmanagement an der Hochschule Hof. Als Vizepräsident Lehre baute er die Weiterbildung auf. Unter seiner Leitung wurde die Hochschule Hof zur ersten systemakkreditierten Hochschule in Bayern. 2018 entwickelte er in enger Abstimmung mit der Stadt Nürnberg den berufsbegleitenden Bachelorstudiengang Digitale Verwaltung, den er bis heute leitet. Es folgte der berufsbegleitende Masterstudiengang Digitale Transformation. Gemeinsam mit Heike Markus gründete er im März 2021 das Kompetenzzentrum Digitale Verwaltung der Hochschule Hof, das beide auch gemeinsam leiten. Unterstützt wird dieses unter anderem von der Oberfrankenstiftung und dem Bayerischen Staatsministerium für Digitales. Neben seiner Hochschultätigkeit begleitet er mehrere Aufsichtsrats- und Beiratsmandate bei Familienunternehmen, gründete zwei Unternehmen im Bereich Digitalisierung und ist Gesellschafter des Instituts für Digitale Verwaltung mit Sitz in Ingolstadt.