Achilles / Rebant Kassenführung - auf den Punkt gebracht, 2. Auflage

Alles Wichtige rund um die elektronische Kassenführung
1. Auflage 2025
ISBN: 978-3-96276-140-0
Verlag: DATEV
Format: EPUB
Kopierschutz: Adobe DRM (»Systemvoraussetzungen)

E-Book, Deutsch, 97 Seiten

Wie erfasse ich meine Bareinnahmen und -ausgaben richtig? Welches Kassensystem passt zu meinen Anforderungen und wie richte ich das System nach Anschaffung rechtskonform ein? Welche Folgen kann es haben, wenn Bareinnahmen oder -ausgaben falsch erfasst werden? Was gilt es bei der Meldung von Kassensystemen an die Finanzverwaltung, die ab 01.01.2025 elektronisch möglich ist, zu beachten? Diese Fragen stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer in den bargeldintensiven Branchen (Gastronomie, Friseurbetriebe, Apotheken u. v. m.).

Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme und deren Aufzeichnungen sind in den vergangenen Jahren sukzessive angestiegen. Auch die Prüfungsaktivitäten der Finanzverwaltung steigen signifikant an. Dabei befindet sich auch ein Prüftool namens AmadeusVerify im Einsatz, um Kassenbons und Kassendaten unangekündigt und effizient zu prüfen. Nicht zuletzt deshalb muss auf aussagekräftige Belege und die Einhaltung der Belegausgabepflicht geachtet werden – dem kommt im Rahmen von verdeckten Testkäufen und Kassen-Nachschauen eine hohe Bedeutung zu.

Elektronische Kassenaufzeichnungen sind besonders schutzwürdige Aufzeichnungen, denen ein hohes Steuerausfallrisiko gegenübersteht. Folglich kann die Kassenbuchführung bei gravierenden Aufzeichnungsmängeln verworfen werden. Die Folge: Schätzungsbeträge im Rahmen einer Betriebsprüfung und Bußgelder, die bei rechtzeitiger Beachtung der Vorschriften vermeidbar gewesen wären.

Lesen Sie, wie Sie Ihre elektronische Kassenbuchführung rechtssicher gestalten. Bei Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, unterstützt Sie Ihre Steuerberatungskanzlei.

Zielgruppe

Unternehmen

Autoren/Hrsg.

Achilles, Gerd

Rebant, Viktor

Inhaltsverzeichnis

1 Wie finde ich das „richtige“ Kassensystem?
2 Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
2.1 Aufbau und Funktion
2.2 Welche Systeme benötigen eine TSE?

2.3 Die TSE im Kontext des Inhaberwechsels
3 Erfassung und Absicherung der Geschäftsvorfälle
3.1 Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht
3.2 Aufzeichnung und Nutzung von Gutscheinen
3.3 Aufzeichnung von Rabatten
3.4 Pfandgelder
3.5 Zahlungsarten und EC-Geräte

3.6 Stornierungsvorgänge
3.7 Führung eines (externen) Kassenbuches

3.8 Der tägliche Kassensturz (Kassendifferenzen)
3.9 E-Rechnung
4 Die Belegausgabepflicht
5 Die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme
6 Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?

7 Die Kassen-Nachschau
7.1 Einführung
7.2 Ablauf einer Kassen-Nachschau
7.3 Gute Vorbereitung – ein Gewinn für alle!

8 Rechtsfolgen nichtordnungsmäßiger Kassenführung

8.1 Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
8.2 Festsetzung von Bußgeldern

9 Wechsel der Kassensoftware bzw. Beendigung der Geschäftstätigkeit

9.1 Die Betriebsprüfung kommt

9.2 Das Datentrichterproblem

10 DATEV-Lösungen

10.1 DATEV Kassenbuch online

10.1.1 Einführung

10.1.2 Programmziel

10.1.3 Programminhalt

10.2 DATEV Datenprüfung comfort

10.2.1 Einführung

10.2.2 Programmziel

10.2.3 Programminhalt

10.3 DATEV Kassenarchiv online und MeinFiskal

Leseproben

Die Kassenführung ist seit Jahrzehnten ein beliebter Prüfungsschwerpunkt in Betriebsprüfungen.
Technisch sind Kassensysteme immer komplexer geworden. Die Funktionen wurden vielfältiger und die Geschäftsmodelle kreativer. Moderne, elektronische Kassensysteme entwickelten sich zunehmend als zentrale Anlaufstelle aller Geschäftsprozesse und als Dokumentationsplattform wichtiger (steuer-)relevanter Aufzeichnungen im Unternehmen.
Diese Aufzeichnungen waren und sind sehr volatil und daher anfällig für Manipulationen.
Das haben auch die Finanzbehörden erkannt und es ist tatsächlich ein internationales Problem. Andere Länder waren bereits in den 1980er Jahren aktiv und haben fiskalische Speicher eingeführt. Dagegen wurde in Deutschland erst im Dezember 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (kurz: KassenG) veröffentlicht, in dem der Gesetzgeber sein novelliertes Sicherheitskonzept im Kontext elektronischer Kassensysteme vorstellte.
Das KassenG besteht aus folgenden Bestandteilen, die ausschließlich im Zusammenspiel miteinander ihr volles Potenzial entfalten:
• Gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht.
• Implementierung von zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtungen (zTSE).
• Belegausgabepflicht mit neuen Belegangaben.
• Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme.
• Einführung einer Kassen-Nachschau.
• Etablierung eines Datenstandards (DSFinV-K).
• Erweiterung der Bußgeldvorschriften.
Die elektronische Kassenführung wurde durch das KassenG technologisch anspruchsvoller und (noch) komplizierter. Hunderte Seiten sind zu lesen, um einen ganzheitlichen und vollständigen Einblick zu erhalten.
Dies stellt sowohl Unternehmen, Steuerberater als auch Kassenfachhändler vor große Herausforderungen und zwingt gleichzeitig alle an einen Tisch, um die unterschiedlichen Kompetenzbereiche zu konsolidieren. Anders wird dieser Themenbereich nicht zu meistern sein.
Dieses Werk soll einen schnellen und gezielten Überblick über die wichtigsten steuerrechtlichen Regelungen im Rahmen der elektronischen Kassenführung auf den Punkt bringen.
Bei allen Fragen sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater oder Kassendienstleister an.
Gerd Achilles, Viktor Rebant April 2025

Über Autor(innen)

Achilles, Gerd
Seit fast 20 Jahren ist er Betriebsprüfer des Landes NRW und überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst, u.a. bei Gewerbebetrieben, gemeinnützigen Organisationen und der öffentlichen Hand. In dieser Eigenschaft schult er Themen rund um die Kassenführung innerhalb der Oberfinanzdirektion NRW und ist zudem Gastdozent für „Risikomanagement bei Bargeschäften“ an der Bundesfinanzakademie (BFA).

Außerhalb der Finanzverwaltung betätigt er sich als Autor diverser Fachbücher und Publikationen sowie als Referent für Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Schätzung der Besteuerungsgrundlagen.

Rebant, Viktor
Viktor Rebant unterhält eine Boutique-Beratung im Bereich Tax Technology und berät Steuerkanzleien und mittelständische Unternehmen.

Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen Tax CMS, der Compliance-konformen Gestaltung von Prozessen (u. a. IKS, GoBD, KassenG), der digitalen Betriebsprüfung und der Digitalisierungs- und Transformationsberatung. Zudem berät er überwiegend in der Schnittstelle zwischen IT und Steuerrecht.

Herr Rebant ist Mitglied des Fachausschusses "Aus- und Weiterbildung" im Institut für Digitalisierung im Steuerrecht e. V. (IDSt). Er ist zudem als Lehrbeauftragter an verschiedenen Hochschulen und als Referent und Autor in den zuvor genannten Themenkomplexen tätig.