Sauer Der Stellvertreter - Erfolgreich führen aus der zweiten Reihe

1. Auflage 2016
ISBN: 978-3-446-45069-1
Verlag: Carl Hanser
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark

E-Book, Deutsch, 220 Seiten

Dieses Werk zeigt, wie die Stellvertreterrolle souverän gemeistert und als Chance genutzt wird!
- Sicher auftreten und innerhalb bestimmter Grenzen kraftvoll führen
- Saubere Rollenklärung und Arbeitsteilung mit dem Chef hinkriegen
- Teams überzeugen, motivieren und mitnehmen
- Eigene Karriere voranbringen
- Mit konkreten Tipps, Checklisten, Übungen und Reflexionsaufgaben
Stellvertreter müssen Führungsarbeit unter erschwerten Bedingungen leisten. Ohne Disziplinargewalt und mit einer oft diffusen Aufgabenbeschreibung sollen sie den Chef in Abwesenheit vertreten und ihn ansonsten loyal unterstützen. Dabei stehen die Stellvertreter unter besonderer Beobachtung der Mitarbeiter und des Managements, denn Stellvertretungen werden häufig gezielt als Testfeld für Nachwuchs-Führungskräfte genutzt.
Dieses Buch vermittelt kompakt und knapp das nötige Wissen und Handwerkszeug für die Stellvertreteraufgabe. Dazu gehören beispielsweise eine klare Rollendefinition und Arbeitsteilung mit dem regulären Chef, die Motivation der Mitarbeiter, aber auch die eigene Karriereplanung und die Entwicklung einer Zukunftsstrategie.

Autoren/Hrsg.

Sauer, Christian

Fachgebiete

• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Management
• Wirtschaftswissenschaften Betriebswirtschaft Bereichsspezifisches Management Management: Führung & Motivation
• Wirtschaftswissenschaften Wirtschaftswissenschaften Wirtschaft: Sachbuch, Ratgeber

Inhaltsverzeichnis

1;Vorwort;6
2;Inhalt;10
3;Schnelleinstieg: Die sieben wichtigsten Tipps für erfolgreiche Stellvertreter;14
4;1 Grundwissen zur Stellvertretung;16
4.1;1.1 Vor- und Nachteile der Position;17
4.2;1.2 Aufgaben des Stellvertreters;19
4.2.1;1.2.1 Handeln anstelle des Chefs: In Vertretung (i.?V.);21
4.2.2;1.2.2 Handeln im abgesprochenen Rahmen: Im Auftrag (i.?A.);22
4.2.3;1.2.3 Weisungsbefugnis des Stellvertreters;23
4.3;1.3 Formeller Handlungsrahmen des Stellvertreters;24
4.4;1.4 Informeller Spielraum des Stellvertreters;26
4.5;1.5 Stellvertretung als Interaktion;30
5;2 Faktoren für einen guten Start;34
5.1;2.1 Einstieg und Einarbeitung;37
5.2;2.2 Klärung der Stellung des Stellvertreters;38
5.3;2.3 Startbedingungen von Nesthockern und Nestflüchtern;42
5.3.1;2.3.1 Klärungsgespräch mit dem Chef;43
5.3.2;2.3.2 Klärungsphase und Mitarbeiter;46
5.3.3;2.3.3 Grundregeln für Klärungsgespräche;47
5.3.4;2.3.4 Sichere Gesprächsführung mit dem V-Modell;48
5.4;2.4 Fit für den Alltag;52
6;3 Umgang mit Chef und Team;54
6.1;3.1 Dos and Don’ts für Stellvertreter;57
6.2;3.2 Umgang mit Wissenslücken und Unsicherheiten;59
6.3;3.3 Umgang mit Überlastungssituationen;63
6.4;3.4 Strategieplanung mithilfe der Stellvertretermatrix;65
7;4 Moderieren und Motivieren;72
7.1;4.1 Teambesprechungen;73
7.1.1;4.1.1 Teambesprechungen in Anwesenheit des Chefs;74
7.1.2;4.1.2 Finden des richtigen Rollenverständnisses mit dem Spielmachermodell;76
7.1.3;4.1.3 Teambesprechungen in Abwesenheit des Chefs;80
7.1.4;4.1.4 Stellvertreter als Spielmacher;83
7.2;4.2 Motivation von Mitarbeitern;86
8;5 Souverän Führen und Delegieren;92
8.1;5.1 Umgang mit Meinungsdifferenzen und Widerstand;94
8.1.1;5.1.1 Mit Fragen führen;95
8.1.2;5.1.2 Gesprächsführung aus dem V-Modus;97
8.2;5.2 Delegieren von Aufgaben;101
8.3;5.3 Stellvertreter als Empfänger von Delegationen;105
9;6 Langfristige Strategie entwickeln;114
9.1;6.1 Vergütung von Stellvertretern;115
9.1.1;6.1.1 Stellvertretung und Unternehmenskultur;116
9.1.2;6.1.2 Kosten einer Stellvertretung;119
9.2;6.2 Wege zur Zufriedenheit;126
9.2.1;6.2.1 Tücken des Kaminaufstiegs;134
9.2.2;6.2.2 Gefahren von Putschfantasien;136
9.2.3;6.2.3 Stellvertreter und die dunklen Seiten der Macht;137
10;7 Handwerkszeug für Stellvertreter in Changeprozessen;142
10.1;7.1 Phasen eines Changeprozesses;142
10.2;7.2 Aufgaben des Stellvertreters im Changeprozess;144
10.3;7.3 Rolle des Stellvertreters im Changeprozess;147
10.4;7.4 Stellvertreter und agiles Projektmanagement;149
10.5;7.5 Führungsinstrumente des Stellvertreters in Changeprojekten;155
10.6;7.6 Führen von Mitarbeitern in Veränderungsprojekten;156
11;Epilog;162
12;Literatur;166
13;Index;168
14;Autor;180

Leseproben

1	Grundwissen zur Stellvertretung

Sie erfahren hier:

• was Stellvertreterpositionen attraktiv macht,

• welche Vorteile und welche Nachteile Stellvertreterpositionen haben,

• wie man die Befugnisse von Stellvertretern definieren kann,

• warum Stellvertretung eindeutig ein Führungsjob ist, und zwar ein ziemlich komplizierter.

Was Sie konkret für Ihre Praxis brauchen:

• Sie machen sich klar, in welchem Rahmen Sie als Stellvertreter handeln dürfen,

• Sie analysieren, welchen informellen Spielraum Sie als Stellvertreter haben,

• Sie entwickeln eine Strategie für Ihre Rolle als Stellvertreter.

Der Job eines Stellvertreters ist begehrt. Wer den Chef vertritt, erfährt interessante Details, kann Entscheidungen beeinflussen und sich mindestens ab und zu einmal in der Führungsrolle ausprobieren. Das motiviert. Und mehr Renommee bringt diese Zusatzfunktion auch mit sich.

Kein Wunder, dass Frau Zeller zusagt. Sie hat den Reiz und die Chance sofort erfasst. Aber sie hat auch kurz innegehalten und sich ein paar wichtige Fragen gestellt. Ihr ist klar, dass der Stellvertreterjob kein reines Zuckerschlecken ist.

1.1	Vor- und Nachteile der Position

Tatsächlich handelt es sich bei der Stellvertretung um eine besonders ausgeprägte Sandwichposition: Viele Stellvertreter fühlen sich regelrecht eingequetscht zwischen den Ansprüchen von oben (zum Beispiel: „Sorg dafür, dass die Mitarbeiter tun, was ich will!“) und denen von unten (zum Beispiel: „Bring dem Chef bei, dass es so nicht geht!“). Die Arbeit als Stellvertreter oder Stellvertreterin hat eben Vorteile und Nachteile.

Vorteile der Stellvertreterposition:

• mehr Renommee,

• mehr Informationen über Strategien und Entscheidungen der Leitungsebene,

• Teilnahme an wichtigen Besprechungen,

• mehr Macht, zumindest in Abwesenheit des Chefs, und generell mehr Einfluss,

• Teilhabe an der Führung, ohne selbst die volle Verantwortung zu tragen.

Nachteile der Stellvertreterposition:

• mehr Verantwortung und Stress als in der Mitarbeiterrolle, oft verbunden mit Zeitproblemen,

• Sonderstellung im Team und deshalb teilweise Misstrauen seitens der Mitarbeiter,

• Abhängigkeit vom Verhalten und vom Wohlwollen des Chefs,

• Klagemauerfunktion, weil die Mitarbeiter beim Stellvertreter ihre Sorgen abladen,

• eigene Leistung als Stellvertreter ist nach außen kaum sichtbar.

Wer eine Stellvertreterposition angeboten bekommt, sollte abwägen: Wie wahrscheinlich ist es, dass sich die Vorteile wirklich so einstellen? Können Sie mit den möglichen Nachteilen leben?

Es ist richtig und wichtig, sich etwas Zeit für die Entscheidung über eine Stellvertreterfunktion zu nehmen. Wie Sie im Laufe dieses Buches sehen werden, ist die Aufgabe eines Stellvertreters komplizierter, als man zunächst denkt. Mag auch nicht jede Befürchtung vom Anfang später so eintreffen, die Stellvertreterrolle bringt doch Probleme mit sich, die man anfangs nicht überschauen kann. Sie ist genau genommen sogar schwieriger als etwa die eines Abteilungsleiters, also einer sogenannten Linienführungskraft. Denn die Linienführungskraft weiß, wo ihre Entscheidungsverantwortung anfängt und aufhört und sie hat die sogenannte Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern. Beides trifft auf einen Stellvertreter so klar nicht zu.

Das sollte aber niemanden reflexartig zurückzucken lassen. Stellvertreter zu sein, kann eine spannende und erfüllende Aufgabe sein. Es ist eine verantwortungsvolle Rolle, die viel zum Teamerfolg beitragen kann. Und es ist oft tatsächlich der Einstieg in weitere Führungsaufgaben ? schon deshalb, weil man als Stellvertreter auf dem Radar der nächsthöheren Managementebene erscheint.

Mehr noch: Ein engagierter Stellvertreter bereitet sich nebenbei auf viele Aspekte einer „normalen“ Führungsposition vor. Manche, die diesen Karriereschritt später wirklich vollziehen, erleben den Aufstieg zum Abteilungsleiter oder Bereichsleiter dann als Entlastung: Endlich eindeutig Chef sein! Das geht ja ganz leicht! Aber das ist für frischgebackene Stellvertreter wie Frau Zeller noch weit weg. Ihr steht eine anstrengende Zeit bevor, in der sie allerdings auch große Lern- und Entwicklungsschritte machen kann.

1.2	Aufgaben des Stellvertreters

Warum gibt es eigentlich Stellvertretungen? Die wichtigste Begründung: Damit der Betrieb reibungslos weiterläuft, wenn der Chef einmal krank oder im Urlaub ist. Genauer bedeutet das: In einer Abteilung oder einer Organisation müssen zu jedem Zeitpunkt Entscheidungen fallen können. Gemeint sind hier zunächst kleine Entscheidungen. Jeden Tag gibt es organisatorische Fragen oder dringende Probleme (zum Beispiel Fehler und Beschwerden), die möglichst sofort geklärt werden müssen. Stellvertretung bedeutet zuallererst, diese kleinen Steine aus dem Weg zu räumen, wenn der Chef es gerade nicht kann.

Aus der Sicht des Teams heißt Stellvertretung also: „Wir können weiterarbeiten, wenn der Boss nicht da ist.“ Aus der Sicht des Chefs: „Ich kann ruhig einmal weg sein. Der Laden läuft weiter.“ Aus der Sicht der Gesamtorganisation oder der externen Partner und Kunden: „Die Abteilung ist jederzeit ansprechbar und funktioniert.“

Die zentrale Aufgabe aller Stellvertreter ist es, den Betrieb am Laufen zu halten, wenn die zuständige Führungskraft abwesend ist.

Das ist eine recht enge Definition der Stellvertreteraufgaben. Im Umkehrschluss würde das ja bedeuten: Die Zuständigkeit des Stellvertreters endet automatisch, sobald der Chef anwesend ist, und sie berührt auch nur kleinere Entscheidungen im Alltag. Denn mit allem anderen, etwa mit Richtungsentscheidungen, haben Stellvertreter nichts zu schaffen.

Doch das wäre zu schwarz-weiß gemalt. Jeder kennt Stellvertreter, die auch in Anwesenheit des Chefs eine hervorgehobene Rolle spielen und die mitentscheiden, wenn es um große Projekte und die künftige Ausrichtung geht. Manche scheinen gar eine Art Generalbefugnis zu haben und machen zu können, was sie für richtig halten. Sie sind eine Art Chef-neben-dem-Chef. Tatsächlich müssen wir den Merksatz durch einen zweiten ergänzen:

Stellvertreter können sehr weitgehende Zuständigkeiten und Befugnisse innehaben. Das ist jedoch Verhandlungssache zwischen Chef und Stellvertreter oder bildet sich in gelebter betrieblicher Praxis heraus.

Und daraus ergibt sich automatisch ein dritter Merksatz:

Eine allgemeingültige Definition, wie die Aufgaben und die Rolle eines Stellvertreters zu verstehen sind, gibt es nicht.

Für Sie als amtierende oder künftige Stellvertreter bedeutet das: Alles ist möglich. Der Normalfall wäre, dass Chef und Stellvertreter die Befugnisse des Stellvertreters miteinander aushandeln und dies schriftlich festhalten, in einem sogenannten Geschäftsverteilungsplan. Tun sie das aber aus irgendwelchen Gründen nicht, dann stellt sich trotzdem mit der Zeit heraus, welche Befugnisse der Stellvertreter hat. Die praktische Zusammenarbeit von Tag zu Tag und Monat zu Monat wird es zeigen. Auch das ist eine Rollenklärung.

Die Rollenklärung gehört also zu jeder Stellvertreterposition dazu. Sie verläuft jedes Mal anders und selten konfliktfrei. Kein Wunder, denn beim Thema...