Siemer / Schwarz Organisiert

Termine, Kontakte, Aufgaben immer & überall im Griff
1. Auflage 2011
ISBN: 978-3-446-42804-1
Verlag: Hanser, Carl
Format: PDF
Kopierschutz: Adobe DRM (»Systemvoraussetzungen)

E-Book, Deutsch, 162 Seiten

So funktioniert perfektes Zeitmanagement heute
Tag für Tag gibt es Dinge zu organisieren: Aufgaben, Termine, E-Mails und vieles mehr. Wie behalten Sie alles im Griff?
Zum Glück sind Computer und Smartphones wahre Organisationstalente! Wie Sie damit Zeit gewinnen und den Überblick behalten, lesen Sie in diesem DIGITALlifeguide.
Organisieren Sie Ihren Alltag effizient!
- Wer, was, wann, wo? Behalten Sie E-Mails und Kontakte, Aufgaben, Notizen und Termine, Daten und Dateien im Griff.
- Privat und im Job: Wie Sie Ihre Lebensbereiche getrennt organisieren und doch miteinander in Einklang bringen.
- Für sich selbst und mit anderen: Stimmen Sie Termine und Aufgaben im Team, in der Familie und im Verein ab.
- Vom PC bis zur »Wolke«: Nutzen und verbinden Sie unterschiedliche Systeme, vom Heim-PC über Notebook, Mac und Smartphone bis zur »Cloud«.
- Welches Programm ist ideal für mich? Lernen Sie hier die Bordmittel von Windows und Mac kennen, dazu Outlook und OneNote sowie Google und andere, kostenlose Tools.

Autoren/Hrsg.

Siemer, Karsten

Schwarz, Manfred

Inhaltsverzeichnis

1;INHALTSVERZEICHNIS;3
2;VORWORT;7
2.1;Die URL-Box, der QR-Code und die Website zum Buch;7
2.1.1;Andere Boxen und die Web-Tags;8
2.1.2;Sind Sie bereit für die digitale Art des Organisierens?;8
3;1 GUT ORGANISIERT SEIN: VIELE WEGE FÜHREN NACH ROM;9
3.1;Effektiv oder effizient? Beides!;9
3.1.1;Vorsicht, Suchtgefahr!;9
3.1.2;Zeitmanagement trifft Zeitgeist;10
3.2;Das Pareto-Prinzip oder 80/20-Prinzip;10
3.2.1;Allgemeingültiges Prinzip für fast jede Situation;11
3.3;Die Pomodoro-Technik;11
3.3.1;Der 25-Minuten-Trick;12
3.3.2;Digitale Hilfsmittel;12
3.4;Die Eisenhower-Methode oder ABC-Analyse;13
3.4.1;Wichtig und/oder dringend?;13
3.4.2;Digitale Hilfsmittel;14
3.5;Stephen R. Covey: 7 Wege zur Effektivität;14
3.5.1;Der umfassende Ansatz;14
3.6;David Allen: Getting Things Done (GTD);15
3.6.1;Die List mit den Listen;15
3.6.2;Digitale Hilfsmittel;16
3.7;Leo Babauta: Zen-To-Done (ZTD);16
3.7.1;Der Zen-Weg;16
3.7.2;Digitale Hilfsmittel;17
3.8;Lothar Seiwert: Simplify ...;17
3.8.1;Vom Großen zum Kleinen;17
3.8.2;Digitale Hilfsmittel;18
3.9;Cordula Nussbaum: Organisieren Sie noch ...;18
3.9.1;Chaoten haben Potenzial;18
3.9.2;Digitale Hilfsmittel;19
3.10;Kathrin Passig und Sascha Lobo: Dinge geregelt kriegen;19
3.10.1;Der Anti-Ratgeber;19
3.10.2;Digitale Hilfsmittel;20
3.11;Was soll ich lesen?;20
3.11.1;Für jeden Typ das passende System;21
3.12;So geht es weiter;21
3.12.1;Die Kosten-Nutzen-Frage;22
3.13;Vier Fälle – Wegweiser für Eilige;23
3.13.1;1. Der Single: technisch up to date und mobil;23
3.13.2;2. Das Paar: Windows- und Mac-Nutzer;23
3.13.3;3. Die Familie: das traute Heim-Netzwerk;24
3.13.4;4. Das Team: online zusammenarbeiten;24
3.14;Vom Papierkalender zum Online-Büro;24
4;2 GUT UND GÜNSTIG: PROGRAMME FÜR ALLE FÄLLE;25
4.1;Outliner KeepNote;26
4.1.1;KeepNote einrichten;26
4.1.2;KeepNote nutzen;27
4.2;Online-Notizbuch Evernote;28
4.2.1;Vom PC übers Web zumSmartphone – und zurück;29
4.2.2;Fokus: Wiki und Zettelkasten;31
4.3;Aufgaben-SpezialistRemember The Milk;31
4.3.1;Fokus: PocketMod – der Smartphone-Ersatz aus Papier;33
4.4;Mind-Map-Programme;34
4.4.1;FreeMind – nicht nur für denEinstieg;35
4.4.2;www.mindmeister.com –Mind-Maps online und im Team;35
4.4.3;Fokus: Teamwork online;36
4.5;Pomodoro: KeepFocused;36
4.5.1;KeepFocused nutzen;36
4.6;IMAP, das Postfach im Netz;37
4.6.1;Was „Cloud“ für die Daten, ist IMAP für Mails;38
4.7;E-Mails und mehr mitThunderbird und Lightning;38
4.7.1;Thunderbird installieren und einrichten;39
4.7.2;Mails mit Thunderbird organisieren;41
4.7.3;Kontakte organisieren;42
4.7.4;Aufgaben und Termine mit Lightning organisieren;43
4.8;Zusatz-Tools oder Bordmittel?;44
5;3 BORDMITTEL NUTZEN: WINDOWS LIVE MAIL UND MEHR;45
5.1;Die Windows-Live ID;46
5.2;Windows Live Essentials installieren;47
5.3;Windows Live Mail;48
5.3.1;Schnellansichten wählen;49
5.3.2;E-Mails filtern und sortieren;49
5.3.3;Kontakte und Adressen verwalten;50
5.4;Windows Live Webkalender;52
5.4.1;Kalender in Windows Live Mail;52
5.4.2;Fokus: Office Web Apps;55
5.5;Windows Live Mesh;56
5.6;Windows-7-Extras;57
5.7;Es geht immer noch mehr;58
6;4 IHR DIGITALER SEKRETÄR: MIT OUTLOOK PROFESSIONELL ORGANISIERT;59
6.1;Outlook individuell einstellen;59
6.1.1;Startseite und Aufgabenleiste;59
6.1.2;Erweiterte Optionen, E-Mail-Einstellungen;61
6.1.3;Aus E-Mails Aufgaben oder Termine erzeugen – und umgekehrt;62
6.1.4;Aufräumen und Bereinigen;62
6.2;Ordnen, Verwalten und Suchen;63
6.2.1;Ordner;63
6.2.2;Kategorien;64
6.2.3;Kennzeichen zur Nachverfolgung;65
6.2.4;Regeln;65
6.2.5;Quicksteps;66
6.2.6;Ansichten und Filter;66
6.2.7;Suche und Suchordner;67
6.3;Aufgaben und Notizen;68
6.3.1;Ordnung durch Ordner;69
6.3.2;Notizen;70
6.4;Kalender und Termine;70
6.4.1;Terminplanung mit der Maus;70
6.4.2;Regelmäßig pünktlich sein;71
6.4.3;Den Überblick behalten;71
6.4.4;Team- und Web-Kalender;72
6.5;Kontakte;73
6.5.1;Einbindung der Social Networks;74
6.6;Das perfekte Team;74
7;5 MEHR ALS EIN NOTIZBUCH: MIT ONENOTE PLANEN, SAMMELN, ORDNEN;75
7.1;Wie funktioniert OneNote?;76
7.1.1;Aufbau;76
7.1.2;Inhalte;77
7.1.3;Weitere Funktionen;78
7.1.4;Fokus: OneNote für Smartphones;80
7.2;Mit OneNote organisieren;81
7.2.1;Das Gerüst vorbereiten;81
7.2.2;Fokus: Zeitmanagement;82
7.2.3;Inhalte einfügen;82
7.2.4;Suchfunktion;83
7.2.5;Listen;83
7.2.6;Kategorien;84
7.2.7;Seitenvorlagen;84
7.2.8;Online und im Team arbeiten;86
7.3;Ein starkes Team – doch nicht konkurrenzlos;86
8;6 MEHR ALS SUCHEN: MIT GOOGLE ONLINE ORGANISIEREN;87
8.1;Pro und Contra;87
8.1.1;Auch offline;89
8.1.2;Der Weg zum Google-Konto;89
8.2;Google Mail;90
8.2.1;Ordnung mit Labels;91
8.2.2;Filter;92
8.2.3;Fokus: Sortierter Eingang (Priority Inbox);92
8.2.4;Kontaktverwaltung;92
8.3;Kalender, Aufgaben, Notizen;93
8.3.1;Termine im Blick;93
8.3.2;Fokus: Google Kalender mit Outlook synchronisieren;95
8.3.3;Aufgaben- und To-do-Listen;96
8.3.4;Mail > Aufgabe > Termin;96
8.3.5;Notizen;97
8.4;Daten synchronisieren;98
8.5;Organisation ist keine Systemfrage;98
9;7 FRISCHES OBST: MIT APPLE-SYSTEMEN GUT ORGANISIERT;99
9.1;Von Haus aus Organisationstalente;99
9.1.1;Adressbuch: Kontakte anlegen;100
9.1.2;Adressbuch: Kontakte verwalten und Gruppen anlegen;101
9.2;iCal: Mehr als nur ein Kalender;103
9.2.1;Mehrere Kalender anlegen und verwalten;103
9.2.2;Kalender freigeben;105
9.2.3;Aufgaben anlegen und verwalten;106
9.3;Mail: die Organisationszentrale;108
9.3.1;E-Mails empfangen und senden;108
9.3.2;Regeln und intelligente Postfächer;109
9.3.3;Aufgaben und Notizen;110
9.3.4;Termine in iCal übernehmen;111
9.4;Alles synchron mit MobileMe;111
9.5;Nicht nur der Mac ist ein Organisationstalent;114
10;8 FENSTER PUTZEN: DER AUFGERÄUMTE WINDOWS-PC;115
10.1;Welche Maßnahmen zurPC-Optimierung lohnen sich?;115
10.2;Ordnung auf der Festplatte;117
10.2.1;Fokus: Festplatten richtig aufteilen;118
10.2.2;Tipps zum Windows-Explorer;118
10.2.3;Favoriten: Abkürzung zu Ihren Lieblingsordnern;120
10.2.4;Dateien: Markierungen und weitere Eigenschaften;121
10.3;Windows-Bibliotheken nutzen;123
10.3.1;Eine Bibliothek anlegen, umbenennen oder löschen;124
10.3.2;Einen Ordner hinzufügen oder entfernen;125
10.3.3;Bibliotheken nutzen;126
10.4;Aufräumen und Synchronisieren;126
10.4.1;Doppelte Dateien mit AllDup finden;127
10.4.2;Ordner synchronisieren;128
10.4.3;Fokus: Daten richtig sichern;131
10.5;Die Suchfunktion: Finden statt Suchen;131
10.5.1;Den Such-Index optimal einstellen;132
10.5.2;Suchoptionen: natürliche Sprache verwenden;133
10.5.3;Weitere Tipps zur Suche;134
10.6;Datei-Organisation lohnt sich;134
11;9 AUSWÄRTS SPEICHERN: DATEN UND BILDER ONLINE VERWALTEN;135
11.1;Vor- und Nachteile von Online-Festplatten;135
11.1.1;Online-Festplatten einrichten;136
11.2;Dropbox;137
11.2.1;Öffentlich, geteilt oder privat?;138
11.3;Trend Micro SafeSync undAlice SmartDisk;139
11.3.1;Automatische Datensicherung permanent;140
11.4;SkyDrive und Live Mesh;141
11.4.1;Viel Platz für Office-Dokumente und Fotos;141
11.5;Photoshop.com;142
11.6;Picasa;143
11.7;Jederzeit und überall;144
12;10 IMMER AUF DEM LAUFENDEN: ORGANISATION MIT SMARTPHONES;145
12.1;Synchronisation;146
12.1.1;Datenabgleich lokal über USB, WLAN oder Bluetooth;146
12.1.2;Datenabgleich online;148
12.2;Kommunikation und Kontakte;149
12.2.1;IMAP und Push;150
12.2.2;Mail-Apps;150
12.2.3;Mail-Apps, zum Beispiel K-9 Mail;151
12.2.4;Kontakte;152
12.3;Kalender und Termine;152
12.3.1;Kalender-App Jorte;153
12.4;Aufgaben und Notizen;153
12.4.1;Evernote für alle Fälle;154
12.4.2;Aufgaben unterwegs erledigen;154
12.4.3;Fokus: Reisen mit dem Smartphone;155
12.5;Auch mal abschalten;156
13;ANHANG;157

Leseproben

(S. 114-115)

Meistens dient noch immer ein PC oder Notebook als zentraler digitaler Werkzeugkasten, auch wenn inzwischen oft ein Zweit-PC, ein Smartphone, ein Tablet-PC, ein Medien-PC oder all dieses gleichzeitig zusätzlich genutzt wird Viel spricht dafür, diesen Haupt-Rechner gut zu pflegen, denn hier erledigen Sie einen wichtigen Teil Ihrer Arbeit und hier laufen Ihre Daten zusammen Pflegen heißt in diesem Zusammenhang, alle wichtigen Daten auf dem neuesten Stand zu halten, strukturiert abzulegen und zuverlässig zu sichern sowie Datenmüll loszuwerden Der Aufwand dafür macht sich bezahlt Das gilt für den Heim-PC ebenso wie für den Rechner im Büro.

Ganz konkret bringt Ihnen ein gut organisierter PC folgende Vorteile:

- Sie finden benötigte Dateien sofort
- Sie verschwenden keine Zeit damit, Dubletten oder, noch schlimmer, verschiedene Varianten von Dokumenten zu verwalten, die Sie immer wieder sichten und bewerten müssen
- Sie sichern weitgehend automatisch alle benötigten Daten (und nur diese) regelmäßig und zuverlässig
- Sie nutzen die eingebauten Möglichkeiten des Betriebssystems und der Programme zum effizienten Arbeiten
- Wenn Sie mit mehr als einem PC zu tun haben, synchronisieren Sie weitgehend automatisch die Daten, die Sie auf mehreren Geräten benötigen

In diesem Kapitel steht der Windows-7-PC im Vordergrund Die meisten grundlegenden Aussagen gelten aber auch für Rechner mit anderen Betriebssystemen von Windows XP bis zu Linux, wobei sich die Abläufe und die Werkzeuge unterscheiden In der Welt der Apple-Rechner mit dem Betriebssystem Mac OS X sieht es etwas anders aus, denn hier ist von vornherein alles so konsequent auf Übersichtlichkeit ausgerichtet, dass das Thema Datenorganisation für den Anwender an Bedeutung verliert Über MobileMe und andere Apple- Werkzeuge lesen Sie mehr im Kapitel 7.

Welche Maßnahmen zur PC-Optimierung lohnen sich?

Die Titelseiten der PC-Zeitschriften sind voll von großartigen Versprechungen: „So machen Sie Ihren PC 50 % schneller!“ Oder: „Die 20 kostenlosen Power-Tools für optimale Leistung!“ Lassen Sie sich davon nicht beeindrucken, denn die Mühe lohnt sich normalerweise nicht Genau genommen gibt es gar keine kostenlosen Tools, denn Sie bezahlen für die vermeintliche Optimierung in jedem Fall mit Ihrer kostbaren Zeit, die Sie für die Installation, Einrichtung etc aufbringen müssen.

Über Autor(innen)

Karsten Siemer ist Diplom-Medienberater. Er hat als Redakteur einer PC-Zeitschrift und in der Dokumentation eines Hamburger Software-Unternehmens gearbeitet. Seit einigen Jahren ist er freiberuflich als Technischer Redakteur mit dem Schwerpunkt betriebswirtschaftliche Software tätig.Manfred Schwarz hat als Autor mehr als 35 Bücher entwickelt und realisiert, unter anderem für Gräfe und Unzer, Eichborn, Ravensburger und Microsoft Press. Als Coach und Trainer liegt sein Fokus auf den Bereichen Kommunikation und Führungskräfteentwicklung. Er ist Herausgeber der DIGITALlifeguides.