E-Book, Deutsch, 158 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
Wölfle Verwaltervergütung in der Immobilienwirtschaft
1. Auflage 2025
ISBN: 978-3-648-18362-5
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Strategien zu Kalkulation und Gewinnoptimierung
E-Book, Deutsch, 158 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
ISBN: 978-3-648-18362-5
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: 6 - ePub Watermark
Prof. Dr. Marco Wölfle ist Diplom-Volkswirt und seit 11 Jahren Wissenschaftlicher Leiter, Studiengangsleiter des Center for Real Estate Studies (CRES).
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1.4 Begriffliche Abgrenzungen
Weiter oben wurden vier Aufgabenschwerpunkte für Verwaltungsunternehmen benannt. Diese und das entsprechende Leistungsspektrum von Immobilienverwaltern ergeben sich aus den rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen. Zusätzlich kann die Eigentümerstruktur Einfluss auf die Mandatsgestaltung haben.
1.4.1 Rechtliches im Zusammenhang mit der Immobilie
Vor allem bei Wohnimmobilien ist die Trennung von Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum relevant. Gemeinschaftseigentum umfasst alle Teile des Grundstücks und des oder der aufstehenden Gebäude, die für den Bestand und die Nutzung der gesamten Wohnanlage wesentlich sind und nicht einem einzelnen Eigentümer zugeordnet werden können. Da Gemeinschaftseigentum allen Eigentümern gemeinsam zur Verfügung steht, macht auch nur eine gesamthafte Verwaltung Sinn. Veränderungen am Gemeinschaftseigentum bedeuten einen Eingriff ins Vermögen Dritter und bedürfen daher der Zustimmung aller. Typische Bestandteile des Gemeinschaftseigentums sind Gartenflächen und Wege, Außenwände, Treppen und Flure, aber auch die Leitungen und Rohre im Haus.
Bewohner können diese Festlegung manchmal nur schwer nachvollziehen. Wohnungseingangstüren und Fenster zum Beispiel sind üblicherweise nach außen hin Gemeinschaftseigentum, werden aber auf der Innenseite den einzelnen Eigentümern zugerechnet. Der Grund für diese Trennung: Das sogenannte Sondereigentum definiert sich darüber, dass die Nutzung dem einzelnen Eigentümer vorbehalten ist. Veränderungen im Sondereigentum betreffen üblicherweise nur das Vermögen des jeweiligen Eigentümers. Nutzt er die Wohnung selbst, kann er bauliche Maßnahmen ohne Zustimmung Dritter durchführen, sofern er nicht in die Rechte anderer eingreift. Ist die Wohnung hingegen vermietet, benötigt der Mieter die Zustimmung des Eigentümers oder des ihn vertretenden Verwalters, wenn er etwas verändern will. Veränderungswünschen des Eigentümers sind gegenüber dem Mieter durch das Mietrecht im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und die Gestaltung des Mietvertrags Grenzen gesetzt. Was zum Gemeinschafts- und was zum Sondereigentum zählt, wird bei jeder Wohnimmobilie zwingend mit Bau und Inbetriebnahme oder bei einem Umbau im Rahmen juristischer Grenzen festgelegt, zum Beispiel durch das Baugesetzbuch (BauGB).
Noch zwei weitere Begriffe spielen bei Wohnimmobilien eine wichtige Rolle: Das Sondernutzungsrecht räumt Bewohnern die exklusive Nutzung an Gemeinschaftseigentum ein. Bei Erdgeschosswohnungen mit Gartenflächen, Tiefgaragenplätzen oder ausschließlich durch eine bestimmte Wohnung erreichbare Speicherflächen fühlt es sich für Eigentümer oder Mieter oft so an, als wären solche Flächen ihr Eigentum. Fakt ist aber, dass sie für diese zwar zahlen und sie nutzen, aber im Grunde sind sie an die »Spielregeln« gebunden, die für das Gemeinschaftseigentum gelten.
So wie einzelne Personen Gemeinschaftseigentum aufgrund von Sondernutzungsrechten exklusiv nutzen können, ist umgekehrt möglich, dass Sondereigentum nicht zu Wohnzwecken genutzt werden darf. In diesem Fall wird von Teileigentum gesprochen. Dies trifft beispielsweise grundsätzlich bei gewerblicher Nutzung zu. Durch diese begriffliche Definition hat der Gesetzgeber die Möglichkeit geschaffen, dass bereits mit der Teilungserklärung festgelegt werden kann, wie die künftige Nutzung der Immobilie aussieht.
Abschließend sind Kellerräume ein Beispiel für Flächen, die je nach Gestaltungswunsch beim Bau einer Immobilie allen genannten Kategorien zugeordnet werden können. Wurde nichts anderes geregelt, sind Keller grundsätzlich als Gemeinschaftseigentum zu betrachten, weil sie nicht zu einer abgeschlossenen Wohneinheit gehören. Für manche Kellerräume ist diese Festlegung sogar zwingend, etwa für Heiz- oder Technikräume und Flure im Kellerbereich.
Üblicherweise wünschen sich Wohnungseigentümer Kellerräume, die allein ihnen zur Verfügung stehen. Um dies zu klären, wären eine offenkundig sichtbare Abgrenzung und eine eindeutige Formulierung in der Teilungserklärung die richtige Wahl. Um dem ersten Kriterium zu genügen, bedarf es einer verschließbaren Einfassung, die Unbefugte nicht ohne Weiteres überwinden können. Eine Wohnungseingangstür ist hingegen nicht nötig. Zur Eindeutigkeit in der Teilungserklärung verhilft der Verweis auf einen Grundriss der Kellergeschosse in Verbindung mit einer Nummerierung, die sich zweifelsfrei den Wohneinheiten zuordnen lässt.
Entsprechend der nutzungsartbedingten Abgrenzung zwischen Teileigentum und Sondereigentum ist ein gewerblich genutzter Keller dem Teileigentum zuzuordnen. Sondernutzungsrechte eignen sich, wenn ein Nutzer Anspruch auf eine gewisse Fläche hat, diese aber nach Quadratmeterzahl oder Lage auf lange Sicht auch verändert werden können soll.
Hinweis
Die beschriebenen Festlegungen gelten grundsätzlich auch im Gewerbebereich. Jedoch kann es schnell zu erheblich aufwendigeren Gestaltungen kommen, wenn es um Nutzungsschwerpunkte von Gewerbeimmobilien geht. Handelt es sich um ein Gebäude mit ausschließlicher Büronutzung, können Teilungserklärungen ähnlich wie für Wohnimmobilien gestaltet werden. Bei Shopping-Malls mit anteiliger Büronutzung kommen in der Praxis meist vielgestaltige Besonderheiten hinzu. Flughäfen oder Klinikimmobilien mögen noch komplexere Bedingungen mit sich bringen, was sich auch durch die Eigentümerstruktur ergeben kann.
1.4.2 Rechtliches im Zusammenhang mit den Beteiligten
Am einfachsten ist es, wenn sich auf beiden Seiten eines Mandats je eine Person befindet. Denn damit reduziert sich die Gefahr von Missverständnissen und die Zeit für Abstimmungen oder gar die Beilegung von Meinungsverschiedenheiten. In der Praxis dürfte dies aber bei den wenigsten Mandaten der Fall sein. Häufig werden Immobilienverwalter von einer GdWE beauftragt. Und auch im Verwaltungsunternehmen wird nicht immer nur eine Person handeln. Ist über die üblichen Aufgaben hinaus interne oder externe Fachexpertise nötig, sind meistens noch mehr Menschen beteiligt.
Auch hinter anderen Auftraggebern können mehrere Personen stehen. Um nicht in eine ausufernde Rechtsformdiskussion zu geraten, werden hier nur die relevantesten Konstellationen beleuchtet. Am Ende zählt, in welcher Struktur die Beteiligten organisiert sind bzw. wer belastbare Aussagen treffen darf. Auftraggeber der Verwaltung ist meist der Immobilieneigentümer. Handelt es sich um eine Einzelperson, macht es Sinn, sich auf ihre Aussagen zu verlassen. Die meisten Verwalter werden im Tagesgeschäft grundsätzlich unterscheiden können, ob es gerade um einfache Sachverhalte und Schadensmeldungen mit Handlungsbedarf geht oder um Maßnahmen mit erheblicher finanzieller oder technischer Relevanz für die Immobilie. Vor allem im zweiten Fall empfiehlt es sich, die Folgetätigkeiten schriftlich abzusichern.
Anfragen und Anforderungen an den Verwalter können aber auch von mehreren Personen ausgehen. Denn häufig beschäftigen Einzelpersonen Mitarbeitende. Hier ist vor Aufnahme des Mandats zu klären, wer welche Befugnisse und Verantwortlichkeiten übernimmt. Auch wenn eine Immobilie nicht in Gemeinschafts- und Sonder- oder Teileigentum aufgeteilt ist, kann auf der anderen Seite eine »Gruppe« von Eigentümern stehen. Als klassischer Fall ist die Erbengemeinschaft zu nennen. Hier ist Vorsicht geboten, weil bei Erbengemeinschaften bzw. Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) das Einstimmigkeitsprinzip gilt. Bei Rechtsformen wie Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft (AG), Stiftung oder Genossenschaft gibt es einen Geschäftsführer oder Vorstand, der die Leitung innehat. Diese Person unterschreibt Aufträge und kann festlegen, wer von den Mitarbeitenden für welche Aspekte der Immobilienverwaltung Ansprechpartner ist. Auch bei Rechtsformen wie der GbR kann die Entscheidungsbefugnis an eine ausgewählte Person übertragen werden. Dazu ist eine schriftliche Vollmacht erforderlich, die von allen anderen unterschrieben sein muss. Der Verwalter sollte sich für mögliche künftige Streitfälle absichern, indem er einen Scan oder eine Kopie des Dokuments erstellt und gut verwahrt.
Die genannten Rechtsverhältnisse sind an zwei Stellen für Verwalter wichtig. Zum einen könnten sie bei Gestaltungsentscheidungen gefragt werden, welche Konstellation aus ihrer Erfahrung heraus zu weniger oder mehr Problemen führt. Das ist möglich, auch ohne zu einer vollumfänglichen juristischen Beratung befugt zu sein. Zum anderen sollten auch Bauträger Verwalter schon möglichst früh einbinden, weil sie die Nutzungsperspektive der Immobilie kennen und sich dank ihrer Mitwirkung langfristig wirkende Fehlentscheidungen vermeiden lassen. Bauunternehmen verfügen in der Regel über viel Erfahrungen, sind aber auf die Erstellungsphase fokussiert und nicht auf die Nutzung.
Sind die Festlegungen bereits getroffen, ist es wichtig zu prüfen, wie komplex die Eigentümerstruktur einer Immobilie ist. Verwalter dürfen sich daran erinnern, dass sie nicht jede Immobilie annehmen müssen. Bei komplexen Rechtsverhältnissen empfiehlt sich eine operative Ausgestaltung des Mandats. Im Zuge der Beauftragung darf durchaus geregelt werden, wer für welches Thema als Ansprechpartner des Verwalters zuständig ist. Auch die Entscheidungsbefugnisse sollten eindeutig geklärt werden, um Streitigkeiten und Schadenersatzforderungen zu vermeiden....
