Rechtsfragen. Organisationsanforderungen. Umsetzungstipps.
E-Book, Deutsch, 87 Seiten
Reihe: NWB RAPID
ISBN: 978-3-482-78581-8
Verlag: NWB Verlag
Format: EPUB
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Rechnungen elektronisch zu senden und zu empfangen gehört in vielen Großunternehmen heute zum erwarteten Standard. Auch KMUs stehen daher immer mehr vor der Herausforderung, elektronische Rechnungsprozesse zu etablieren. Ganz praktisch zeigt Ihnen diese Broschüre, wie Sie am besten dabei vorgehen. Neben den rechtlichen Fragen stehen vor allem die Organisation und Implementierung der neuen Prozesse im Mittelpunkt. So geben die Autoren unter anderem wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter einbinden und so bereits im Vorfeld spätere Akzeptanzschwierigkeiten vermeiden.
NWB RAPID – aktuell, kompakt, schnell verfügbar:
Diese Broschüre erscheint in der neuen Reihe NWB RAPID. Durch die digitale Aufbereitung sind praxisgerechte Informationen zu aktuellen Themen und speziellen Beratungsgebieten damit für Sie besonders schnell verfügbar. Als eBook, PDF-Dokument oder Print-on-Demand-Buch.
Ebenfalls lieferbar in der Reihe NWB RAPID:
Das neue Mindestlohngesetz (MiLoG).
Der PKW im Steuerrecht.
Die neuen GoBD zur IT-gestützten Buchführung und zum Datenzugriff.
Die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartGmbB).
Die 20 wichtigsten Fragen zu § 13b UStG.
Erneuerbare Energien nach der EEG-Novelle 2014.
IFRS 15.
Neues Beitragsrecht in der gesetzlichen Krankenversicherung ab 1.1.2015.
Reform der Pflegeversicherung.
Rente mit 63.
Umsatzsteuer 2014/2015.
Unmittelbare Versorgungszusagen an GmbH-Geschäftsführer.
Weitere Titel erscheinen in Kürze.
eBook-Information:
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Zielgruppe
Unternehmen.
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
III. Rechtliche Randbedingungen
1. UStG, HGB, AO generell
In Deutschland sind speziell im Umsatzsteuergesetz einige formale Anforderungen an Rechnungen gestellt, inkl. Pflichtangaben je Rechnung (§ 14 UStG). Die Beachtung von § 14 UStG ist wichtig, weil sonst gemäß § 15 nachträglich der Vorsteuerabzug in Frage gestellt werden kann, was zu erheblicher Kostenbelastung führen kann. In Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) sind verschiedene Vorgaben für die Aufbewahrung zu finden, die in den GoBD konkretisiert sind. Die Vorgaben in HGB und AO sind teilweise wortgleich. Für die Steuerprüfung ist vor allem die AO von Bedeutung. Dort sind die §§ 145 bis 147 und § 200 für uns von Bedeutung, weil sie sich mit Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beschäftigen. All diese Vorgaben sind seit langem bekannt und gelten unabhängig vom Übertragungsweg, sie sind somit generell zu beachten. Das Umsatzsteuergesetz regelt die formalen Anforderungen an Rechnungen in § 14 Abs. 1 wie folgt: „(1) 1Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. 2Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. 3Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. 4Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. 5Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. 6Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. 7Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. 8Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ 2. GoBD als Nachfolger von GoBS und GDPdU
Die Vorgaben der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) definierten bisher Anforderungen bzgl. Ordnungsmäßigkeit, Unveränderbarkeit, Lesbarkeit etc., um damit dem Unternehmen die Sicherheit für eine eventuelle Wirtschafts- und Steuerprüfung zu geben. Teilweise werden die Anforderungen auch unter dem Begriff „revisionssichere Archivierung“ zusammengefasst. Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) hatten hingegen die Aufgabe, durch systematische Auswertung Aspekte in den Daten aufzudecken, die auf Buchführungsfehler hinweisen. Sie sind somit der „Metalldetektor“ für die Nadel im Heuhaufen. Bei den GoBS handelt es sich um eine Konkretisierung der Anforderungen von HGB und AO, die von der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) erarbeitet wurden. Die GoBS wurden mit BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995 (BStBl 1995 I S. 738, NWB DokID: HAAAA-77174) bekannt gegeben und erhielten damit auch die offizielle Anerkennung des Bundesministeriums der Finanzen. Die GDPdU hingegen wurden ausschließlich durch das BMF erstellt und 2002 publiziert. Aufgrund des Alters der Dokumente war eine Anpassung an die heutigen technischen und organisatorischen Gegebenheiten zwingend notwendig. Die Finanzverwaltung setzte sich dabei das Ziel, die GoBS, GDPdU und FAQ zum Datenzugriff in einem BMF-Schreiben zu bündeln und zu konkretisieren. Nach mehreren Entwürfen erfolgte die Veröffentlichung der GoBD als BMF-Schreiben am 14. 11. 2014 (BStBl 2015 I S. 458, NWB DokID: BAAAE-90169). Die GoBD gilt somit als Nachfolger von GoBS und GDPdU verpflichtend ab 1. 1. 2015 für alle Buchführungs- bzw. Steuerpflichtigen – ohne Übergangszeitraum. Wichtigste Verschärfungen der GoBD im Überblick: Unveränderbarkeit wird bereits von Beginn der Transaktion an, also auch in Vorsystemen wie Kassensystemen und Warenwirtschaftssystemen verlangt. Unveränderbarkeit gilt auch für aufbewahrungspflichtige Dokumente, die nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind (Briefe, Arbeitsanweisungen etc.). Unveränderbarkeit, Historisierung und Aufbewahrung von Stammdaten, d. h. die zum Zeitpunkt der Buchung bzw. Erstellung des Belegs gültigen Stammdaten müssen vorgehalten werden. Das Hauptproblem liegt dabei bei Rechnungsstellern, die Ausgangsrechnungen nicht archivieren sondern zum Prüfungszeitpunkt reproduzieren. Mittels OCR ausgelesener Volltext ist nach Verifikation und Korrektur aufbewahrungspflichtig und für die maschinelle Auswertbarkeit vorzuhalten. Doch neben allen Verschärfungen bringt die GoBD auch einige Verbesserungen. So wird der ZUGFeRD-Hybrid-Standard explizit unter Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten als elektronische Rechnung akzeptiert und besonders auch für Hybridformate wird klargestellt: „Beleg ist was der Buchung dient“. Mit anderen Worten: der Rechnungsempfänger ist frei in der Wahl des Rechnungsabbilds oder der Daten als Beleg. Die Möglichkeit des Ersetzenden Scannens wird in der GoBD konkretisiert bzw. unterstützt. Nach dem Scan soll die Bearbeitung ausschließlich mit dem digitalen Beleg erfolgen. Der Papierbeleg kann vernichtet werden, wenn keine anderen rechtlichen Aufbewahrungspflichten gelten. Die Umwandlung und Aufbewahrung als sog. „Inhouse-Formate“ ist zulässig, sofern keine inhaltliche Änderung oder Einschränkung bei der maschinellen Auswertbarkeit entsteht. Neben dem finalen Inhouse-Format muss das ursprünglich eingegangene Format allerdings auch archiviert werden. Verstärkt wird in der GoBD eine aktuelle Verfahrensdokumentation gefordert. Diese ist bereits seit Erscheinen der GoBS (1995) Pflicht und beschreibt, was, wann, wie konvertiert, geprüft, weitergeleitet und archiviert wird. Das Fehlen der Verfahrensdokumentation ist eine Ordnungswidrigkeit. 3. UStG und elektronische Rechnungen
Aufgrund der Änderung der EU-Mehrwertsteuersystem-Richtlinie zur „Gleichbehandlung von Papier und elektronischer Form“, ist die Signatur seit dem 1. 1. 2013 europaweit optional. 2011 wurde Absatz 1 des § 14 UStG wegen des Steuervereinfachungsgesetzes überarbeitet. Dabei hat man gleich die neue EU-Richtlinie mit eingearbeitet, sodass in Deutschland bereits seit dem 1. 7. 2011 keine Signatur mehr erforderlich ist. Allerdings sind auch in Deutschland nach dem 1. 7. 2011 zwei zusätzliche Anforderungen für elektronische Rechnungen geblieben: Obwohl es nun keine technischen Vorgaben für die elektronische Rechnung mehr gibt, wird dennoch die Sicherstellung der Integrität (Unversehrtheit des Inhalts) und der Authentizität (Echtheit der Herkunft) gefordert. Wichtig wird dies vor allem dann, wenn Vereinfachungen im Prozess eingeführt werden. Dies kann auch bestehende EDI-Prozesse treffen. Wenn bspw. die – bisher immer noch häufig anzutreffende – EDI-Sammelrechnung entfallen soll, weil sie seit dem 1. 1. 2009 aufgrund des Steuerbürokratieabbaugesetzes nicht mehr benötigt wird, bekommen die EDI-Daten eine andere Bedeutung. Vorher war die Sammelrechnung die steuerlich relevante Grundlage, nun sind es die EDI-Daten selbst, die vorher nur „Buchungshilfe“ waren. Somit müssen nun die EDI-Daten sämtliche Pflichtangaben enthalten und auch entsprechend der GoBD archiviert werden. 4. Rechtliche Anforderungen an strukturierte Daten
Sobald Daten übertragen werden, wird „Electronic Data Interchange“ (EDI) angewendet. Das entspricht zwar (noch) nicht dem allgemeinen Verständnis, letztlich lassen sich aufgrund der heutigen technologischen Möglichkeiten die tradierten Abgrenzungen aber nicht aufrechterhalten. EDI hängt weder davon ab, dass ein EDIFACT-Standard (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce...
