Die Erfolgsmethode einfach erklärt. Version 2017
E-Book, Deutsch, 226 Seiten
ISBN: 978-3-7398-0207-7
Verlag: UVK Verlag
Format: EPUB
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Die Olympiade 2012 in London ging als nahezu perfekt gemanagte Großveranstaltung in die Geschichte der Olympischen Spiele ein. Doch was war das Geheimnis hinter dem Projekterfolg aus London? Welche Tricks und Kniffe hatten die Verantwortlichen auf Lager? Sie wurde auf Basis von PRINCE2 zum Erfolg!
PRINCE2 gilt als die weltweit erfolgreichste Best Practice Methodik, geformt aus rund 30 Jahren Projektmanagement-Erfahrung. Dieses Buch vermittelt Ihnen verständlich und nachvollziehbar, was hinter der PRINCE2-Methodik steckt und wie Sie diese in der Praxis einsetzen können.
Anhand des Beispielprojekts Olympia bauen die Autoren die Methodik Schritt für Schritt auf. Ein Glossar und Lösungen zu den Übungsfragen finden Sie am Ende dieses Buches. Sie werden in der Lage sein, in PRINCE2-Projekten erfolgreich mitzuarbeiten und die offizielle PRINCE2-Foundation Prüfung abzulegen.
Autoren/Hrsg.
Weitere Infos & Material
1 Grundlagen
2 Projektvorbereitung
3 Projektinitiierung
4 Projektablauf
5 Projektabschluss
6 Prüfung und Zertifizierung
7 Glossar
8 Lösungen zu den Übungsfragen
9 Bonus Prüfungsmaterial
2Projektvorbereitung
2.1Prozess: Vorbereiten eines Projekts | Starting Up a Project (SU)
Der Zweck des Prozesses „Vorbereiten eines Projekts“ dient dazu, mit geringstmöglichem Mittelaufwand herauszufinden, ob es sich um ein durchführbares und lohnendes Projekt handelt. Ferner geht es darum, die Projektinitiierung vorzubereiten und erste Verantwortlichkeiten für die Durchführung des Projekts zu definieren. Bereits vor Beginn des Projekts startet dieser Prozess. Oft wird in der Praxis dieser Prozess einer Phase gleichgestellt, in PRINCE2 jedoch nur als Prozess. Der Auslöser, also der Input für den Prozess, ist das Projektmandat. Dieses ist ein Managementprodukt, welches mit notwendigen Informationen hinsichtlich erster Projektinformationen ausgestattet ist. Durch den Prozess „Vorbereiten eines Projekts“ soll sichergestellt werden: 1. … dass alle für die Initiierung notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt sind1) Wie in folgendem Schaubild zu sehen, ist die Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten einer der ersten Schritte. Durch den Schritt „Auftraggeber und Projektmanager ernennen“ soll sichergestellt werden, dass bereits vor Projektbeginn die richtigen und wichtigsten Personen zur Steuerung und zum Management eines Projekts vorhanden und benannt sind. Die genauen Beschreibungen der Rollen des Projektmanagers und Auftraggebers werden dann im Thema „Organisation“ in Abschnitt 2.3 beschrieben. In diesem Prozessschritt wird im Übrigen auch das Projekttagebuch erstellt. Das Projekttagebuch wird in der PRINCE2-Terminologie als ein sehr informelles Managementprodukt beschrieben. Es dient dem Projektmanager als – salopp gesagt – Notizblock; als Notizblock für sämtliche Anliegen, die innerhalb eines Projekts anfallen. In der Praxis spricht man hierbei auch oft von einer Todo-Liste des Projektmanagers. Zu beachten ist hierbei, dass ausschließlich der Projektmanager selbst die Kompetenz besitzen sollte, dieses Managementprodukt zu pflegen und zu lesen. Im dritten Prozessschritt des Schaubilds geht es darum, eine erste Indikation der Projektmanagementteams zu entwerfen und zu ernennen. Erste Indikation deswegen, da natürlich innerhalb der Projektinitiierung und den darauffolgenden Projektphasen eine Änderung des Projektteams möglich, sogar üblich ist. Kaum ein Projekt, vor allem umfangreiche, komplexe und langlaufende, kommen ohne Änderungen innerhalb Ihrer Projektorganisation aus. Die hier beschriebenen Aktivitäten von PRINCE2, spiegeln vor allem das Grundprinzip der „definierten Rollen und Verantwortlichkeiten“ wider. Als Thema wird hier das Thema „Organisation“ behandelt, welches sich vor allem mit den Rollen und Projektorganisationsstrukturen auseinandersetzt. 2. … dass so viele Erfahrungen wie möglich in Form eines Erfahrungsprotokolls niedergeschrieben sind2) Im zweiten Prozessschritt „Vorhandene Erfahrungen erfassen“ sollen das erste Mal, schon bereits vor Beginn des Projektvorhabens, Erfahrungen positiver und negativer Natur besprochen und niedergeschrieben werden. Ziel es ist, anhand des Managementprodukts „Erfahrungsprotokoll“, eventuelle Do´s und Dont´s aus Vorgängerprojekten zu erfassen, um so die aktuell anstehende Projektinitiierung, aber auch die kommende Projektdurchführung so effizient wie möglich zu gestalten. Das Erfahrungsprotokoll ist eine sich im Laufe des Projekts dauerhaft anpassende Liste aus gemachten Erfahrungen, zum Beispiel aus Vorgänger-Projekten. Dauerhaft bedeutet hierbei, dass dem Grundprinzip „Lernen aus Erfahrung“ dahingehend nachgekommen werden muss, als dass nicht nur einmal zu Beginn und einmal zum Ende eines Projekts über Erfahrungen gesprochen werden soll, sondern im Grunde genommen am Ende jeder Phase die Erfahrungen der letzten Phase notiert werden sollen. Oft wird dies auch als „Lessons Learned“ bezeichnet. 3. … dass die Initiierung wirtschaftlich in Form des Business-Case-Entwurfs gerechtfertigt ist3) Wenn wir uns an das Grundprinzip der fortlaufenden geschäftlichen Rechtfertigung zurückerinnern, wird klar, dass es im Rahmen eines Projekts bzw. hier im Rahmen der Projektvorbereitung einen Zeitpunkt geben muss, an dem man das erste Mal die geschäftliche Rechtfertigung aufzeigt. Dies geschieht im Prozessschritt 4 des Schaubildes. Hier erstellt man den so genannten „Business-Case-Entwurf“. Der Business-Case-Entwurf enthält, wie der Name schon vermuten lässt, nur erste Bestandteile des umfangreichen „Business Case“. Grund hierfür ist, dass man innerhalb der Projektvorbereitung ja mit einem sehr kosten- und zeitgünstigen Ansatz herausgefunden werden soll, ob sich das Projekt lohnt. Die Zeit mit einer umfangreichen Business-Case-Erstellung zu verbringen wäre daher nicht zielführend. Die Bestandteile der abgespeckten Variante – dem Entwurf – sind in erster Linie Gründe und Optionen. Bei der Vorbereitung auf ein Projekt konzentriert man sich oft darauf, WAS getan wird. Das WARUM wird hierbei oft außen vor gelassen. Hierbei soll die PRINCE2-Terminologie, mit Hilfe der Gründe, innerhalb des Business-Case-Entwurfes Abhilfe schaffen. Ferner sollen die Gründe eine Erläuterung bieten, wie das Projekt die Strategien und Ziele des Unternehmens unterstützt. Ein Grund, die Olympiade innerhalb von London stattfinden zu lassen, könnte aktuell die stagnierende wirtschaftliche Situation Londons gewesen sein. Wichtig bei der Definition von Gründen ist, dass diese vergangenheits- bzw. gegenwartsbezogen sind. Die Optionen innerhalb des Business-Case-Entwurfs beinhalten eine Analyse und begründete Empfehlung für eine der vom Projekt gewählten Optionen. Die Optionen, der wirtschaftlichen Situation von London entgegenzuwirken könnten a) die Olympiade und b) die Austragung der Fußball-Weltmeisterschaft sein. Bei den Optionen sollte auch immer die Null-Option mit dargestellt werden: also was würde passieren, wenn nichts getan wird. Die hierfür benötigten Informationen erlangt der Projektmanager, welcher im Übrigen gemeinsam mit dem Auftraggeber den Business-Case-Entwurf erstellt, aus dem Projektmandat und dem bereits angefertigten Erfahrungsprotokoll. 4. … dass ein erster Entwurf der Projektproduktbeschreibung vorhanden ist4) Bereits vor Beginn eines jeden Projekts muss man sich über das fertige Endprodukt Gedanken machen. Umso konkreter, desto besser kann man planen, desto mehr wird man im Laufe des Projekts aufgrund sich verändernder Anforderungen der Kundenseite abändern müssen. Eine Musterlösung, wie granular man planen sollte, gibt es nicht, auch nicht in der PRINCE2-Terminologie. In PRINCE2 wird die Beschreibung des am Ende vom Projekt zu liefernden Produkts als Projektproduktbeschreibung bezeichnet. Diese beschreibt sämtliche Anforderungen des Kunden an das zu liefernde Produkt. Klar ist hierbei, dass dies ein lebendiges Managementprodukt ist. Das bedeutet, dass im Laufe des Projekts sich ergebende Änderung der Anforderungen an das Endprodukt ebenfalls in der Projektproduktbeschreibung niedergeschrieben werden soll. Die im Vorbereiten eines Projekts erstellte Projektproduktbeschreibung stellt somit zwar eine vollkommene Projektproduktbeschreibung, jedoch noch lange keine finale bzw. fertige Projektproduktbeschreibung dar. Vielmehr ist es deren erste Iteration. 5. … dass die Alternative, wie das Projekt durchgeführt werden könnte, bewertet und ausgewählt wurde5) Wie wird das Projekt durchgeführt? Schaffen wir es, die Olympiade selbst auf die Beine zu stellen oder benötigen wir dafür einen Dienstleister, an den wir die Organisation outsourcen? Die Antwort auf diese Art von Fragen findet sich im Projektlösungsansatz. Der Projektlösungsansatz beschäftigt sich klassischerweise mit der Make-or-Buy- Entscheidung. Wird das Projektendprodukt von einem selbst im Rahmen des Projekts erstellt oder kümmert sich ein externer Dienstleister um die Erstellung? Hat man diese und weitere Informationen bzw. weitere Managementprodukte zusammengetragen, erstellt man aus dieser Sammlung an wichtigen Managementprodukten aus dem Prozess „Vorbereiten eines Projekts (SU)“ ein Art Managementprodukt Management Summary, genannt Projektbeschreibung. Mehr hierzu in Abschnitt 2.2. 6. … dass die für die Initiierungsphase notwendigen Arbeiten in Form eines Initiierungsphasenplans dokumentiert worden sind6) Wie in den vorhergegangenen Zeilen bereits ersichtlich wurde, ist innerhalb der PRINCE2-Terminologie, eine Einteilung in Phasen außerordentlich wichtig. Um jeder Phase die Chance zu geben, von Anfang bis Ende hoch...
