E-Book, Deutsch, 112 Seiten
ISBN: 978-3-86414-541-4
Verlag: REDLINE
Format: EPUB
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Autoren/Hrsg.
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II. Informationstransfer
Der Informationstransfer ist neben Ideenfindung, Diskussion und Entscheidungsfindung eine der vier wichtigsten Zielsetzungen von Meetings. Wie wir bereits im Abschnitt über die Moderationseinleitung beziehungsweise Agendaerstellung gesehen haben, erzeugen diese vier grundlegenden Zielsetzungen meist vier spezifisch geartete Kommunikationssituationen. Es handelt sich hierbei natürlich um idealtypische Vereinfachungen, die im Normalfall nicht in Rein-Form auftauchen. Es bietet sich aber an, diese vier »Situationen« isoliert zu betrachten, um so in den Kapiteln II bis V ein Raster oder einen Überblick über wichtige Kommunikationswerkzeuge eines Meetings zu geben. Am Beginn stehen die verschiedenen Dimensionen des Informationsaustauschs:
Kurze Wortmeldungen
Der Großteil von Informationen in Meetings wird in Form von Kurzstatements ausgetauscht. Darunter versteht man kurze Wortmeldungen des Moderators oder der Teilnehmer, wobei es sich um vorbereitete oder spontane Beiträge handeln kann. Die Dauer dieser Statements liegt in der Regel bei weniger als einer Minute, kann aber auch bis zu drei Minuten umfassen. Sehr viele Kurzstatements werden von den jeweiligen Sprechern spontan ohne größere Überlegungen oder Vorbereitungen getätigt. Gerade aber weil diese Wortmeldungen unvorbereitet geschehen, werden wir hier näher auf mögliche Struktur- und Aufbauprinzipien eingehen. Um sicherzustellen, dass ich meine Zuhörer fessle, ist es wichtig, gerade komplexe Inhalte so zu strukturieren, dass ich die Aufmerksamkeit unbemerkt lenke. Hierzu ist es notwendig, einen Umweg über geschriebene Texte zu nehmen, die als Vorbild für unsere Wortmeldungen in Meetings dienen können.
Zeitungsartikel als Aufbauplan für Wortmeldungen
Was geschieht, wenn Sie eine Zeitung lesen? Normalerweise lesen oder überfliegen Sie erst einmal einige Überschriften. Wenn Sie eine dieser Überschriften interessiert, lesen Sie die Unterüberschrift, also die zwei bis drei Zeilen Zusammenfassung, die fett gedruckt unter der Überschrift stehen. Nur wenn diese Kurzzusammenfassung Ihr Interesse wecken konnte, lesen Sie den eigentlichen Artikel. Hier ein wahllos herausgegriffenes Beispiel aus einer Tageszeitung: Eiffelturm: Brand auf höchster Plattform Überschrift mit Kernaussage 500 Paris-Besucher wurden evakuiert – Kurzschluss in Schaltraum hatte den Brand ausgelöst – Nach einer Stunde war der Spuk vorbei Unterüberschrift mit Zusammenfassung der Punkte Paris – Auf der Spitze des Eiffelturms hat vermutlich ein Kurzschluss in einem Schaltraum einen Brand ausgelöst. Verletzt wurde durch das Feuer am Dienstagabend niemand, teilte die Polizei mit. Der 300 Meter hohe Turm, auf dessen höchster Plattform sich zum Zeitpunkt des Brandes etwa 500 Besucher befanden, wurde sofort evakuiert. Insgesamt wurden etwa 3.000 Menschen in Sicherheit gebracht. Detail 1 Besucher seien zu keinem Zeitpunkt gefährdet gewesen, da der Schaltraum sich oberhalb der Besucherplattform befinde. Detail 2 Der Brand konnte nach etwa einer Stunde gelöscht werden, der Sachschaden sei gering, sagte ein Sprecher der Eiffelturmgesellschaft. Auf der obersten Etage des 1889 zur Weltausstellung eingeweihten Wahrzeichens der Stadt Paris sind Sendeanlagen für Radio und Fernsehen untergebracht. Detail 3 (Der Standard, 23.07.03, http://derstandard.at/) In der Überschrift und der Unterüberschrift ist die gesamte Information des Artikels in gebündelter Form zusammengefasst. Der eigentliche Artikel geht dann zwar mehr ins Detail, die Kerninformation ist aber bereits vorher kommuniziert worden. Gute Wortmeldungen sind sehr häufig ähnlich aufgebaut wie Zeitungsartikel, wobei die Hauptinformation bereits in den ersten Sekunden in Form einer Überschrift und Unterüberschrift vermittelt wird. Versetzen Sie sich in folgende Situation: In einem Meeting soll über die Besetzung einer offenen Managerposition entschieden werden. Am Beginn stellen die verschiedenen Teilnehmer in einer Art Informationsrunde ihren Favoriten und dessen Qualifikationen kurz vor. Das Wort geht reihum, und jeder kann seinen Kandidaten in Form eines kurzen Statements von ein bis drei Minuten darstellen. Oft sind in diesen Statements jedoch zu viele verwirrende Detailinformationen verpackt. Resultat: Die Zuhörer blenden sich aus und nehmen die Essenz des Gesagten nicht wirklich wahr.
»Überschrift« in der Wortmeldung
Der erste Schritt ist immer: mit dem Allgemeinen, also der »Überschrift« beginnen. In unserem konkreten Fall wäre das die Tatsache, dass Sie eine qualifizierte Bewerberin für die ausgeschriebene Stelle haben. Dieser erste Schritt ist offensichtlich und fällt eigentlich leicht, da Sie hier nur das Thema beziehungsweise die Kernaussage Ihrer Wortmeldung einzubringen brauchen. Sie behaupten in diesem ersten Schritt, dass Sie für dieses oder jenes Problem eine Lösung anzubieten haben. Die natürliche Reaktion der Zuhörer auf diese Aussage ist, sich die Frage zu stellen: Warum glaubt diese Person zu wissen, was wir benötigen? Diese Reaktion ist völlig normal und gut.
»Unterüberschrift« in der Wortmeldung
Wichtig ist nun, wann der Sprecher auf diese implizite Frage der Zuhörer eine Antwort gibt. In den meisten Fällen wird er einfach mit dem Erzählen der Details beginnen, warum er glaubt, dass seine Kandidatin besonders qualifiziert ist. Dabei überspringt er aber einen wichtigen kommunikativen Schritt – die Unterüberschrift. Er kommuniziert dann so wie ein Zeitungsartikel, der zwar eine Überschrift, aber keine Unterüberschrift besitzt und damit keine wirklichen Gründe für das Weiterlesen bietet. Normalerweise entscheidet der Leser bei der Unterüberschrift, ob er sich auf den Artikel einlassen soll. Erhält er nur den Titel, basiert sein mögliches Weiterlesen ausschließlich auf gutem Glauben an einen interessanten Artikel. Guter Glaube ist aber kein guter Garant für Aufmerksamkeit. Deshalb gibt die Unterüberschrift des Zeitungsartikels die wichtigste Information des eigentlichen Artikels in Form von faktischer Information bereits hier bekannt, wie in unserem oben erwähnten Zeitungsbeispiel. Kehren wir also zu unserem Beispiel zurück, dem Kurzstatement im Meeting. Wie müsste in diesem Fall eine »Überschrift« und »Unterüberschrift« aussehen? Sie sollte eine Antwort auf die im Raum stehende Frage nach dem Grund geben, warum der von Ihnen ausgewählte Kandidat qualifiziert ist. Das erreichen Sie, indem Sie die Highlights Ihres Statements sozusagen als Kurzzusammenfassung voranstellen. Im konkreten Fall der Wortmeldung könnte dies etwa folgendermaßen lauten:
Sprachmodul: Short statement with »article« I think I’ve found a very strong candidate for the marketing position. The person meets all the three major requirements we specified in the job ad: first, prior work experience in a company similar to ours. Second, a combination of business and science degree from a major university. Third, the personal flexibility required for the job. Let me start with her first set of qualifications – her work experience. She spent seven years with our major competitor before she … headline sub-headline + numbers + summary of points
going into details As I see things, your project will inevitably face three major problems: First, staff – we don’t have enough people at the moment. Second, budget – we simply don’t have the money to finance it. And third, time – we are way too close to the deadline. Let me go into more detail and start with the first problem – staff. As you all know, in the past year we had to downsize this particular department and therefore … headline + numbers summary of points going into details Die »Überschrift« und die »Unterüberschrift« umreißen in zwei bis drei kurzen Sätzen die wichtigsten Qualifikationen der Kandidatin in Kurzform. Dies bedeutet, dass die Zuhörer sich bereits im Vorfeld, das heißt innerhalb der ersten 15 Sekunden der Wortmeldung, über Inhalt und Aufbau des Folgenden ein klares Urteil bilden können. Überzeugt dieser ausgelegte »Köder«, dann werden die Zuhörer der Wortmeldung ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Goldene Regel: Argumente beziffern
In der sogenannten Unterüberschrift ist es von Vorteil, die Zahl der Argumente anzugeben, die man dann ins Feld führt. In unserem konkreten Beispiel betonen Sie bereits in der Unterüberschrift, dass sich Ihre Kandidatin durch drei...
