E-Book, Deutsch, 155 Seiten
Reihe: Mini-Handbücher
Events planen und gestalten
E-Book, Deutsch, 155 Seiten
Reihe: Mini-Handbücher
ISBN: 978-3-407-36920-8
Verlag: Beltz
Format: EPUB
Kopierschutz: Adobe DRM (»Systemvoraussetzungen)
Christoph Knöbel berät und unterstützt seit mehr als 30 Jahren Unternehmen und Organisationen in Fragen der externen und internen Kommunikation. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Beratungs-, Konzeptions- und Textarbeit im weiten Feld der Live-Kommunikation. Außerdem schreibt er Reden und Vorträge für Führungskräfte.
Autoren/Hrsg.
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Menschen, Organisationen und die Methode
Wer ist an der Arbeit mit Eventthinking beteiligt?
Weil Eventthinking, wie beschrieben, eigentlich nur bei Events mit inhaltlichem Anspruch Sinn macht, widmen wir uns in diesem Handbuch hauptsächlich solchen Veranstaltungen, die von Unternehmen, Verbänden, Institutionen etc. ausgerichtet werden. Die entscheidende Gemeinsamkeit aller dieser Organisationen: Sie bestehen aus unterschiedlich großen Gruppen von Menschen. Wenn aber die Veranstaltungen Inhalte der jeweiligen Organisation vermitteln bzw. Ziele der Organisation erreichen soll, so stehen hinter diesen Inhalten und Zielen immer Menschen mit ihren jeweiligen spezifischen Arbeitsaufträgen, Ansichten und auch Wünschen. Die Arbeit an einem Event ist also zum überwiegenden Teil Arbeit mit Menschen – und der Event selbst ohnehin. Wer (haupt-)beruflich für die Realisierung von Events verantwortlich ist, weiß das natürlich. Doch die wenigsten Menschen in Organisationen sind Veranstaltungsprofis – und können das aufgrund ihrer Aufgaben und Rollenprofile auch nicht sein. Das bedeutet, dass ihre Wünsche, ihr Wissen, ihre Kontakte – kurz: ihr Input, zwar essenziell für das Gelingen des Events ist, sie aber oft erst einmal darüber ins Bild gesetzt werden müssen, was wann wie von ihnen gebraucht wird und wieviel Zeit und Engagement sie aufbringen müssen. Wenn das aus Zeitgründen oder unterschiedlich motivierten Rücksichtnahmen unterbleibt, so kann die zielgerichtete Zusammenarbeit mit ihnen manchmal ungewollt mühsam werden. Speziell hierarchische Unterschiede zwischen den beteiligten Personen – mit der Eventplanerin in der untergeordneten Position – können solche Kommunikationsprobleme verstärken. Aus diesem Grund beinhaltet Eventthinking verschiedene Routinen und Techniken, die die Zusammenarbeit mit allen für das Eventprojekt relevanten Menschen einfacher und effektiver machen – ganz gleich, ob sie zur Organisation gehören (Interne) oder nicht (Externe). Diese Routinen und Techniken basieren grundsätzlich auf zwei verschiedenen Vorgehensweisen: Direkte Kommunikation mit dem Ziel, ein gemeinsames Verständnis vom jeweils relevanten Gegenstand herzustellen. Die bewusste Berücksichtigung der Situationen, Beziehungen, Interessen etc. von jenen Personen, mit denen nicht immer direkt kommuniziert werden kann (Perspektivübernahme). Neben ihrer funktionalen Wirkung, nämlich einer Verbesserung der zielgerichteten Zusammenarbeit im Event-Projekt, können beide Vorgehensweisen auch zu einem grundsätzlich besseren, verständnis- und respektvollerem und konstruktiveren Verhältnis zwischen den verschiedenen Beteiligten führen. Wir kommen darauf im Kapitel »Die Funktion von Workshops im Event-Design Prozess« noch einmal vertiefend zurück. Jetzt aber wollen wir uns erst einmal ein Gesamtbild über die unterschiedlichen Personen verschaffen, die üblicherweise in die Realisierung von Event-Projekten innerhalb von Organisationen eingebunden sind: Im Unternehmen ElectroBianco arbeiten an einem Marketing-Event zur Einführung eines neuartigen Geschirrspülers folgende Personen: Die Event-Owner: Marketingleiter und Markenstrategin Inhaltlich beitragende Experten: Der Produktmanager (er ist intern) Die Social-Media Expertin (sie ist extern) Die interne Eventabteilung wird durch folgende Personen vertreten: Die Haupt-Eventplanerin Weitere Personen aus der Eventabteilung Und wer profitiert im weiteren Projektverlauf von der methodischen Arbeit mit Eventthinking? Alle Umsetzenden des Events, die durch diese Arbeit klare Ansagen bekommen (Designer*innen, Architekt*innen, Techniker*innen, Cater*innen, Künstler*innen, Vortragende etc.) Und natürlich die späteren Teilnehmenden, da sich durch das methodische Vorgehen die Stimmigkeit der Kommunikation bedeutend erhöht. Das sind, auch ohne die Teilnehmenden, die ja im äußersten Fall in die Tausende gehen können, schon eine Menge Menschen. Sie alle haben nicht nur ihre individuelle Persönlichkeit, sondern auch verschiedene Aspekte und Eigenschaften, die sich aus ihren jeweiligen Rollen im Eventprojekt ergeben. Diese Eigenschaften im Rahmen von Eventthinking besser kennenzulernen und einzukalkulieren, macht die Zusammenarbeit für alle Beteiligten deutlich angenehmer. Schauen wir uns deshalb einmal die Personen aus dem Beispiel genauer an. Die Event-Owner Als Event-Owner bezeichnen wir bei Eventthinking die Personen, die als die faktischen Auftraggeber fungieren, also die Hoheit über die Definition der Ziele, Leitgedanken, Botschaften, Inhalte etc. haben. Häufig sind das in Unternehmen, Verbänden und anderen Organisationen die Personen an der Spitze der jeweiligen Hierarchie, doch das muss nicht so sein. Entscheidend ist, dass ihre Ansagen gelten. Für die Eventplanerin ist als erstes zu klären, ob es sich um eine Person oder um mehrere handelt. Es kommt in der Praxis häufig vor, dass mehrere Personen zum Kreis der Event-Owner gehören und diese darüber hinaus in verschiedenen, eventfremden Unternehmensbereichen tätig sind. In diesem Fall wird der Kommunikationsaufwand spürbar höher, deshalb müssen die Event-Owner für sich klären, wie sie in ihrer Gruppe zu Entscheidungen kommen wollen. Keinesfalls kann die Entscheidungsfindung der Event-Owner Aufgabe der Eventplanerin sein bzw. deren Arbeit belasten. Sie benötigt, um ihre Arbeit optimal leisten zu können, grundsätzlich konsolidierte, gut abgestimmte Ansagen. Aber wer gehört überhaupt in den Kreis der Event-Owner? Je nach Größe und Komplexität der Organisation kann es durchaus auch »hidden Owner« geben, die, wenn sie nicht rechtzeitig von der Eventplanerin identifiziert und in den Prozess eingebunden werden, im weiteren Verlauf erhebliches Störpotenzial entfalten können. Zur Klärung, wer in den Kreis der Event-Owner gehört, kann die Beantwortung der folgenden Fragen helfen: Wer hat den Event initiiert? Für welche Event-Owner haben die Ergebnisse des Events einen bzw. den meisten Nutzen? Wer arbeitet mit den Ergebnissen wie weiter? Wer trägt die Kosten? Um ihrer Rolle im Sinne des Projekterfolgs optimal gerecht werden zu können, benötigen die Event-Owner Wissen, das von ihnen als Nicht-Eventprofis nicht unbedingt vorausgesetzt werden kann. Das fängt an mit der Frage, was ein Event überhaupt zur Erreichung ihrer kommunikativen Ziele leisten kann. Oder wie sie ihre Ideen und Vorstellungen in das Event-Design einfließen lassen können. Darüber hinaus, wieviel Zeit sie für die optimale Vorbereitung des Vorhabens reservieren sollten. Oft ist auch unklar, wer alles an der Event-Umsetzung mitarbeitet und was die Rollen dieser Personen sind – und auch, was ihre eigene Rolle auf dem Event sein wird. Inhaltlich beitragende interne und externe Experten Häufig sind noch weitere inhaltlich beitragende Vertreter für ein Event-Projekt...
