Grundlagen für alle Projektphasen
E-Book, Deutsch, 179 Seiten, E-Book
Reihe: Haufe Fachbuch
ISBN: 978-3-648-15952-1
Verlag: Haufe
Format: EPUB
Kopierschutz: Wasserzeichen (»Systemvoraussetzungen)
Dieser Crashkurs erklärt angehenden Projektmanagern verständlich und übersichtlich alle relevanten Grundlagen zum Projektmanagement, gibt konkrete Anleitungen für alle Projektphasen und einen Überblick über Projektmanagement-Begriffe. Anhand eines Beispielprojekts kann das Gelernte leicht in die Praxis umgesetzt werden.
Inhalte:
- Die Grundlagen des Projektmanagements
- Projektinitialisierung und Projektdefinition
- Aufgabenverteilung im Projektmanagement
- Effektive Projektplanung und Projektsteuerung
- Der erfolgreiche Projektabschluss
- Agil im Projekt
- Neu in der 9. Auflage: hybrides Projektmanagement
Arbeitshilfen online:
- Arbeitspaket-Formular
- Meilensteinplan
- Checklisten u.v.m.
Autoren/Hrsg.
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1 Phase 1: Projektinitialisierung
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Projekte zum Unternehmenserfolg beitragen? Die Auswahl der richtigen Projekte ist hierfür von entscheidender Bedeutung. Bevor Sie also ein neues Projekt auf den Weg bringen, sollten Sie genau prüfen, ob das Projekt einen sinnvollen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens darstellt. In diesem Kapitel lesen Sie, welche Fragen Sie vor Projektbeginn klären sollten, wie Sie den Prozess der Projektauswahl gestalten und welche Erfolgsfaktoren die Auswahl des Projektes bestimmen. 1.1 Projekte an Unternehmensstrategie ausrichten
Das Ergebnis vieler Studien im Bereich Projektmanagement ist, dass es Projekten in Unternehmen oft an Effektivität mangelt. Unternehmen prüfen Projekte nicht ausreichend daraufhin, ob sie dem Erfolg des Unternehmens dienen. Drei Kernfragen Unternehmen, die viele Projekte durchführen und steuern, sollten daher folgende drei Kernfragen beantworten: Wählen wir die richtigen Projekte aus, die für unser Unternehmen wertschöpfend sind? Ist unser Projektportfolio auf unsere Unternehmensstrategie ausgerichtet? Ist ein übergreifendes Projektmanagement in unserer Unternehmensstrategie einzubinden bzw. zu berücksichtigen? Fünf Wettbewerbskräfte Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass die Unternehmensstrategie stark von der Struktur des Marktes bestimmt wird. Die Marktstruktur ist wiederum durch fünf Faktoren gekennzeichnet, nämlich den fünf Wettbewerbskräften. Michael E. Porter, Professor an der Harvard Business School, beschreibt die Wettbewerbskräfte folgendermaßen: die Bedrohung durch neue Wettbewerber, die Verhandlungsstärke der Kunden, die Verhandlungsstärke der Lieferanten, die Bedrohung durch Ersatzprodukte bzw. -Leistungen und die Konkurrenz zwischen vorhandenen Wettbewerbern. Das strategische Projektmanagement hat die Aufgabe, angesichts dieser Marktstruktur die richtigen Projekte auszuwählen, und findet hier seinen Platz in der Unternehmensstrategie. 1.2 Projektideen auswählen und bewerten
Das strategische Projektmanagement hat die Aufgabe, die gemäß der Unternehmensstrategie richtigen Projekte auszuwählen. Das kann mit Unterstützung einer Projektbewertung und eines Projektportfolios erfolgen. Bei der Auswahl und der Priorisierung der Projekte sind folgende Punkte zu beachten: Einfache und klare Prozesse der Projektauswahl und -priorisierung im Unternehmen, die von allen akzeptiert werden Unterstützung der Projektauswahl durch das Topmanagement Verständliche und realistische Ziele, die durch das Topmanagement vorgegeben werden; denn Ziele sind Anhaltspunkte für die Auswahl und Priorisierung von Projekten Je besser die Projektauswahl im Unternehmen etabliert ist, desto einfacher sind die o. a. Punkte zu erfüllen. Gerade in Unternehmen mit einem größeren Projektportfolio tritt häufiger ein typisches Problem auf: Es fehlen Informationen über die »Projektlandschaft« des Unternehmens. Es fehlen Antworten auf die Fragen: Wer macht Projekte? Welche Projekte werden gemacht? Wann werden die Projekte gemacht? Welchen Umfang haben die Projekte? Liegen diese Informationen nicht vor, kann das Potenzial für Synergien zwischen den Projekten kaum ausgeschöpft werden. Die Folge ist, dass knappe Ressourcen verschwendet bzw. wahllos auf die Projekte verteilt werden. Zudem ist dann häufig die Vorgehensweise bei der Auswahl und Bewertung von Projekten den Beteiligten nicht durchgängig transparent. 1.2.1 Prozess der Projektauswahl
Wichtig ist ein klarer und formalisierter Prozess der Projektauswahl: Projektideen und -anträge werden z. B. an zentraler Stelle (Project Management Office (PMO), Projektassistenz etc.) gesammelt. Ein Projektbewertungsprozess steuert die Selektion und Priorisierung dieser Projektideen. Anschließend werden sie mit der Unternehmensstrategie verknüpft. Bereits bei der Ideengenerierung und der Projektantragsstellung sollten die übergeordneten Zusammenhänge (beispielsweise die strategische Ausrichtung) beachtet werden. Somit können schon in der Projektkonzeption Synergien zur Unternehmensstrategie und zu anderen Projekten geschaffen werden. Beispiel: Auswahl und Bewertung von Projektideen Herr Kaiser, Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, möchte, dass zukünftig sämtliche Projektideen und -vorschläge zielgerichteter ausgewählt werden sollen: Von nun an sollen alle Projektideen, -vorschläge und -anträge zentral im Projektbüro Project Management Office (PMO) gesammelt werden. Die Mitarbeiter im Projektbüro PMO überprüfen die Vorschläge nach formalen Kriterien und erfassen diese in einer Liste. Eine Projektbewertungsrunde bestehend aus dem Geschäftsführer, Herrn Kaiser, den Leitern der Entwicklung, Produktion, Einkauf, Vertrieb und Personal überprüfen einmal monatlich die gesammelten Vorschläge und bewerten diese nach strategischen, wirtschaftlichen und dringlichen Kriterien (siehe Tabelle). Anschließend werden die Projekte ausgewählt, die den Faktoren und Kriterien am meisten entsprechen, und es erfolgt die Freigabe. Ein Projektportfolio soll die ausgewählten und durchgeführten Projekte z. B. anhand der Kriterien Strategie und Wirtschaftlichkeit (Wertschöpfung) visualisieren. Checkliste: Kriterien zur Projektauswahl und -bewertung Faktor Kriterien Wirtschaftlichkeit Return on Investment (ROI) Investitions- bzw. Realisierungskosten Gewinn/Umsatz Strategie Unterstützung der Unternehmensstrategie Imageverbesserung Wettbewerbsvorsprung Dringlichkeit Gesetzliche Vorgaben bzw. Regelungen müssen erfüllt werden. Es ist ein technisches Problem zu lösen. Realisierbarkeit Ist die Idee/das Vorhaben technologisch machbar? Ist die Idee/das Vorhaben finanzierbar? Stehen für das Vorhaben Kapazitäten zur Verfügung? Tab. 2: Kriterien zur Projektauswahl und -bewertung 1.2.2 Project Scorecard (PSC)
Um die Unternehmensstrategie mit der Projektmanagement-Strategie zu verknüpfen, bietet sich in Anlehnung an die Balanced Scorecard (BSC) eine Project Scorecard (PSC) für Projekte an. Gerade bei Projekten, die explizit als strategische Projekte gekennzeichnet sind, fehlt häufig die Ankopplung an die Unternehmensstrategie. Im Vordergrund steht immer die Frage: »Was wollen wir mit diesem Projekt erreichen?« Erst wenn sich alle Projektbeteiligte, Auftraggeber und Stakeholder über eine einheitliche Antwort einig sind, kann ein Projekt erfolgreich starten und durchgeführt werden. Bei strategischen Projekten lassen sich die Ziele nicht sofort am Projektende messen, sondern erst nach einem bestimmten Zeitraum. Sie machen aber deutlich, dass diese Projekte kein Selbstzweck sind, sondern sich an den übergeordneten Unternehmenszielen orientieren. Die vier Perspektiven der Project Scorecard Perspektive 1: Unternehmensstrategie (die z. B. in der BSC abgebildet ist) Perspektive 2: Strategische Projektziele Perspektive 3: Projektergebnisziele z. B. Umfang, Qualität, Zeit und Kosten Perspektive 4: Projektprozesse und -potenziale (z. B. die Teammotivation) Abb. 2: Project Scorecard Wichtig sind die Wirkungsbeziehungen der Projektergebnisziele zu den strategischen Projektzielen bis hin zu den unternehmensstrategischen Zielen. In der PSC werden alle Ziele mit Kennzahlen belegt. Eine Kennzahl ist eine Messvorschrift, die festlegt, wie man messen kann, dass das Team das jeweilige Ziel erreicht hat. Erfolgsfaktoren der Project Scorecard Identifikation und Beteiligung aller wichtigen Stakeholder Konsens über die Projektziele Konsequente Anwendung der Methode Project Scorecard Integration der Project Scorecard in die Projektmanagement-Standards (z. B. Aufnahme im Projektmanagementhandbuch) Die Project Scorecard macht durch ihre Transparenz mögliche Schwierigkeiten frühzeitig sichtbar Die Projektmanagementstrategie macht ihre...
